LEADER Zuidoost-Drenthe

De regeling liep van 2016 tot en met 2022 en was gericht op vijf speerpunten uit de Lokale Ontwikkelingsstrategie (LOS): het versterken van lokale samenwerking, de toeristische sector, het MKB, de woon- en leefomgeving, en de (digitale) bereikbaarheid van de regio Zuidoost-Drenthe (de gemeenten Coevorden, Borger-Odoorn, de plattelandsgebieden van Emmen en het veenkoloniale deel van Aa en Hunze).

Subsidie kon worden aangevraagd door publieke en private rechtspersonen, ondernemingen zonder rechtspersoonlijkheid (zoals eenmanszaken en vof's) en samenwerkingsverbanden daarvan. Privépersonen kwamen niet in aanmerking.

De Lokale Actiegroep (LAG) Zuidoost-Drenthe, een door de provincie Drenthe ingestelde bestuurscommissie met vier wethouders en vijf private leden, beoordeelde de aanvragen en adviseerde de provincie. De provincie Drenthe nam als penvoerder de uiteindelijke beslissing, waarna de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) en het Samenwerkingsverband Noord-Nederland (SNN) de verdere afhandeling en betaling verzorgden.

Aanvragen verliep via een tendersysteem: twee keer per jaar werd de regeling voor een beperkte periode opengesteld. Indienen ging elektronisch, via het POP3 webportal (https://www.pop3-webportal.nl/mijn/), met verplichte formats voor projectplan en begroting.

Was je subsidie al toegekend en loopt je project nog, dan blijf je gebonden aan de destijds gestelde voorwaarden over rapportage, betaalverzoeken en vaststelling.

Wie kwam in aanmerking:

• Publieke rechtspersonen (zoals gemeenten)
• Private rechtspersonen
• Ondernemingen zonder rechtspersoonlijkheid: eenmanszaken, vennootschappen onder firma, commanditaire vennootschappen, maatschappen
• Samenwerkingsverbanden van deze partijen

Wie afviel:

• Projecten die niet pasten binnen de Lokale Ontwikkelingsstrategie (LOS) Zuidoost-Drenthe, met de vijf speerpunten: lokale samenwerking, de toeristische sector, het MKB, de woon- en leefomgeving en (digitale) bereikbaarheid.
• Projecten die niet minimaal 60 punten scoorden op de selectiecriteria van de Lokale Actiegroep (LAG). Werd dit minimum niet gehaald, dan werd de subsidie geweigerd.
• Projecten die niet aan de minimale projectomvang voldeden: bij een score van 80 punten of meer moesten de subsidiabele kosten minimaal € 50.000 bedragen, bij een score van 79 punten of minder minimaal € 75.000 (bedragen uit het openstellingsbesluit 2016-2019; in 2020 gold voor "Overige projecten" nog steeds deze drempel, voor mkb-projecten in de eerste periode van 2020 gold deze minimale omvang niet).
• Projecten waarvoor al Europese subsidie was verstrekt voor dezelfde activiteit en dezelfde subsidiabele kosten (dubbele Europese financiering was niet toegestaan).
• Projecten die niet minimaal 40% private cofinanciering konden aantonen (dit was een verplichting uit de LOS).
• Aanvragen die niet werden ingediend binnen een openstellingsperiode: LEADER Zuidoost-Drenthe werkte met tenders, buiten deze vaste periodes kon niet worden ingediend.
• Aanvragen die niet het verplichte format voor projectplan en begroting van het Samenwerkingsverband Noord-Nederland (SNN) gebruikten.

Twee zwaarwegende, extra selectiecriteria golden bovendien: het initiatief moest aantoonbaar draagvlak hebben (of op korte termijn krijgen) in de gemeenschap waar het werd uitgevoerd, vanuit een bottom-up aanpak, en het initiatief moest aantoonbaar uit zijn op een verdienmodel, zodat het niet stopte zodra de LEADER-bijdrage wegviel.

De regeling werkte met vier hoofdcategorieën subsidiabele kosten (openstellingsbesluit 2019/2020):

1. Voorbereidingskosten

Kosten gemaakt ter voorbereiding van het project, zoals bedoeld in de Verordening.

2. Kosten voor projectmanagement en projectadministratie

Dit zijn de kosten van het aansturen en administratief bijhouden van het project zelf.

3. Kosten voor de uitvoering van het LEADER-project, onderverdeeld in:

• Operationele kosten voor de uitvoering van het project
• Kosten van haalbaarheidsstudies
• Kosten van materiaal
• Kosten van ruimten en bijbehorende faciliteiten
• Kosten voor promotie en publiciteit
• Kosten van architecten, ingenieurs en adviseurs
• Reis- en verblijfskosten
• Niet verrekenbare btw
• Bijdragen in natura, zijnde onbetaalde eigen arbeid (in het openstellingsbesluit 2017-2018 gemaximeerd op 15% van de projectkosten)
• Bijdragen in natura (onbetaalde arbeid van vrijwilligers)
• Personeelskosten van bij de uitvoering betrokkenen, voor aantoonbaar ten behoeve van het project gemaakte uren
• Aankoop van bebouwde en niet-bebouwde gronden in het kader van milieubehoud-activiteiten (in 2020 gemaximeerd op een subsidiepercentage van 10%, in 2016 was dit nog maximaal 60%)

4. Kosten van investeringen voor het LEADER-project

• Kosten voor bouw of verbetering van onroerende zaken
• Kosten voor verwerving van onroerende zaken
• Kosten voor aankoop van grond
• Kosten van koop van nieuwe machines en installaties
• Kosten van architecten, ingenieurs en adviseurs
• Kosten van adviezen over duurzaamheid
• Kosten van haalbaarheidsstudies
• Kosten van verwerving of ontwikkeling van computersoftware
• Kosten van verwerving van octrooien, licenties, auteursrechten en merken
• Kosten van koop van tweedehands machines, installaties en goederen (in de openstelling 2017-2018 moest de aanschaf van tweedehands goederen worden verantwoord met een taxatierapport van een erkend taxateur)
• Niet verrekenbare btw
• Aankoop van bebouwde en niet-bebouwde gronden in het kader van milieubehoud (ook hier maximaal 10% in 2020)

In het eerdere openstellingsbesluit van 2016 werd een iets andere, kortere lijst gehanteerd, met onder meer: kosten van bouw, verbetering, verwerving of leasing van onroerende zaken; koop van nieuwe goederen of huurkoop van nieuwe machines en installaties tot maximaal de marktwaarde; kosten van adviseurs, architecten en ingenieurs; haalbaarheidsstudies; computersoftware; octrooien, licenties, auteursrechten en merken; reis- en verblijfkosten; public relations; voorbereidingskosten; niet-verrekenbare btw; bijdragen in natura; en personeelskosten.

Bijdragen in natura: let op de voorwaarden

Onbetaalde eigen arbeid en onbetaalde arbeid van vrijwilligers mochten worden opgevoerd, maar alleen onder strikte voorwaarden: er moest gebruik worden gemaakt van een tijdschrijfsysteem, er vond een toets op redelijkheid plaats en de kostenpost kon niet achteraf worden verhoogd. Bij de aanvraag moest je beschrijven hoe deze arbeid werd geleverd en welk voordeel dit opleverde; bij vaststelling moest je met urenoverzichten bewijzen dat de arbeid daadwerkelijk was geleverd.

Wat niet subsidiabel was

Minimum- en maximumbedragen per project

Naast de kostensoorten golden ook eisen aan de omvang van het project: bij een score van 80 punten of meer moesten de subsidiabele kosten minimaal € 50.000 bedragen, bij 79 punten of minder minimaal € 75.000. Voor mkb-projecten in de eerste periode van 2020 gold deze ondergrens niet, maar wel een subsidiebedrag van minimaal € 40.000 en maximaal € 50.000.

Subsidiepercentage: voor projecten binnen de LOS Zuidoost-Drenthe bedroeg de subsidie maximaal 60% van de totale subsidiabele kosten. De overige financiering moest bestaan uit private bijdragen (minimaal 40% private cofinanciering was verplicht).

Maximumbedragen per project:

• Voor "Overige projecten" binnen de LOS Zuidoost-Drenthe kon maximaal € 150.000 subsidie per project worden aangevraagd.
• Voor mkb-projecten in de openstelling van de eerste periode van 2020 gold een subsidiebedrag van minimaal € 40.000 en maximaal € 50.000.

Als je in het financieringsplan een lager subsidiebedrag aanvroeg dan het bedrag dat volgde uit 60% van de subsidiabele kosten (bijvoorbeeld omdat je financieringstekort kleiner was), dan gold dat lagere bedrag als het aangevraagde en maximaal te verlenen subsidiebedrag.

Minimale projectomvang (en daarmee indirect het minimale subsidiebedrag): een project met een score van 80 punten of meer moest minimaal € 50.000 aan subsidiabele kosten hebben; bij een score van 79 punten of minder moest dit minimaal € 75.000 zijn. Voor mkb-projecten in de eerste periode van 2020 gold deze ondergrens niet.

In het openstellingsbesluit van 2016 en 2017-2018 stond dat er geen voorschotten werden verstrekt (op grond van artikel 1.25 van de Verordening), met de mogelijkheid van maximaal twee voorschotten per jaar op basis van realisatie. In het openstellingsbesluit van 2019 werd dit aangescherpt: een aanvraag om een voorschot moest betrekking hebben op minimaal 25% van de verleende subsidie of op minimaal € 25.000 aan projectkosten, en kon maximaal twee keer per jaar worden aangevraagd. De Lokale Ontwikkelingsstrategie zelf noemt daarnaast een voorschotregeling waarbij maximaal 50% van het totale budget kon worden uitgekeerd voor initiatieven met liquiditeitsproblemen in de startfase.

Budget per openstellingsperiode varieerde door de jaren heen, van € 500.000 tot ruim € 1 miljoen per periode, samengesteld uit gelijke delen Europese en provinciale/gemeentelijke middelen. Er was geen vooraf vastgesteld subsidieplafond voor de hele looptijd; de LAG hield hier bewust flexibiliteit in.

Fase 1: Projectontwikkeling (vóór indiening)

• Stap 1: Voorbereiden aanvraag. De initiatiefnemer vulde een projectformulier in, voegde eventuele bijlagen toe en stuurde dit naar het secretariaat van de LAG (leaderzuidoost@drenthe.nl).
• Stap 2: Toetsing Leaderwaardigheid. De LAG gaf een eerste oordeel over of het initiatief LEADER-waardig was en adviseerde over de verdere uitwerking. Deze Leaderwaardigheidscheck was een verplichte stap.
• Stap 3: Opstellen projectplan, begroting en verplichte bijlagen. Hiervoor moesten de formats van LEADER Zuidoost-Drenthe en van SNN worden gebruikt (verplicht, minimaal deze formats).
• Stap 4: E-herkenning (EH2+) en TAN-codes aanvragen. Dit was nodig om de formele digitale aanvraag te kunnen indienen.

Fase 2: Indiening en beoordeling

• Stap 5: Aanvraag indienen via het aanvraagportaal (voorheen mijn.rvo.nl, nu https://www.pop3-webportal.nl/mijn/), met E-herkenning. Dit kon alleen binnen een openstellingsperiode. De openstellingsdata werden bekendgemaakt via de website van LEADER Zuidoost-Drenthe en Facebook.
• Stap 6: Check op ontvankelijkheid en compleetheid door SNN: zijn alle verplichte bijlagen toegevoegd, woont/is de indiener gevestigd in het gebied, etc.
• Stap 7: Inhoudelijke beoordeling door de LAG. Op basis van de selectiecriteria kende de LAG punten toe. Bij gebrek aan consensus werd gestemd, met de voorwaarde dat het aantal private leden tijdens de stemming niet kleiner mocht zijn dan het aantal publieke leden. Bij staken van stemmen volgde een tweede overleg; staakten de stemmen opnieuw, dan stuurde de LAG een verdeeld advies naar Gedeputeerde Staten (GS).
• Stap 8: Check op financiële, subsidietechnische en staatssteuntechnische aspecten door SNN en RVO. Een inhoudelijk positief beoordeeld project kon hierdoor toch afvallen.
• Stap 9: Check op EU-conformiteit door RVO.
• Stap 10: Opstellen beschikking door SNN. Dit resulteerde in een afwijzingsbeschikking of een toekenningsbeschikking (verleningsbeschikking), met daarin de te maken kosten, de financiering en eventuele aanvullende voorwaarden.

Verplichte documenten bij indiening

• Het projectformulier (format van de LAG/SNN), in te vullen door de initiatiefnemer/aanvrager zelf.
• Het projectplan (verplicht format), opgesteld en ondertekend door de aanvrager.
• De begroting (verplicht format van SNN), opgesteld door de aanvrager.
• Eventuele benodigde vergunningen, te overleggen bij de eerste aanvraag tot bevoorschotting (niet al bij de eerste indiening, maar wel voordat voorschotten werden uitgekeerd).
• Bewijs van zekerstelling van de financiering, eveneens bij de eerste aanvraag tot bevoorschotting.
• Voor programmalijn 'Be Good' (bij de zustermaatregel Zuidwest-Drenthe): een inschrijving bij de Kamer van Koophandel, om vestiging in het gebied aan te tonen.

Fase 4: Uitvoering en afronding

• Stap 11: Uitvoeren project. Tijdens de uitvoering hield de initiatiefnemer contact met SNN en de LAG over de voortgang. Op basis van gemaakte kosten kon twee keer per jaar een betaalverzoek (declaratie) worden ingediend bij SNN.
• Stap 12: Afrekenen project. Na afronding stelde de initiatiefnemer een afrekening op; SNN stelde vervolgens de vaststellingsbeschikking op en de laatste subsidie werd uitgekeerd.

Wie beoordeelt

De beoordeling verliep in stappen langs drie partijen. Eerst controleerde het Samenwerkingsverband Noord-Nederland (SNN) de aanvraag op ontvankelijkheid en compleetheid. Vervolgens beoordeelde de Lokale Actiegroep (LAG) Zuidoost-Drenthe het project inhoudelijk aan de hand van de selectiecriteria en kende hier punten aan toe; deze punten bepaalden de ranking van projecten binnen een openstellingsperiode. Daarna volgde een check door SNN en RVO op financiële, subsidietechnische en staatssteunaspecten, en een check op EU-conformiteit door RVO. De Provincie Drenthe was penvoerder van de LAG en nam de formele beslissing tot toekenning of afwijzing, op basis van het (zwaarwegende) advies van de LAG. SNN gaf de beschikking af aan de indiener namens de LAG.

Doorlooptijd

Volgens de subpagina van het loket streven SNN, RVO en de adviescommissie ernaar om binnen 22 weken na de uiterste indieningsdatum een besluit te nemen. Over het besluit ontvang je per e-mail een bericht.

Toekenning en beschikking

Bij een positief besluit ontvang je een verleningsbeschikking met het maximale subsidiebedrag dat je kunt ontvangen, en met de datum waarop het project uiterlijk afgerond moet zijn. In het openstellingsbesluit stond dat projecten uiterlijk op 31 december 2022 voltooid moesten zijn, ook als de looptijd van drie jaar (de standaardtermijn uit de Verordening) hierdoor werd overschreden.

Betaling: voorschotten

Er kon, afhankelijk van het jaar van de openstelling, verschillend worden bevoorschot. In de openstellingsbesluiten van 2016 en 2017-2018 stond dat er op grond van artikel 1.25 van de Verordening geen voorschotten werden verstrekt, met wel de mogelijkheid tot maximaal twee voorschotten per jaar op basis van realisatie (dus na gemaakte kosten). In het openstellingsbesluit van 2019 en 2020 was dit aangescherpt: een voorschotaanvraag moest gaan over minimaal 25% van de verleende subsidie, of over minimaal € 25.000 aan projectkosten, en kon maximaal twee keer per jaar worden ingediend. De Lokale Ontwikkelingsstrategie noemt daarnaast een aparte voorschotregeling voor initiatieven met liquiditeitsproblemen in de startfase, waarbij tot 50% van het totale budget kon worden uitgekeerd.

Rapportage tijdens de looptijd

Tijdens de projectperiode moest je jaarlijks rapporteren over de voortgang van je project, met een voortgangsverslag. Ook kon je een betaalverzoek indienen voor de gemaakte en betaalde kosten (maximaal twee keer per jaar, volgens de algemene toelichting). In sommige gevallen golden uitzonderingen op de jaarlijkse rapportage- en/of betaalverzoekplicht; wat voor jouw project gold, stond in de verleningsbeschikking.

Wijzigingen melden

Wilde je tijdens de uitvoering iets anders doen dan in het oorspronkelijke projectplan, dan moest je dit eerst melden via een wijzigingsverzoek en pas daarna beginnen met de aangepaste uitvoering. Zo werd vooraf getoetst of het gewijzigde plan nog aan de subsidievoorwaarden voldeed en werden financiële gevolgen achteraf voorkomen.

Afronding en vaststelling

Na afronding van het project diende je een verzoek tot vaststelling in, met een eindafrekening en een projectverslag (met behaalde doelen, succesfactoren en valkuilen). Op basis hiervan stelde SNN de vaststellingsbeschikking op, en werd de laatste subsidie uitgekeerd. De administratie van gehonoreerde projecten (boekhouding, verantwoording, uitbetaling) verliep geheel via RVO.