Subsidieregeling Evenementengarantie 2022

De regeling is nu gesloten. Je kunt niet meer aanvragen. SEG22 was open van 5 oktober 2022 09:00 uur tot 28 december 2022 17:00 uur. Heb je toen al een aanvraag gedaan, dan kun je die nog wel beheren via de RVO-website.

SEG22 was bedoeld voor organisatoren (of samenwerkingsverbanden van organisatoren) van publiek toegankelijke evenementen zoals festivals, markten of shows, niet voor besloten feesten zoals bruiloften of bedrijfsfeesten. Vergoed werden kosten die je daadwerkelijk had gemaakt voor het evenement, zoals inhuur van beveiliging, techniek, artiesten en onderaannemers voor de opbouw. Vaste bedrijfskosten, zoals huur van je pand of loon van vast personeel, vielen erbuiten.

Je kreeg maximaal 90% van je subsidiabele kosten vergoed. Voor de resterende 10% kon je een lening afsluiten, tegen 2% rente per jaar en terug te betalen binnen 5 jaar. De subsidiabele kosten moesten minimaal € 2.500 bedragen.

Aanvragen deed je online met eHerkenning niveau 3, met onder meer gegevens over het evenement, een exploitatieoverzicht van werkelijke kosten en opbrengsten in Excel, en (afhankelijk van je situatie) bewijs van een vergunning, melding of annuleringsverzekering. RVO beoordeelde de aanvraag binnen 2 weken en stuurde een beschikkingsbrief. Daarna volgde, met eventueel een derdenverklaring of accountantsverklaring, de definitieve vaststelling en uitbetaling.

Je viel meteen af als:

• Het evenementenverbod was opgelegd door een andere autoriteit dan de Rijksoverheid, bijvoorbeeld een gemeente. Alleen een verbod van de Rijksoverheid gaf toegang tot SEG22.
• Je het evenement zelf annuleerde zonder dat er al een evenementenverbod van de Rijksoverheid gold (bijvoorbeeld uit onzekerheid over coronamaatregelen).
• De geplande startdatum van het evenement niet lag tussen 1 januari 2022 en 8 maart 2022.
• Het evenement niet aantoonbaar gepland stond tijdens een evenementenverbod.
• Het evenement niet (deels) in (Caribisch) Nederland werd georganiseerd.
• Het evenement niet publiekelijk toegankelijk was. Besloten evenementen zoals bruiloften, bedrijfsfeesten, buurtfeesten en feesten in een eigen zaal (bijvoorbeeld een café) kwamen niet in aanmerking.
• Het evenement langer dan 14 dagen duurde.
• De subsidiabele kosten van het evenement lager waren dan € 2.500.
• Je je niet hield aan de corona- en veiligheidsmaatregelen die golden op de datum van het evenement.

Daarnaast gold een vergunnings- of meldingseis:

• Was voor het evenement of de locatie een evenementenvergunning nodig? Dan moest de gemeente die al hebben afgegeven, of je had een verklaring van de gemeente dat de vergunning zou zijn afgegeven als er geen evenementenverbod was geweest.
• Moest het evenement gemeld worden bij de gemeente? Dan moest de gemeente die melding vóór het evenementenverbod al hebben bevestigd, of je had een verklaring dat de gemeente geen bezwaar zou hebben gehad.

Verder gold: alleen (mede)organisatoren van het evenement konden aanvragen. Organiseerden meerdere partijen samen en droegen zij het financiële risico gezamenlijk? Dan waren de kosten alleen subsidiabel als die organisatoren samenwerkten in een samenwerkingsverband, en moesten de andere organisatoren de aanvrager machtigen met het machtigingsformulier.

Loonkosten van het evenement waarvoor je al NOW-subsidie ontving, telden niet nog eens mee voor SEG22.

De voorwaarden zijn evenement-gebonden, niet organisator-gebonden, afgezien van de (mede)organisatorseis.

Kostensoorten die wél subsidiabel waren (met voorbeelden uit het dossier):

• Onderaannemers en leveranciers voor opbouw, zoals tribunes.
• Technische voorzieningen, bijvoorbeeld geluid, licht, rigging, video, backline.
• Inhuur van beveiliging (crowd control) en artiesten (gages en bemiddelingskosten).
• Verplaatsingskosten: kosten om het evenement te verschuiven naar een datum buiten het evenementenverbod. Deze kwamen eenmalig in aanmerking, en alleen als:
• zowel de oorspronkelijke als de nieuwe datum lag tussen 1 januari 2022 en 8 maart 2022 (in de subsidieregeling zelf) respectievelijk 1 januari tot 30 september 2022 (in het controleprotocol en de derdenverklaring; het dossier hanteert hier twee verschillende einddata, wat onduidelijk blijft);
• de verplaatsingskosten niet hoger waren dan de subsidiabele kosten bij annuleren;
• voor de nieuwe datum geen evenementenverbod was afgekondigd of aangekondigd op het moment van de kennisgeving of het verplaatsingsbesluit. Werd het evenement een tweede keer verplaatst binnen deze periode, dan waren die tweede verplaatsingskosten niet opnieuw subsidiabel.
• Kosten voor het opstellen van de verplichte controleverklaring of derdenverklaring ten behoeve van de subsidievaststelling.
• Kosten voor het voeren van directie (management fees), tot maximaal 5% van de totale subsidiabele kosten van het evenement.

Het exploitatieoverzicht (bijgevoegd als Excel-bestand "Werkelijke kosten SEG") deelt kosten in aan de hand van genummerde rubrieken, onder meer: verzekeringen, eigen personeel (na aftrek NOW), algemeen (toeristenbelasting, vergunningen, ticket/scanningkosten), marketing/promotie, licenties, catering, crowd control, site productie, backstage productie, technische productie, camping, aankleding, terrein/zaalhuur, programma, vaste en variabele horecakosten, audio/video/YouTube, Buma/Sena, kosten accountants-/derdenverklaring, verplaatsingskosten en onvoorziene algemene kosten.

Kosten die niet subsidiabel waren:

• Vaste kosten los van het evenement, zoals huur van een bedrijfspand, loonkosten van vaste medewerkers, vaste afschrijvingen, en materialen die voor meer dan één evenement te gebruiken zijn.
• Aanschaf van vaste activa.
• Kosten waarvoor je al een uitkering ontving uit de Derde, Vierde, Vijfde of Zesde tijdelijke noodmaatregel overbrugging voor werkgelegenheid (NOW). Heb je voor de loonkosten van het evenement al NOW ontvangen, dan vergoedt SEG22 die kosten niet nog eens.
• Kosten om in licentie of als franchisenemer een evenement te mogen organiseren (zoals bij sommige sportevenementen), en fees aan de eigenaar van een sportevenement (internationale federatie of commerciële partij).
• Kosten die zijn toe te rekenen aan of gemaakt zijn voor geannuleerde evenementen buiten Nederland of de BES-eilanden.
• In redelijkheid vermijdbare kosten.
• Kosten waarvoor je een verzekeringsuitkering ontvangt of hebt ontvangen; deze worden in mindering gebracht op de subsidiabele kosten.
• Kosten die volgens je eigen begroting al voor eigen rekening zouden blijven (zonder dat daar begrote inkomsten tegenover stonden), zoals bijvoorbeeld gratis verstrekte hapjes en drankjes die niet in de ticketprijs waren verwerkt.

Ook opbrengsten spelen een rol bij de berekening: sponsoring, ticketverkoop, merchandiseverkoop, subsidie van de gemeente en inkomsten uit een deels doorgegaan evenement worden van de subsidiabele kosten afgetrokken, net als eventuele verzekeringsuitkeringen.

De aanvraag moest zijn opgebouwd op basis van werkelijke kosten en opbrengsten, niet op basis van een begroting. Was het evenement al een eerdere keer georganiseerd? Dan moest je ook het exploitatieoverzicht van die eerdere editie aanleveren, al werd dat overzicht niet door de accountant inhoudelijk gecontroleerd.

• Subsidiepercentage: maximaal 90% van de subsidiabele kosten. Je mocht ook alle subsidiabele kosten aanvragen, maar kreeg nooit meer dan 90% daarvan vergoed als subsidie.
• Lening voor de overige 10%: rente van 2% per jaar, terug te betalen binnen 5 jaar. Deze termijn gaat in op de datum dat de subsidie is vastgesteld (niet op de datum van de beschikkingsbrief).
• Minimale drempel: de subsidiabele kosten van het evenement moesten minimaal € 2.500 bedragen. Onder dat bedrag kwam je niet in aanmerking.
• Verlagen kan altijd: bij het vaststellingsverzoek mocht je een lager subsidiepercentage aangeven dan waarvoor je oorspronkelijk aanvroeg. Verhogen was niet mogelijk.
• Kosten voor het voeren van directie (management fees) waren subsidiabel tot maximaal 5% van de totale subsidiabele kosten van het evenement.

Wat het bedrag omlaag brengt:

• Opbrengsten van het evenement (sponsoring, ticketverkoop, merchandise, subsidie van de gemeente) worden van de subsidiabele kosten afgetrokken, ook als het evenement deels is doorgegaan.
• Verzekeringsuitkeringen voor kosten van het geannuleerde evenement worden eveneens van de subsidiabele kosten afgetrokken.
• Loonkosten waarvoor je al NOW ontving, tellen niet mee als subsidiabele kosten.
• Kosten die volgens je eigen begroting toch al voor je eigen rekening zouden blijven (zonder dat daar inkomsten tegenover stonden begroot), mogen niet als subsidiabel worden opgevoerd.

Bij de uitbetaling zelf gold een tussenstap: was je vaststellingsdossier bij de beoordeling nog niet compleet, dan keerde RVO eerst maximaal 50% van het vastgestelde subsidiebedrag uit. De resterende 50% volgde nadat je de ontbrekende stukken had aangeleverd en je aanvraag klopte en compleet was. Was bij vaststelling alles al binnen en akkoord, dan werd het volledige bedrag in één keer uitgekeerd.

Volgens de standcijfers (peildatum 8 maart 2023) werd van de € 24.997.073 die in totaal was aangevraagd, € 17.497.269 toegekend en € 16.123.074 daadwerkelijk uitbetaald, verdeeld over 48 toegewezen en 49 afgewezen aanvragen.

Stap 1: aanvraag voorbereiden en indienen

Je kon alleen aanvragen als je zelf (mede)organisator van het evenement was. Vroeg je aan namens een samenwerkingsverband van meerdere organisatoren? Dan moesten de andere organisatoren je machtigen met het machtigingsformulier van de RVO-website (ondertekend door de machtigende organisatoren).

Voor het inloggen had je eHerkenning niveau 3 nodig. Let op: het aanvragen hiervan kan een paar dagen duren, dus regel dit ruim op tijd.

Bij de aanvraag leverde je aan:

• Gegevens van de aanvrager: KVK-nummer, post- en bezoekadres.
• Gegevens van het evenement: naam, type, duur, startdatum, bezoekersaantal en locatie.
• Het percentage van de gemaakte kosten waarvoor je subsidie aanvroeg (alleen kosten die onder de SEG22-voorwaarden vielen). Je mocht alle kosten opvoeren, maar kreeg maximaal 90% vergoed; voor de resterende 10% kon je een lening aanvragen.
• Een bewijsstuk dat het Nederlandse of Europese rekeningnummer op naam van de organisator staat, bijvoorbeeld een kopie van de bankpas of een recent rekeningoverzicht op naam.
• Een exploitatieoverzicht van het evenement in Excel (het bestand "Werkelijke kosten SEG"), met:
• Eventuele inkomsten (sponsoring, tickets, merchandise, subsidie, verzekeringsuitkering).
• Gemaakte kosten per type (bijvoorbeeld programmering, techniek, catering), met brutobedrag, btw-bedrag, factuurnummer en afzender van de factuur.
• Was het evenement al eens eerder georganiseerd? Dan voegde je in een apart tabblad ook het exploitatieoverzicht van die eerdere editie toe.
• Extra bewijsstukken, afhankelijk van je situatie:
• Bij vergunningsplicht: een kopie van de verleende vergunning (of van de bedoeling deze te verlenen).
• Bij meldingsplicht: een meldingsbevestiging, bijvoorbeeld van de gemeente.
• Bij een annuleringsverzekering: een kopie van de polis en de polisvoorwaarden.

Downloads die je hierbij nodig had

• "Begroting kosten SEG22" (Excel): format voor de begrote inkomsten en kosten, inclusief rubrieken zoals verzekeringen, personeel, marketing, crowd control, techniek en programma. Niet ondertekend, dient als rekenformat.
• "Werkelijke kosten SEG" (Excel): het verplichte exploitatieoverzicht met werkelijke kosten en opbrengsten, in te vullen door de aanvrager zelf. Niet ondertekend, wel de basis voor de accountantscontrole.

Stap 2: beoordeling en beschikking

RVO streeft ernaar de aanvraag binnen 14 dagen (2 weken) te beoordelen en stuurt je een beschikkingsbrief met de uitslag en, indien nodig, een verzoek om aanvullende gegevens.

Stap 3: vaststellingsverzoek met eventueel verklaring

Moet je aanvullende gegevens aanleveren? Dan heb je daarvoor 13 weken de tijd na de beschikkingsbrief. Afhankelijk van het subsidiebedrag lever je hierbij een van de volgende documenten aan, uiterlijk 6 weken na aanvang van het vaststellingsverzoek:

• Bij een subsidie tussen € 25.000 en € 125.000: een derdenverklaring, volgens het "Model derdenverklaring SEG22" (Word-document). Dit document wordt ingevuld en ondertekend door een deskundige (bijvoorbeeld een accountant of AA) uit een relevante beroepsgroep, niet door de aanvrager zelf. De verklaring bevestigt op basis van gesprek en gelezen stukken dat er geen aanwijzingen zijn om te twijfelen aan de opgegeven bedragen, maar geeft geen assurance-zekerheid.
• Bij een subsidie van meer dan € 125.000: een controleverklaring van een registeraccountant of Accountant-Administratieconsulent, opgesteld volgens het "Controleprotocol SEG 22 Definitief" (PDF). Deze accountant voert een controle uit volgens de NV COS-standaarden (met name Standaard 805) en ondertekent de controleverklaring, met plaats en datum vermeld.

Is je aanvraag onderdeel van een groep waarbij jouw organisatie niet de hoogste Nederlandse vestiging is, en moet je een deel terugbetalen? Dan stuur je ook een overzicht van de groepsstructuur en een borgstellingsovereenkomst of -verklaring mee.

Alle downloads voor deze stap (Controleprotocol en Model derdenverklaring) staan ook onder de subpagina "Na uw aanvraag".

Vaststellingsverzoek

Met het aanleveren van de gevraagde aanvullende gegevens doe je feitelijk een vaststellingsverzoek: je vraagt RVO om de definitieve subsidie vast te stellen. Hiervoor heb je 13 weken de tijd na de beschikkingsbrief. De vaststelling zelf moet binnen 13 weken na de beschikkingsbrief plaatsvinden.

Afhankelijk van het subsidiebedrag moet je bij het vaststellingsverzoek een verklaring meesturen:

• Tussen € 25.000 en € 125.000: een derdenverklaring.
• Meer dan € 125.000: een controleverklaring van een accountant.

Deze verklaring moet je uiterlijk 6 weken na aanvraag van het vaststellingsverzoek bij RVO inleveren.

Uitbetaling

De uitbetaling verloopt in stappen, afhankelijk van of je dossier compleet is:

• Heb je alle gevraagde gegevens aangeleverd en klopt je aanvraag? Dan keert RVO het volledige subsidiebedrag in één keer uit.
• Is je aanvraag nog niet compleet op het moment van vaststelling? Dan keert RVO eerst maximaal 50% van het subsidiebedrag uit. Zodra je de resterende gegevens hebt aangeleverd en je aanvraag compleet is en klopt, ontvang je de overige 50%.

Lopende verplichtingen

• Wil je een lager subsidiepercentage aanhouden dan waarvoor je oorspronkelijk aanvroeg? Dat kun je bij het vaststellingsverzoek aangeven. Een hoger percentage aanvragen is niet mogelijk.
• Heb je voor de resterende 10% (het deel dat niet als subsidie wordt vergoed) een lening afgesloten? Dan geldt daarover een rente van 2% per jaar, en moet je de lening binnen 5 jaar terugbetalen. Deze termijn gaat in op de datum waarop de subsidie is vastgesteld, niet op de datum van de beschikkingsbrief.
• Maakt je organisatie deel uit van een groep waarin zij niet de hoogste in Nederland gevestigde onderneming is, en moet je (een deel van) de lening terugbetalen? Dan moet je een overzicht van de groepsstructuur en een borgstellingsovereenkomst of -verklaring aanleveren.
• Was je evenement vergunning- of meldingsplichtig? Dan lever je bij de vaststelling opnieuw de vergunning (of het voornemen daartoe) of de meldingsbevestiging aan.
• Over de ontvangen subsidie moet je belasting betalen: de Belastingdienst telt de SEG22-subsidie mee als omzet voor de vennootschapsbelasting (alleen als je dat jaar winst maakt) en voor de inkomstenbelasting.

Stand van zaken (cijfers)

Volgens de peildatum van 8 maart 2023 ontving RVO 104 aanvragen voor in totaal € 24.997.073. Daarvan werd € 17.497.269 toegekend en € 16.123.074 daadwerkelijk uitbetaald. Van de aanvragen werden er 48 toegewezen en 49 afgewezen.