Incidentele subsidie

De regeling is er voor situaties waarin zowel het aantal subsidieontvangers als de periode van subsidiëring beperkt is. Een subsidie voor een groot aantal ontvangers is dus niet incidenteel, en ook een subsidie die meerdere keren achter elkaar aan dezelfde ontvanger voor dezelfde activiteiten wordt verstrekt telt niet als incidenteel.

Omdat er geen apart aanvraagformulier per doelgroep bestaat, gelden de algemene regels uit de Algemene subsidieverordening Noord-Brabant (Asv) en de Algemene wet bestuursrecht. Je vraagt aan via het digitale aanvraagformulier op de website van de provincie en ondertekent digitaal met DigiD (particulieren en bedrijven zonder rechtspersoonlijkheid) of eHerkenning niveau 2+ met specifieke machtiging (bedrijven, instellingen of overheden met rechtspersoonlijkheid). Bij de aanvraag lever je onder meer een projectplan en, bij samenwerking, een samenwerkingsverklaring aan. Gedeputeerde Staten beoordelen en beslissen; dit mag niet in mandaat worden afgedaan. Je kunt binnen zes weken na het besluit bezwaar maken.

Je activiteit mag niet onder bestaand beleid of een bestaande subsidieregeling vallen. Is er al een provinciale subsidieregeling of vastgesteld beleid voor jouw soort activiteit, dan is een incidentele subsidie niet mogelijk. Je valt dan terug op die reguliere regeling.

Het initiatief moet bij jou liggen. Incidentele subsidies zijn bedoeld voor gevallen waarin de provincie zelf geen beleid heeft geformuleerd. Ligt het initiatief bij de provincie, dan is er per definitie ook beleid en een regeling, en is deze vorm niet aan de orde.

Beperkt aantal ontvangers en beperkte periode. De regeling is alleen bedoeld voor situaties met zowel een beperkt aantal subsidieontvangers als een beperkt tijdvak. Concreet:

• Een subsidie voor maximaal één jaar, maar aan een groot aantal ontvangers, is niet incidenteel.
• Een eenmalige subsidie aan bijvoorbeeld alle basisscholen is dus ook geen incidentele subsidie, ondanks dat het eenmalig is.
• Een subsidie aan één ontvanger met een structureel karakter (meerdere keren achter elkaar voor dezelfde activiteiten) telt evenmin als incidenteel.

Doelgroep: rechtspersonen en natuurlijke personen. Zowel rechtspersonen als natuurlijke personen (waaronder eenmanszaken, vof's, maatschappen en cv's) kunnen een incidentele subsidie aanvragen. Bij natuurlijke personen wordt wel gekeken naar de financiële kwetsbaarheid en de risico's die daarmee gepaard gaan, omdat verhaal bij problemen lastiger is dan bij rechtspersonen.

Algemene weigeringsgronden uit de Asv gelden altijd. Omdat er geen subsidieregeling met specifieke vereisten aan ten grondslag ligt, vormen de algemene weigeringsgronden uit de Asv het enige toetsingskader. Daaronder valt onder meer een ondergrens (om de uitvoeringslasten van de provincie te beperken) en de eis dat de activiteit raakt aan het algemeen provinciaal belang.

Staatssteuntoets bij ondernemingen. Als je onderneming bent, toetst de provincie of de subsidie is toegestaan onder de Europese staatssteunregels. Dit gebeurt meestal via de de-minimisverordening (drempel € 300.000 per onderneming over drie kalenderjaren, met afwijkende, lagere drempels voor visserij en landbouw) of de DAEB de-minimisverordening (drempel € 500.000 over drie belastingjaren). Overschrijd je met de nieuwe subsidie samen met eerder ontvangen steun deze drempel, dan kan de subsidie op deze grondslag niet worden verstrekt.

Wet Bibob. De provincie kan de integriteit van aanvragers toetsen. Bij een ernstig gevaar dat de subsidie wordt misbruikt, kan de aanvraag worden geweigerd of kan een verleende subsidie lager worden vastgesteld of worden ingetrokken.

Geen mandaat. Het besluit over een incidentele subsidie wordt altijd door Gedeputeerde Staten zelf genomen, niet door een ondergemandateerde. Dit heeft geen invloed op wie kan aanvragen, maar wel op de behandeling.

Wel gelden de algemene regels uit de Algemene subsidieverordening Noord-Brabant (Asv) over hoe subsidiabele kosten worden berekend en welke kosten juist zijn uitgesloten.

Berekeningswijze subsidiabele kosten (uurtarieven). Voor de berekening van uurtarieven bij subsidiabele kosten gebruikt de provincie de Regeling uniforme kostenbegrippen en berekeningswijzen subsidies Noord-Brabant 2017. Daarin staan drie standaardberekeningswijzen:

• integrale kosten;
• een uurtarief per kostendrager, vermeerderd met een forfaitair vastgestelde opslag voor indirecte kosten;
• een forfaitair vastgesteld uurtarief.

Bij een incidentele subsidie kunnen Gedeputeerde Staten in de verleningsbeschikking vastleggen welke van deze berekeningswijzen je moet gebruiken, of een keuze daaruit. Is niets vastgelegd, dan mag je zelf een van de drie berekeningswijzen kiezen.

Btw is niet subsidiabel voor zover die verrekenbaar of compensabel is. Btw die je als ondernemer kunt verrekenen, of die overheden als niet-ondernemer kunnen compenseren, komt niet in aanmerking als subsidiabele kost.

Vaste bedragen (lumpsum) of prijs x hoeveelheid. Bij subsidies tot € 125.000 werkt de provincie in principe met prestatiesubsidiëring: een vast bedrag (lumpsum) of een vast bedrag per prestatie-eenheid, in plaats van vergoeding van de werkelijk gemaakte kosten. Geef jij in je aanvraag zelf een lager vast bedrag per prestatie-eenheid op dan gebruikelijk, dan is dat lagere bedrag waar de provincie de subsidie op baseert.

Bij € 125.000 en hoger: werkelijke kosten. Vanaf dit bedrag wordt niet met een vast bedrag gewerkt, maar op basis van gerealiseerde (werkelijke) kosten en de geleverde prestatie samen.

Waarderingssubsidie: vaak geen kostenverantwoording. Bij het productbeschrijving van deze regeling staat dat het meestal gaat om een waarderingssubsidie. Bij dit type wordt de subsidie vaak direct vastgesteld op basis van de aanvraag, zonder dat achteraf een gedetailleerde financiële verantwoording nodig is; de subsidie is dan niet gekoppeld aan specifieke, achteraf te verantwoorden kostenposten.

Wat niet mag: verboden verplichtingen omtrent kostenverantwoording bij lagere bedragen. Bij subsidies tot € 125.000 mag de provincie geen accountantsverklaring of controleverklaring eisen, en ook geen verplichting opleggen om een uitgebreide (kosten)administratie bij te houden of te overleggen. Dit is geen kostensoort, maar wel relevant: het betekent dat je bij deze bedragen geen zwaar financieel bewijsdossier hoeft op te bouwen.

Vermogensvorming kan een vergoeding vereisen. Als de subsidie bij jou tot vermogensvorming leidt (bijvoorbeeld doordat je met de subsidie gefinancierde zaken verkoopt, de bestemming wijzigt, de activiteiten beëindigt of de subsidie wordt ingetrokken), kan de provincie een vergoeding verlangen. De hoogte daarvan wordt door Gedeputeerde Staten bepaald.

Subsidie kan ook in andere vormen dan een geldbedrag. Naast een geldbedrag kan subsidie ook de vorm hebben van een geldlening of een garantstelling. Bij een lening verplicht je je de middelen terug te betalen (eventueel tegen een lagere dan marktconforme rente, met inachtneming van staatssteunregels); bij een garantstelling betaalt de provincie alleen bij wanbetaling of bij optreden van het afgedekte risico. Welke vorm voor jouw project geldt, staat in de verleningsbeschikking.

Concrete, project-specifieke afspraken over welke kosten meetellen, welk tarief geldt en welk deel via eigen middelen, subsidie of derden wordt gefinancierd, leg je zelf voor in je projectbegroting bij de aanvraag (zie het voorbeeld-projectplan).

De hoogte van het subsidiebedrag bepaalt welk verantwoordingsregime (arrangement) geldt

• Tot € 25.000: de subsidie wordt direct vastgesteld (zonder aparte verleningsbeschikking) of ambtshalve vastgesteld na afloop van de activiteit. Er wordt geen gedetailleerde financiële verantwoording gevraagd, geen voortgangsverslag geëist en geen accountantsverklaring verplicht.
• € 25.000 tot € 125.000: er wordt verantwoording over de prestaties gevraagd. Bij een looptijd van meer dan 12 maanden kan de provincie een voortgangsverslag verplichten (maximaal eens per 12 maanden). Ook hier geen verplichte accountantsverklaring.
• € 125.000 en hoger: verantwoording vindt plaats over zowel de prestaties als de daadwerkelijk gerealiseerde kosten. Bij dit bedrag kan een controleverklaring van een accountant worden verplicht.

Bevoorschotting. Voorschotten worden automatisch (ambtshalve) verstrekt volgens het bevoorschottingsregime dat in de verleningsbeschikking staat; je hoeft daarvoor geen aparte aanvraag te doen. Bij de variant "ambtshalve vaststellen" binnen het eerste arrangement (tot € 25.000) wordt voor 100% voorschot verleend.

Wat het bedrag kan verlagen

• Als je zelf in je aanvraag een lager vast bedrag per prestatie-eenheid hanteert dan gebruikelijk, is dat lagere bedrag bepalend, niet een eventueel hoger normbedrag.
• Bij subsidies van € 25.000 tot € 125.000 die verantwoord worden op basis van werkelijke baten en lasten (een uitzonderingsregime), wordt de subsidie lager vastgesteld als de werkelijke kosten lager uitvallen dan begroot.
• Bij niet, niet geheel of niet conform de verplichtingen uitvoeren van de activiteiten kan de subsidie op een lager bedrag of op nihil worden vastgesteld.
• Overschrijding van de de-minimisdrempel (€ 300.000 over drie kalenderjaren, met lagere drempels voor visserij en landbouw) of de DAEB de-minimisdrempel (€ 500.000 over drie belastingjaren) kan betekenen dat de subsidie op deze grondslag niet (volledig) kan worden verstrekt.

Wat het bedrag beperkt houdt

• Bij bedragen van € 125.000 en hoger wordt nooit meer uitgekeerd dan het maximaal verleende subsidiebedrag, ook als de werkelijke kosten hoger uitvallen.

Voor een concreet bedrag moet je dus per aanvraag met de provincie in gesprek, of blijkt dit uit de verleningsbeschikking die je na aanvraag ontvangt.

Stap 1: Bepaal of een incidentele subsidie de juiste vorm is

Ga na dat je activiteit niet al onder een bestaande provinciale subsidieregeling of vastgesteld beleid valt, dat het initiatief bij jou ligt, en dat zowel het aantal ontvangers als de subsidieperiode beperkt zijn. Past je situatie hier niet in, dan is een incidentele subsidie niet de juiste route.

Stap 2: Vul het digitale aanvraagformulier in en onderteken digitaal

Je dient je aanvraag in via het online formulier: https://formulieren.brabant.nl/provnbr/Subs_Incidentele_Subsidies. Onderteken met:

• DigiD, als je particulier bent of een bedrijf zonder rechtspersoonlijkheid (eenmanszaak, vof, maatschap, commanditaire vennootschap);
• eHerkenning niveau 2+ met de specifieke machtiging "ondertekenen subsidieaanvragen provincie Noord-Brabant", als je bedrijf, instelling of overheid bent met rechtspersoonlijkheid.

Stap 3: Voeg de verplichte bijlagen toe

• Projectplan. Beschrijft aanleiding, doelstelling (SMART), verwachte resultaten, activiteiten, projectorganisatie en verantwoordelijkheden, en een sluitende projectbegroting (totale kosten, eigen financiering, subsidiedeel, financiering door derden). Wordt opgesteld en (waar relevant) ondertekend door de interne opdrachtgever en interne projectleider van je organisatie. De begroting mag als onderdeel van het projectplan of als losse bijlage worden ingediend.
• Samenwerkingsverklaring (alleen als je met meerdere partijen samenwerkt). Bevat minimaal de namen en adressen van de penvoerder en de andere deelnemers, een aanduiding van het project, de instemming van alle deelnemers over project, penvoering en verantwoording, en handtekeningen van alle deelnemende partijen.
• Machtigingsformulier (alleen als je iemand anders machtigt om namens jou te tekenen). Hierop geef je aan wie je machtigt (persoon of organisatie), voor welke handelingen (indienen aanvraag, en/of rechtshandelingen tot subsidieverlening, en/of alle handelingen tot en met vaststelling), en of de financiële afhandeling via de eigen bankrekening van de gemachtigde verloopt. Wordt ondertekend door de volmachtgever (de tot ondertekenen bevoegde persoon volgens het Handelsregister).
• Modelverklaring de-minimissteun (als je onderneming bent en mogelijk staatssteun ontvangt). Je verklaart hierin of je onderneming in het lopende en de twee voorafgaande kalenderjaren de-minimissteun heeft ontvangen, en zo ja, tot welk bedrag. Wordt ondertekend door naam en functie van de ondertekenaar namens de onderneming, met vermelding van bedrijfsnaam en KvK-nummer.
• Modelverklaring DAEB de-minimissteun (als het gaat om steun voor een dienst van algemeen economisch belang). Vergelijkbare verklaring, maar met een drempel van € 500.000 over drie belastingjaren. Ondertekening op dezelfde wijze als de reguliere de-minimisverklaring.

Bij beide de-minimisverklaringen geldt: vul alleen de rubriek(en) in die op jouw situatie van toepassing zijn, en voeg kopieën bij van stukken waaruit eerder verleende steun blijkt.

Stap 4: Kies eventueel voor de Berichtenbox voor bedrijven

Ben je een bedrijf, instelling of overheid? Dan kun je in het aanvraagformulier aangeven dat je verdere communicatie via de beveiligde Berichtenbox voor bedrijven wilt laten verlopen.

Stap 5: Verzending en ontvangst

Je aanvraag komt binnen bij de Afdeling Subsidies van de provincie Noord-Brabant (Brabantlaan 1, 5216 TV 's-Hertogenbosch / postbus 90151, 5200 MC 's-Hertogenbosch). Voor vragen: [email protected] of (073) 681 28 12.

Later in het proces: melding, voortgang of vaststelling

Heb je al subsidie gekregen en moet je een melding doen, een voortgangsverslag insturen of vaststelling aanvragen? Dat doe je via de daarvoor bestemde digitale formulieren op de website van de provincie (indienen melding, indienen voortgang, indienen verzoek tot vaststelling).

Wie beslist

Gedeputeerde Staten beoordelen en beslissen over incidentele subsidies. Dit wordt niet in mandaat afgedaan door een uitvoeringsorganisatie, omdat er geen vastomlijnd beleid is waarbinnen een gemandateerde zou kunnen besluiten; elke aanvraag wordt dus individueel door Gedeputeerde Staten zelf bekeken.

Beslistermijn

De standaardbeslistermijn is 13 weken na ontvangst van de aanvraag. In uitzonderingsgevallen gelden langere termijnen:

• 22 weken, als nader onderzoek nodig is, bijvoorbeeld waarneming ter plaatse om te kunnen vaststellen of je wel of niet voor subsidie in aanmerking komt;
• 40 weken, in uitzonderlijke gevallen waarin de subsidieverstrekking afhankelijk is van internationale werkzaamheden.

Dit zijn maximumtermijnen; de provincie streeft naar een zo kort mogelijke afhandeling. Kan de beschikking niet binnen de termijn worden gegeven, dan krijg je hierover bericht met een nieuwe verwachte datum. De termijn wordt opgeschort zolang je de tijd krijgt om aangevraagde extra informatie aan te leveren.

Bevoorschotting

Voorschotten worden automatisch (ambtshalve) verstrekt volgens het bevoorschottingsregime dat in de verleningsbeschikking staat. Je hoeft dus geen aparte aanvraag voor een voorschot te doen. Bij de variant "ambtshalve vaststellen" binnen het laagste arrangement (subsidies tot € 25.000) wordt voor 100% voorschot verleend. Blijkt uit je melding of een voortgangsverslag dat de uitvoering afwijkt van de verleningsbeschikking, dan kan de provincie het bevoorschottingsregime en de hoogte van nog te ontvangen voorschotten aanpassen.

Verantwoording en vaststelling: afhankelijk van het subsidiebedrag

• Tot € 25.000: de subsidie wordt direct vastgesteld (op basis van de aanvraag, zonder losse verleningsbeschikking) of ambtshalve vastgesteld na afloop van de activiteit, binnen 22 weken na afloop. Er is geen standaardverplichting tot verantwoording, maar de provincie kan steekproefsgewijs vragen om bewijsstukken of een fysieke/administratieve controle uitvoeren. Een voortgangsverslag of accountantsverklaring mag hier niet worden verplicht.
• € 25.000 tot € 125.000: je moet verantwoording afleggen over de geleverde prestatie of prestatie-eenheid, bijvoorbeeld via een activiteitenverslag, managementverklaring of bewijsstukken. Bij een looptijd langer dan 12 maanden kan de provincie een voortgangsverslag verplichten (maximaal eens per 12 maanden). Een accountantsverklaring is hier niet verplicht.
• € 125.000 en hoger: verantwoording vindt plaats over zowel de prestatie als de daadwerkelijk gerealiseerde kosten. Hier kan een controleverklaring van een accountant worden verplicht.

Verplichtingen tijdens de looptijd

Tijdens de uitvoering geldt een meldingsplicht: wijzigingen die van invloed kunnen zijn op de activiteiten of de hoogte van de subsidie (bijvoorbeeld een andere samenwerkingspartner, of dat de activiteiten niet, niet geheel of niet conform de verplichtingen worden uitgevoerd) moet je zo snel mogelijk melden. Doe je dit niet en komt dit later aan het licht, dan kan dit leiden tot volledige terugvordering inclusief wettelijke rente en registratie als misbruik. Daarnaast geldt een instandhoudingsplicht van het project of de activiteiten tot en met 5 jaar na vaststelling, waarbij de provincie een controlebezoek kan uitvoeren.

Bezwaar

Na het besluit op je aanvraag heb je zes weken de tijd om bezwaar te maken.