MIT 2020 Haalbaarheid

Met een haalbaarheidsproject bracht je objectief in kaart wat de sterke en zwakke punten, kansen en risico's van je innovatieplan waren, welke middelen nodig zouden zijn en wat de slaagkansen zouden zijn. Op basis daarvan kon je besluiten om al dan niet verder te gaan met onderzoek of ontwikkeling. Het project moest binnen één van de negen topsectoren vallen.

Je kreeg subsidie voor onder meer het inschakelen van een onafhankelijke adviesorganisatie, loonkosten van werknemers en eigen uren (tegen een vast tarief), materiaalkosten en huurkosten van apparatuur. De subsidie bedroeg 40% van de subsidiabele kosten, met een maximum van € 20.000 per aanvraag.

Aanvragen liep via het eLoket van SNN, met eHerkenning of een eLoket-account. Daarbij moest je onder andere een projectplan volgens een vast format, een de-minimisverklaring, een mkb-verklaring en een privacyverklaring aanleveren. Omdat aanvragen niet meer mogelijk is, is deze informatie vooral nog relevant om te begrijpen hoe de regeling werkte, bijvoorbeeld voor lopende dossiers uit deze ronde. Voor nieuwe aanvragen verwijst het loket naar de actuele opvolgers, zoals MIT Haalbaarheid 2026.

Wie kon aanvragen

• Je bent een mkb-onderneming (volgens de definitie in bijlage I van Verordening 651/2014).
• Je hebt op het moment van aanvragen een vestiging in Drenthe, Fryslân of Groningen en voert daar ook daadwerkelijk ondernemingsactiviteiten uit.
• Aan natuurlijke personen werd geen subsidie verleend: je moet dus een rechtspersoon of onderneming zijn, geen particulier.

Wie viel af, met welke reden

• Als je al vóór ontvangst van de aanvraag met de werkzaamheden was begonnen, viel je af. Ook als je al vóór ontvangst van de aanvraag verplichtingen was aangegaan voor de subsidiabele kosten (zoals het mondeling bevestigen van een opdracht of het ondertekenen van een offerte), werd de gehele aanvraag afgewezen, ook als dit maar voor een deel van de kosten gold.
• Als je niet voldeed aan de voorwaarden van de de-minimisverordening, kwam je niet in aanmerking. Concreet: als je onderneming in de laatste drie boekjaren al meer dan € 200.000 aan de-minimissteun had ontvangen, viel je af.
• Als je in hetzelfde kalenderjaar al eerder subsidie op grond van deze regeling had ontvangen, kon je niet nog een keer aanvragen. Meerdere rechtspersonen die nauw met elkaar verweven zijn (bijvoorbeeld door gedeelde aandelen, stemrechten of dezelfde markt) werden hierbij als één onderneming gezien.
• Als je voor het project al subsidie had gekregen van een ander bestuursorgaan of de Europese Commissie, of als het project daar deel van uitmaakte, werd de subsidie geweigerd.
• Het project moest daadwerkelijk gericht zijn op de haalbaarheid van iets nieuws: een nieuw product, dienst of proces. Projecten die in technische of financiële zin onvoldoende risicovol waren om een haalbaarheidsproject te rechtvaardigen, werden afgewezen.
• Als het haalbaarheidsproject onvoldoende inzicht gaf in het economisch perspectief of de uitvoerbaarheid van het plan, werd de aanvraag geweigerd.
• Het project moest binnen één van de negen topsectoren vallen en aansluiten bij de mkb-innovatieagenda's. Sloot je project daar niet bij aan, dan viel je buiten de regeling.
• Schakelde je een adviesorganisatie in die niet écht onafhankelijk was (bijvoorbeeld een organisatie waarin je een financieel belang hebt, waar de directeur dezelfde persoon is, of waar een familierelatie in de eerste of tweede graad bestaat), dan telden die kosten niet mee.
• Stagiairs telden niet als ondersteunend personeel: hun uren kwamen niet in aanmerking voor subsidie.
• Buitenlandse reis- en verblijfkosten waren nooit subsidiabel binnen deze regeling.

1. Het inschakelen van een onafhankelijke adviesorganisatie

Je kon de kosten van een externe adviesorganisatie opvoeren, mits deze organisatie is ingeschreven in een handelsregister. Cruciaal is dat de adviesorganisatie écht onafhankelijk moet zijn van jouw onderneming. Er was geen onafhankelijkheid (en dus geen subsidie voor die kosten) in situaties zoals:

• de adviesorganisatie heeft een financieel belang in jouw onderneming;
• jouw onderneming heeft een financieel belang in de adviesorganisatie;
• de directeur van jouw onderneming is ook directeur van de adviesorganisatie;
• er is een familierelatie in de eerste of tweede graad (ouder, kind, broer, zus) tussen de betrokkenen;
• de adviesorganisatie heeft, verder dan gebruikelijk, een duidelijk belang bij de uitkomst van het project. Deze lijst is niet volledig; ook andere vormen van belangenverstrengeling konden leiden tot afwijzing van deze kostenpost. Voor deze kosten moest je een offerte van de deskundige of leverancier aanleveren.

2. Loonkosten van werknemers en eigen uren

Voor de loonkosten van onderzoekers, technici en ander ondersteunend personeel gold een vast (forfaitair) tarief van € 60,00 per uur, voor zover deze mensen zich daadwerkelijk met het haalbaarheidsproject bezighielden. Dit tarief gold ook voor je eigen uren als ondernemer: je kon dus niet je werkelijke uurloon opvoeren, alleen dit vaste tarief. Let op: uren van stagiairs vielen hier expliciet niet onder. Stagiairs worden niet gezien als ondersteunend personeel, en hun uren kwamen dus niet in aanmerking voor subsidie, ook niet tegen het forfaitaire tarief.

3. Materiaalkosten

Materiaalkosten kwamen in aanmerking voor zover ze uitsluitend nodig waren voor het haalbaarheidsproject. Algemene materiaalkosten die niet specifiek aan dit onderzoek konden worden toegeschreven, vielen dus buiten de subsidie.

4. Huurkosten van apparatuur en uitrusting

Je kon huurkosten van apparatuur en uitrusting opvoeren, maar alleen voor de periode en mate waarin deze daadwerkelijk werden gebruikt voor het haalbaarheidsproject.

Wat nadrukkelijk niet subsidiabel was

• Buitenlandse reis- en verblijfkosten waren, in aanvulling op de algemene regels van SNN, altijd uitgesloten binnen deze regeling.
• Kosten waarvoor al vóór ontvangst van je aanvraag een verplichting was aangegaan (bijvoorbeeld een mondeling bevestigde opdracht of een ondertekende offerte) telden niet mee. Als dit voor een deel van je begrote kosten gold, werd zelfs de hele aanvraag afgewezen.
• Kosten van een adviesorganisatie die niet onafhankelijk is (zie hierboven).
• Uren van stagiairs.
• Algemeen: kosten die niet rechtstreeks aan de activiteit zijn toe te rekenen, of die niet in een redelijke verhouding staan tot het te bereiken resultaat, komen op grond van de algemene subsidieregels van SNN niet in aanmerking.

Bij de aanvraag moest je in het projectplan een gedetailleerde begroting opnemen per kostensoort: loonkosten (met naam, projectfase, aantal uren en het tarief van € 60,00), kosten van de onafhankelijke deskundige (met naam, projectfase, aantal uren, uurtarief en het bedrag volgens offerte), materiaalkosten (met leverancier, projectfase en bedrag volgens offerte) en huurkosten (met verhuurder, projectfase en bedrag volgens offerte). Deze begroting moest aansluiten op de kosten die je in het eLoket had ingevoerd.

Er waren geen staffels of ophogingen waarbij het percentage kon stijgen of dalen; 40% en het maximum van € 20.000 golden voor iedere aanvrager binnen deze regeling op dezelfde manier.

Het totale beschikbare budget voor de hele regeling (het subsidieplafond) bedroeg € 4.000.000. Dit bedrag werd verdeeld op volgorde van ontvangst van de aanvragen: wie het eerst een complete aanvraag indiende, kwam het eerst in de rij voor subsidie. Kwamen er op dezelfde dag meerdere aanvragen binnen waardoor het plafond zou worden overschreden, dan werd de volgorde tussen die aanvragen door loting bepaald.

Er resteert nog een budget van € 300.000, maar aanvragen is op dit moment niet mogelijk: dit bedrag is dus niet meer aan te vragen.

De subsidie werd voor 100% bevoorschot: binnen drie weken na de verleningsbeschikking werd het volledige toegekende bedrag op je rekening gestort. Na afronding van het project werd aan de hand van de daadwerkelijk gemaakte kosten het definitieve subsidiebedrag vastgesteld. Dat kan dus lager uitvallen dan het bedrag in de verleningsbeschikking als de werkelijke kosten lager waren dan begroot, maar nooit hoger dan het toegekende maximum.

Er gold geen ondergrens voor het aan te vragen bedrag of de projectomvang, alleen het maximum van € 20.000 en het percentage van 40%.

Stap 1: Verzamel alle documenten

Voordat je begint, verzamel je de volgende stukken. Sommige documenten zijn een verplicht format van SNN, andere (zoals offertes) verzamel je zelf:

• Ondertekening aanvraag: een formulier dat je print en met pen ondertekent (niet nodig als je met eHerkenning inlogt, want dan geldt die inlog als ondertekening). Digitale handtekeningen worden niet geaccepteerd.
• Machtigingsformulier intermediair: alleen nodig als een derde partij (bijvoorbeeld een adviseur) de aanvraag namens jou indient en ondertekent. Wordt ondertekend door zowel de aanvrager als de gemachtigde.
• Instemmingsverklaring: alleen nodig als een partner- of verbonden onderneming kosten maakt binnen het project en als begunstigde wordt opgenomen. Wordt ondertekend door de penvoerder (hoofdaanvrager).
• Format projectplan Haalbaarheidsproject: verplicht format (maximaal 5 pagina's) waarin je onder andere de aanleiding, doelstelling, aansluiting bij de mkb-innovatieagenda's, technische en economische haalbaarheidsvragen en de begroting per kostensoort beschrijft.
• De-minimisverklaring: naar waarheid ingevulde verklaring over ontvangen de-minimissteun.
• Mkb-verklaring: waarmee je aantoont dat je onderneming aan de mkb-criteria voldoet.
• Privacyverklaring subsidie: getekend document waarin je verklaart kennis te hebben genomen van hoe SNN persoonsgegevens verwerkt. Wordt ondertekend door de aanvrager (naam, functie, plaats, datum, handtekening; alleen een geprint en ondertekend exemplaar is geldig).
• Kopie bankafschrift: ter verificatie van je IBAN-nummer.
• (Geconsolideerde) jaarrekening voorafgaand boekjaar: om te controleren of je het project financieel kunt dragen.
• Juridische organisatiestructuur: alleen als je onderneming deel uitmaakt van een groep ondernemingen; schematisch overzicht met deelnemingspercentages, aantal werknemers, jaaromzet en balanstotaal per onderneming.
• Kopie beschikking(en) of aanvraagformulier(en): alleen als je voor het project al bij een andere instantie subsidie hebt aangevraagd of gekregen.
• Offerte(s): van de deskundige(n) en/of leverancier(s), alleen als je kosten begroot voor het inhuren van derden.

Let op privacy: verwijder burgerservicenummers uit de documenten voordat je ze deelt, deze zijn niet nodig.

Stap 2: Start de aanvraag in het eLoket

Klik op "Aanvraag starten" en log in met eHerkenning. Heb je geen eHerkenning, maak dan een eLoket-account aan; je ontvangt dan een activeringsmail.

Stap 3: Doorloop de zes stappen in het eLoket

• Quickscan: meerkeuzevragen om te checken of je aan de belangrijkste voorwaarden voldoet.
• Verdiepende vragen: inhoudelijke vragen over je aanvraag.
• NAW-gegevens: naam, adres, woonplaats en overige benodigde informatie.
• Maatregelen: overzicht van de kosten waarvoor je subsidie aanvraagt.
• Bijlagen: hier upload je alle documenten, zoals offertes en facturen.
• Controleren en bevestigen: laatste check voordat je op "aanvraag indienen" klikt om de aanvraag definitief in te dienen.

Stap 4: Bevestiging

Na indiening ontvang je een bevestiging per e-mail.

De regeling vermeldt dat de aanvraagperiode liep van 7 april 2020 09:00 uur tot en met 10 september 2020 om 17:00 uur; deze periode is inmiddels gesloten, wat aansluit bij de status "Aanvragen niet meer mogelijk" op het loket.

Beoordeling

SNN (het Samenwerkingsverband Noord-Nederland) beoordeelt eerst of je aanvraag compleet is. Dit gebeurt op volgorde van ontvangst: aanvragen die als eerste binnenkomen én compleet zijn, worden als eerste behandeld en komen als eerste in aanmerking voor het beschikbare budget. Is je aanvraag niet compleet, dan kun je in de gelegenheid worden gesteld deze aan te vullen; de dag waarop die aanvulling binnenkomt, geldt dan als de nieuwe ontvangstdatum voor de verdeling van het budget.

Is de aanvraag volledig, dan volgt een inhoudelijke beoordeling. SNN controleert dan of je aanvraag voldoet aan de eisen uit de subsidieregeling, of het project past binnen de juridische vereisten, en of de begrote kosten binnen de geldende regelgeving vallen. Zodra deze beoordeling is afgerond, ontvang je een besluit.

Beslistermijn

Volgens de algemene regels wordt een beschikking tot subsidieverlening normaliter gegeven binnen 13 weken na ontvangst van de aanvraag (of na afloop van de aanvraagperiode bij verdeling via een tendersysteem). Deze termijn kan oplopen tot 22 weken als er sprake is van Europese cofinanciering, extern advies of nader onderzoek.

Uitbetaling

Krijg je een akkoord, dan ontvang je een verleningsbeschikking met het maximale subsidiebedrag waar je recht op hebt. Binnen 3 weken na deze verleningsbeschikking wordt de subsidie voor 100% bevoorschot: het volledige bedrag wordt in één keer op je rekening gestort, nog vóór je het project hebt uitgevoerd.

Tijdens de uitvoering

Na de betaling kun je starten met de uitvoering. Je moet uiterlijk binnen 4 maanden na de verleningsbeschikking daadwerkelijk beginnen, en het hele project moet binnen 12 maanden na de start zijn afgerond.

Wijzigt er iets in je project, dan meld je dit vooraf via een wijzigingsverzoek. Bij een mogelijk grote afwijking neem je direct contact op met je contactpersoon bij SNN, omdat dit invloed kan hebben op de uitvoering of op de voorwaarden van je beschikking; in dat geval beoordeelt SNN de nieuwe situatie en kan een nieuwe verleningsbeschikking volgen.

Je hebt tijdens de looptijd een doorlopende meldingsplicht: zodra aannemelijk is dat je de activiteiten niet, niet tijdig of niet volledig kunt uitvoeren, of niet aan de verplichtingen kunt voldoen, meld je dit onverwijld schriftelijk. Ook wijzigingen in de financiële situatie, een eventueel faillissement, of het ontvangen van subsidie van een andere partij voor dezelfde activiteit moet je melden.

Vaststelling na afronding

Zodra je het project hebt afgerond, dien je binnen 4 weken na afronding een Verklaring afronding haalbaarheidsproject in bij SNN, volgens het daarvoor beschikbare format. SNN controleert dan of de werkzaamheden zijn uitgevoerd volgens het projectplan en welke kosten daadwerkelijk zijn gemaakt. Op basis daarvan wordt het definitieve subsidiebedrag vastgesteld: dit kan lager uitvallen dan het voorschot als de werkelijke kosten lager waren dan begroot.

Volgens de algemene regels van SNN wordt, als de vaststellingsaanvraag compleet is, binnen 22 weken na ontvangst een vaststellingsbesluit genomen, en wordt een eventueel resterend subsidiebedrag binnen 30 dagen na de vaststelling betaald.