Subsidieregeling Inzet Brugfunctionaris Leiden

Let op: deze subsidie is niet meer aan te vragen. Dit kon tot 1 juni 2026.

De regeling was bedoeld voor scholen in Leiden in het primair (speciaal) onderwijs met een geldig BRIN-nummer, waar de samenstelling van de leerlingpopulatie extra inspanning vraagt om ouders wegwijs te maken. Een school kon maximaal één aanvraag doen en kreeg maximaal € 40.000. In totaal was € 320.000 beschikbaar voor alle scholen samen.

De aanvraag moest digitaal via eHerkenning worden ingediend met het aanvraagformulier op www.leiden.nl/subsidies. Daarbij hoorde een omschrijving van de leerlingpopulatie en uitdagingen (onderbouwd met schoolweging, spreidingscijfer en achterstandsscore), de rol van de brugfunctionaris, en een sluitende begroting inclusief tarief en aantal uren. Ook moest de school aantonen dat de Rijkssubsidie Brugfunctionaris was aangevraagd maar niet toegekend.

De gemeente beoordeelde aanvragen op basis van een puntensysteem (minimaal 35 van de 75 punten nodig) en besliste binnen 13 weken na sluiting van de aanvraagperiode. Bij toekenning werd het volledige bedrag in één keer bevoorschot, uitbetaald rond medio augustus 2026.

Wie kwam in aanmerking

• Alleen scholen in Leiden in het primair (speciaal) onderwijs, dus basisonderwijs, speciaal basisonderwijs en speciale scholen voor kinderen van 4 tot en met 12 jaar.
• De school moest een geldig BRIN-nummer hebben.
• De samenstelling van de leerlingpopulatie en de bijbehorende uitdagingen moesten aanleiding geven om te verwachten dat extra inspanning nodig is om ouders de weg te wijzen naar wat Leiden te bieden heeft. Dit moest onderbouwd worden met de schoolweging, het spreidingscijfer en de achterstandsscore.

Harde knock-outeisen (weigeringsgronden)

Een aanvraag werd geweigerd als:

• de school de Rijkssubsidie Brugfunctionaris al toegekend had gekregen. De aanvrager moest juist aangeven dat deze rijkssubsidie wél was aangevraagd, maar niet toegekend.
• de financiële middelen van de aanvrager, inclusief de aan te vragen subsidie, onvoldoende werden geacht om de activiteiten uit te voeren.
• in de beoordeling niet het minimaal aantal punten van 35 (van de 75 te behalen punten) werd gehaald.

Daarnaast gelden via de Algemene Subsidieverordening gemeente Leiden 2026 (ASV) algemene weigeringsgronden, zoals:

• de activiteiten komen niet aanwijsbaar ten goede aan ingezetenen van de gemeente Leiden.
• de gelden worden niet of onvoldoende besteed aan het doel waarvoor de subsidie is bedoeld.
• de aanvrager kan ook zonder subsidie over voldoende eigen middelen of middelen van derden beschikken.
• de subsidie past niet binnen het beleid van de gemeente Leiden.
• er is sprake van discriminatie in doelstellingen, activiteiten, statuten of het beoogde gebruik van de subsidie.
• niet is aangetoond dat de subsidie noodzakelijk is voor de activiteiten.
• de subsidieverstrekking is in strijd met een wettelijk voorschrift.
• het eigen vermogen ten opzichte van het totale vermogen (solvabiliteit) van de aanvrager is te laag.

Andere eisen die niet aan de knock-out maar wel aan de aanvraag zelf gekoppeld zijn

• Een school mocht maximaal 1 aanvraag doen.
• De aanvraag moest digitaal via eHerkenning worden ingediend, met het officiële aanvraagformulier van www.leiden.nl/subsidies.
• De begroting mocht alleen uitgaan van maximaal het salaris van schaal 8 van de CAO Sociaal Werk.
• De geworven brugfunctionaris moest voldoen aan de kwaliteitseisen uit bijlage 2 van de regeling, waaronder het bezit van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).

Wie niet aan het minimum van 35 punten kwam, viel af, ook als aan alle overige voorwaarden was voldaan. Wie de Rijkssubsidie Brugfunctionaris al kreeg, kwam niet in aanmerking voor deze gemeentelijke regeling: die twee subsidies waren niet te combineren voor dezelfde inzet.

Ureninzet van de brugfunctionaris

De begroting bij de aanvraag moest inkomsten en uitgaven voor deze activiteit bevatten, inclusief:

• het tarief per uur
• het aantal uren

Voor het tarief gold een harde bovengrens: het maximale salaris volgens schaal 8 van de CAO Sociaal Werk. Een school mocht dus niet begroten op een hoger salaris dan deze schaal toelaat.

Wat expliciet niet subsidiabel is

De regeling is hier heel stellig: tot de subsidiabele kosten behoren in ieder geval niet de kosten van activiteiten anders dan de ureninzet van de brugfunctionaris. Dat betekent dat bijvoorbeeld materiaalkosten, kosten voor ontmoetingsactiviteiten (zoals koffie-ochtenden), reiskosten, kosten voor scholing of intervisie, of overheadkosten niet apart vergoed worden vanuit deze subsidie, voor zover deze niet onder de ureninzet zelf vallen.

Combinatie met andere subsidies

Bij de aanvraag moest de school een opgave doen van bij anderen aangevraagde of al toegekende subsidies of vergoedingen voor dezelfde activiteit (de inzet van de brugfunctionaris), inclusief de stand van zaken daarvan. Dit is een verplicht onderdeel van de begroting, zodat de gemeente zicht heeft op eventuele dubbele financiering.

Belangrijk is de relatie met de Rijkssubsidie Brugfunctionaris. De school moest bij de aanvraag aangeven dat deze rijkssubsidie wél was aangevraagd, maar niet was toegekend. Als de school de rijkssubsidie wel toegekend had gekregen, werd de gemeentelijke subsidie geweigerd. Deze twee subsidies voor de ureninzet van de brugfunctionaris waren dus niet naast elkaar te ontvangen; de Leidse regeling fungeerde als vangnet voor scholen die net buiten de rijksregeling vielen.

Randvoorwaarden die niet direct kostenposten zijn, maar wel invloed hebben op de begroting

Naast het tarief en de uren moest de begroting ook inzicht geven in:

• alle inkomsten en uitgaven voor de activiteit inzet brugfunctionaris voor het schooljaar 2026-2027
• de opgave van aangevraagde of toegekende subsidies of vergoedingen voor dezelfde activiteit

Deze eisen gaan over de opzet van de begroting, niet over losse kostensoorten, maar zijn relevant omdat een onvolledige begroting op dit punt tot weigering kon leiden (bijvoorbeeld via de algemene weigeringsgrond dat niet is aangetoond dat de subsidie noodzakelijk is, of dat de aanvrager al voldoende middelen uit andere bron heeft).

Kwaliteitseisen aan de persoon van de brugfunctionaris

Hoewel dit strikt genomen geen kostenpost is, stelt de regeling wel eisen aan wie er met het subsidiegeld wordt aangesteld. De brugfunctionaris moest voldoen aan de kwaliteitseisen uit bijlage 2 van de regeling. Dat betekent onder meer:

• het overbruggen van de kloof tussen school en thuis
• het vormen van de schakel tussen school, ouders en het wijkteam
• het signaleren en toeleiden van kinderen en ouders naar de juiste organisatie
• het ondersteunen van schoolteams in de samenwerking met ouders en externe partijen
• zichtbaarheid op school, bijvoorbeeld op het schoolplein of via ontmoetingsactiviteiten
• waar nodig huisbezoeken afleggen
• deelname aan intervisie- en scholingsbijeenkomsten voor brugfunctionarissen
• het in bezit hebben van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)

Als de aangestelde brugfunctionaris niet aan deze kwaliteitseisen voldeed, kon dit gevolgen hebben voor de beoordeling (zie beoordelingscriterium 3, dat expliciet vraagt om deze bevestiging) en daarmee indirect voor de subsidiabiliteit van de kosten.

Samengevat: de subsidie vergoedt alleen de uren van de brugfunctionaris, tegen een tarief tot maximaal schaal 8 van de CAO Sociaal Werk, en niets anders. Dubbele financiering via de Rijkssubsidie Brugfunctionaris is uitgesloten.

Per school gold een maximum van € 40.000. Een school kon maximaal 1 aanvraag doen, dus dit bedrag was ook het absolute maximum per aanvrager. Het exacte toegekende bedrag hing af van de sluitende begroting die de school indiende, met daarin het tarief en aantal uren van de brugfunctionaris, tot maximaal het salaris van schaal 8 van de CAO Sociaal Werk.

Er golden geen staffels waarbij het bedrag automatisch omhoog of omlaag ging op basis van school- of leerlingkenmerken. Wel bepaalde het puntensysteem uit bijlage 1 of een aanvraag überhaupt in behandeling kwam: bij minder dan 35 van de 75 te behalen punten werd de subsidie geweigerd.

De subsidie werd voor 100% bevoorschot bij verlening, rond medio augustus 2026. Het bedrag werd daarna definitief vastgesteld na verantwoording door de school. Als bij de vaststelling blijkt dat de werkelijke kosten lager waren dan het voorschot, of dat niet aan de verplichtingen is voldaan, kan het bedrag lager worden vastgesteld en moet het teveel ontvangen bedrag worden terugbetaald.

Kosten voor andere activiteiten dan de ureninzet van de brugfunctionaris kwamen niet in aanmerking en tellen dus niet mee bij het bepalen van de hoogte van de subsidie.

Het subsidieplafond van € 320.000 gold voor alle aanvragen in de aanvraagperiode samen.

Stap 1: aanvraag voorbereiden en indienen (uiterlijk 1 juni 2026)

De aanvraag moest digitaal worden ingediend via eHerkenning, met het aanvraagformulier van de gemeente Leiden, te vinden op www.leiden.nl/subsidies. De uiterste indieningstermijn voor het schooljaar 2026-2027 was 1 juni 2026.

Bij de aanvraag moesten de volgende onderdelen worden aangeleverd:

• Een bevestiging dat de Rijkssubsidie Brugfunctionaris is aangevraagd, maar niet is toegekend.
• Een omschrijving van de populatie ouders en kinderen op school en de bijbehorende uitdagingen, onderbouwd met de schoolweging, het spreidingscijfer en de achterstandsscore van de school.
• Een omschrijving van de rol die de brugfunctionaris speelt bij het aanpakken van deze uitdagingen, en de positionering van de brugfunctionaris binnen het schoolteam.
• Een bevestiging dat de brugfunctionaris gaat deelnemen aan intervisie- en scholingsbijeenkomsten.
• Een bevestiging dat de te werven brugfunctionaris voldoet aan de kwaliteitseisen uit bijlage 2 van de regeling (waaronder het bezit van een VOG).
• Een bevestiging dat de school 1x per jaar deelneemt aan een monitoringsgesprek met de gemeente Leiden.
• Een sluitende begroting voor het schooljaar 2026-2027, met: inkomsten en uitgaven voor de inzet van de brugfunctionaris (inclusief tarief en aantal uren); een opgave van elders aangevraagde of al toegekende subsidies of vergoedingen voor dezelfde activiteit, met de stand van zaken daarvan; en een salaris dat niet hoger is dan schaal 8 van de CAO Sociaal Werk.

Een school mocht maximaal 1 aanvraag indienen.

Stap 2: beoordeling door de gemeente

Na sluiting van de aanvraagperiode beoordeelde de gemeente Leiden alle aanvragen aan de hand van het beoordelingsformulier uit bijlage 1 van de regeling. Er werden punten toegekend op vijf criteria, met een minimum van 35 van de in totaal 75 te behalen punten. Aanvragen die aan meer criteria voldeden, gingen bij de beoordeling boven aanvragen die aan minder criteria voldeden.

Stap 3: besluit

Het college besliste binnen uiterlijk 13 weken na de sluitingsdatum van de aanvraagperiode (dus na 1 juni 2026) op de aanvraag. De school ontving hierover een brief met het besluit: subsidie toegekend of geweigerd.

Stap 4: uitbetaling

Bij toekenning bevoorschotte het college de subsidie voor 100% in één keer. De uitbetaling voor het schooljaar 2026-2027 vond plaats op het moment van verlening van de subsidie, rond medio augustus 2026.

Stap 5: uitvoering en verantwoording

Tijdens het schooljaar 2026-2027 voerde de school de activiteiten uit conform de aanvraag: inzet van de brugfunctionaris, deelname aan intervisie en scholing, en het jaarlijkse monitoringsgesprek met de gemeente.

Na afloop moest de school uiterlijk 18 oktober 2027 een aanvraag tot subsidievaststelling indienen, bestaande uit:

• Een inhoudelijk verslag, met een toelichting op het bereik van de doelgroep en de behaalde impact, gerelateerd aan de beoordelingscriteria.
• Een financieel verslag, waarin de inkomsten en uitgaven van de activiteit staan en waarin de gemeentelijke subsidie duidelijk herkenbaar is weergegeven. Bij financiële verantwoordingen via een jaarrekening of separaat verslag geldt volgens het verantwoordings- en controleprotocol dat het verslag ondertekend moet zijn door of namens het bestuur van de organisatie.

Bij subsidiebedragen boven € 100.000 zou volgens het verantwoordings- en controleprotocol een controleverklaring van een accountant nodig zijn, maar omdat het maximale subsidiebedrag per school € 40.000 was, is dit bij deze regeling niet aan de orde.

Stap 6: definitieve vaststelling

Het college stelt de subsidie binnen 13 weken na ontvangst van de aanvraag tot vaststelling definitief vast. Is meer tijd nodig, dan laat het college dit tijdig weten. Komt de verantwoording niet op tijd binnen, dan volgt eenmalig een rappel; blijft deze daarna nog 6 weken uit, dan stelt het college de subsidie ambtshalve vast en vordert het bedrag terug.

Beslistermijn

Het college beslist binnen uiterlijk 13 weken na de sluitingsdatum van de aanvragen (na 1 juni 2026). De school krijgt hierover een brief waarin staat of de subsidie wordt toegekend.

Uitbetaling

Bij toekenning wordt de subsidie voor 100% in één keer bevoorschot. De uitbetaling voor het schooljaar 2026-2027 vindt plaats op het moment van verlening van de subsidie, rond medio augustus 2026. Het definitieve subsidiebedrag wordt pas na verantwoording vastgesteld; het voorschot kan dus nog worden bijgesteld.

Verplichtingen tijdens de looptijd

Gedurende het schooljaar 2026-2027 gelden voor de subsidieontvanger de volgende verplichtingen:

• De activiteiten waarvoor subsidie is verleend, worden daadwerkelijk uitgevoerd (de ureninzet van de brugfunctionaris conform de aanvraag).
• De brugfunctionaris neemt deel aan intervisie- en scholingsbijeenkomsten.
• De school neemt 1x per jaar deel aan een monitoringsgesprek met de gemeente Leiden.
• De brugfunctionaris blijft voldoen aan de kwaliteitseisen uit bijlage 2, waaronder het bezit van een VOG.
• Wijzigingen die van invloed kunnen zijn op de uitvoering, zoals besluiten tot beëindiging van de activiteiten, relevante financiële of organisatorische veranderingen, of wijzigingen in statuten (rechtsvorm, bestuurders, doel), moeten zo spoedig mogelijk schriftelijk aan het college worden gemeld.
• Zodra aannemelijk is dat de activiteiten niet of niet geheel worden uitgevoerd, of dat niet aan de verplichtingen kan worden voldaan, meldt de school dit direct schriftelijk aan het college.
• Niet-benut subsidiegeld wordt op eerste aanzegging van het college direct terugbetaald.

Verantwoording

Na afloop van het schooljaar dient de school uiterlijk 18 oktober 2027 een aanvraag tot subsidievaststelling in, bestaande uit een inhoudelijk verslag (met toelichting op het bereik van de doelgroep en de behaalde impact, gerelateerd aan de beoordelingscriteria) en een financieel verslag (met de inkomsten en uitgaven van de activiteit, waarin de gemeentelijke subsidie duidelijk is weergegeven). Het college kan in individuele gevallen van deze termijn afwijken.

Vaststelling

Het college stelt de subsidie binnen 13 weken na ontvangst van de aanvraag tot vaststelling definitief vast. Is er meer tijd nodig, dan laat het college dit zo snel mogelijk na ontvangst weten. Blijft de aanvraag tot vaststelling te lang uit, dan stuurt het college eenmalig een rappel; volgt daarna binnen 6 weken nog geen verantwoording, dan stelt het college de subsidie ambtshalve vast en vordert het toegekende bedrag terug.