Aanvullende Tegemoetkoming Evenementen (ATE) 2021

De regeling vergoedde zowel kosten die toeleveranciers voor het evenement moesten maken, als specifieke kosten die de organisator zelf had gemaakt. Denk aan betalingen aan onderaannemers en leveranciers voor het opbouwen van tribunes, technische voorzieningen en de inhuur van beveiliging en artiesten. Er was een totaalbudget van € 120.000.000, verdeeld op volgorde van binnenkomst van de aanvragen. De minimale gevraagde subsidie was € 2.500.

Je kon aanvragen tussen 28 februari 2022, 9:00 uur en 31 mei 2022, 17:00 uur. Aanvragen gebeurde met onder meer een exploitatieoverzicht van het evenement, gegevens van de organisator (KVK-nummer, adres, bankgegevens) en, afhankelijk van de hoogte van de subsidie, een accountantsprotocol of derdenverklaring. Bij een positief besluit ontving je binnen 2 weken een voorschot van 40% (met een maximum van € 100.000). De definitieve vaststelling en het restantbedrag volgden binnen 13 weken na ontvangst van de aanvraag met alle benodigde stukken.

Op 14 december 2021 kondigde het kabinet aan dat de ATE en de TRSEC werden verlengd tot en met 30 september 2022, onder de naam Subsidieregeling Evenementengarantie 2022 (SEG22). Voor nieuwe aanvragen na 31 mei 2022 moet je dus bij die opvolgende regeling zijn.

Eisen aan het evenement

• Het evenement zou starten in de periode van 10 juli tot en met 31 december 2021 en zou toegankelijk zijn voor publiek.
• Het evenement vond geheel of gedeeltelijk plaats in (Caribisch) Nederland.
• Het evenement zou op 1 of meerdere dagen plaatsvinden, maar ging niet door vanwege een evenementenverbod van de Rijksoverheid.
• Het is niet verplicht dat er al eerder een editie van het evenement is georganiseerd.
• Het is niet noodzakelijk dat je bij een eerdere editie een annuleringsverzekering met pandemiedekking had.
• Gratis evenementen komen ook in aanmerking.

Wie afvalt

• Besloten evenementen zoals bruiloften, buurtfeesten en interne bedrijfsfeesten vallen buiten de regeling. De ATE is bedoeld voor evenementen die publiekelijk of via open inschrijving toegankelijk zijn.
• Evenementen voor de zakelijke markt vallen wel onder de regeling, maar alleen als ze publiekelijk of via open inschrijving toegankelijk zijn én de organisator risicodrager is voor het evenement als geheel.
• Organisatoren die voor hetzelfde evenement al in aanmerking kwamen voor de garantieregeling evenementen (TRSEC), kunnen geen gebruik maken van de ATE. Het is dus het één of het ander.

Eisen aan de organisator

• De organisator staat ingeschreven in het Handelsregister (KVK).
• De aanvrager is (mede)organisator van het evenement.

Eisen aan de kosten

• Alleen kosten die zijn gemaakt vanaf 20 januari 2021 tot en met de datum van het evenementenverbod zijn subsidiabel. Kosten van vóór of ná die periode tellen niet mee.
• Vaste kosten die los staan van het evenement zijn niet subsidiabel, zoals de huur van een bedrijfspand, vaste afschrijvingen en materialen die voor meer dan 1 evenement te gebruiken zijn.
• Als je voor de loonkosten van het evenement al NOW-subsidie hebt ontvangen, worden die loonkosten niet nog eens door de ATE vergoed.
• Heb je een verzekering die kosten van het evenement vergoedt, dan worden de subsidiabele kosten met dat bedrag verlaagd.
• Opbrengsten van het evenement (sponsoring, verkoop van merchandise, subsidie van de gemeente) worden van de subsidiabele kosten afgetrokken.

Ondergrens

• De gevraagde subsidie moet minimaal € 2.500 bedragen. Vraag je minder aan, dan komt je aanvraag niet in aanmerking.

Belangrijk om te weten: de regeling is sinds 31 mei 2022 gesloten voor nieuwe aanvragen. Voor vergelijkbare situaties na die datum kun je terecht bij de opvolger, de Subsidieregeling Evenementengarantie 2022 (SEG22).

Basisregel: welke kosten wel meetellen

Subsidiabel zijn de projectkosten die toe te rekenen zijn aan het organiseren van het evenement, met een geplande startdatum tussen 10 juli 2021 en 31 december 2021, voor zover het evenement in Nederland of op de BES-eilanden zou plaatsvinden. Voorbeelden:

• Betalingen aan onderaannemers en leveranciers voor het opbouwen van tribunes.
• Technische voorzieningen.
• Inhuur van beveiliging.
• Inhuur van artiesten.

Het exploitatieoverzicht (het verplichte format bij de aanvraag) geeft een uitgebreidere lijst van kostenrubrieken, waaronder onder meer: security, brandveiligheid, geluid, licht, rigging, backline, decor, terrein- en zaalhuur, catering (vaste en variabele horecakosten), programma/muziek, techniek, personeel (na aftrek NOW), accommodatie voor medewerkers, transport, ICT, en gages van artiesten en acts inclusief bemiddelingskosten. Ook kosten voor de accountantsverklaring of derdenverklaring ten behoeve van de vaststelling van de subsidie zijn een aparte rubriek in het overzicht.

Periode waarin kosten gemaakt moeten zijn

Alleen kosten gemaakt vanaf 20 januari 2021 tot en met de datum van het evenementenverbod zijn subsidiabel. Kosten van vóór 20 januari 2021 of ná de verbodsdatum tellen niet mee.

Management fees

Kosten voor het voeren van directie ten behoeve van de organisatie van het evenement zijn subsidiabel tot maximaal 5% van de totale subsidiabele kosten van het evenement, en moeten onderbouwd zijn met bewijsstukken zoals contracten, facturen en opdrachtverstrekkingen.

Kosten bij verplaatsing van het evenement

Als het evenement is verplaatst naar een andere datum vanwege een evenementenverbod, zijn de verplaatsingskosten subsidiabel als:

• Zowel de oorspronkelijke datum als de nieuwe datum tussen 10 juli 2021 en 31 december 2021 vallen.
• De verplaatsingskosten niet hoger zijn dan de subsidiabele kosten die zouden gelden bij annulering van het evenement op het moment van de verplaatsingskennisgeving.
• Er op het moment van de kennisgeving van verplaatsing geen evenementenverbod gold of was aangekondigd voor de nieuwe datum. Verplaatsingskosten zijn eenmalig subsidiabel binnen de periode 10 juli tot en met 31 december 2021. Bij een tweede verplaatsing binnen die periode zijn de kosten van die tweede verplaatsing niet opnieuw subsidiabel.

Wat nadrukkelijk niet subsidiabel is

• Vaste kosten die los staan van het evenement, zoals huur van een bedrijfspand, vaste afschrijvingen en materialen die voor meer dan 1 evenement te gebruiken zijn.
• Aanschaf van vaste activa.
• Kosten waarvoor je al een uitkering hebt ontvangen uit de Derde, Vierde of Vijfde tijdelijke noodmaatregel overbrugging voor behoud van werkgelegenheid (NOW 3 en verder).
• Kosten om in licentie of als franchisenemer een evenement te mogen organiseren, zoals bij sommige sportevenementen (ook genoemd als fees aan de eigenaar van een sportevenement, zoals een internationale federatie of commerciële partij).
• Kosten die zijn toe te rekenen aan of gemaakt zijn voor evenementen die buiten Nederland of de BES-eilanden zouden plaatsvinden.
• Kosten die door een verzekering worden vergoed. Hiervoor moet je een onderbouwing aanleveren die aansluit op de (te) ontvangen verzekeringsuitkering.

Aftrek van opbrengsten

Ontvangen subsidies, sponsorgelden, opbrengsten uit merchandise en overige opbrengsten die met het evenement samenhangen, worden in mindering gebracht op de subsidiabele kosten. Denk hierbij aan entreegelden, ticketing, parkeren, camping, catering-omzet en toeristenbelasting; deze rubrieken staan als opbrengstenposten in het verplichte exploitatieoverzicht.

Bijzondere situatie: samenwerkingsverbanden

Als meerdere organisatoren samen verantwoordelijk zijn voor het evenement en het financiële risico gezamenlijk dragen, zijn de kosten alleen subsidiabel als deze organisatoren samenwerken in een samenwerkingsverband.

Er is geen apart tarief of forfaitair bedrag per kostensoort (zoals een vast bedrag per m² of per dag); de vergoeding is gebaseerd op de werkelijk gemaakte en aangetoonde kosten, met de hierboven genoemde uitsluitingen en aftrekposten.</tekst> </invoke>

Ondergrens

• De gevraagde subsidie moet minimaal € 2.500 zijn. Onder dit bedrag kon je niet aanvragen.

Voorschot

• Bij een positief besluit kreeg je binnen 2 weken een voorschot van 40% van het toegekende bedrag, met een maximum van € 100.000.
• Het restantbedrag (na de definitieve vaststelling) volgde 13 weken na ontvangst van de aanvraag met alle benodigde stukken.

Wat het bedrag verlaagt

• Kosten die door een verzekering worden vergoed, tellen niet mee als subsidiabele kosten. De subsidiabele kosten worden dus lager naarmate een verzekering meer dekt.
• Opbrengsten van het evenement, zoals sponsoring, verkoop van merchandise of subsidie van de gemeente, worden van de subsidiabele kosten afgetrokken.
• Loonkosten waarvoor je al NOW-subsidie ontving, worden niet nogmaals vergoed.
• Management fees (kosten voor het voeren van directie ten behoeve van de organisatie) zijn maximaal 5% van de totale subsidiabele kosten van het evenement.

Budget en verdeelsystematiek

• Het totale budget voor de ATE 2021 was € 120.000.000.
• Dit budget werd verdeeld op volgorde van binnenkomst van de aanvragen. Wie eerder en compleet aanvroeg, had dus voorrang op het budget zolang het plafond niet bereikt was.

Cijfers uit de uitvoering

Volgens de peildatum van 8 maart 2023 zijn er 378 aanvragen binnengekomen bij RVO, voor een totaal van € 32.690.718 aangevraagd bedrag. Daarvan is € 20.077.389 daadwerkelijk uitbetaald. 261 aanvragen zijn toegewezen en 114 zijn afgewezen. Dit laat zien dat het uiteindelijk toegekende bedrag per aanvraag vaak lager uitpakte dan het aangevraagde bedrag, en dat een deel van de aanvragen is afgewezen.

Voor het exacte bedrag dat je zou krijgen, is het toegekende subsidiebedrag dus afhankelijk van je werkelijk gemaakte, subsidiabele kosten minus aftrekposten.

Stap 1: zorg voor eHerkenning niveau 3

Je had eHerkenning niveau 3 nodig om te kunnen aanvragen. Had je dit nog niet, dan moest je dit tijdig aanvragen, want dit kost voorbereidingstijd.

Stap 2: verzamel de gegevens van de aanvrager

• Gegevens van de aanvrager: KVK-nummer, post- en bezoekadres.
• De aanvrager moet (mede)organisator van het evenement zijn.
• Vraag je aan namens een samenwerkingsverband van meerdere evenementorganisatoren? Dan moeten de andere organisatoren jou machtigen met het machtigingsformulier. Dit formulier vind je op mijn.rvo.nl en wordt ondertekend door de organisatoren die machtigen.

Stap 3: lever een bewijsstuk van je rekeningnummer

Een bewijsstuk dat het Nederlandse of Europese rekeningnummer op naam van de organisator staat, bijvoorbeeld een kopie van de bankpas of een recent rekeningoverzicht op naam.

Stap 4: vul het exploitatieoverzicht in

Je gebruikt hiervoor het verplichte Sjabloon Exploitatieoverzicht ATE (Excel). Hierin geef je op:

• Eventuele inkomsten (sponsoring, tickets, merchandise, subsidie, uitkering verzekering).
• Gemaakte kosten, per post met: type kosten (bijvoorbeeld programmering, techniek, catering), bedrag exclusief btw, btw-bedrag, factuurnummer en afzender van de factuur.
• Is het evenement al een keer eerder georganiseerd? Dan voeg je in een apart tabblad ook het exploitatieoverzicht van die eerdere editie toe. Dit document stel je zelf op als aanvrager (eventueel met hulp van je boekhouder of accountant), het is geen document dat afzonderlijk ondertekend wordt, maar het vormt de basis voor de accountantsverklaring of derdenverklaring.

Stap 5: lever een accountantsverklaring of derdenverklaring aan, afhankelijk van het bedrag

• Vraag je meer dan € 125.000 aan? Dan heb je een accountantsprotocol nodig (Copro 22011.A1), uitgewerkt in het Controleprotocol Aanvullende Tegemoetkoming Evenementen. Dit resulteert in een controleverklaring, opgesteld en ondertekend door een registeraccountant of Accountant-Administratieconsulent.
• Vraag je tussen € 25.000 en € 125.000 aan? Dan is een derdenverklaring genoeg, volgens het Model Derdenverklaring ATE. Deze wordt ondertekend door de deskundige (bijvoorbeeld een accountant of iemand uit een relevante beroepsgroep) die de aanvraag heeft bekeken, met naam van de organisatie, KVK-nummer en beroepsgroep.
• Vraag je minder dan € 25.000 aan?

Stap 6: voeg extra bewijsstukken toe, indien van toepassing

• Evenement met vergunningsplicht: kopie van de verleende vergunning (of het voornemen deze te verlenen).
• Evenement met meldingsplicht: een meldingsbevestiging, bijvoorbeeld van de gemeente.
• Evenement met een annuleringsverzekering: kopie van de polis en polisvoorwaarden.

Stap 7: dien de aanvraag in

Je diende de volledige aanvraag met alle bovenstaande stukken in bij RVO, binnen de aanvraagperiode van 28 februari tot en met 31 mei 2022. Omdat het beschikbare budget van € 120.000.000 op volgorde van binnenkomst wordt verdeeld, was het belangrijk om zo vroeg en zo compleet mogelijk aan te vragen.

Deze aanvraagroute is inmiddels gesloten. Voor eventuele vergelijkbare situaties na 31 mei 2022 verwijst het loket naar de Subsidieregeling Evenementengarantie 2022 (SEG22), die de ATE en TRSEC verlengt tot en met 30 september 2022.

Beoordeling

Je aanvraag wordt beoordeeld door RVO, in opdracht van het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat. De beoordeling duurt maximaal 10 werkdagen.

Voorschot

Bij een positief besluit ontvang je binnen 2 weken een voorschot. Dit voorschot bedraagt 40% van het toegekende bedrag, met een maximum van € 100.000.

Definitieve vaststelling en restantbedrag

De definitieve vaststelling vindt plaats binnen 13 weken nadat je de aanvraag hebt ingediend. Het restantbedrag (het verschil tussen het definitief vastgestelde bedrag en het al ontvangen voorschot) wordt uitgekeerd 13 weken na ontvangst van de aanvraag met alle benodigde stukken. Is je aanvraag bij indiening nog niet compleet, dan gaat deze termijn dus pas lopen vanaf het moment dat alle vereiste stukken binnen zijn.

Cijfers over de afhandeling

Op de peildatum van 8 maart 2023 waren er 378 aanvragen binnengekomen, waarvan 261 toegewezen en 114 afgewezen. In totaal was € 32.690.718 aangevraagd en € 20.077.389 daadwerkelijk uitbetaald. Het projectenoverzicht van RVO toont welke evenementen subsidie ontvingen en waarvan de vaststelling is afgehandeld; deze lijst wordt regelmatig bijgewerkt.

Verplichtingen tijdens de afhandeling

Wel gelden bij de vaststelling nadere eisen aan de onderbouwing:

• Bij subsidies tussen € 25.000 en € 125.000 moet je een derdenverklaring aanleveren.
• Bij subsidies boven € 125.000 moet je een accountantsprotocol met controleverklaring aanleveren, waarbij de accountant de aanvraag toetst op onder meer: of het evenement daadwerkelijk is geannuleerd door een evenementenverbod, of het exploitatieoverzicht aansluit op de financiële administratie, of de subsidiabele kosten daadwerkelijk toerekenbaar zijn aan het evenement, of de kosten na 20 januari 2021 zijn gemaakt, of management fees niet boven 5% van de totale subsidiabele kosten uitkomen, of er geen kosten zijn opgevoerd die door een verzekeraar worden vergoed, en of opbrengsten correct in mindering zijn gebracht op de subsidiabele kosten.
• RVO (en de Minister van EZK) heeft daarnaast altijd de mogelijkheid om een review te laten uitvoeren bij de accountant die de controleverklaring heeft afgegeven, om te toetsen of deze volgens de regels en het controleprotocol heeft gewerkt. De accountant moet hieraan meewerken en de onderzoeksdossiers ter inzage geven.

Zodra de vaststelling is afgerond en het restantbedrag is uitgekeerd, is de aanvraag afgehandeld.