Subsidieregeling Structuurversterking en vitalisering Noardwest-Fryslân

De subsidie is bedoeld voor grotere, structuurversterkende projecten: ze moeten minstens 5 jaar effect hebben, vernieuwend zijn en een bepaalde omvang hebben. Je kunt aanvragen als BV, NV, VOF, stichting, vereniging of gemeente. Vraag je aan als BV, NV of VOF, dan moet je verplicht samenwerken met vier andere partijen buiten je eigen bedrijf.

Je krijgt maximaal 65% van de subsidiabele kosten, met een aanvraagbedrag tussen € 162.500 en € 750.000. De totale projectkosten moeten dus minimaal € 250.000 zijn.

Het geld wordt verdeeld over drie tranches met elk een eigen deadline en eigen budget. De actuele ronde loopt van 1 oktober tot 20 november 2026, met € 2.069.980 beschikbaar. Je vraagt aan met een aanvraagformulier, een projectplan (volgens verplicht format), een begroting, een minimisverklaring en bewijsstukken van je organisatie. Een adviescommissie van vijf regiobewoners en een gemeentesecretaris beoordeelt je aanvraag en geeft daarna advies aan de bestuurstafel van de Regio Deal, die de knoop doorhakt. Projecten met de hoogste score krijgen als eerste het gevraagde bedrag, tot het budget van de tranche op is.

Wie mag aanvragen

• Besloten Vennootschappen (BV's)
• Naamloze Vennootschappen (NV's)
• Vennootschappen onder Firma (VOF's)
• Stichtingen
• Verenigingen
• Gemeenten

Vraag je aan als BV, NV of VOF, dan moet je aantoonbaar samenwerken met vier andere partijen die geen onderlinge concernrelatie hebben (dus niet bij hetzelfde bedrijf horen). Dit toon je aan met bijvoorbeeld een samenwerkingsovereenkomst of een uittreksel van de Kamer van Koophandel.

Waar valt je project op af

Bedrag: het aangevraagde subsidiebedrag moet tussen € 162.500 en € 750.000 liggen. Omdat de subsidie maximaal 65% van de projectkosten dekt, betekent dit dat je totale projectkosten minimaal € 250.000 moeten zijn. Vraag je minder of meer aan, dan komt je project niet in aanmerking (behalve bij een uitzondering via de hardheidsclausule, met zwaarwegende redenen).

Locatie: het project moet effect hebben in het gebied van de Regio Deal (gemeenten Harlingen en Waadhoeke en het noordwestelijke deel van gemeente Leeuwarden). Alleen bij regionale samenwerking met een aangrenzend regiodealgebied kan hiervan worden afgeweken.

Thema: je project moet aansluiten bij minstens één van de thema's wonen, zorg of onderwijs.

Structuurversterkend karakter: je project moet blijvend zijn (minimaal 5 jaar aantoonbaar effect), versterkend zijn (vernieuwend, een duidelijke plus ten opzichte van bestaande initiatieven) en omvangrijk zijn. Kleine projecten die hier niet aan voldoen, komen niet in aanmerking.

Afwijzingsgronden

Je aanvraag wordt afgewezen als:

• het idee niet mag vanuit gemeentelijk beleid;
• een van de regels uit artikel 9 van de Subsidieregeling Structuurversterking en vitalisering Noardwest-Fryslân van toepassing is;

Andere knock-outs uit het aanvraagformulier

Je project moet in principe fysiek of digitaal te bezoeken zijn; kan dat niet, dan moet je dat uitleggen. Je moet kunnen uitleggen hoe je kennis over het project deelt binnen en buiten de regio.

Let op: projecten die volledig gefinancierd worden vanuit de gemeentelijke cofinanciering van Leeuwarden en Harlingen (specifieke projecten zoals de revitalisering van Stiens en zorginnovatie) lopen buiten dit instrument om en hoeven niet aan alle criteria te voldoen. Wil je voor zo'n project toch een aanvraag doen bij het Vitaliseringsfonds zelf, dan gelden gewoon alle bovenstaande eisen.

Onderzoekskosten

Kosten voor onderzoek dat nodig is voor je project (bijvoorbeeld een haalbaarheidsonderzoek of archeologisch onderzoek) komen in aanmerking voor subsidie. Deze kosten zijn subsidiabel tot een maximum van 20% van de totale projectkosten.

Personeelskosten (eigen uren en inhuur)

Eigen uren en uren voor de inhuur van personeel zijn subsidiabel tot een bedrag van 75% van de totale projectkosten. Het tarief dat je hiervoor mag rekenen is maximaal € 75 per uur.

Exploitatiekosten

Exploitatiekosten (beheerkosten) zijn niet subsidiabel. Kosten voor het structureel beheren of exploiteren van iets dat je met het project realiseert, komen dus niet voor vergoeding in aanmerking.

Periode waarin kosten mogen zijn gemaakt

Alleen kosten van activiteiten die worden gemaakt tot en met 31 december 2028 zijn subsidiabel. Kosten van vóór of na deze periode komen niet in aanmerking.

Overige voorwaarden bij de kosten

Je hoeft niet alle kosten met deze subsidie te dekken: het instrument financiert maximaal 65%, dus voor het overige deel (minimaal 35%) moet je zelf voor financiering zorgen. In het aanvraagformulier moet je expliciet aangeven hoe je dit resterende deel rond krijgt, bijvoorbeeld via andere fondsen, eigen middelen, sponsoring of crowdfunding.

Belangrijk: dit instrument is bedoeld om aanvullend te werken op reeds bestaande financiële instrumenten in de regio, zoals het Iepen Mienskipsfûns, IMF Ferduorsumjen Mienskipsgebouwen, Leader Noardwest-Fryslân en Fryslân Ferbynt. Bij die instrumenten geldt een maximaal subsidiebedrag van € 125.000. Het Vitaliseringsfonds is bewust gericht op grotere, structuurversterkende projecten (minimaal € 250.000 aan totale kosten) om niet te overlappen met deze kleinere regelingen.

Wel moet je in je begroting (onderdeel van het projectplan) een sluitend overzicht geven van alle kosten en de dekking daarvan.

Wat je moet aanleveren rond de kosten

Bij de aanvraag lever je een (verkorte) projectbegroting aan als onderdeel van het aanvraagformulier, en een volledige, uitgebreide begroting als onderdeel van het projectplan (hoofdstuk 6 van het format). Hierin laat je zien:

• de totale projectkosten;
• het gevraagde subsidiebedrag en het percentage van de projectkosten dat dit vertegenwoordigt;
• hoe je het niet-gefinancierde deel (minimaal 35%) rond krijgt: via andere fondsen (met naam), eigen middelen (met bedrag), sponsoring, crowdfunding of anders.

Het totale budget van het Vitaliseringsfonds is € 7.419.980. Dit is verdeeld over drie tranches, elk met een eigen deadline en eigen plafond:

• Periode 1: 1 augustus tot en met 3 oktober 2025, budget € 3.000.000
• Periode 2: 1 december 2025 tot en met 23 januari 2026, budget € 2.350.000
• Periode 3: 1 oktober tot en met 20 november 2026, budget € 2.069.980

De actuele, nog openstaande ronde is periode 3, met een deadline van 20 november 2026 en € 2.069.980 beschikbaar.

Geld dat in een tranche overblijft, schuift door naar de volgende tranche. Binnen elke tranche gaat het geld naar de projecten met de hoogste score bij de adviescommissie, tot het budget op is of er geen projecten meer zijn die de minimale score halen. Je krijgt dus niet automatisch het volledige gevraagde bedrag: als het budget in een tranche eerder op is, kan je project ondanks een voldoende score toch niets krijgen.

Verder gelden binnen het fonds regionale spelregels: er moet minimaal € 1,65 miljoen landen in Waadhoeke en minimaal € 1,4 miljoen in zowel Harlingen als Leeuwarden. Als in een latere tranche blijkt dat een gemeente dit minimum niet gaat halen, kunnen projecten die in die gemeente landen voorrang krijgen, ook bij een lagere score. Wel moeten ze nog steeds aan alle criteria voldoen en minimaal de vereiste score halen. Deze regionale verdeling gaat niet over de hoogte van jouw individuele subsidiebedrag, maar over welke projecten voorrang krijgen bij de verdeling van het budget.

Met zwaarwegende redenen kan via een hardheidsclausule worden afgeweken van het minimale of maximale aanvraagbedrag, van het maximale budget per tranche, of van de verdeling per gemeente.

Wanneer aanvragen

De actuele aanvraagronde (tranche 3) loopt van 1 oktober 2026 tot en met 20 november 2026, met € 2.069.980 beschikbaar. Je aanvraag moet vóór deze deadline compleet zijn ingediend; alleen dan wordt hij meegenomen in de beoordeling van deze ronde.

Stap 1: aanvraag indienen

Je dient je aanvraag digitaal in bij het subsidieloket van gemeente Leeuwarden. Kun of wil je niet digitaal aanvragen, dan download je het aanvraagformulier, vult dit in en stuurt het op naar de gemeente, of levert het in bij het gemeentehuis.

Bij het aanvraagformulier lever je de volgende documenten aan:

• Aanvraagformulier, ingevuld met projectgegevens, organisatievorm, doelen van de Regio Deal waaraan je bijdraagt, financiële gegevens en het gevraagde subsidiebedrag. Ondertekend door de contactpersoon namens de organisatie, met datum en plaats.
• Projectplan, opgesteld volgens het verplichte format (bijlage 3 van het aanvraagformulier). Maximaal 20 A4 voor de inhoud (exclusief voorblad en bijlagen). Bevat onder meer: samenvatting, projectdefinitie (probleem, achtergrond, doelstelling, beoogde resultaten en afbakening), aanpak en kennisdeling, projectorganisatie en governance, planning, begroting, en randvoorwaarden/risico's.
• Begroting van het project, een sluitend overzicht van kosten en dekking.
• Bewijs IBAN-rekening van de aanvragende organisatie.
• Uittreksel Kamer van Koophandel, onder andere om aan te tonen dat samenwerkingspartners geen concernrelatie hebben (verplicht bij BV, NV of VOF).
• Statuten, bij stichtingen en verenigingen.
• Minimisverklaring (bijlage 2 van het aanvraagformulier).

Verder geef je in het formulier aan: of er contact is geweest met een gemeente over het project (en met wie), of er vergunningen nodig zijn en in welke fase die zich bevinden, en of je organisatie btw-plichtig is.

Bij samenwerking als BV, NV of VOF voeg je bewijs toe van de samenwerking met vier andere partijen, bijvoorbeeld een samenwerkingsovereenkomst of het KvK-uittreksel waaruit blijkt dat er geen concernrelatie is.

Stap 2: ontvangstbevestiging

Gemeente Leeuwarden stuurt je een ontvangstbevestiging zodra je aanvraag binnen is.

Stap 3: toets op de basisvoorwaarden

De ambtelijk secretaris van het Vitaliseringsfonds (gemeente Leeuwarden) toetst of je aanvraag voldoet aan de knock-outcriteria (zie de sectie 'Voorwaarden'). Voldoet je aanvraag niet, dan gaat hij niet door naar de volgende stap.

Stap 4: beoordeling door de adviescommissie

Voldoet je aanvraag, dan gaat hij naar de adviescommissie van het Vitaliseringsfonds (5 regiobewoners en een gemeentesecretaris). De commissie beoordeelt je project tijdens een overleg en komt tot een gezamenlijke score.

Stap 5 en 6: rangschikking en besluit bestuurstafel

Gemeente Leeuwarden verwerkt de scores en bepaalt welke projecten, gerangschikt op score, recht hebben op financiering binnen het beschikbare budget van de tranche. De bestuurstafel van de Regio Deal stelt de definitieve lijst met gehonoreerde projecten formeel vast.

Stap 7: beschikking

Gemeente Leeuwarden stuurt je een beschikking, met daarin een goedkeuring of een afwijzing van je aanvraag. Bij een afwijzing licht de gemeente toe waarom je geen subsidie krijgt. Tegen een afwijzing kun je bezwaar en beroep aantekenen.

Wie beoordeelt

Na de toets op de basisvoorwaarden door de ambtelijk secretaris van gemeente Leeuwarden, beoordeelt de adviescommissie Vitaliseringsfonds je aanvraag inhoudelijk. Deze commissie bestaat uit vijf bewoners uit de regio en een secretaris van de gemeente. Zij geven op basis van vier criteria (zie 'Voorwaarden') een score aan je project en brengen hierover advies uit aan de bestuurstafel van de Regio Deal.

De bestuurstafel neemt dit advies in principe over en stelt de lijst met gehonoreerde projecten formeel vast. Alleen bij zwaarwegende redenen, bijvoorbeeld als een project wettelijk niet uitgevoerd mag worden, wijkt de bestuurstafel af van het advies van de commissie.

Hoe lang duurt het

Wel is duidelijk dat de beoordeling pas ná de deadline van de betreffende tranche plaatsvindt: voor de huidige ronde is dat na 20 november 2026.

Uitbetaling

Wel is duidelijk dat je bij goedkeuring een beschikking krijgt waarin de voorwaarden voor uitbetaling en verantwoording staan.

Verplichtingen tijdens de looptijd

Als je subsidie krijgt, gelden de volgende verplichtingen:

• Je stuurt periodiek, ieder jaar, een voortgangsrapportage. Hieruit moet duidelijk worden of je de beoogde resultaten daadwerkelijk behaalt, conform de bepalingen in je beschikking.
• Geef je het toegekende budget niet volledig uit, dan betaal je het niet-gebruikte deel terug.
• Je deelt actief kennis over je project, binnen de regio en daarbuiten, zodat andere kernen of regio's kunnen profiteren van je aanpak.
• Was bij de start van je project het langjarige effect (minimaal 5 jaar) nog niet volledig duidelijk, dan moet je tijdens de uitvoering van het project actief blijven werken aan het realiseren van dat effect.
• Kosten van activiteiten zijn alleen subsidiabel als ze worden gemaakt tot en met 31 december 2028; houd hier rekening mee in je planning en verantwoording.