Subsidieregeling Evenementen, gemeente Zoetermeer, 2022

Je vraagt subsidie aan van 1 juni tot en met 31 augustus, en wel voor evenementen die je het jaar daarna wilt organiseren. Het college beslist uiterlijk 30 november en je krijgt in december een brief met de uitkomst.

Bij je aanvraag lever je een onderbouwd projectplan in (met marketing- en communicatieplan en begroting), plus de ingevulde vragenlijst bij het subsidieverzoek. Je aanvraag wordt op punten beoordeeld: inhoudelijke beoordeling, citymarketing, kwaliteit van het evenement en het projectplan. Zijn er meerdere aanvragen voor een vergelijkbaar evenement, dan krijgt het plan met de meeste punten (en minimaal 70 punten) de subsidie. Je vraagt aan via het online formulier van de gemeente.

• Het evenement vindt niet in Zoetermeer plaats, of is niet bedoeld voor inwoners van Zoetermeer.
• Je kunt zelf genoeg geld regelen, bijvoorbeeld door een bijdrage aan deelnemers te vragen.
• Het evenement is in strijd met de wet, het algemeen belang of de openbare orde.
• Het evenement verkondigt een politieke, godsdienstige of levensbeschouwelijke boodschap.
• Het evenement voldoet niet aan de regels van de Subsidieregeling Evenementen.
• Er is geen redelijk verband tussen het gevraagde bedrag en de geplande activiteiten.
• Je aanvraag is niet op tijd (buiten de periode 1 juni tot en met 31 augustus) of niet compleet met alle bijlagen ingediend. Dan wordt de aanvraag niet eens behandeld.

Verder geldt dat je eerst moet kijken of je niet bij een ander fonds of andere stichting subsidie kunt krijgen, zoals Fonds21, Prins Bernhard Cultuurfonds en de provincie Zuid-Holland. Ook geldt een inspanningsverplichting: je moet voor minstens 10% van het te verstrekken subsidiebedrag zelf andere inkomsten werven. Voor het kortetermijnperspectief in je financiën geldt dat je organisatie minimaal 70% van de kosten van het evenement zelf moet dragen, bijvoorbeeld uit entree, sponsoring, fondsen of horeca.

Bij een eerste aanvraag lever je ook de jaarrekening en balans van het voorgaande jaar aan. Voor aanvragen boven € 50.000 gelden extra financiële eisen. Dit staat bij de begroting/verantwoording en balans in het aanvraagproces.

Wel gelden deze harde randvoorwaarden voor de hoogte:

• Je organisatie moet minimaal 70% van de kosten van het evenement zelf dragen (uit entree, sponsoring, fondsen, horeca e.d.). De gemeentelijke subsidie vult dus maximaal het resterende deel aan.
• Je hebt een inspanningsverplichting om voor ten minste 10% van het te verstrekken subsidiebedrag ook andere inkomsten (dan de gemeentelijke subsidie) te werven.
• Er moet een redelijk verband bestaan tussen het gevraagde bedrag en de geplande activiteiten; is dat er niet, dan komt de aanvraag niet in aanmerking.
• Bij de beoordeling van de begroting kijkt de gemeente onder meer naar de organisatiekosten (richtlijn: maximaal 7% van de totale lasten) en naar indirecte personeelskosten/overhead (richtlijn: maximaal 25% van de totale personeelskosten).
• Bij aanvragen met een eigen vermogen wordt 10% van de totale jaaromzet als weerstandsvermogen gezien en buiten beschouwing gelaten bij het bepalen van het subsidiebedrag. Is het eigen vermogen hoger dan 25% van de totale lasten, dan is dat een signaal dat de subsidie mogelijk niet nodig is.
• Bij een gelijksoortig evenement met meerdere aanvragers gaat de subsidie naar het plan met de meeste punten, met een minimum van meer dan 70 punten.

Bij je aanvraag lever je aan:

• Het online aanvraagformulier.
• Een onderbouwd en doordacht projectplan, inclusief een marketing- en communicatieplan en een begroting.
• De ingevulde Vragenlijst bij subsidieverzoek Subsidieregeling Evenementen (Word), die je meestuurt met je aanvraag. Hierin beantwoord je vragen over beleidsaansluiting, het evenement, de organisator, citymarketing, kwaliteit en het projectplan.
• Bij een eerste aanvraag: de jaarrekening en balans van het voorgaande jaar.
• Voor aanvragen boven € 50.000: extra financiële cijfers over het begrote boekjaar (Jaar T), volgens het format begroting/verantwoording.

Voor de begroting kun je het Hulpmiddel bij aanvragen en (tussentijds) verantwoorden subsidie (Excel) gebruiken; dit is niet expliciet verplicht maar wel het format dat het loket aanbiedt.

Je aanvraag wordt alleen behandeld als deze op tijd en compleet met alle bijlagen is ontvangen.

Het college beslist uiterlijk 30 november van het jaar waarin je aanvraagt. Je krijgt in december een brief met het besluit: subsidie wel of niet toegekend.

Tijdens en na de looptijd verantwoord je de subsidie (tussentijds), via het daarvoor bestemde proces op de gemeentelijke website; je kunt hiervoor ook het Excel-hulpmiddel gebruiken. Bij subsidies van meer dan € 50.000 lever je bij de vaststelling ook de balans en realisatiecijfers (Jaar T en Jaar T-1) aan, die de gemeente onder meer toetst op weerstandsvermogen, liquiditeitsratio en rentabiliteit. Gedurende de looptijd geldt de inspanningsverplichting om ten minste 10% van het subsidiebedrag aan andere inkomsten te werven.