Werkbegeleiding, subsidie aanvragen

De subsidie is voor werkgevers die een werknemer met een afstand tot de arbeidsmarkt aannemen en daarvoor een collega vrijstellen om te begeleiden. U krijgt een vergoeding per uur begeleiding, afhankelijk van het niveau van de begeleiding en het aantal uren per jaar. U vraagt de subsidie aan als organisatie, met eHerkenning (betrouwbaarheidsniveau 2+ of hoger), uiterlijk binnen 3 maanden na de start van het dienstverband. Bij de aanvraag stuurt u onder meer de arbeidsovereenkomst mee en documenten die aantonen dat de werkbegeleider aan de eisen voldoet. Na een volledige en tijdige aanvraag krijgt u binnen 8 weken een besluit. De regeling loopt via het loket van gemeente Utrecht en de aanvraag zelf doet u via het subsidieportaal.

Eisen aan de werknemer:

• woont in Utrecht
• is minimaal 18 jaar oud, of heeft VSO/PRO-onderwijs gevolgd
• behoort tot de doelgroep van de Participatiewet
• heeft een dienstverband of andere arbeidsrelatie (bijvoorbeeld een proefplaats of leerwerktraject) van minimaal 6 maanden en voor meer dan 12 uur per week

Eisen aan de werkbegeleiding:

• de begeleiding is noodzakelijk
• de begeleiding is tijdelijk en kan worden verlengd tot maximaal 2 jaar

Eisen aan de werkbegeleider (de collega die begeleidt):

• is bij u in dienst
• is voor een deel van zijn uren vrijgesteld van andere werkzaamheden om de begeleidingstaken uit te voeren
• heeft een training voor werkbegeleider afgerond (Harrie Helpt-training), gericht op het begeleiden van werknemers uit de doelgroep
• heeft ervaring met het geven van werkinstructies
• heeft ervaring met de werkzaamheden die de werknemer gaat uitvoeren

Verder geldt:

• u vraagt de subsidie alleen aan als organisatie, niet als privépersoon
• u heeft eHerkenning nodig met betrouwbaarheidsniveau 2+ of hoger
• u vraagt de subsidie uiterlijk binnen 3 maanden na begin van het dienstverband aan; is die termijn verstreken, dan komt u niet meer in aanmerking

• Werkbegeleiding, licht: maximaal 20 uur per jaar, € 58,94 per uur (exclusief btw)
• Werkbegeleiding, midden: maximaal 40 uur per jaar, € 58,94 per uur (exclusief btw)

Het uurtarief is voor beide niveaus gelijk; het verschil zit in het maximale aantal uren dat per jaar vergoed wordt. Na uw aanvraag ontvangt u een brief waarin het definitieve bedrag staat dat u krijgt.

Uitbetaling gebeurt niet ineens: u ontvangt subsidie voor de eerste 6 maanden nadat u een verslag en een overzicht van inkomsten en uitgaven (of een factuur) heeft opgestuurd, en vervolgens opnieuw voor de volgende 6 maanden na een tweede verslag en overzicht.

Verplichte bijlagen bij elke aanvraag:

• arbeidsovereenkomst
• documenten die aantonen dat de werkbegeleider voldoet aan de eisen (training, ervaring met instructies en met de werkzaamheden)

Extra bijlagen als u voor het eerst aanvraagt, of als uw gegevens zijn veranderd:

• kopie bankafschrift met IBAN (hierop maakt de gemeente de subsidie over)
• kopie uittreksel uit het register van de Kamer van Koophandel

Deadline: heeft u uw aanvraag voor 16 februari 2026 gedaan, dan volgt u de status in het subsidieportaal.

Tijdens de looptijd gelden de volgende verplichtingen:

• na 6 maanden stuurt u een verslag van de activiteiten en een overzicht van alle inkomsten en uitgaven (of een factuur). Pas daarna krijgt u subsidie voor de eerste 6 maanden.
• 6 maanden na ontvangst van die subsidie stuurt u opnieuw een verslag van de activiteiten en een overzicht van inkomsten en uitgaven (of factuur). Daarna krijgt u opnieuw subsidie voor de volgende 6 maanden.

U kunt de status van uw aanvraag en openstaande acties volgen in het subsidieportaal. Voor vragen of advies kunt u terecht bij het WerkgeversServicepunt Midden-Utrecht.