Subsidieregeling Kleine projecten Cultuur en Publicaties

Er zijn twee onderdelen. Voor kleine culturele projecten (bijvoorbeeld een uitvoering of tentoonstelling voor publiek) krijg je maximaal € 5.000,00. Voor publicaties (boek, film, dvd, cd, podcast of andere beeld- of geluidsdrager over Leidse cultuur of cultuurhistorie) krijg je maximaal € 1.500,00, en dan ook nog beperkt tot het exploitatietekort.

Je vraagt aan in een van de drie jaarlijkse aanvraagperiodes, via het subsidieloket met DigiD of eHerkenning (niveau 2+ of hoger). Aanvragen worden op volgorde van binnenkomst behandeld, tot het subsidieplafond van die periode is bereikt. Je krijgt binnen 13 weken bericht of je de subsidie krijgt. Het plafond voor kleine projecten in periode 2 (mei tot en met augustus) is al bereikt; de volgende kans is periode 3 (vanaf 1 september 2026).

Voor kleine culturele projecten geldt:

• Je bent een culturele organisatie of maker in Leiden.
• Je activiteit vindt plaats in Leiden en duurt maximaal een jaar.
• Je activiteit is gericht op cultuurparticipatie, een uitvoering of tentoonstelling aan publiek, en bereikt een breed publiek of is verspreid over de stad.

Je wordt afgewezen als:

• je meer dan € 5.000,00 aanvraagt.
• je activiteit amateurkunst is.
• je activiteit een reguliere lespraktijk is.
• je al subsidie hebt ontvangen voor dezelfde activiteit.
• je in 1 van de 2 voorgaande aanvraagperiodes al subsidie hebt ontvangen (op grond van deze regeling).
• je in dezelfde aanvraagperiode al een aanvraag hebt ingediend voor deze regeling.
• de activiteit alleen vanuit deze regeling wordt gefinancierd (je moet dus ook andere inkomsten begroten).

Voor publicaties geldt:

• Je bent een culturele organisatie, maker of natuurlijk persoon in Leiden.
• Je vraagt subsidie aan voor een publicatie, film, dvd, cd, podcast of andere beeld- of geluidsdrager over de Leidse cultuur of cultuurhistorie.
• De publicatie komt openbaar in de handel of is op openbare plaatsen in Leiden verkrijgbaar, is geen heruitgave en wordt zonder winstoogmerk aangeboden.

Je wordt afgewezen als:

• je meer dan € 1.500,00 aanvraagt.
• je subsidie aanvraagt voor honorarium van de initiatiefnemer of opdrachtgever.
• je al subsidie hebt ontvangen voor dezelfde publicatie.
• je in 1 van de 2 voorgaande periodes al subsidie hebt ontvangen.
• je in dezelfde periode al een aanvraag hebt ingediend voor deze regeling.
• de publicatie alleen vanuit deze regeling wordt gefinancierd.

Voor beide onderdelen geldt bovendien dat je financiële middelen (inclusief de subsidie) toereikend moeten zijn om de activiteit uit te voeren.

Publicaties: subsidiabel zijn de productiekosten, bestaande uit:

• honorarium van de samensteller, schrijver, vormgever, regisseur of producent (met uitzondering van het honorarium van de initiatiefnemer of opdrachtgever, dat is uitgesloten).
• kosten van de productie.
• kosten van het verspreiden.

Van deze productiekosten wordt de netto-opbrengst uit verkoop en andere inkomsten (subsidies, bijdragen) afgetrokken; alleen het overblijvende tekort (het exploitatietekort) komt voor subsidie in aanmerking, tot maximaal € 1.500,00.

Het exploitatietekort bij publicaties is het verschil tussen de productiekosten en de som van: de netto-opbrengst uit verkoop van de publicatie, inkomsten uit andere subsidies en andere bijdragen.

De beschikbare budgetten (subsidieplafonds):

• Totaal voor de regeling: € 123.720,00.
• In 2026 voor kleine projecten: € 111.672,00, waarvan € 37.224,00 per aanvraagperiode.
• In 2026 voor publicaties: € 12.048,00, waarvan € 4.016,00 per aanvraagperiode.

Aanvragen worden op volgorde van binnenkomst behandeld. Is het plafond van een periode bereikt, dan wordt een nieuwe aanvraag automatisch afgewezen; je kunt dan in de volgende periode opnieuw indienen. Blijft het plafond van een periode onbenut, dan schuift het restant door naar de volgende aanvraagperiode.

Let op: het plafond voor kleine projecten in periode 2 (mei tot en met augustus) is al bereikt. Je kunt hiervoor nu geen aanvraag indienen; dat kan pas weer vanaf 1 september 2026 (periode 3).

• Kies je aanvraagperiode. Er zijn drie periodes per jaar: periode 1 (januari tot en met april), periode 2 (mei tot en met augustus, plafond voor projecten al bereikt) en periode 3 (september tot en met december).
• Log in op het subsidieloket met DigiD of eHerkenning (niveau 2+ of hoger). Je komt automatisch bij het juiste formulier terecht.
• Lever bij je aanvraag in ieder geval aan:
• Een projectplan (of video-opname) waarin staat: welke activiteiten je uitvoert, welke doelen en resultaten je nastreeft en hoe de activiteiten daaraan bijdragen, en waar en wanneer de activiteiten plaatsvinden.
• Een sluitende begroting met inkomsten en uitgaven voor de activiteiten, inclusief een opgave van eventuele andere aangevraagde of al toegekende subsidies of vergoedingen voor dezelfde activiteiten, met de stand van zaken daarvan.
• Is je aanvraag niet compleet, dan krijg je 7 dagen om ontbrekende gegevens aan te leveren. Pas als alles binnen is, geldt dat als je officiële indieningsdatum voor de rangorde.

Wordt de subsidie toegekend, dan betaalt het college deze in zijn geheel uit als voorschot, op het moment van de verleningsbeschikking. Het definitieve subsidiebedrag wordt pas na verantwoording vastgesteld.

Omdat de bedragen in deze regeling (maximaal € 5.000,00 en € 1.500,00) onder de grens van € 5.000 blijven, geldt een lichte verantwoordingsroute: het college stelt de subsidie direct vast, of stelt deze binnen 13 weken na de uiterste uitvoeringsdatum ambtshalve vast. Bij ambtshalve vaststelling kan het college je verplichten aan te tonen dat je de activiteiten hebt uitgevoerd en aan de verplichtingen hebt voldaan. Bij direct vastgestelde subsidies controleert het college steekproefsgewijs of de activiteiten zijn uitgevoerd zoals aangevraagd.

Alleen als dat nodig is, ontvang je een brief met een verzoek om verantwoording af te leggen.