Subsidieregeling Culturele basisinstellingen, gemeente Zoetermeer

De subsidie ondersteunt het in stand houden van deze instellingen, zodat zij programma's en activiteiten kunnen bieden die aansluiten bij de Cultuurvisie 2030 en bijdragen aan ontmoeting, cultureel vermogen en stadscultuur in Zoetermeer. De instellingen werken hierbij samen met de gemeente volgens het Cultureel Convenant Zoetermeer.

Je kunt de subsidie om de 4 jaar aanvragen. Het college stelt de hoogte vast voor de hele periode van maximaal 4 jaar, op basis van een afwegingskader met een puntensysteem. Wil je na afloop verlengen, dan moet je in het vierde en laatste jaar van de lopende periode opnieuw een volledige aanvraag indienen; die wordt weer beoordeeld voor een nieuwe periode van 4 jaar.

Je vraagt aan via het online formulier op de gemeentewebsite. Bij de aanvraag lever je onder meer een meerjarenbeleidsplan met vragenlijst, een sluitende meerjarenbegroting met dekkingsplan, een KvK-uittreksel, je meest recente jaarverslag en jaarrekening met balans, en een accountantsverklaring met toelichting. Tijdens de looptijd lever je jaarlijks een inhoudelijke en financiële verantwoording in, plus een tussentijdse rapportage over de voortgang van activiteiten en financiën.

Harde eisen (knock-out)

• Je bent een culturele basisinstelling die door de gemeenteraad is aangewezen. Sta je niet op die lijst, dan val je automatisch af: de subsidie is niet vrij aan te vragen door elke culturele organisatie.
• Je bent actief op één van deze zes gebieden: openbare bibliotheek, theater, museale functie, poppodium, centrum voor cultuureducatie/cultuurparticipatie/amateurkunst, of instelling voor hedendaagse beeldende kunst.
• Je staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, als rechtspersoon zonder winstoogmerk.
• Je bent minimaal drie jaar zelfstandig gevestigd in Zoetermeer.
• Je hebt een vaste locatie/huisvesting op eigen naam.
• Je hebt een stabiele, professioneel geleide bedrijfsvoering die past bij de rol van basisinstelling.
• Je borgt de toepassing van landelijke codes voor governance, diversiteit en fair pay, en besteedt aandacht aan toegankelijkheid.
• Je dient de aanvraag volledig, op tijd en op de juiste manier in.
• Je levert een uitgewerkt meerjarenbeleidsplan in, voorzien van een sluitende begroting en dekkingsplan.
• Het gevraagde subsidiebedrag is groter dan € 100.000. Vraag je minder aan, dan voldoe je niet aan deze drempel.
• Het totaalbudget van de activiteiten waarvoor je subsidie aanvraagt is minimaal € 100.000.

Wat de activiteiten zelf moeten doen

De programma's en activiteiten waarvoor je subsidie vraagt moeten:

• zorgen voor ontmoeting tussen mensen,
• bijdragen aan de specifieke doelen van de programmalijnen van de Cultuurvisie 2030,
• bijdragen aan het cultureel vermogen van Zoetermeer,
• de stadscultuur van Zoetermeer versterken,
• plaatsvinden in Zoetermeer,
• inwoners van Zoetermeer bereiken of versterken.

Uitsluitingen: hier krijg je geen subsidie voor

• Politieke of religieuze activiteiten.
• Commerciële activiteiten of opleidingen.
• Activiteiten waarvoor je zelf voldoende geld kunt ophalen, bijvoorbeeld via een bijdrage van deelnemers.
• Kosten die je al hebt gemaakt vóórdat je de aanvraag indiende.

Los van deze drempel geldt bij de inhoudelijke beoordeling een minimum van 70 punten (op een puntensysteem, zie de sectie Voorwaarden) om daadwerkelijk subsidie te krijgen. Haal je dat niet, dan komt je aanvraag niet voor subsidie in aanmerking, ook al voldeed je aan alle drempeleisen.

Kostensoorten in de begroting

• Personeelskosten direct: de kosten van personeel dat rechtstreeks aan de activiteiten werkt.
• Personeelskosten overhead (indirect): kosten van ondersteunend personeel. Richtlijn: maximaal 25% van de totale personeelskosten. Is dit 0%, dan is er geen overhead ingevuld en wordt dit als ongeldig gezien.
• Vrijwilligerskosten.
• Huisvestingskosten.
• Organisatiekosten: hieronder vallen onder meer kantoormateriaal, verzekeringen, kopieerkosten, drukwerk, telefoon- en internetkosten, promotiekosten en ondersteuningsorganisatie/P&O. Richtlijn: maximaal 7% van de totale lasten.
• Uitvoeringskosten/activiteitenkosten.
• Afschrijvingskosten: als je organisatie materiële vaste activa heeft (zoals een eigen gebouw, auto, computer of meubilair), moeten hiervoor jaarlijkse afschrijvingskosten in de begroting zijn opgenomen. De richtlijn is dat deze hoger zijn dan 0.
• Overige uitgaven.

Kostensoorten die apart gespecificeerd moeten worden (organisatiekosten, uitvoeringskosten en overige uitgaven) moet je toelichten in een aparte toelichting bij de begroting.

Wat niet subsidiabel is

• Politieke of religieuze activiteiten.
• Commerciële activiteiten of opleidingen.
• Activiteiten waarvoor je zelf voldoende dekking kunt vinden, bijvoorbeeld door een bijdrage aan deelnemers te vragen.
• Kosten die zijn gemaakt vóór het indienen van je aanvraag.

Inspanningsverplichting eigen inkomsten

Je moet je inspannen om naast de gemeentesubsidie ook zelf inkomsten te werven: minimaal 10% van het te verstrekken subsidiebedrag moet je uit andere bronnen (fondsen, subsidie derden, entreegelden, contributies, eigen bijdragen, sponsoring, overige inkomsten) binnenhalen. Dit wordt getoetst bij de beoordeling van je begroting en verantwoording.

Financiële beoordelingscriteria die invloed hebben op de kostenopbouw

Bij de beoordeling van je begroting en (bij subsidies boven € 50.000) je jaarrekening en balans, kijkt de gemeente naar een aantal verhoudingsgetallen die indirect bepalen of je kostenopbouw acceptabel is:

• Weerstandsvermogen (eigen vermogen ten opzichte van jaaromzet): moet minimaal 10% en maximaal 25% zijn. Is het lager, dan is er risico voor de continuïteit; is het hoger, dan kan de subsidie mogelijk overbodig worden geacht.
• Liquiditeitsratio: minimaal 1. Dit is de verhouding tussen kortlopend beschikbaar geld (voorraden, vorderingen, liquide middelen) en het kort vreemd vermogen.
• Rentabiliteit: idealiter tussen 0% en 5%. Dit is de verhouding tussen het resultaat (baten min lasten) en de totale baten.

Deze ratio's zijn signaleringswaarden en gelden niet automatisch als afwijzingsgrond, maar spelen wel mee bij het bepalen van de hoogte van de subsidie en of deze wordt gecontinueerd.

Voor subsidieaanvragen en -afrekeningen boven € 50.000 gelden aanvullende verplichte financiële rapportages (jaarrekening, balans) waarop deze ratio's worden getoetst.

Er is geen vast maximumtarief per kostensoort in euro's of percentage van totale subsidie; de beoordeling van je begroting gebeurt aan de hand van deze signaleringswaarden en richtlijnen.

Wel gelden deze harde grenzen en richtlijnen die de hoogte beïnvloeden:

• Het gevraagde subsidiebedrag moet groter zijn dan € 100.000. Vraag je minder aan, dan voldoe je niet aan de drempel voor deze regeling.
• Het totaalbudget van de activiteiten waarvoor je subsidie aanvraagt moet minimaal € 100.000 zijn.
• Je moet je inspannen om ten minste 10% van het te verstrekken subsidiebedrag aan andere inkomsten te werven (fondsen, subsidie derden, entreegelden, contributies, sponsoring, e.d.). Voldoe je hier niet aan, dan telt dit mee bij de beoordeling van je aanvraag en verantwoording.
• Bij de bepaling van de hoogte van het subsidiebedrag kan het college rekening houden met je eigen vermogen. Een weerstandsvermogen van 10% van je jaaromzet wordt buiten beschouwing gelaten bij de beoordeling van de hoogte; is je eigen vermogen veel hoger dan 25% van de jaaromzet, dan kan dit betekenen dat je de subsidie mogelijk niet (volledig) nodig hebt.
• Organisatiekosten worden getoetst aan een richtlijn van maximaal 7% van de totale lasten; overheadkosten (indirecte personeelskosten) aan een richtlijn van maximaal 25% van de totale personeelskosten. Overschrijdingen kunnen invloed hebben op het toegekende bedrag.

Los van de financiële toets geldt een puntensysteem voor de inhoudelijke kwaliteit van je aanvraag (zie Voorwaarden). Je hebt minimaal 70 punten nodig om überhaupt voor subsidie in aanmerking te komen. Of een hogere score ook een hoger bedrag oplevert, is niet vastgelegd, maar de score speelt wel mee in het ambtelijk advies en collegebesluit over het toe te kennen bedrag.

Voor de betaling van de toegekende subsidie geldt een termijnbetaling (genoemd in het afwegingsformulier).</tekst>

Verplichte documenten bij de aanvraag

• Vragenlijst bij subsidieverzoek (verplicht format, pdf). Hierin vul je onder meer gegevens over je organisatie, bestuursleden en raad van toezicht in, en beschrijf je in twee samenvattingen van elk maximaal 800 woorden hoe je organisatie de rol van basisinstelling gaat invullen (harde en zachte kant, inclusief evaluatie en bijsturing) en hoe je culturele ontmoetingen voor alle inwoners gaat arrangeren. Ook onderteken je hierin een verklaring over de landelijke codes (governance, diversiteit/inclusie, toegankelijkheid, fair pay) en een verklaring van juistheid en volledigheid, akkoordverklaring met de subsidievoorwaarden, en ondertekening van het Cultureel Convenant Zoetermeer. Wordt ondertekend door de aanvrager/bevoegd vertegenwoordiger van de organisatie.

• Meerjarenbeleidsplan. Beschrijft je meerjarige plannen en aanpak; hierop worden ook de vragen uit de vragenlijst gebaseerd.

• Meerjarenbegroting met dekkingsplan (sluitend). Opgezet als kolommenbegroting met toerekening van kosten per productsoort, uitgesplitst naar vaste (indirecte) kosten, sturingskosten en variabele (directe) kosten. Je kunt hiervoor het format "Hulpmiddel bij aanvragen en (tussentijds) verantwoorden subsidie" (Excel) gebruiken.

• Uittreksel Kamer van Koophandel. Bewijs van inschrijving als rechtspersoon zonder winstoogmerk.

• Inhoudelijk en bedrijfsmatig jaarverslag van het voorgaande jaar. Geeft inzicht in relevante kengetallen, programma's, activiteiten, uitgesplitst resultaat en bereik, plus een kwalitatieve en kwantitatieve evaluatie.

• Jaarrekening met balans van het voorgaande jaar. Bij een eerste aanvraag moeten de jaarrekening en balans van het voorgaande jaar worden toegevoegd.

• Accountantsverklaring met toelichting.

Let op bij het invullen

• De begroting en het financieel verslag worden getoetst op verhoudingsgetallen (overheadkosten, organisatiekosten, afschrijvingen, rentabiliteit, weerstandsvermogen, liquiditeit). Gebruik bij voorkeur het format, dat deze kengetallen automatisch berekent en signaleert (groen/rood, of grijs bij een ongeldige invoer).
• Organisatiekosten, uitvoeringskosten en overige uitgaven moet je apart toelichten in een bijlage bij de begroting.
• De vragenlijst vraagt om samenvattingen van maximaal 800 woorden per onderdeel; overschrijd deze niet.
• Is een vraag in de vragenlijst niet op jouw organisatie van toepassing, geef dan expliciet aan waarom niet.

Hulp bij het aanvragen

Heb je hulp nodig bij het invullen van de vragenlijst, dan kun je mailen naar subsidieinwoners@zoetermeer.nl. Voor algemene vragen is het Subsidiebureau bereikbaar van maandag tot en met vrijdag van 09.00 tot 12.00 uur via telefoonnummer 14 079, of per e-mail via subsidiebureau@zoetermeer.nl.

De gemeente heeft geen vaste jaarlijkse kalenderdatum vastgesteld waarop de aanvraag voor een nieuwe periode van 4 jaar binnen moet zijn; wel geldt dat dit in het vierde en laatste jaar van de lopende periode moet gebeuren.

Wie beoordeelt

Je aanvraag wordt beoordeeld door de beleidsmedewerkers/netwerkregisseurs van de vakafdelingen, met het afwegingsformulier en de bijbehorende puntensystematiek als instrument. Bij complexe aanvragen adviseert een businessadviseur en ondersteunt deze de vakafdeling bij het financiële deel van de beoordeling. Het afwegingsformulier vermeldt ook een collegiale toetsing en uiteindelijk een collegebesluit over toekenning en hoogte van het bedrag.

Doorlooptijd

Er is geen algemene wettelijke of beleidsmatige beslistermijn bekendgemaakt. Wel bevat het afwegingsformulier een veld "afhandelen voor" (een interne streefdatum per dossier).

Uitbetaling

De uitbetaling vindt plaats in termijnen ("termijnbetaling"), als onderdeel van de vastlegging per dossier.

Verplichtingen tijdens de looptijd

Zodra je subsidie ontvangt, gelden deze verplichtingen gedurende de subsidieperiode van maximaal 4 jaar:

• Je levert een tussentijdse rapportage in, waarin je laat zien hoe de activiteiten verlopen en hoe de inkomsten en uitgaven ervoor staan.
• Je levert elk jaar een inhoudelijke en financiële verantwoording in. Hierin toon je aan dat alle activiteiten zijn uitgevoerd, welke kosten zijn gemaakt en dat je aan alle subsidieverplichtingen hebt voldaan.
• Bij subsidies boven € 50.000 lever je bij de verantwoording ook de jaarrekening met balans van het betreffende jaar aan, zodat de gemeente de financiële kengetallen (weerstandsvermogen, liquiditeit, rentabiliteit) op realisatiecijfers kan beoordelen en vergelijken met het voorgaande jaar.
• Je blijft je inspannen om minimaal 10% van het subsidiebedrag aan andere inkomsten te werven, en licht toe of eventuele subsidie van derden al is toegezegd of alleen aangevraagd.
• Je blijft voldoen aan de landelijke codes voor governance, diversiteit, fair pay en toegankelijkheid, zoals vastgelegd bij de aanvraag.

Vaststelling

Na ontvangst van de (jaarlijkse) verantwoording bepaalt de gemeente of je daadwerkelijk recht had op de subsidie. Voor subsidies boven € 50.000 gebeurt dit op basis van de gerealiseerde cijfers van het boek-/kalenderjaar (jaar T) vergeleken met het voorgaande jaar, en wordt de balans beoordeeld met het format dat automatisch de kengetallen berekent en eventuele risico's signaleert.

Vervolgaanvraag

Wil je na afloop van de periode van 4 jaar doorgaan, dan dien je in het vierde en laatste jaar van de lopende periode een nieuwe, volledige aanvraag in. Deze doorloopt opnieuw de volledige beoordeling (drempeltoets en puntensysteem) voor een nieuwe periode van 4 jaar.