Subsidie jobcoach

U krijgt een jobcoach-cheque voor 6 maanden of 1 jaar, afhankelijk van de coachingsdoelen. Met dat bedrag huurt u de jobcoach in. In totaal krijgt u maximaal 2 jaar vergoeding, met soms nog 1 jaar verlenging mogelijk. Hoeveel u precies krijgt, hangt af van de zwaarte van de begeleiding die uw werknemer nodig heeft.

De regeling is bedoeld voor werknemers die onder de Participatiewet vallen: mensen die nog niet zelfstandig het minimumloon kunnen verdienen, een arbeidsbeperking hebben waardoor ze het werk niet compleet kunnen uitvoeren, of een aanpassing van werkplek of functie nodig hebben.

Om aan te vragen heeft u eerst een accountmanager van Den Haag Werkt nodig. Heeft u die nog niet, dan mailt u naar denhaagwerkt@denhaag.nl en neemt een accountmanager contact met u op. Heeft u al een accountmanager, dan laat u eerst de jobcoach samen met uw werknemer het formulier "Instemming inzet jobcoach" invullen en ondertekenen. Daarna vult u als werkgever het digitale aanvraagformulier in via E-herkenning. Binnen 4 weken na de aanvraag moet ook het formulier "Nieuwe verantwoording inzet jobcoach" naar de gemeente. Werkt u al met een jobcoach en wilt u doorgaan, dan vraagt u op tijd verlenging aan met een apart formulier.

Eisen aan u als werkgever

• U bent werkgever van de medewerker voor wie u de jobcoach inzet.
• U zet de jobcoach in bij een van deze situaties:
• een baan via de banenafspraak
• een tijdelijk contract (via een bureau)
• een periode van kennismaking (proeftijd of proefplaatsing)

Eisen aan de werknemer

De werknemer valt onder de Participatiewet én voldoet aan minstens een van deze kenmerken:

• kan (nog) niet zelfstandig het minimumloon verdienen
• heeft een arbeidsbeperking en kan daardoor het werk niet compleet uitvoeren
• heeft een aanpassing van de werkplek of functie nodig om het werk te kunnen doen

Voldoet uw werknemer niet aan de voorwaarden van de Participatiewet, dan valt u af voor deze gemeentelijke subsidie. Het loket wijst er zelf op dat u dan mogelijk in aanmerking komt voor een vergoeding voor een jobcoach van het UWV.

Eisen aan de jobcoach

De jobcoach die u inzet moet aan al deze voorwaarden voldoen, anders wordt de aanvraag afgewezen:

• is erkend door en aangesloten bij beroepsorganisatie Noloc, óf
• heeft een certificaat of diploma van UWV (erkenningskader), het Nationaal Jobcoachregister, Blik op Werk, de Nederlandse Vereniging voor Support (NVS) of brancheorganisatie OVAL
• heeft de jobcoach geen van deze erkenningen, dan moet u het certificaat of diploma van de jobcoach zelf meesturen met de aanvraag
• de jobcoach is geen directe collega of leidinggevende van uw werknemer

Is de jobcoach wél een directe collega of leidinggevende van de werknemer, dan komt de inzet niet in aanmerking.

Procesmatige knock-outs

Naast de inhoudelijke eisen zijn er twee praktische zaken waarop aanvragen vastlopen:

• U heeft een accountmanager van Den Haag Werkt nodig om uw aanvraag te laten beoordelen. Zonder accountmanager kunt u niet aanvragen; u moet dit eerst regelen via denhaagwerkt@denhaag.nl.
• Het formulier "Instemming inzet jobcoach" moet zowel door de jobcoach als door de werknemer ondertekend zijn voordat u de aanvraag indient. Ontbreekt een handtekening, dan is de aanvraag niet compleet.

Wie er niet voor in aanmerking komt

• werkgevers wiens werknemer niet onder de Participatiewet valt
• werkgevers die een jobcoach inzetten die niet aan de erkenningseisen voldoet en ook geen diploma/certificaat kan overleggen
• situaties waarin de jobcoach een directe collega of leidinggevende van de werknemer is
• werkgevers zonder accountmanager die de aanvraag toch rechtstreeks proberen in te dienen

Waar het loket daarover niets zegt, kunnen we dat hier dus niet bevestigen of uitsluiten.

De jobcoach-cheque

U krijgt een cheque voor een vaste periode: 6 maanden of 1 jaar. Welke periode geldt, hangt af van de doelen van de coaching zoals die zijn vastgelegd in het coachingsplan (het formulier "Nieuwe verantwoording inzet jobcoach"). Met het bedrag van deze cheque huurt u zelf de jobcoach in; de gemeente betaalt dus niet rechtstreeks per uur of per activiteit van de jobcoach, maar verstrekt een vast bedrag voor de gekozen periode.

Lichte of zware begeleiding

De gemeente beoordeelt of uw werknemer lichte of zware begeleiding nodig heeft. Deze indeling bepaalt de hoogte van het bedrag dat u krijgt.

Aanpassing bij deeltijdcontracten

Heeft uw werknemer een contract tot 24 uur per week? Dan past de gemeente het bedrag aan.

Proefplaatsing of stage

Begeleidt de jobcoach uw werknemer tijdens een proefplaatsing of stage van maximaal 2 maanden? Dan krijgt u voor die hele periode de vergoeding voor zware begeleiding, ongeacht of feitelijk lichte begeleiding voldoende zou zijn. Dit is een uitzonderingsregel die alleen geldt binnen die maximale termijn van 2 maanden.

Duur van de vergoeding

U krijgt in totaal maximaal 2 jaar vergoeding voor de jobcoach. Daarna kunt u de inzet van de jobcoach in sommige gevallen nog 1 jaar verlengen. Voor verlenging gelden een eigen aanvraagtermijn en een eigen verantwoordingsformulier (zie de secties over aanvraagproces en na je aanvraag).

Jaarlijkse aanpassing

De gemeente past de vergoedingen elk jaar aan.

Er staat niets over:

• reiskosten van de jobcoach of werknemer
• kosten voor werkplekaanpassingen los van de jobcoachbegeleiding
• opleidings- of certificeringskosten van de jobcoach
• eventuele eigen bijdrage van de werkgever

Alternatief bij afwijzing

Dat is een andere regeling met eigen voorwaarden, die hier niet verder wordt toegelicht.

Lichte of zware begeleiding

De gemeente bepaalt of uw werknemer lichte of zware begeleiding nodig heeft. Bij zware begeleiding ligt het bedrag hoger dan bij lichte begeleiding. De concrete bedragen per categorie staan in de "bedragen voor begeleiding" op de Instrumentengids Dennis.

Duur van de periode

De cheque geldt voor 6 maanden of voor 1 jaar. Welke periode u krijgt, hangt af van de doelen van de coaching zoals vastgelegd in het coachingsplan. In totaal kunt u maximaal 2 jaar vergoeding krijgen voor de jobcoach. Daarna is er soms nog 1 jaar verlenging mogelijk.

Verlaging bij kleiner dienstverband

Heeft uw werknemer een contract tot 24 uur per week, dan past de gemeente het bedrag aan.

Verhoging bij proefplaatsing of stage

Tijdens een proefplaatsing of stage van maximaal 2 maanden krijgt u altijd de vergoeding voor zware begeleiding, ook als lichte begeleiding feitelijk zou volstaan. Dit is dus een tijdelijke verhoging die alleen geldt binnen die 2 maanden.

Jaarlijkse aanpassing van de bedragen

De gemeente past de vergoedingen elk jaar aan.

Uitbetaling

U krijgt 1 keer per maand rond de 20e een vergoeding.

Terugbetaling

Kreeg u subsidie terwijl u daar geen recht op had, dan moet u het bedrag terugbetalen aan de gemeente. Dit staat toegelicht in artikel 16 van de Algemene subsidieverordening Den Haag 2020.

Samengevat: de hoogte van uw vergoeding hangt af van de indeling lichte/zware begeleiding (bedragen gepubliceerd op de Instrumentengids Dennis), de duur van de cheque (6 maanden of 1 jaar), eventuele aanpassing bij een contract tot 24 uur per week, en de jaarlijkse herziening van de tarieven.

Stap 1: Regel een accountmanager (indien u die nog niet heeft)

Heeft u nog geen accountmanager van Den Haag Werkt? Die heeft u nodig om uw aanvraag te laten beoordelen. Stuur een e-mail naar denhaagwerkt@denhaag.nl. Een accountmanager neemt vervolgens contact met u op. Zonder deze stap kunt u niet verder met de aanvraag.

Stap 2: Laat de jobcoach het instemmingsformulier invullen

Heeft u al een accountmanager, dan start de eigenlijke aanvraag met het formulier "Instemming inzet jobcoach". Dit document:

• wordt ingevuld door de jobcoach
• bevat gegevens over de jobcoachorganisatie, de jobcoach zelf (inclusief certificering/diplomering) en de medewerker (waaronder werkplek, functie, uren per week en startdatum contract)
• wordt ondertekend door zowel de jobcoach als de medewerker (werknemer)

Zonder deze twee handtekeningen is het formulier niet geldig. De jobcoach stuurt het ondertekende formulier naar u als werkgever; u heeft dit nodig om de aanvraag compleet te maken.

Stap 3: Vul het digitale aanvraagformulier in

U logt als werkgever in met E-herkenning en vult het digitale aanvraagformulier in via https://formulieren.denhaag.nl/subsidie-jobcoach-aanvragen/startpagina. Uw inlog met E-herkenning geldt hierbij als uw handtekening; er is dus geen aparte ondertekening nodig naast deze inlog. Bij deze aanvraag voegt u toe:

• het ingevulde en ondertekende formulier "Instemming inzet jobcoach"
• het certificaat of diploma van de jobcoach, maar alleen als de jobcoach niet is aangesloten bij een van de erkende beroepsorganisaties (Noloc) of niet gecertificeerd is via UWV, Nationaal Jobcoachregister, Blik op Werk, NVS of OVAL

Stap 4: De gemeente beoordeelt uw aanvraag

De gemeente controleert of uw aanvraag aan alle voorwaarden voldoet.

Stap 5: Verstuur het verantwoordingsformulier (alleen bij eerste subsidie voor deze medewerker)

Is dit de eerste keer dat u subsidie voor deze medewerker aanvraagt? Dan moet binnen 4 weken na uw aanvraag het formulier "Nieuwe verantwoording inzet jobcoach" naar de gemeente. Dit formulier:

• wordt ingevuld door de jobcoach
• beschrijft de functie en werkplek van de medewerker, het belastbaarheidsprofiel, en het coachingsplan met maximaal 5 doelen (inclusief methode, tijdsbesteding per week en streefdatum per doel)
• wordt ondertekend door zowel de medewerker als de jobcoach
• wordt gestuurd naar arbeidsdeskundigen@denhaag.nl

Stap 6: U krijgt een besluit

Heeft de gemeente een besluit genomen over de subsidie, dan krijgt u hierover een bericht.

Verlengen van een lopende jobcoach-inzet

Werkt u al met een jobcoach en wilt u doorgaan na de huidige periode? Dan volgt u een apart, losstaand proces met een eigen deadline:

• Vraag de verlenging op zijn laatst 4 weken voor het einde van de lopende periode aan.
• De jobcoach en de medewerker vullen samen het formulier "Verlenging verantwoording inzet jobcoach" in. Dit formulier bevat een terugblik op de voorgaande periode (functioneren, eventuele uitval, contact met collega's), een beoordeling per doel of dit gehaald is, nieuwe doelen voor de komende periode, en een overdrachtsplan voor als de werkgever de begeleiding op termijn zelf overneemt.
• Beide partijen (jobcoach en medewerker) ondertekenen het formulier.
• De jobcoach stuurt het ondertekende formulier naar denhaagwerkt@denhaag.nl.

Vraagt u geen verlenging aan, dan stopt de subsidie automatisch na de lopende periode.

Overzicht van verplichte documenten en ondertekenaars

| Document | Wie vult in | Wie ondertekent | |---|---|---| | Instemming inzet jobcoach | jobcoach | jobcoach en medewerker | | Certificaat/diploma jobcoach (indien nodig) | n.v.t. | n.v.t. | | Digitaal aanvraagformulier | werkgever | werkgever (via E-herkenning) | | Nieuwe verantwoording inzet jobcoach | jobcoach | jobcoach en medewerker | | Verlenging verantwoording inzet jobcoach | jobcoach | jobcoach en medewerker |

Wie beoordeelt en hoe lang duurt het

De gemeente Den Haag controleert of uw aanvraag aan alle voorwaarden voldoet. Wel staat vast dat u een bericht krijgt zodra de gemeente een besluit heeft genomen over de subsidie.

Verplichting direct na de aanvraag

Is dit de eerste keer dat u subsidie voor deze medewerker aanvraagt, dan moet binnen 4 weken na uw aanvraag het formulier "Nieuwe verantwoording inzet jobcoach" bij de gemeente binnen zijn. Dit is een verplichting die al start vanaf het moment van aanvragen, niet pas na de toekenning. De jobcoach vult dit formulier in met het coachingsplan (maximaal 5 doelen, methode, tijdsbesteding en streefdatum per doel), en zowel medewerker als jobcoach ondertekenen. U stuurt het naar arbeidsdeskundigen@denhaag.nl.

Uitbetaling

Er wordt geen apart voorschot- of vaststellingstraject beschreven zoals bij sommige andere subsidies; de cheque geldt voor de vastgestelde periode van 6 maanden of 1 jaar.

Controle op gebruik van het geld

Tijdens en na de looptijd controleert de gemeente hoe u het subsidiegeld heeft gebruikt. Dit gebeurt bijvoorbeeld met gegevens van de Belastingdienst. Blijkt dat u subsidie heeft ontvangen terwijl u daar geen recht op had, dan moet u dit bedrag terugbetalen aan de gemeente. Deze terugbetalingsverplichting is vastgelegd in artikel 16 van de Algemene subsidieverordening Den Haag 2020.

Verplichtingen tijdens de looptijd

• Houd de coachingsdoelen en voortgang bij, zoals vastgelegd in het verantwoordingsformulier; dit is de basis voor eventuele verlenging.
• Verhuist uw werknemer naar een andere gemeente, dan neemt die gemeente de taken over. Neem in dat geval zelf contact op met de nieuwe gemeente.
• Houd de deadline voor verlenging in de gaten: vraag dit op zijn laatst 4 weken voor het einde van de lopende periode aan met het formulier "Verlenging verantwoording inzet jobcoach", ondertekend door jobcoach en medewerker en verstuurd naar denhaagwerkt@denhaag.nl. Doet u dit niet op tijd, dan stopt de subsidie automatisch.
• Houd er rekening mee dat de gemeente de vergoedingen elk jaar aanpast; het bedrag kan dus per jaar verschillen tijdens een lopende meerjarige inzet.

Maximale duur

In totaal kunt u maximaal 2 jaar vergoeding krijgen voor de jobcoach. Daarna is er soms nog 1 jaar verlenging mogelijk. Na deze maximale periode stopt de subsidie, ook als u eerder wel steeds op tijd heeft verlengd.