Versterking van het digitaliseringsinnovatie-ecosysteem in Noord-Nederland

Status van de openstelling. De belangrijkste harde eis op dit moment: aanvragen is niet meer mogelijk. Er is dus geen mogelijkheid meer om zelfstandig een nieuwe aanvraag in te dienen via deze eenmalige openstelling.

Regio. Het project moet plaatsvinden in Drenthe, Friesland of Groningen. Dit is een regionale EFRO-regeling voor Noord-Nederland; activiteiten buiten dit gebied vallen erbuiten.

Samenwerking vanuit een gezamenlijke visie. De regeling is gericht op gemeenschappelijke initiatieven vanuit een integrale visie en aanpak. Een aanvraag van één individuele partij zonder samenwerkingsverband past niet bij het doel van deze openstelling.

Geen nieuwe clusters of hubs. Dit is geen oproep tot het ontwikkelen van nieuwe clusters of hubs. Projecten die vragen om financiering van een geheel nieuw te vormen samenwerkingsverband sluiten niet aan bij de opzet; de regeling vraagt om een betere uitwerking van de organisatie rondom bestaande samenwerkingsverbanden.

Financiële moeilijkheden. Ondernemingen die in financiële moeilijkheden verkeren, komen niet in aanmerking. Dit wordt getoetst met de verklaring financiële moeilijkheden, en geldt op groepsniveau: ook verbonden ondernemingen tellen mee. Een lopende collectieve insolventieprocedure, of het voldoen aan de criteria daarvoor, betekent uitsluiting. Ook onderneming met (nog niet afgeloste) reddings- of herstructureringssteun kan worden uitgesloten, tenzij de Beheerautoriteit anders beoordeelt.

Staatssteunregels. Omdat de subsidie staatssteun kan vormen, gelden de regels uit Verordening (EU) 651/2014 (AGVV) en de Verordening De-minimissteun. Dit betekent onder meer dat het maximale subsidiepercentage per projectpartner kan verschillen, afhankelijk van diens staatssteunpositie.

Mkb-status (indien relevant). Voor projectpartners die als mkb worden aangemerkt, geldt de mkb-definitie uit Verordening (EG) nr. 651/2014: minder dan 250 medewerkers én een jaaromzet van maximaal € 50 miljoen, óf een balanstotaal van maximaal € 43 miljoen. Bij verbonden en partnerondernemingen moeten deze gegevens (deels) worden opgeteld bij die van de aanvrager, wat kan betekenen dat een op zichzelf kleine onderneming toch niet als mkb wordt aangemerkt.

Projectperiode. Subsidie wordt alleen verstrekt voor de periode die nodig is voor de uitvoering van het project, met als uiterste grens 31 december 2029. Een project dat qua planning niet binnen deze termijn past, komt niet in aanmerking.

Voor de volledige set knock-outcriteria en verdere onderbouwing verwijst het loket naar de uitvoeringsregeling.

Optie 1: loonkosten en overige kosten apart begroot

• Loonkosten via uurtarief: een vast uurtarief van € 55 per uur, vermenigvuldigd met het aantal begrote projecturen. Je moet het aantal uren tijdens de projectperiode kunnen aantonen met een urenregistratie per medewerker.
• Loonkosten via maandbedrag: een vast maandbedrag van € 7.800 voor een medewerker die een volledige werkweek aan het project werkt. Dit bedrag varieert naar rato van de ingezette tijd, vast te leggen in een werkgeversdocument. Een aparte urenregistratie is bij deze optie niet verplicht.
• IKS voor kennisinstellingen: de Integrale Kostensystematiek, uitsluitend te gebruiken door kennisinstellingen met een door RVO goedgekeurde systematiek. Het tarief per functiegroep uit deze systematiek wordt vermenigvuldigd met het aantal begrote projecturen; een eensluitende urenregistratie is verplicht, een werkgeversverklaring volstaat niet.
• Forfait van 23% over de overige directe kosten: een forfaitaire berekening van loonkosten als 23% van de begrote overige kosten. Geen aparte urenregistratie nodig. Let op: deze optie moet door alle partners samen worden gekozen, niet individueel.

Overige kosten (naast optie 1)

• Afschrijvingskosten: kosten van apparatuur, machines en uitrusting die al vóór de projectperiode in eigendom zijn. Alleen het deel van de afschrijving dat overeenkomt met de looptijd van het project binnen de levensduur van het activum is subsidiabel, berekend volgens algemeen erkende boekhoudkundige beginselen. Het gaat om activa waarover je economisch risico loopt (geen huur of operational lease).
• Bijdragen in natura: onderverdeeld in goederen, diensten, en grond/onroerend goed. Goederen mogen worden ingebracht als daar niet (meer) op wordt afgeschreven, met een onafhankelijk bepaalde waarde en toerekening naar gebruik binnen het project. Bij grond of onroerend goed geldt de normale marktwaarde, objectief bepaald (bijvoorbeeld WOZ-waarde of een onafhankelijke deskundige, of bij gemeenten een raadsbesluit). Let op: kosten van ingebrachte grond die meer bedragen dan 10% van de totale subsidiabele projectkosten zijn niet subsidiabel. Ook mag de totale betaalde overheidssteun aan een project met bijdragen in natura aan het einde niet hoger zijn dan de totale subsidiabele uitgaven exclusief die bijdragen in natura.
• Overige kosten derden: alle direct aan de projectuitvoering gerelateerde uitgaven op basis van betaalde facturen en prestatiebewijzen, zoals inhuur van externen, aankoop van machines en materialen, communicatiekosten en toerekenbare reis- en verblijfskosten.
• Forfait kleine uitgaven: automatisch 1% van de begrote overige kosten derden, bedoeld voor kleine uitgaven onder € 250. Deze kleine uitgaven kun je niet los begroten of declareren; ze vallen automatisch onder dit forfait.

Optie 2: forfait loonkosten van 23%

Alle partners begroten hun loonkosten als forfait van 23% over de overige directe kosten. Deze optie moet door alle partners gezamenlijk worden toegepast.

Optie 3: all-in tarief

• Uurtarief van € 67, waarin loonkosten én overige kosten zijn verdisconteerd. Overige kosten mogen dan niet nog eens los begroot worden. Vermenigvuldig dit tarief met het aantal aantoonbare projecturen (urenregistratie verplicht).
• Maandbedrag van € 9.600 voor een medewerker die een volledige werkweek aan het project werkt, naar rato aan te passen en vast te leggen in een werkgeversdocument. Ook hier geldt geen verplichting tot afzonderlijke urenregistratie.

Wat expliciet niet subsidiabel is

Volgens de categoriseringstabel EFRO gelden onder meer als niet-subsidiabel: (debet)rente, kosten buiten de programmaperiode gemaakt of betaald, grondkosten boven 10% van de totale subsidiabele uitgaven (15% bij verwaarloosde gebieden en voormalige industriezones), verplaatsingskosten, administratieve en financiële sancties en boetes, winstopslagen binnen een groep of samenwerkingsverband, fooien en geschenken, representatiekosten en -vergoedingen, kosten van personeelsactiviteiten, kosten van overboekingen en annuleringen, gratificaties en bonussen, kosten van outplacementtrajecten, terugvorderbare btw, en facturen onder € 250 exclusief btw die niet via het forfait lopen.

Het subsidiepercentage bedraagt maximaal 50% van de subsidiabele kosten. Dat betekent dat je zelf (samen met eventuele overige financiers) minimaal 50% van de subsidiabele kosten uit andere bronnen moet dekken.

Belangrijk: dit maximale percentage van 50% geldt niet automatisch voor iedere projectpartner gelijk. Staatssteunregels maken het mogelijk dat er per projectpartner andere maximale subsidiepercentages gelden. Met andere woorden, de ene partner in het samenwerkingsverband kan tegen een lager percentage gesubsidieerd worden dan de andere, afhankelijk van diens staatssteunpositie (bijvoorbeeld het type organisatie, of er sprake is van economische activiteit, en welke steunruimte beschikbaar is).

Het resterende budget voor deze openstelling is € 3.000.000. Omdat het maximale subsidiebedrag per project ook € 3.000.000 is, betekent dit in de praktijk dat er nog ruimte is voor in principe één project van het maximale bedrag, of voor meerdere kleinere projecten die samen niet boven dit bedrag uitkomen. Aanvragen is op dit moment niet meer mogelijk, waardoor dit resterende budget niet meer aan te vragen is via een nieuwe aanvraag.

Er is geen staffel of glijdende schaal waarbij het percentage oploopt of afneemt op basis van projectomvang, aantal partners of andere factoren. Wel is duidelijk dat de uiteindelijke hoogte van de subsidie per partner afhangt van de toepasselijke staatssteungrondslag, zoals ingevuld in de staatssteunanalyse bij de begroting.

Stap 1: voorbereiden

Bekijk welke documenten en informatie je nodig hebt en download alle beschikbare formats van de loketpagina.

Stap 2: projectplan schrijven

Werk de volledige projectaanvraag uit. Met het projectplan overtuig je op inhoud, haalbaarheid, kans op succes en uitvoerbaarheid, met heldere argumenten.

Stap 3: indienen via het EFRO-webportaal

Stuur de volledige aanvraag op via https://www.efro-webportal.nl/mijn/LoginPage. Voor toegang tot dit portaal is eHerkenning nodig op betrouwbaarheidsniveau EH2+. Het aanvragen van eHerkenning kan tijd kosten, dus regel dit ruim op tijd.

Verplichte documenten

• Projectplan: de inhoudelijke onderbouwing van je project (visie, aanpak, activiteiten, impact).
• Begroting: in te vullen met het verplichte begrotingsformat (Begrotingsformat-aanvraag-2021-2027, xlsx), inclusief kostensoorten, financiering en staatssteunanalyse per werkpakket.
• Bewijs rechtsgeldig getekend penvoerder: getekend door een tekenbevoegd persoon (of gezamenlijk bevoegde personen) van de penvoerende organisatie.
• Bewijsvoering tekenbevoegdheid penvoerder: documentatie waaruit blijkt wie tekenbevoegd is (bijvoorbeeld een KvK-uittreksel of statuten).
• Bewijs rechtsgeldig getekend projectpartner (indien van toepassing, voor elke projectpartner): getekend door een tekenbevoegd persoon (of gezamenlijk bevoegde personen) van die partner.
• Bewijsvoering tekenbevoegdheid projectpartner: idem, per partner.

Documenten die het loket daarnaast graag ontvangt (niet verplicht, wel aanbevolen voor een soepele behandeling)

• Juridische organisatiestructuur van de deelnemende partijen.
• Verklaring (niet) in financiële moeilijkheden van alle deelnemende partijen, in te vullen op groepsniveau als sprake is van verbonden ondernemingen, ondertekend door de betreffende onderneming(en).
• Jaarrekeningen waarop deze verklaringen zijn gebaseerd.
• Mkb-verklaring voor elke projectpartner die aangeeft tot het mkb te behoren, met naam van de tekenbevoegde en datum van ondertekening.
• Machtigingsformulier intermediair, als je de aanvraag laat indienen door een intermediair.

Beschikbare formats op de loketpagina

• Digitaliseringsinnovatie-ecosysteem - ondertekening penvoerder (PDF)
• Digitaliseringsinnovatie-ecosysteem - ondertekening projectpartner (PDF)
• Digitaliseringsinnovatie-ecosysteem - machtigingsformulier (PDF)
• Begrotingsformat-aanvraag-2021-2027 (XLSX)
• Mkb-verklaring (PDF)
• Verklaring financiële moeilijkheden (2024) (PDF)
• Verklaring verbonden onderneming (PDF)

Let goed op privacy: burgerservicenummers zijn niet nodig. Verwijder of scherm deze af in documenten voordat je ze aanlevert.

Houd bij het invullen van formats rekening met eventuele maximale aantallen pagina's; het loket benadrukt dat formats en formulieren volledig ingevuld en in het juiste format moeten worden aangeleverd.

Wie beoordeelt en hoe

Zodra je aanvraag compleet is (alle verplichte documenten zijn aangeleverd), wordt deze inhoudelijk beoordeeld door de Deskundigencommissie. Deze commissie bestaat uit onafhankelijke deskundigen en adviseert het SNN over de toekenning van de subsidie, op basis van de vijf beoordelingscriteria uit het beoordelingskader (zie sectie Voorwaarden). Daarbij geldt zowel een minimale score van 70 punten als het principe dat eerder compleet ingediende aanvragen eerder worden behandeld.

Besluit en start van de projectperiode

Als je aanvraag wordt goedgekeurd, ontvang je een verleningsbeschikking met het maximale subsidiebedrag dat je kunt ontvangen. Op de datum van deze beschikking gaat de realisatietermijn in: een projectperiode van maximaal 4 jaar (met als uiterste grens 31 december 2029, zoals vermeld op de productpagina).

Tijdens de looptijd

Vaststelling en einddeclaratie

Wanneer je alle werkzaamheden binnen het project hebt afgerond, dien je bij het SNN het vaststellingsverzoek (de einddeclaratie) in. Dit moet je doen binnen maximaal 13 weken na uitvoering van het project. Bij de vaststelling controleert het SNN of de werkzaamheden zijn uitgevoerd conform het projectplan en welke kosten daarvoor daadwerkelijk zijn gemaakt. Aan de hand van de daadwerkelijk gemaakte en goedgekeurde kosten wordt het definitieve subsidiebedrag vastgesteld; dit kan dus afwijken (lager uitvallen) dan het bedrag in de verleningsbeschikking.

Correcties en terugvordering

Als achteraf blijkt dat niet aan de voorwaarden is voldaan, bijvoorbeeld bij afwijkingen van het projectplan, ontbrekende onderbouwing, fouten in de kostenberekening of aanbestedingsfouten, kan een correctie worden toegepast. De categoriseringstabel EFRO 2021-2027 laat zien dat deze correcties kunnen variëren van een paar procent tot 100% van de betreffende kosten, en bij ongeoorloofde staatssteun zelfs 100% van de gehele projectkosten waarop die steun betrekking heeft.