LEADER Zuidwest-Drenthe - TELL IT

LEADER Zuidwest-Drenthe - TELL IT was onderdeel van het Europese plattelandsontwikkelingsprogramma POP3 en gericht op het versterken van de leefbaarheid en de economie in de gemeenten Meppel, De Wolden, Westerveld, Hoogeveen en Midden-Drenthe. De regeling richtte zich specifiek op de vrijetijdseconomie: meer bezoekers naar de regio trekken die meer uitgeven, langer blijven en vaker terugkomen.

De Lokale Actiegroep (LAG) Zuidwest-Drenthe beoordeelde of projecten "LEADER-waardig" waren en kansrijk genoeg voor subsidie. De strategie werkte met twee programmalijnen: "Be Good" (kwaliteitsverbetering van het toeristisch-recreatief product en kennisontwikkeling voor ondernemers) en "Tell it" (productontwikkeling, digitale infrastructuur, activiteiten en evenementen, gezamenlijke marketing en kennisuitwisseling).

Subsidie kon worden aangevraagd door toeristische ondernemingen, non-profitorganisaties en (voor Tell it) samenwerkingsverbanden van minimaal 2 organisaties, gevestigd of actief in het gebied. De hoogte van de subsidie en de minimale projectomvang verschilden per programmalijn.

Aanvragen ging via het POP3-webportal (www.pop3-webportal.nl/mijn/), met verplichte formats voor projectplan en begroting, en vereiste E-herkenning niveau EH2+ plus TAN-codes. De LAG beoordeelde aanvragen op basis van vastgestelde selectiecriteria en een puntensysteem; alleen projecten die de minimumscore haalden en binnen het beschikbare budget pasten, kregen subsidie.

De regeling kende twee programmalijnen met elk eigen eisen: "Be Good" (kwaliteitsverbetering en kennisontwikkeling) en "Tell it" (productontwikkeling, marketing, evenementen, samenwerking).

Voor beide programmalijnen gold als basis:

• Je project moest passen binnen de Lokale Ontwikkelingsstrategie (LOS) Zuidwest-Drenthe en bijdragen aan het aantrekken van meer toeristen/recreanten of meer toeristische bestedingen.
• Subsidie kon worden verstrekt aan publieke rechtspersonen, private rechtspersonen, ondernemingen zonder rechtspersoonlijkheid (eenmanszaken, vof, cv, maatschappen) en samenwerkingsverbanden daarvan. Privépersonen konden geen aanvraag doen.
• De activiteit moest (grotendeels) in Zuidwest-Drenthe worden uitgevoerd (gemeenten Meppel, De Wolden, Westerveld, Hoogeveen en Midden-Drenthe).

Specifiek voor Be Good:

• De aanvrager moest volgens het handelsregister van de KvK gevestigd zijn in een van de vijf genoemde gemeenten, daar toeristische ondernemingsactiviteiten uitvoeren, of zich daar (voor dagattracties) gaan vestigen.
• B&B-voorzieningen en zorgboerderijen waren uitgesloten van subsidie.
• Basisvoorzieningen op het gebied van sport, welzijn, cultuur, onderwijs, zorg en ontmoeting kwamen niet in aanmerking, tenzij er een substantiële verbinding met de toeristische markt werd gemaakt.
• De onderneming moest financieel gezond zijn en de eigen bijdrage moest gewaarborgd zijn; de LAG hield rekening met draagkracht, want LEADER mocht geen sluitpost zijn.
• Het aantal arbeidsplaatsen mocht niet afnemen.
• De activiteit moest 5 jaar dezelfde functie behouden en bij dezelfde initiatiefnemer in eigendom blijven (structureel karakter, geen bedrijfswoningen).
• Grote bedrijven konden aanvragen, maar moesten dan expliciet de meerwaarde voor de sector in de regio toelichten; de intentie was vooral kleine tot middelgrote bedrijven te ondersteunen.

Specifiek voor Tell it:

• Het project moest worden ingediend door of namens minimaal 2 organisaties (samenwerking was een harde voorwaarde).
• De aanvraag werd bij voorkeur gedaan door stakeholders uit het gebied, niet zijnde overheden, met uitzondering van een aanvraag binnen een parapluproject.
• Het project moest bijdragen aan verbinding van de bestaande structuur of daadwerkelijk iets nieuws toevoegen aan het aanbod (innovatie).

Voor beide lijnen gold een minimumscore op de selectiecriteria (zie sectie Voorwaarden): werd die score niet gehaald, dan werd de subsidie geweigerd, ook al voldeed de aanvraag verder aan alle eisen.

Voor beide programmalijnen (Be Good en Tell it) kwamen de volgende kostensoorten in aanmerking, naast de algemene kostentypen uit artikel 1.12 van de Verordening:

Voorbereidingskosten

Kosten gemaakt ter voorbereiding van het project, zoals bedoeld in artikel 1.12, leden 3 en 4 van de Verordening.

Projectmanagement en projectadministratie

Kosten voor het managen en administreren van het project zelf.

Uitvoeringskosten van het LEADER-project

• Operationele kosten voor de uitvoering van het project.
• Kosten van haalbaarheidsstudies.
• Kosten van materiaal.
• Kosten van ruimten en bijbehorende faciliteiten.
• Kosten voor promotie en publiciteit.
• Kosten van architecten, ingenieurs en adviseurs.
• Niet-verrekenbare btw.
• Bij programmalijn Be Good: personeelskosten en bijdragen in natura (onbetaalde eigen arbeid) mochten gezamenlijk maximaal 15% van de totale subsidiabele kosten bedragen. Bijdragen in natura en onbetaalde eigen arbeid waren alleen subsidiabel voor zover de te verlenen subsidie niet hoger was dan de totale subsidiabele kosten exclusief die bijdragen.

Investeringskosten van het LEADER-project

• Kosten voor bouw of verbetering van onroerende zaken.
• Kosten voor verwerving van onroerende zaken.
• Kosten van koop van nieuwe machines en installaties.
• Kosten van architecten, ingenieurs en adviseurs.
• Kosten van haalbaarheidsstudies.
• Kosten van verwerving of ontwikkeling van computersoftware.
• Kosten van verwerving van octrooien, licenties, auteursrechten en merken.
• Kosten van koop van tweedehands machines, installaties en goederen, mits noodzakelijk voor het project en de kosten aantoonbaar de marktwaarde niet overstijgen.
• Niet-verrekenbare btw.

Wat niet subsidiabel was

Volgens het Openstellingsbesluit 2019 waren reis- en verblijfskosten en kosten voor aankoop van grond uitgesloten van subsidie bij LEADER Zuidwest-Drenthe (in tegenstelling tot Zuidoost-Drenthe, waar aankoop van grond tot maximaal 10% van de subsidiabele kosten wél subsidiabel kon zijn). Kosten van adviezen over duurzaamheid werden in het Openstellingsbesluit 2019 eveneens als niet-subsidiabel genoemd naast reiskosten en grondaankoop.

Kennisontwikkeling (Be Good, uit de LOS)

Volgens de Lokale Ontwikkelingsstrategie was er specifiek budget voor kennisvouchers: een bijdrage waarmee (toekomstige) recreatieondernemers of non-profitorganisaties een adviseur konden inhuren voor bijvoorbeeld leefstijlanalyses, conceptontwikkeling, gastronomie, architectuur, bedrijfseconomie of marketing. Uitgangspunt was een gemiddelde projectomvang van circa € 25.000 per kennistraject, met een evenredige eigen bijdrage van de initiatiefnemer.

Kwaliteitsverbetering (Be Good, uit de LOS)

Fysieke investeringen door initiatiefnemers om de kwaliteit van hun bedrijf te verbeteren, bijvoorbeeld in verblijfsaccommodaties en dagattracties. Basis van de aanvraag was een ondernemingsplan of projectplan met een meerjarenperspectief van minimaal 3 jaar.

Productontwikkeling en marketing (Tell it, uit de LOS)

Kosten voor gemeenschappelijke projecten van stakeholders gericht op nieuwe diensten, innovaties, arrangementen en cross-overs, een uitgebreid aanbod aan activiteiten en evenementen, gezamenlijke marketing en promotie, en versterking van samenwerking en kennisuitwisseling. De LOS noemt hierbij expliciet dat er bij Tell it geen ruimte was voor "meer van hetzelfde" (zoals nog een braderie in de zomer).

Digitale infrastructuur (Tell it, uit de LOS)

De LAG zette hier alleen in op software (betere digitale ontsluiting en vindbaarheid van het toeristisch-recreatieve aanbod), niet op hardware zoals glasvezel of 3G/4G-dekking, omdat daarvoor al andere projecten liepen in de regio.

Voor de aankoop van tweedehands machines, installaties en goederen gold steeds de voorwaarde dat de kosten de marktwaarde niet mochten overstijgen, aantoonbaar via bijvoorbeeld een taxatierapport (zoals bij Zuidoost-Drenthe expliciet vereist was).

Be Good

• Subsidiepercentage: maximaal 40% van de totale subsidiabele kosten. De overige 60% moest uit private bijdragen komen.
• Minimale projectomvang: € 125.000 aan subsidiabele kosten.
• Maximale subsidie per aanvraag: € 100.000.
• Kosten voor bijdragen in natura (onbetaalde eigen arbeid) plus personeelskosten mochten samen maximaal 15% van de subsidiabele kosten bedragen.

Tell it

• Subsidiepercentage: maximaal 75% van de totale subsidiabele kosten. De resterende 25% mocht met privaat geld óf publiek geld gefinancierd worden.
• Minimale projectomvang: € 62.500 aan subsidiabele kosten.
• Maximale subsidie per aanvraag: € 100.000.

Als je in je financieringsplan zelf een lager subsidiebedrag aanvroeg dan het maximale percentage toestond, gold dat lagere bedrag als het aangevraagde en maximaal te verlenen subsidiebedrag.

Subsidieplafonds (2022)

Per openstellingsperiode was een beperkt budget beschikbaar:

• Periode I (14 februari t/m 21 maart 2022): plafond € 500.000 (€ 250.000 provinciale middelen, € 250.000 Europese middelen).
• Periode II (9 mei t/m 24 oktober 2022): plafond € 150.000 (€ 75.000 provinciale middelen, € 75.000 Europese middelen). Bleef er in periode I geld over, dan kon dit worden ingezet in periode II. Werd het budget van periode I overvraagd, dan kon het tekort uit periode II worden aangevuld.

Het geld ging niet op volgorde van binnenkomst, maar op basis van score: aanvragen werden gerangschikt op punten (zie Voorwaarden) en de hoogst scorende projecten kregen als eerste subsidie, totdat het plafond bereikt was. GS konden het plafond verhogen als een net-overschrijdende aanvraag of gelijk scorende aanvragen daar aanleiding toe gaven.

Onder de LOS werd voor de hele looptijd (2016-2020) uitgegaan van circa € 1 tot € 1,5 miljoen voor Be Good (waarvan circa € 500.000 voor kennisontwikkeling, gemiddeld € 25.000 per kennistraject, en circa € 4.500.000 voor kwaliteitsverbetering) en circa € 1 tot € 1,2 miljoen voor Tell it, over de gehele periode.

De aanvraag verliep in drie fasen: projectontwikkeling, indiening en beoordeling.

Fase 1: Projectontwikkeling

Stap 1, voorbereiden aanvraag: je nam contact op met de LEADERcoördinator Zuidwest-Drenthe en vroeg het Leaderwaardigheidsformulier op. Dit formulier stuurde je ingevuld terug om de inhoud van je idee af te stemmen.

Stap 2, gesprek en toetsing LEADERwaardigheid: de LEADERcoördinator beoordeelde of jouw project paste binnen de kaders van LEADER en aansloot bij de doelen uit de LOS. De LAG beoordeelde deze toets uiteindelijk, met als uitkomst een positieve of negatieve LEADERwaardigheidstoets. Een positieve toets was noodzakelijk om verder te kunnen in het aanvraagproces; dit was dus een verplicht voortraject met een eigen go/no-go-moment, los van de formele aanvraagtermijn.

Stap 3, opstellen projectplan en begroting: je werkte je idee uit tot een volwaardig projectplan, met gebruik van de verplichte formats van SNN, waaronder een kostenbegroting, een exploitatiebegroting en een omschrijving van doelen, activiteiten en resultaten.

Stap 4, inlogmiddelen aanvragen: voor het indienen van de aanvraag had je E-herkenning niveau EH2+ nodig, plus TAN-codes om de aanvraag te kunnen verzenden. Dit moest je op tijd regelen, want het aanvragen hiervan kost doorgaans enige tijd.

Fase 2: Indiening

Stap 5, aanvraag indienen: tijdens een openstellingstermijn diende je het project digitaal in via het e-loket (het POP3-webportal, www.pop3-webportal.nl/mijn/), met E-herkenning. De openstellingstermijnen liepen per jaar, met vaste sluitingsdata en -tijden (in de laatste ronde van 2022 bijvoorbeeld van 14 februari tot en met 21 maart, en van 9 mei tot en met 24 oktober).

Fase 3: Beoordeling

Stap 6, compleetheidstoets: na sluiting van de openstellingstermijn toetste het SNN of de aanvraag compleet was. Een complete aanvraag ging door naar de LAG.

Stap 7, inhoudelijke beoordeling: de LAG beoordeelde het project inhoudelijk op basis van de puntentoekenning uit de LOS (zie sectie Voorwaarden). Projecten die hoog genoeg scoorden en aan de criteria voldeden, kwamen mogelijk voor subsidie in aanmerking.

Stap 8, technische beoordeling: het SNN beoordeelde de hoog scorende projecten vervolgens op financiële, subsidietechnische en staatssteuntechnische aspecten. Een inhoudelijk goed project kon hier alsnog afvallen.

Stap 9, EU-conformiteitstoets: RVO voerde een laatste toets uit op EU-conformiteit.

Stap 10, beschikking: het SNN stelde na akkoord van RVO een beschikking op, met de goedgekeurde kosten, de financiering en eventuele aanvullende voorwaarden.

Documenten

Verplicht bij indiening waren in elk geval het format-projectplan en het format-begroting van SNN, in te vullen en te ondertekenen (mede) door de aanvrager zelf; bij Tell it-projecten moest de aanvraag namens minimaal 2 organisaties worden ingediend. Voor Be Good-aanvragers gold als aanvullend bewijs een inschrijving bij de KvK waaruit de vestiging in het gebied bleek. Voor de bevoorschotting tijdens de looptijd moest je later, bij het eerste voorschotverzoek, ook een zekerstelling van de financiering en eventuele vergunningen aanleveren.

Beoordeling

Na sluiting van de indieningstermijn werd je aanvraag eerst door het SNN gecontroleerd op compleetheid. Was de aanvraag compleet, dan beoordeelde de Lokale Actiegroep (LAG) Zuidwest-Drenthe je project inhoudelijk aan de hand van het puntensysteem uit de LOS. Vervolgens toetste het SNN de hoog scorende projecten op financiële, subsidietechnische en staatssteuntechnische aspecten, en RVO voerde daarna nog een EU-conformiteitstoets uit. Pas na akkoord van RVO stelde het SNN de beschikking op.

Volgens de subpagina streven SNN, RVO en de adviescommissie (de LAG) ernaar om binnen 22 weken na de uiterste indieningsdatum een besluit te nemen. Je ontvangt het besluit per e-mail.

Bij toekenning

Als je aanvraag akkoord is, ontvang je een verleningsbeschikking met het maximale subsidiebedrag en de datum waarop je project uiterlijk afgerond moet zijn.

Tijdens de looptijd

Je moet jaarlijks rapporteren over de voortgang van je project (met mogelijke uitzonderingen die in je beschikking staan). Ook kun je tussentijds betaalverzoeken indienen voor gemaakte en betaalde kosten: een voorschotaanvraag moest betrekking hebben op minimaal 25% van de verleende subsidie, of op minimaal € 25.000 aan projectkosten, en kon maximaal twee keer per jaar worden ingediend. Bij je eerste voorschotaanvraag moest je de zekerstelling van de financiering overleggen, plus eventuele vergunningen voor vergunningplichtige onderdelen van het project.

Bevoorschotting gebeurde op basis van realisatie: je kreeg dus geen voorschot vooraf, maar een tussentijdse betaling achteraf op basis van daadwerkelijk gemaakte en betaalde kosten. Je moest de kosten van het project dus zelf voorfinancieren.

Als je van plan was iets anders te doen dan in je oorspronkelijke projectplan stond, moest je dit vooraf melden met een wijzigingsverzoek en pas daarna starten met de uitvoering, zodat getoetst kon worden of het aangepaste plan nog aan de voorwaarden voldeed. Zo voorkwam je financiële gevolgen achteraf, zoals een lagere of geweigerde subsidie bij vaststelling.

Bij twijfel over de voortgang van je project kon de LAG een voortgangsrapportage vragen, waarin je beschreef welke resultaten je al had behaald en welke stappen je zou zetten om de rest te halen. De LAG besliste vervolgens of de subsidieverstrekking werd voortgezet of gestopt.

Afronding en vaststelling

Na afronding van je project diende je een verzoek tot vaststelling in, uiterlijk op 1 juli 2024. Hierbij hoorde een projectverslag waarin je kort samenvatte welke doelen je had behaald en hoe, inclusief valkuilen en succesfactoren, en informatie voor de website van het loket om kennis en ervaring te delen met andere initiatiefnemers. Het definitieve subsidiebedrag werd na afronding vastgesteld op basis van de daadwerkelijk gemaakte en verantwoorde kosten, niet op basis van de oorspronkelijke begroting.