Conciërgesubsidie

De subsidie is bedoeld voor schoolbesturen van reguliere, speciale of bijzondere basisscholen in Leiden. Een harde voorwaarde is dat het personeel wordt aangenomen via DZB Leiden: het gaat om kandidaten uit het landelijk doelgroepregister of om Wsw-detacheringen via DZB Leiden. Personeel dat niet op deze manier is aangesteld, komt niet in aanmerking.

Je krijgt een vast bedrag per fte, dat de gemeente jaarlijks vaststelt. Per schoollocatie kun je maximaal 1,0 fte conciërge en maximaal 1,0 fte ander onderwijsondersteunend personeel aanvragen. Is je school een onderwijskansenschool (schoolweging hoger dan 34), dan mag je daar nog 1 fte extra aanvragen. In 2026 is er in totaal € 364.017 beschikbaar; komt de vraag boven dit plafond uit, dan wordt het bedrag per fte naar rato verlaagd.

Je vraagt de subsidie aan met eHerkenning (niveau 2+ of hoger) via het subsidieloket van de gemeente Leiden, uiterlijk 1 december van het jaar vóór het subsidiejaar waarvoor je aanvraagt. Je geeft daarbij het aantal fte en het kalenderjaar op waarvoor je aanvraagt, plus een sluitende begroting. Binnen 13 weken na de sluitingsdatum hoor je of je de subsidie krijgt. Na afloop van het jaar leg je verantwoording af over de daadwerkelijk ingezette fte.

Wie mag aanvragen

• Je bent een Leids schoolbestuur (het bevoegd gezag van een basisschool) met minimaal één schoollocatie in Leiden. Schoolbesturen zonder vestiging in Leiden vallen af.
• De school is een reguliere basisschool, een speciale basisschool of een bijzondere basisschool voor primair onderwijs (bekostigd volgens de Wet op het primair onderwijs of de Wet op de Expertisecentra).

Voor wie je de conciërge of ondersteuner inzet

• De subsidie is alleen bedoeld voor de inzet van conciërges of ander onderwijsondersteunend personeel (administratief medewerkers, ICT-medewerkers, onderwijsassistenten, klassenondersteuners) binnen en buiten schooltijden.
• Dit personeel moet zijn aangenomen in het kader van de Wet Banenafspraak: het gaat om kandidaten van DZB Leiden die geregistreerd staan in het landelijk doelgroepregister, of om kandidaten die via DZB Leiden worden gedetacheerd (Wsw-detachering). Zet je iemand in die niet via DZB Leiden loopt of niet in het doelgroepregister staat, dan wordt de aanvraag op dit punt geweigerd.

Hoeveel fte je mag aanvragen

• Per schoollocatie kun je subsidie aanvragen voor maximaal 1,0 fte conciërge én maximaal 1,0 fte ander onderwijsondersteunend personeel. Vraag je meer aan per locatie, dan wordt dat deel geweigerd.
• Is je schoollocatie een onderwijskansenschool (schoolweging hoger dan 34), dan mag je daar nog 1 extra fte bovenop aanvragen. Voor een gewone schoollocatie geldt dit extra fte niet.

Verhouding met loonkostensubsidie van het Rijk

• Je mag naast deze subsidie ook loonkostensubsidie bij het Rijk aanvragen. Dat mag samen, maar de loonkostensubsidie van het Rijk mag niet de volledige kosten van het aantal aangevraagde fte dekken. Dekt het Rijk alles al, dan wordt de aanvraag geweigerd.

Financiële haalbaarheid

• Uit je begroting moet blijken dat je, ook met de subsidie erbij, voldoende middelen hebt om de activiteit daadwerkelijk uit te voeren. Blijkt dat niet sluitend, dan is dat een weigeringsgrond.

Verplichting na toekenning

• Als je de conciërge of ondersteuner niet direct een dienstverband aanbiedt, heb je de inspanningsverplichting om dat na maximaal 2 jaar en 7 maanden alsnog te doen, tenzij er een gewichtige reden is zoals gedefinieerd in artikel 669 van boek 7 van het Burgerlijk Wetboek. Dit is geen instapeis maar een verplichting die na toekenning geldt.

Daarnaast gelden de algemene weigeringsgronden uit de Algemene Subsidieverordening, zoals dat de activiteiten niet in strijd mogen zijn met de wet of het algemeen belang, en dat je ook zonder subsidie niet al voldoende middelen mag hebben om de kosten zelf te dragen.

Wat wél subsidiabel is

*Conciërges* Je kunt subsidie krijgen voor de inzet van een conciërge: een functionaris die ondersteunende taken verricht in en rond een school voor primair onderwijs, gericht op een veilige, schone en prettige schoolomgeving voor leerlingen, medewerkers en bezoekers. Maximaal 1,0 fte conciërge per schoollocatie.

*Ander onderwijsondersteunend personeel (OOP)* Naast conciërges komen ook de volgende functies in aanmerking, omdat ze in deze regeling expliciet als OOP worden aangemerkt:

• administratief medewerkers
• ICT-medewerkers
• onderwijsassistenten
• klassenondersteuners

Ook hiervoor geldt een maximum van 1,0 fte per schoollocatie, los van het maximum voor de conciërge. Je kunt dus in theorie op één locatie zowel 1,0 fte conciërge als 1,0 fte overig OOP financieren.

*Extra fte bij onderwijskansenscholen* Is je schoollocatie een onderwijskansenschool (een Leidse basisschool met een schoolweging hoger dan 34), dan mag je daar 1 fte extra aanvragen, boven op de reguliere maxima. Dit extra fte geldt alleen voor locaties die aan deze schoolwegingseis voldoen; voor andere locaties telt dit niet.

*Inzet binnen en buiten schooltijden* De subsidie is niet beperkt tot lestijd: de inzet van conciërges of ondersteunend personeel binnen én buiten schooltijden komt in aanmerking.

Verplichte herkomst van het personeel

Een belangrijke voorwaarde die bepaalt of de kosten überhaupt subsidiabel zijn: het onderwijsondersteunend personeel moet zijn aangenomen in het kader van de Wet Banenafspraak. Concreet gaat het om:

• kandidaten van DZB Leiden die geregistreerd staan in het landelijk doelgroepregister, of
• kandidaten die via DZB Leiden worden gedetacheerd (Wsw-detachering).

Zet je personeel in dat niet via DZB Leiden is bemiddeld en niet in het doelgroepregister staat, dan komen die kosten niet in aanmerking en wordt de aanvraag op dat punt geweigerd.

Hoe het bedrag wordt berekend

Er is geen apart tarief per kostensoort (zoals loon, materiaal of opleiding); de subsidie werkt met een vast bedrag per fte, dat het college jaarlijks in september vaststelt. Je krijgt subsidie voor het daadwerkelijk aantal ingehuurde fte, niet automatisch voor het aangevraagde aantal als dat afwijkt. Het subsidiebedrag is inclusief eventueel verschuldigde btw.

Wat je moet aantonen bij verantwoording

Om te bewijzen dat de kosten daadwerkelijk zijn gemaakt voor de juiste doelgroep, moet je bij de verantwoording onder meer overleggen:

• een afschrift van het bewijs van registratie in het doelgroepregister van de ingezette conciërge/ondersteuner via DZB Leiden, of afschriften van de facturen van DZB Leiden aan het schoolbestuur;
• een bewijs van het daadwerkelijk aantal ingehuurde fte;
• een financieel overzicht van de totale kosten voor het schoolbestuur, met daarin het aandeel gemeentelijke subsidie en het eventuele aandeel loonkostensubsidie van het Rijk.

Dit betekent in de praktijk dat de subsidiabele kosten de loonkosten (of factuurkosten via DZB Leiden) van de ingezette conciërge of OOP-medewerker zijn, voor zover die persoon aan de doelgroepeisen voldoet.

Wat NIET subsidiabel is

• Personeel dat niet via DZB Leiden is bemiddeld en niet in het landelijk doelgroepregister staat.
• Meer dan 1,0 fte conciërge per schoollocatie.
• Meer dan 1,0 fte ander onderwijsondersteunend personeel per schoollocatie.
• Meer dan 1 fte extra bij een onderwijskansenschool, boven op de reguliere maxima.
• Extra fte op een schoollocatie die geen onderwijskansenschool is.
• Het deel van de kosten dat al volledig wordt gedekt door loonkostensubsidie van het Rijk: is de dekking vanuit het Rijk al compleet, dan wordt de gemeentelijke aanvraag voor die fte geweigerd.

Combinatie met andere subsidies

Je mag deze subsidie combineren met loonkostensubsidie van het Rijk. Deze twee financieringsbronnen zijn bedoeld om samen de kosten te dekken: de loonkostensubsidie van het Rijk dekt namelijk niet de volledige kosten van de aangevraagde fte. Bij je aanvraag geef je ook op welke andere subsidies of vergoedingen je al hebt aangevraagd of gekregen voor dezelfde activiteiten, met de stand van zaken daarvan.

Hoe het bedrag tot stand komt

• Basis: 1,0 fte conciërge en/of 1,0 fte ander onderwijsondersteunend personeel per schoollocatie.
• Extra: bij een onderwijskansenschool (schoolweging hoger dan 34) mag je 1 fte extra aanvragen per locatie, boven op de basis van 1,0 fte per categorie.
• De subsidie wordt toegekend voor het daadwerkelijk aantal in te huren fte.
• Het subsidiebedrag is inclusief eventueel verschuldigde btw en inclusief de jaarlijkse indexering.

Als de aanvragen boven het plafond uitkomen

Vragen alle Leidse schoolbesturen samen meer fte aan dan het subsidieplafond toelaat, dan wordt het bedrag per fte naar rato verlaagd. De rekenregel is:

(aangevraagd aantal fte / totaal aangevraagde fte van alle schoolbesturen) × subsidieplafond

Dit betekent dat je bij een overschrijding van het plafond minder per fte krijgt dan het vastgestelde standaardbedrag.

Wat de loonkostensubsidie van het Rijk hiermee doet

Je mag naast deze gemeentelijke subsidie ook loonkostensubsidie bij het Rijk aanvragen. Die vergoeding vanuit het Rijk mag echter nooit de volledige kosten van de aangevraagde fte dekken; anders wordt je aanvraag geweigerd. De twee subsidies zijn dus bedoeld om samen de kosten te dekken, niet om overlappend hetzelfde te vergoeden.

Verantwoording bepaalt de definitieve hoogte

Het bedrag dat je bij toekenning ontvangt, wordt in eerste instantie volledig bevoorschot. Definitief wordt het pas na verantwoording, op basis van het daadwerkelijk aantal ingehuurde fte. Huur je minder fte in dan aangevraagd, dan valt de definitieve subsidie lager uit.

Stap 1: Zorg voor eHerkenning

Je hebt eHerkenning niveau 2+ of hoger nodig om als schoolbestuur in te loggen in het subsidieloket. Regel dit op tijd, want zonder geldige eHerkenning kun je niet inloggen en dus niet aanvragen.

Stap 2: Verzamel de benodigde gegevens en documenten

Voor de aanvraag heb je nodig:

• het aantal fte conciërge en/of ander onderwijsondersteunend personeel waarvoor je subsidie aanvraagt;
• de schoollocaties waarvoor je aanvraagt, en indien van toepassing de schoolweging van die locatie (relevant voor het extra fte bij onderwijskansenscholen);
• het kalenderjaar waarvoor je de subsidie aanvraagt;
• een sluitende begroting met inkomsten en uitgaven voor de inzet van de conciërge/het ondersteunend personeel;
• een opgave van subsidies of vergoedingen die je voor dezelfde activiteiten al hebt aangevraagd of gekregen (zoals loonkostensubsidie van het Rijk), met de stand van zaken daarvan.

Als je voor het eerst een jaarlijkse subsidie aanvraagt bij de gemeente Leiden (op basis van de Algemene Subsidieverordening), voeg je daarnaast een exemplaar toe van de oprichtingsakte, de statuten, het jaarverslag, de jaarrekening en de balans van het voorgaande jaar.

Stap 3: Dien de aanvraag in vóór 1 december

Je dient de aanvraag in uiterlijk 1 december van het jaar vóór het subsidiejaar waarvoor je aanvraagt. Vraag je subsidie aan voor 2027, dan moet je aanvraag dus vóór 1 december 2026 binnen zijn.

Je klikt op de aanvraagknop op de productpagina, komt automatisch in het subsidieloket, logt in met DigiD of eHerkenning en komt direct bij het juiste formulier terecht.

Stap 4: Wacht op de beslissing

Na de sluitingsdatum beoordeelt de gemeente je aanvraag. Je krijgt binnen 13 weken na de sluitingsdatum van de aanvragen een brief waarin staat of je de subsidie krijgt.

Stap 5: Na toekenning: uitvoering en verantwoording

Wordt de subsidie verleend, dan betaalt de gemeente het volledige bedrag als voorschot uit op het moment van verlening. Je zet de conciërge of het ondersteunend personeel in zoals aangevraagd, en houdt bij hoeveel fte je daadwerkelijk inhuurt per schoollocatie.

Stap 6: Verantwoording indienen

Uiterlijk 1 mei van het jaar na het subsidiejaar dien je de verantwoording in. Deze bestaat uit:

• een afschrift van het bewijs van registratie in het doelgroepregister van de via DZB Leiden ingezette conciërge/ondersteuner, of afschriften van de facturen van DZB Leiden aan het schoolbestuur;
• een bewijs van het aantal daadwerkelijk ingehuurde fte;
• een financieel overzicht van de totale kosten voor het schoolbestuur, met het aandeel gemeentelijke subsidie en het eventuele aandeel loonkostensubsidie van het Rijk;
• een overzicht van het aantal ingezette fte per schoollocatie.

Gaat het om € 100.000 of meer, dan voeg je bovendien een aanvraag tot subsidievaststelling toe met een balans op de slotdatum van het subsidietijdvak (met toelichting) en een controleverklaring van een accountant waarin de kosten voor deze subsidie expliciet zijn opgenomen in de jaarrekening, of een aparte controleverklaring voor alleen deze subsidie.

Stap 7: Definitieve vaststelling

Binnen 13 weken na ontvangst van je verantwoording (of aanvraag tot vaststelling) stelt het college de subsidie definitief vast. Is een langere termijn nodig, dan laat het college dat zo snel mogelijk weten. Dien je de verantwoording niet op tijd in, dan volgt na een eenmalig rappel, 6 weken later, een ambtshalve vaststelling met terugvordering van het toegekende bedrag.

Wie beoordeelt en hoe lang duurt het

Het college van burgemeester en wethouders van gemeente Leiden beoordeelt je aanvraag. Je krijgt binnen 13 weken na de sluitingsdatum van de aanvragen (1 december) een brief met de beslissing.

Uitbetaling: volledig voorschot bij verlening

Zodra de subsidie wordt verleend, betaalt het college het volledige bedrag direct uit als voorschot. Je hoeft dus niet te wachten op declaraties gedurende het jaar: de bevoorschotting gebeurt in één keer, op het moment van verlening. Het definitieve subsidiebedrag wordt pas later vastgesteld, ná verantwoording, op basis van het daadwerkelijke aantal ingehuurde fte. Huur je uiteindelijk minder fte in dan aangevraagd, dan valt de definitieve subsidie lager uit dan het voorschot en moet je het verschil terugbetalen.

Verplichtingen tijdens de looptijd

Zolang je de subsidie hebt, gelden de volgende verplichtingen:

• Je voert de activiteit daadwerkelijk uit: de inzet van conciërges of ander onderwijsondersteunend personeel volgens de aanvraag.
• Zodra aannemelijk is dat je de activiteiten niet, of niet geheel, kunt uitvoeren, of niet aan de verplichtingen kunt voldoen, meld je dit direct en schriftelijk aan het college.
• Je informeert het college zo snel mogelijk schriftelijk over: besluiten gericht op beëindiging van de activiteiten, relevante wijzigingen in je financiële of organisatorische verhouding met derden, ontwikkelingen die je verplichtingen in de weg kunnen staan, en wijzigingen in je statuten (rechtsvorm, bestuurders, doel van de rechtspersoon).
• De inspanningsverplichting om, als je de ingezette conciërge of ondersteuner niet direct een dienstverband aanbiedt, dit na maximaal 2 jaar en 7 maanden alsnog te doen (tenzij een gewichtige reden dit verhindert, zoals gedefinieerd in artikel 669 van boek 7 van het Burgerlijk Wetboek).
• Niet-benutte subsidiegelden betaal je op eerste aanzegging van het college direct terug.

Verantwoording na afloop van het subsidiejaar

Uiterlijk 1 mei van het jaar na het subsidiejaar dien je een verantwoording in met:

• bewijs van registratie in het doelgroepregister (of DZB-facturen);
• bewijs van het daadwerkelijk aantal ingehuurde fte;
• een financieel overzicht van de kosten, inclusief het aandeel gemeentelijke subsidie en eventuele loonkostensubsidie van het Rijk;
• een overzicht van het aantal ingezette fte per schoollocatie.

Bij subsidies van € 100.000 of meer komt daar een aanvraag tot subsidievaststelling bij, met een balans op de slotdatum van het subsidietijdvak en een accountantsverklaring waarin de kosten voor deze subsidie expliciet zijn opgenomen.

Definitieve vaststelling

Binnen 13 weken na ontvangst van je verantwoording stelt het college de subsidie definitief vast. Is een langere termijn nodig, dan laat het college dat zo spoedig mogelijk weten. Lever je de verantwoording niet op tijd in, dan volgt na een eenmalig rappel, 6 weken later, een ambtshalve vaststelling waarbij het college het toegekende bedrag terugvordert.