LEADER Fryslân

De subsidie was bedoeld voor publiekrechtelijke en privaatrechtelijke rechtspersonen (later ook ondernemingen zonder rechtspersoonlijkheid) met een project dat paste binnen de Lokale Ontwikkelingsstrategie (LOS) van het betreffende gebied. Denk aan initiatieven die de sociale cohesie versterkten, dorpen hielpen bij zelfsturing, sociaal ondernemerschap stimuleerden, of de relatie tussen stad en platteland verbeterden.

Je kreeg 50% van je subsidiabele kosten vergoed, met een minimum van € 43.750,- en een maximum van € 150.000,- per project. De Lokale Actiegroep (LAG) van je gebied beoordeelde en rangschikte de aanvragen op basis van vaste selectiecriteria; alleen de best scorende projecten kregen subsidie zolang het budget van die ronde het toeliet.

Aanvragen liep via het pop3-webportal (https://www.pop3-webportal.nl/mijn/), twee keer per jaar in een vooraf vastgestelde periode. Omdat de regeling nu gesloten is, kun je via dit portaal geen nieuwe aanvraag meer starten. Heb je destijds al een aanvraag ingediend, dan kun je op de bijbehorende pagina van het loket de status en eventuele vervolgstappen (rapportage, betaalverzoek, vaststelling) terugvinden.

Je komt alleen in aanmerking als je aan deze harde eisen voldeed:

• Aanvrager: subsidie werd verstrekt aan publiekrechtelijke rechtspersonen (zoals gemeenten) en privaatrechtelijke rechtspersonen. Een latere wijziging voegde ook ondernemingen zonder rechtspersoonlijkheid toe aan de kring van mogelijke aanvragers.
• Project past binnen de LOS: je project moest aansluiten bij de door Gedeputeerde Staten goedgekeurde Lokale Ontwikkelingsstrategie (LOS) van jouw gebied. Voor Noardeast-Fryslân ging het om de thema's sociale cohesie, zelfsturing van dorpen of sociaal ondernemerschap. Voor Noardwest-Fryslân om sociale innovatie, de relatie stad-platteland, een economische impuls voor het gebied, of ondersteuning bij onderzoek en experimenten. Past je project niet bij een van deze thema's, dan viel je af.
• Geen dubbele subsidie: als voor dezelfde activiteit en dezelfde subsidiabele kosten al subsidie is verstrekt (onder meer op grond van hoofdstuk 2 van het POP3), werd subsidie geweigerd. De totale subsidie mocht ook nooit boven 100% van de subsidiabele kosten uitkomen.
• Vergunningen: als je activiteiten vergunningplichtig waren, werd subsidie alleen verleend onder de voorwaarde dat de vergunning ook echt verleend was. Bij je eerste aanvraag tot bevoorschotting op basis van realisatie moest je de vereiste vergunningen kunnen overleggen.
• Minimumbedrag: het project moest een subsidie van minimaal € 43.750,- opleveren. Was je project daar met het geldende percentage niet groot genoeg voor, dan kwam je niet in aanmerking.
• Puntenscore: de LAG (Lokale Actiegroep) beoordeelde elk project op vier criteria. Voor elk criterium moest een minimumaantal punten gehaald worden, en in totaal minimaal 20 punten. Werd bij één criterium het minimum niet gehaald, dan viel het project af, ook als de totaalscore hoog genoeg was.
• Termijn uitvoering: het project moest, tenzij anders vermeld in de beschikking, uiterlijk 31 december 2020 zijn uitgevoerd en afgerekend.
• Budget op: aanvragen ging in volgorde van ranking (score) tot het subsidieplafond van die indieningsperiode bereikt was. Lager scorende projecten dan kwamen niet meer in aanmerking, ook al voldeden ze aan de eisen.

De regeling gold specifiek voor de LEADER-gebieden Noardeast-Fryslân en Noardwest-Fryslân. Voor andere delen van Fryslân of andere thema's gold deze regeling niet.

Subsidiabel waren alle kosten die gemaakt waren ter voorbereiding of uitvoering van een project dat paste binnen de LOS:

• Voorbereidingskosten: alleen subsidiabel als gemaakt binnen één jaar voor de subsidieaanvraag, en uitsluitend bestaand uit kosten van architecten, ingenieurs en adviseurs; kosten van adviezen over duurzaamheid op milieu- en economisch gebied; kosten van haalbaarheidsstudies; en personeelskosten of inbreng eigen arbeid voor zover die betrekking hadden op deze werkzaamheden. Het ging uitsluitend om kosten voor (de ontwikkeling van) het projectplan.
• Verwerving van auteursrechten en merken: deze kosten waren subsidiabel.
• Bouw en verbetering van onroerende zaken: subsidiabel tot maximaal 10% van de totale subsidiabele kosten. In uitzonderlijke gevallen, bij activiteiten voor milieubehoud in Natura 2000-gebieden of Kader Richtlijn Water-opgaven (buiten de EHS) waarbij redelijke alternatieven ontbraken, kon dit percentage in de toekenningsbeschikking verhoogd worden tot 30%.
• Koop of huurkoop van nieuwe machines en installaties: subsidiabel tot maximaal de marktwaarde van de activa. In de oorspronkelijke regeling gold hierbij een extra grens van 5% van de totale projectkosten; deze 5%-grens is later bij wijziging geschrapt. Bedrijfsmiddelen moesten uitsluitend en blijvend gebruikt worden door de begunstigde, of werden verrekend als afschrijving voor de duur van het project.
• Tweedehands goederen: sinds een wijziging in 2017 waren ook kosten van tweedehands goederen subsidiabel (naast nieuwe machines en installaties), tot maximaal de marktwaarde. Bij aanschaf van tweedehands goederen moest je dit verantwoorden met een taxatierapport van een erkende taxateur.
• Architecten, ingenieurs en extern adviseurs: subsidiabel tot maximaal 25% van de totale subsidiabele kosten. Hieronder vielen bijvoorbeeld kosten voor financiële of technische expertise en juridisch advies.
• Haalbaarheidsstudies: subsidiabel, zie ook voorbereidingskosten.
• Verwerving of ontwikkeling van computersoftware: deze kosten waren subsidiabel.
• Personeelskosten: subsidiabel voor de uren die aantoonbaar aan het project zijn besteed, overeenkomstig de regels voor personeelskosten uit de onderliggende Regeling.
• Bijdragen in natura (onbetaalde eigen arbeid): te verrekenen volgens de regels van de onderliggende Regeling. Omdat hiervoor geen facturen of betaalbewijzen bestaan, werd de redelijkheid beoordeeld op basis van urenoverzichten en de omschrijving van de arbeid in het projectplan. Bij de aanvraag moest je beschrijven hoe de eigen arbeid werd geleverd, hoe die aan het project gerelateerd was, en welk (kosten)voordeel dat opleverde. Bij een voorschotaanvraag moest je bewijsstukken over de geleverde inbreng in een tussenverslag opnemen; bij de eindafrekening moest je met het eindverslag en urenoverzichten aantonen dat de arbeid daadwerkelijk geleverd is.
• Bijdragen in natura (onbetaalde arbeid van vrijwilligers): dezelfde regels en verantwoordingseisen als bij eigen arbeid.
• Reis- en verblijfkosten: subsidiabel, waarbij normaal zakelijk gebruik het uitgangspunt is bij de berekening.
• Niet-verrekenbare BTW: subsidiabel. Kon de BTW wel verrekend of gecompenseerd worden, dan waren die kosten niet subsidiabel.
• Promotie en publiciteitskosten: subsidiabel, inclusief kosten voor een informatiebord, plaquette of aanpassing van een website. Deze kosten moesten wel in redelijke verhouding staan tot het project.

Niet subsidiabel waren:

• vervangingsinvesteringen;
• (reguliere) onderhoudskosten;
• kosten die voortvloeien uit reguliere wettelijke taken of eisen;
• kosten voor dezelfde activiteit waarvoor al eerder subsidie is toegekend;
• kosten gemaakt vóór de datum van de steunaanvraag.

Daarnaast steunde de LAG in principe geen activiteiten die geheel of deels bestonden uit: het organiseren van (dorps- of buurt)feesten, het schrijven of uitgeven van een boek, het ontwerpen, vervaardigen of plaatsen van een standbeeld of gedenkplaat, of het opstellen van een dorps-, stads- of wijkvisie (dit werd gezien als een reguliere taak).

• Subsidiepercentage: de subsidie bedroeg 50% van de totale subsidiabele kosten. Je moest dus zelf de andere 50% van de kosten dragen (eventueel deels via cofinanciering van andere overheden zoals gemeenten).
• Maximum: de subsidie was maximaal € 150.000,- per project.
• Minimum: de subsidie moest minimaal € 43.750,- per project bedragen. Kwam je daar met 50% van je subsidiabele kosten niet aan, dan kwam je niet in aanmerking voor LEADER-subsidie.
• Lager percentage bij staatssteun: het subsidiepercentage kon lager uitvallen als de staatssteunregels dat vereisten.
• Financiering op basis van tekort: vroeg je een lager bedrag aan dan het toegestane percentage van je subsidiabele kosten (bijvoorbeeld omdat je financieringstekort kleiner was), dan werd dat lagere bedrag het aangevraagde en maximaal te verlenen subsidiebedrag.
• Samenstelling van de subsidie: de subsidie was opgebouwd uit een EU-bijdrage van 25% van de subsidiabele kosten en een bijdrage van provincie en gemeenten samen van eveneens 25%. In Noordoost Fryslân droegen de gemeenten daarvan 7% bij (provincie 43% van het totale plafond), in Noardwest Fryslân droegen gemeenten 5% bij (provincie 45%). Bij een subsidiepercentage van 50% op een project van € 100.000,- zag dat er bijvoorbeeld zo uit: € 25.000,- van Europa, € 20.000,- van de provincie, € 5.000,- van de derde overheid (gemeente), en € 50.000,- eigen bijdrage van de aanvrager.
• Garantie cofinanciering: als aanvrager moest je zelf zorgen dat de bijdrage van gemeente of andere overheid gegarandeerd was, aangetoond met een intentieverklaring die bij de aanvraag werd gevoegd.
• Kostensoort-specifieke grenzen die de hoogte van je subsidiabele kosten beperkten: kosten van architecten, ingenieurs en extern adviseurs tot 25% van de totale subsidiabele kosten; kosten van bouw en verbetering van onroerende zaken tot 10% van de totale subsidiabele kosten (in uitzonderingsgevallen bij milieubehoud in Natura 2000-gebieden tot 30%); kosten van nieuwe machines en installaties tot maximaal de marktwaarde, met een grens van 5% van de totale projectkosten (deze 5%-grens is later bij wijziging vervallen).
• Subsidieplafonds per half jaar: voor Noordoost Fryslân liepen deze op van € 370.000,- (tweede helft 2016) tot € 462.500,- per halfjaar in 2017 en 2018. Voor Noardwest Fryslân van € 340.000,- tot € 425.000,- per halfjaar. Onbenut budget uit een half jaar mocht doorschuiven naar het volgende half jaar, met als uiterste grens: beschikt in het tweede half jaar van 2018.

Waar je aanvroeg

Aanvragen liep via het pop3-webportal: https://www.pop3-webportal.nl/mijn/.

Wanneer je kon aanvragen

De regeling was open van 1 september 2016 tot en met 31 december 2018. Binnen die periode kon je niet doorlopend aanvragen: er waren twee vaste indieningsperiodes per jaar, op data die vooraf werden gepubliceerd in de provinciale dagbladen. Voor elke periode gold een eigen subsidieplafond. Aansluitend op elke indieningsperiode kwam de LAG (Lokale Actiegroep) van het gebied bijeen om de ingediende aanvragen te beoordelen en te rangschikken.

De stappen

• Vooroverleg (optioneel maar aan te raden): je kon bij afdeling Streekwurk van de provincie en bij SNN vooraf ondersteuning en advies vragen over je voorgenomen aanvraag.
• Ambtelijke pre-toets: nadat je de aanvraag had ingediend, volgde eerst een toets op volledigheid. Bleek je aanvraag niet compleet, dan kreeg je de gelegenheid om binnen een bepaalde termijn aanvullingen aan te leveren.
• Technische toets op ontvankelijkheid door SNN/RVO.
• Inhoudelijke toets: beoordeeld werd of het project past binnen de kaders van het openstellingsbesluit en de LOS van het gebied.
• Beoordeling en rangschikking door de LAG: de LAG vergaderde over de ingediende aanvragen en kende op basis van de selectiecriteria (zie 'Voorwaarden') punten toe. Van de vergadering werd een verslag gemaakt.
• Advisering aan Gedeputeerde Staten: het advies van de LAG werd voorgelegd aan het college van Gedeputeerde Staten van Fryslân. Voor de inzet van EU-middelen was dit advies bindend; voor de provinciale cofinanciering zwaarwegend (GS kon er alleen van afwijken als de inzet van provinciale middelen in strijd zou zijn met provinciale regels).
• Beschikking: SNN gaf, namens Gedeputeerde Staten gemandateerd, de uiteindelijke beschikking af en verstuurde deze naar de initiatiefnemer.
• Bezwaarprocedure: als je het niet eens was met het besluit, was een bezwaarprocedure mogelijk.

Documenten bij de aanvraag

• Projectplan: hierin beschreef je onder meer hoe eventuele eigen arbeid of vrijwilligerswerk werd ingezet, welke vergunningen nodig waren, en hoe het project aansluit bij de LOS. Dit plan stel je zelf op als aanvrager.
• Financieringsplan: hierin gaf je aan welk financieringstekort het project had en voor welk bedrag je subsidie aanvroeg, zeker als je voor een lager bedrag dan het maximale percentage koos.
• Intentieverklaring van de cofinancierende overheid (bijvoorbeeld gemeente of waterschap): een private aanvrager moest bewijsstukken overleggen waaruit blijkt dat de verplichte aanvullende overheidsfinanciering gegarandeerd is. Dit document wordt afgegeven door de betreffende overheid, niet door de aanvrager zelf.
• Vergunningen: als je activiteiten vergunningplichtig waren, moest je bij je eerste aanvraag tot bevoorschotting op basis van realisatie de vereiste vergunningen overleggen.
• Taxatierapport: bij aanschaf van tweedehands goederen moest je dit onderbouwen met een taxatierapport van een erkende taxateur.

Lopende dossiers

Heb je in het verleden al een aanvraag ingediend, dan kun je via het tabblad "Aangevraagd" op de loketpagina de status volgen. Wil je iets wijzigen in een lopend project, dan moet je dit altijd vóóraf melden met een wijzigingsverzoek, en pas daarna beginnen met de aangepaste uitvoering.

Wie beoordeelt en hoe lang duurt het

Je aanvraag wordt beoordeeld door de adviescommissie (de LAG), het SNN en RVO samen. Deze partijen streven ernaar binnen 22 weken na de uiterste indieningsdatum van de betreffende periode een besluit te nemen. Over het besluit ontvang je per e-mail een bericht.

De procedure verloopt in stappen: eerst een toets op volledigheid, dan een inhoudelijke toets of het project past binnen het openstellingsbesluit en de LOS, en vervolgens de score en rangschikking door de LAG op basis van de selectiecriteria. Het advies van de LAG gaat naar Gedeputeerde Staten van Fryslân; voor de EU-middelen is dit advies bindend, voor de provinciale cofinanciering zwaarwegend. Namens Gedeputeerde Staten geeft SNN vervolgens de beschikking af.

Wat je krijgt bij toekenning

Bij een positief besluit ontvang je een verleningsbeschikking met het maximale subsidiebedrag dat je kunt krijgen, en de datum waarop het project uiterlijk afgerond moet zijn (voor deze regeling in principe uiterlijk 31 december 2020, tenzij in de beschikking een andere datum staat).

Voorschotten

Je kunt tijdens de uitvoering voorschotten aanvragen bij Gedeputeerde Staten, met een maximum van twee voorschotten per jaar. Een aanvraag om een voorschot moet, voor zover van toepassing, bewijsstukken bevatten over geleverde inbreng in natura (bijvoorbeeld via een tussenverslag waarin je beschrijft hoe die bijdrage in natura is geleverd). Bij je eerste aanvraag tot bevoorschotting op basis van realisatie moet je ook de vereiste vergunningen overleggen, als je activiteiten vergunningplichtig waren. De aanvraag om een voorschot moet betrekking hebben op minimaal 25% van de subsidie, of minimaal € 25.000,- aan kosten.

Rapportage tijdens de looptijd

In de projectperiode moet je jaarlijks rapporteren over de voortgang van je project (het voortgangsverslag). Ook kun je tussentijds een betaalverzoek indienen voor gemaakte en betaalde kosten. Let op: in sommige gevallen gelden uitzonderingen op de verplichting tot jaarlijkse rapportage of betaalverzoek; wat voor jouw project geldt, staat in je verleningsbeschikking.

Wijzigingen melden

Ga je iets anders doen in het project dan oorspronkelijk aangevraagd? Meld dit dan eerst met een wijzigingsverzoek, vóórdat je met de aangepaste uitvoering start. Er wordt dan getoetst of het aangepaste projectplan nog steeds aan de subsidievoorwaarden voldoet, zodat je achteraf geen financiële nadelen ondervindt.

Vaststelling aan het einde

Heb je je project afgerond, dan dien je een verzoek tot vaststelling in. Bij de vaststelling moet je, als je eigen arbeid of vrijwilligerswerk als bijdrage in natura hebt opgevoerd, met een eindverslag en urenoverzichten aantonen dat die arbeid daadwerkelijk is geleverd zoals eerder in het projectplan beschreven. RVO vergelijkt deze beschrijving met wat in het oorspronkelijke projectplan stond. Daarnaast vindt er een wettelijke administratieve toets op het project plaats, en worden steekproefsgewijs ook resultaten van projecten in het veld gecontroleerd.