Vooraanmelding voor evenementen

Deze vooraanmelding is bedoeld voor organisaties zonder winstoogmerk, niet voor natuurlijke personen. Je vraagt geen subsidie aan met dit formulier: het is puur de aanmelding waarmee je evenement wordt beoordeeld en gerangschikt op basis van criteria. Pas als je op een Top-lijst staat, kun je daadwerkelijk subsidie aanvragen.

Je vraagt aan via het online vooraanmeldingsformulier, tussen 1 september en 30 september. In het formulier geef je zelf aan of je alleen op de kalender wilt of ook meedingt naar een Top-lijst plek.

• Je vraagt aan namens een organisatie, niet als natuurlijk persoon. Particulieren vallen af.
• Je organisatie heeft geen winstoogmerk. Heeft je organisatie wel een winstoogmerk, dan kom je niet in aanmerking.
• Je meldt het evenement zelf ook bij de gemeente. Hiervoor is vaak een vergunning nodig, die je apart aanvraagt bij de gemeente.
• Je stuurt de vooraanmelding in tussen 1 september en 30 september. Buiten deze periode ingediende aanmeldingen worden niet genoemd als mogelijk, dus houd deze termijn aan.

Let op de volgende verwarpunten:

• De vooraanmelding is geen subsidieaanvraag en ook geen vergunningaanvraag. Wil je alleen op de evenementenkalender staan zonder mee te dingen naar een Top-lijst plek, dan kun je dit ook automatisch regelen via je vergunningaanvraag: na verlening van de vergunning wordt je evenement automatisch op de kalender geplaatst.
• Wil je subsidie kunnen aanvragen, dan is een plek op een Top-lijst verplicht. Zonder die plek kun je geen subsidieaanvraag doen, ook niet als je wel een vooraanmelding hebt gedaan.
• Plaatsing op een Top-lijst is niet gegarandeerd: de gemeente rangschikt alle aanmeldingen op punten en vult de toplijsten met de hoogst scorende evenementen tot alle plekken vol zijn. Scoor je te laag, dan val je buiten de lijst en daarmee buiten de mogelijkheid om subsidie aan te vragen dat jaar.

Wat wel vaststaat: hoe hoog jouw evenement scoort, bepaalt of je een plek krijgt. De gemeente kent punten toe op basis van criteria in het aanmeldingsformulier en rangschikt op het totale puntenaantal. De toplijsten worden gevuld met de hoogst scorende evenementen totdat alle beschikbare plekken zijn ingevuld: Top-10 voor Woerden en Top-2 voor Kamerik, Zegveld en Harmelen. Sta je niet hoog genoeg, dan krijg je geen plek en dus dat jaar geen toegang tot de subsidie.

• Je meldt je evenement bij de gemeente, wat vaak een vergunningaanvraag inhoudt (aan te vragen bij de gemeente).
• Tussen 1 september en 30 september stuur je de vooraanmelding in via het online formulier.
• In het formulier vink je aan waarvoor je je aanmeldt: de evenementenkalender en/of een plek op een Top-lijst.
• Kies je voor een Top-lijst plek, dan vul je aanvullende vragen in.
• Je vult het formulier volledig in en ondertekent het.

Verplicht document: het vooraanmeldingsformulier zelf, volledig ingevuld en ondertekend door de aanvrager (de organisatie).

Let op: wil je uitsluitend op de kalender staan zonder Top-lijst, dan kan dit ook automatisch via je vergunningaanvraag, zonder los vooraanmeldingsformulier.

Je hoort voor eind december van de gemeente of je evenement een plek heeft gekregen op een van de toplijsten. Sta je op een toplijst, dan mag je vervolgens subsidie aanvragen via de Subsidieregeling Evenementen.