Subsidieregeling gemeente Woerden 2023

De regeling dekte vijf beleidsterreinen: sociaal domein (waaronder maatschappelijke begeleiding van vergunninghouders, onderwijsachterstanden, sport, wijk- en dorpsplatforms, inwonersinitiatieven en maatschappelijke accommodaties), cultuur, evenementen, recreatie en toerisme, en gebiedsmarketing. Aanvragers waren verenigingen of stichtingen, niet individuele personen (met een uitzondering voor inwonersinitiatieven). Per beleidsterrein golden eigen doelen, subsidievormen (structureel of project), bedragen en plafonds.

Wil je nu nog subsidie aanvragen voor deze thema's, dan moet je bij de opvolgende regelingen zijn: Subsidieregeling Cultuur, Subsidieregeling Evenementen, Subsidieregeling Gebiedsmarketing, toerisme en recreatie, en Subsidieregeling Ontmoetingsplaatsen, sport, statushouders, wijk- en dorpsplatforms en inwonersinitiatieven. Deze regelingen hebben eigen voorwaarden, aanvraagtermijnen (meestal tussen 1 juli en 1 september voor het volgende subsidiejaar) en eigen plafondbesluiten per kalenderjaar.

De oude regeling werkte met een aanvraagformulier, een verplicht begrotingsformat en een activiteitenplan of plan van aanpak. Aanvragen konden online of schriftelijk (per post naar het aanvraagformulier-adres, ingevuld en ondertekend) worden ingediend. Bij overschrijding van het subsidieplafond werd voor structurele subsidies evenredig gekort, en voor projectsubsidies gold volgorde van binnenkomst.

Voor vragen over een lopende aanvraag of verantwoording kun je bellen naar 14 0348 of mailen naar de gemeente.

Harde eisen uit de regeling (voor lopende gevallen):

• Je vraagt aan als organisatie (vereniging of stichting), niet als privépersoon. Een uitzondering geldt bij inwonersinitiatieven: daar kan ook een individuele inwoner aanvragen, maar dan moet die inwoner ook een andere financieringsbron zoeken, moet het initiatief vraaggericht uit de samenleving komen, draagvlak hebben en een extra bijdrage leveren aan de leefbaarheid van wijk, buurt of dorp.
• Je aanvraag moet vallen binnen een van de vijf beleidsterreinen die de regeling dekt: sociaal domein, cultuur, evenementen, recreatie en toerisme, of gebiedsmarketing.
• Buiten de regeling vallen: algemene voorzieningen sociaal domein (eigen regeling), onderwijsachterstanden door coronamaatregelen (Woerdens Programma Onderwijs 2023-2025), peuteropvang en voorschoolse educatie. Vraag je hiervoor aan, dan val je automatisch af onder deze regeling.
• Bij Recreatie en Toerisme komen aanvragen van of ten behoeve van individuele ondernemers niet in aanmerking. Alleen initiatieven die het algemene toeristisch-recreatieve belang dienen, komen in beeld.
• Bij Evenementen categorie B (Top-evenementen) moet je evenement op de Top 10-lijst (Woerden) of een van de Top 2-lijsten (Harmelen, Kamerik, Zegveld) staan. Sta je daar niet op, dan kun je voor deze categorie geen subsidie krijgen.
• De gemeente kan subsidie weigeren als niet aan de regeling wordt voldaan, of als voor dezelfde activiteiten al subsidie is verleend.
• Elke culturele partij die subsidie ontvangt, moet zich inzetten voor de thema's van het Integraal beleidskader Maatschappelijke agenda 2023-2027 en voor "het Verhaal van Woerden". Ontbreekt die inzet, dan voldoe je niet aan de randvoorwaarden.
• Voor meerjarensubsidie (structurele subsidie voor meerdere boekjaren) geldt een maximale looptijd van 4 jaar; je moet dit expliciet aangeven in je aanvraag.

Er geldt een hardheidsclausule: het college kan in bijzondere omstandigheden afwijken van de regels of de toepassing ervan versoepelen. Dit is geen recht, maar een uitzonderingsmogelijkheid.

Let op: voor nieuwe aanvragen moet je nu bij de opvolgers zijn: Subsidieregeling Cultuur, Subsidieregeling Evenementen, Subsidieregeling Gebiedsmarketing toerisme en recreatie, of Subsidieregeling Ontmoetingsplaatsen, sport, statushouders, wijk- en dorpsplatforms en inwonersinitiatieven. Daar gelden eigen, deels afwijkende voorwaarden.

Algemene regel voor alle beleidsterreinen (artikel 1.4): subsidie wordt enkel verstrekt voor activiteiten die bijdragen aan de doelen die in de regeling per hoofdstuk zijn beschreven. Voor subsidie komen in elk geval nooit in aanmerking:

• Reis- en verblijfskosten.
• Consumptie- en cateringkosten.
• Kosten voor uitgeloofde prijzen.
• Kosten die zijn omschreven als "diversen" of "onvoorzien" zonder verdere motivatie.

Per beleidsterrein golden daarnaast specifieke regels:

Sociaal domein, maatschappelijke begeleiding vergunninghouders

Subsidie werd verleend als structurele subsidie, gericht op begeleidingscapaciteit, zelfredzaamheid en participatie van statushouders. Er werd geen apart kostentarief genoemd; het subsidieplafond hing af van de rijkstaakstelling voor huisvesting.

Sociaal domein, onderwijsachterstandenbeleid

Structurele subsidie voor taalvisite, schakelklas en taalaanbod aan niet-Nederlandstalige kinderen. Voor de schakelklas en het taalaanbod ging het om co-financiering samen met het Samenwerkingsverband Regio Utrecht West; de gemeente droeg dus een deel van de kosten, niet alles.

Sociaal domein, sport

Structurele subsidie, onder meer voor lokale menskracht zoals combinatiefunctionarissen en buurtsportcoaches.

Wijk- en dorpsplatforms en inwonersinitiatieven

Structurele subsidie voor platforms (onder de eis van 4 tot 6 bijeenkomsten per jaar en een wijkkrant), projectsubsidie voor inwonersinitiatieven. Geen aparte kostenposten of tarieven genoemd buiten de algemene uitsluitingen.

Maatschappelijke accommodaties

Structurele subsidie voor het faciliteren van onderdak aan activiteiten (huisvestingskosten). Geen apart tarief genoemd.

Cultuur

Uitsluitend structurele subsidie.

Evenementen

Uitsluitend projectsubsidie. Uitgangspunt is dat subsidie alleen wordt verstrekt als er op geen andere manier geld gevonden kan worden: je moet dus eerst aantonen dat je alles hebt gedaan om sponsorgeld te vinden, zowel voor Top-evenementen als voor nieuwe evenementen. Voor Koningsdag en Gedenkdagen geldt een vaste verdeelsleutel per kern op basis van inwonersaantal (zie sectie "Hoeveel krijg je"). Voor Top 10- en Top 2-evenementen geldt een vast maximumbedrag per evenement.

Recreatie en toerisme

• Projectsubsidie: maximaal € 3.000 per aanvraag, ongeacht of btw verrekenbaar is of niet. De subsidie bedraagt maximaal 50% van de totale kosten van het project. Cofinanciering vanuit andere dan gemeentelijke bronnen is verplicht: dat kan sponsorgeld, eigen bijdrage, gekapitaliseerde vrijwilligersuren of bijdragen in natura zijn. Let op: vrijwilligersuren zelf zijn niet subsidiabel, ook al mogen ze wel meetellen als cofinanciering (gekapitaliseerd).
• Structurele subsidie voor zomerse kaasmarkten en voor dierenweiden: geen apart kostentarief genoemd, wel een jaarlijks plafond.
• Aanvragen van of voor individuele ondernemers zijn altijd uitgesloten.

Gebiedsmarketing

Structurele subsidie per kalenderjaar voor organisatie, huisvestingskosten, informatievoorziening, gastheerschap, onderzoek en algemene marketingkosten. Daarnaast projectsubsidie voor marketingprojecten. Geen aparte tarieven per kostenpost genoemd; wel de eis dat één huisstijl en één boodschap over Woerden als merk wordt gebruikt, zoals gevoerd door Stichting Woerden Marketing.

Wat je in je aanvraag tot vaststelling moest opnemen aan kosteninformatie (artikel 1.9): de daadwerkelijke financiële kosten van de activiteiten in het betreffende boekjaar of kalenderjaar, plus inzicht in eventuele eigen bijdragen van jezelf, andere organisaties en inwoners aan de activiteiten waarvoor subsidie is aangevraagd.

Per beleidsterrein golden eigen plafonds en bedragen per kalenderjaar:

• Sociaal domein, taalvisite/schakelklas/taalaanbod niet-Nederlandse kinderen: plafond € 75.000.
• Sociaal domein, maatschappelijke begeleiding vergunninghouders: plafond afhankelijk van de rijkstaakstelling voor huisvesting statushouders, dus geen vast bedrag.
• Wijk- en dorpsplatforms (structureel): plafond € 40.000.
• Inwonersinitiatieven (project): plafond € 50.000.
• Evenementen: totaal € 58.100, met daarbinnen:
• Koningsdag en Gedenkdagen: € 21.050, verdeeld naar inwonersaantal (bijvoorbeeld Koningsdag Woerden 32,8% = € 6.179; Koningsdag Harmelen 11,9% = € 2.242; Koningsdag Kamerik en Zegveld elk 9,0% = € 1.695; 4 en 5 mei Woerden 26,9% = € 5.067; 4 en 5 mei Harmelen 5,9% = € 1.111; 4 en 5 mei Kamerik 2,8% = € 527; 4 en 5 mei Zegveld 1,7% = € 320).
• Top 10 en Top 2 evenementen: € 30.400, met maximaal € 2.400 per Top 10-evenement (Woerden) en maximaal € 1.200 per Top 2-evenement (Harmelen, Kamerik, Zegveld).
• Nieuwe evenementen: € 6.650.
• Recreatie en toerisme:
• Projectsubsidie: maximaal € 3.000 per aanvraag en maximaal 50% van de totale kosten, ongeacht of btw verrekenbaar is. Plafond € 10.000 per kalenderjaar, verdeeld op volgorde van binnenkomst.
• Structurele subsidie zomerse kaasmarkten: plafond € 20.000.
• Structurele subsidie dierenweiden: plafond € 17.500.
• Gebiedsmarketing: plafond € 240.000 per kalenderjaar.

Bij overschrijding van een plafond voor structurele subsidie wordt het totaalbedrag evenredig verdeeld: alle in aanmerking komende aanvragen worden dan met hetzelfde percentage gekort. Bij overschrijding van een plafond voor projectsubsidie geldt volgorde van binnenkomst: wie eerst indient, heeft voorrang zolang het plafond niet bereikt is.

Een eventuele egalisatiereserve (spaarpot van overgebleven subsidiegeld) mag niet meer dan 10% van de ontvangen gemeentelijke subsidie bedragen, tenzij het college op gemotiveerd verzoek toestaat dat dit percentage hoger is.

Zoals de regeling en de bijbehorende oude aanvraagformulieren het beschreven, doorliep je de volgende stappen:

Stap 1: Voorwaarden controleren

Je controleerde of je aanvraag past bij de doelen en randvoorwaarden van het beleidsterrein (sociaal domein, cultuur, evenementen, recreatie en toerisme, of gebiedsmarketing) en of je aan de knock-out eisen voldeed. Bij twijfel kon je vrijblijvend contact opnemen met de gemeente.

Stap 2: Aanvraag indienen

Je kon het makkelijkst aanvragen via het online aanvraagformulier. Aanvragen kon ook schriftelijk: je vulde het aanvraagformulier volledig in en stuurde dit met bijlagen naar het e-mailadres van de gemeente.

Bij de aanvraag hoorden in elk geval de volgende verplichte bijlagen:

• Een begroting voor het jaar of project waarvoor je subsidie aanvroeg, opgesteld met het door de gemeente beschikbaar gestelde begrotingsformat (een apart, verplicht te gebruiken document).
• Een activiteitenplan of plan van aanpak, waarin je de activiteiten, de doelen en resultaten en hoe de activiteiten daaraan bijdragen beschreef.

Het aanvraagformulier zelf moest je volledig invullen en ondertekenen door de tekenbevoegde van je organisatie (naam, functie, handtekening en datum werden gevraagd).

Aanvullende gegevens die per beleidsterrein werden opgevraagd (zoals later terug te zien in de opvolgende aanvraagformulieren van 2026, die dicht aansluiten bij de oude regeling):

• Bij gebiedsmarketing en toerisme/recreatie: of je minimaal 3 jaar ervaring had met de activiteit, hoe je activiteiten bijdragen aan het toeristisch-recreatieve belang, en (bij gebiedsmarketing) of je werkt met meetbare gegevens, één huisstijl en netwerken.
• Bij evenementen: voor welke categorie (A of B) je aanvroeg, en bij categorie B of je geplaatst was op een Top 10- of Top 2-lijst.
• Bij sociaal domein/statushouders: voor welke concrete activiteit (bijvoorbeeld maatschappelijke begeleiding, participatieverklaringstraject, financiële vaardigheden) en of je minimaal 3 jaar ervaring had.

Stap 3: Ontvangstbevestiging

Na een goed ontvangen aanvraag kreeg je een ontvangstbevestiging.

Stap 4: Besluit

Je ontving bericht zodra de gemeente je aanvraag in behandeling nam. De gemeente kon om aanvullende informatie vragen. Het besluit werd per post of e-mail toegestuurd.

Documenten bij een eerste aanvraag

Vroeg je voor het eerst subsidie aan, dan waren volgens de bijbehorende formulieren doorgaans ook verplicht:

• Statuten van je organisatie.
• Een recent uittreksel van de Kamer van Koophandel.
• Een kopie van je bankpas of een bankafschrift van de aanvrager.

Aanvraag tot subsidievaststelling

Na afloop van de gesubsidieerde periode diende je een aanvraag tot vaststelling in. Hierbij leverde je: een overzicht van de uitgevoerde activiteiten, kwalitatief inzicht in de effecten op de doelen van de regeling, de daadwerkelijke financiële kosten over het boekjaar of kalenderjaar, en inzicht in eigen bijdragen van jou, andere organisaties en inwoners.

Beoordeling

De gemeente Woerden (college van burgemeester en wethouders) beoordeelt de aanvraag op drie criteria: de mate waarin de activiteiten bijdragen aan de doelstellingen van de regeling, de kwaliteit en samenhang van de samenwerking met partners, en of het gevraagde bedrag in redelijke verhouding staat tot de beoogde resultaten.

Bericht en besluit

Je krijgt bericht zodra de gemeente je aanvraag in behandeling neemt. De gemeente kan tussentijds om aanvullende informatie vragen. Het uiteindelijke besluit (toekenning of afwijzing) ontvang je per post of e-mail.

Verdeling bij overschrijding van het plafond

Wordt het subsidieplafond van een beleidsterrein overschreden, dan gelden twee verschillende regels:

• Bij structurele subsidie wordt het totale beschikbare bedrag evenredig verdeeld: alle in aanmerking komende aanvragen worden met hetzelfde percentage gekort.
• Bij projectsubsidie geldt volgorde van binnenkomst: wie eerder indient, heeft voorrang totdat het plafond bereikt is.

Verplichtingen tijdens de looptijd

• Bij maatschappelijke accommodaties: binnen twee maanden na het jaarverslag vindt een overleg plaats tussen de instelling en de gemeente over het verslag en eventuele afwijkingen. Bij onvoorziene ontwikkelingen volgt tussentijds extra overleg.
• Bij meerjarensubsidie (structureel, tot maximaal 4 boekjaren) blijven de aan de aanvraag verbonden verplichtingen gedurende de gehele looptijd gelden.
• Wil je een egalisatiereserve aanleggen om overschotten te bufferen, dan moet je dit schriftelijk en gemotiveerd aanvragen bij het college. Het college beslist hierover binnen 13 weken. De reserve mag standaard niet meer dan 10% van de ontvangen gemeentelijke subsidie bedragen en mag nooit onder 0 euro komen; een hoger percentage kan alleen met aparte toestemming van het college.

Vaststelling

Aan het einde van de subsidieperiode dien je een aanvraag tot vaststelling in. Hierin lever je: een overzicht van de uitgevoerde activiteiten (gespecificeerd naar aard, doelgroep, frequentie, samenwerkingspartners en aantal deelnemers), kwalitatief inzicht in de effecten van de activiteiten op de doelen van de regeling, de daadwerkelijke financiële kosten over het boekjaar of kalenderjaar, en inzicht in de eigen bijdrage van jezelf, andere organisaties en inwoners.

Voor maatschappelijke begeleiding van vergunninghouders gelden extra verantwoordingseisen: specifieke aantallen (begeleide vluchtelingen op 1 januari en 31 december, nieuw aangemelden, uitstroom met reden, plannen van aanpak, aanmeldingen bij WoerdenWijzer.nl, uitstroom naar vrijwilligerswerk, betaald werk of opleiding) én kwalitatieve toelichting op de samenwerking met zorgorganisaties, het betrekken van het sociale netwerk en het vergroten van de eigen kracht van vergunninghouders.