Begrotingssubsidie

Er zijn twee vormen. De exploitatiesubsidie is een periodieke subsidie, bedoeld voor de lopende activiteiten van een organisatie. De projectsubsidie is eenmalig en gekoppeld aan een specifiek project. In beide gevallen kan de subsidie bestaan uit een geldbedrag, maar ook uit een geldlening of een garantstelling.

Alleen rechtspersonen kunnen een begrotingssubsidie aanvragen. Particulieren en eenmanszaken zonder rechtspersoonlijkheid vallen dus buiten de boot.

Je vraagt aan met een digitaal aanvraagformulier: er is een apart formulier voor een projectsubsidie en een apart formulier voor een exploitatiesubsidie. Je ondertekent digitaal met eHerkenning (niveau 2+, met de specifieke machtiging "ondertekenen subsidieaanvragen provincie Noord-Brabant"). Afhankelijk van je situatie moet je aanvullende verklaringen meesturen, bijvoorbeeld over staatssteun, financiële positie of MKB-status.

Omdat een begrotingssubsidie niet op een vaste regeling met vaste voorwaarden berust, hangt veel af van de specifieke afspraken die met de provincie worden gemaakt. Voor de precieze voorwaarden verwijst de provincie zelf naar de Algemene subsidieverordening Noord-Brabant.

Verder geldt dat een begrotingssubsidie niet via een open regeling met vaste beoordelingscriteria loopt, maar dat de subsidieontvanger en het bedrag al vooraf in de begroting van de provincie zijn opgenomen. Dat betekent dat dit doorgaans geen regeling is waarop je "zomaar" met een concurrerend voorstel intekent; het gaat om een specifieke, vooraf beoogde bijdrage aan een specifieke organisatie voor een specifieke periodieke activiteit (exploitatiesubsidie) of een specifiek project (projectsubsidie).

Uit de bijgevoegde formulieren blijkt een aantal aanvullende knock-outeisen die tijdens de beoordeling worden getoetst, afhankelijk van jouw situatie:

• Geen financiële moeilijkheden. Als je organisatie in financiële moeilijkheden verkeert (zoals gedefinieerd in de Algemene Groepsvrijstellingsverordening), is dat grond om de subsidie te weigeren. Dit wordt getoetst met de "Verklaring geen financiële moeilijkheden". Voor rechtspersonen met beperkte aansprakelijkheid (NV, BV, stichting, vereniging, coöperatie) gaat het om de vraag of de opgebouwde verliezen meer dan de helft van het geplaatste aandelenkapitaal hebben opgesoupeerd. Voor eenmanszaken, VOF, CV en maatschap gaat het om de vraag of meer dan de helft van het kapitaal door verliezen is verdwenen. Ook een lopende collectieve insolventieprocedure (dreigend faillissement of surseance) of nog niet afgeronde reddings- of herstructureringssteun is een weigeringsgrond. Voor grote ondernemingen geldt een aanvullende toets op de verhouding schulden/eigen vermogen en de rentedekkingsgraad over de afgelopen twee jaar.
• Staatssteungrenzen. Als jouw subsidie kwalificeert als staatssteun, moet je binnen de de-minimisdrempels blijven of moet er een andere geldige staatssteungrondslag zijn.
• MKB-status waar relevant. Voor sommige onderdelen moet je aantonen of je wel of niet een MKB-onderneming bent volgens de EU-definitie (minder dan 250 werknemers, jaaromzet tot € 50 miljoen of balanstotaal tot € 43 miljoen, zelfstandig of met verbonden/partnerondernemingen meegerekend). Dit is overigens geen algemene knock-outeis voor de begrotingssubsidie zelf, maar bepaalt mede welke staatssteuntoets van toepassing is.

Voor de volledige, formele voorwaarden verwijst de provincie zelf naar de Algemene subsidieverordening Noord-Brabant en de Regeling algemene subsidienormen Noord-Brabant.

Wel volgen uit de bijgevoegde formulieren een aantal harde grenzen die de hoogte van je subsidie kunnen beperken, namelijk de staatssteungrenzen:

• De-minimissteun (algemeen): het totaal aan de-minimissteun (in welke vorm dan ook, dus ook leningen tegen gunstige voorwaarden, kwijtschelding van belasting, etc.) mag over het lopende en de twee voorafgaande kalenderjaren niet hoger zijn dan € 300.000 per onderneming (of "één onderneming" inclusief verbonden ondernemingen).
• De-minimissteun goederenvervoer over de weg: voor ondernemingen die voor rekening van derden goederenvervoer over de weg verrichten geldt een lager drempelbedrag van € 100.000 over dezelfde periode van drie kalenderjaren.
• DAEB de-minimissteun: voor steun aan het uitvoeren van een dienst van algemeen economisch belang geldt een drempel van € 750.000 over drie belastingjaren.
• Samenloop met andere staatssteun: als voor dezelfde subsidiabele kosten al staatssteun is verleend onder de Algemene Groepsvrijstellingsverordening, de MKB Landbouwvrijstellingsverordening of een Commissiebesluit, telt dat bedrag mee en mag het totaal de toegestane maxima onder die grondslag niet overschrijden.

Deze drempels bepalen dus niet hoeveel je krijgt, maar hoeveel je in totaal (over de afgelopen jaren plus deze subsidie) mág ontvangen zonder in strijd te komen met de Europese staatssteunregels. Overschrijd je de drempel, dan kan de subsidie voor het overschrijdende deel niet op basis van de-minimissteun worden verleend.

Bij vaststelling achteraf moet je overigens wel het werkelijke bedrag aan subsidiabele kosten, gerealiseerde opbrengsten en gerealiseerde eigen bijdrage (inclusief bijdragen van derden) opgeven, wat erop wijst dat een eigen bijdrage in ieder geval kan gelden als onderdeel van de individuele afspraken.

• Digitaal aanvraagformulier Begrotingssubsidie (naar aard projectsubsidie) voor een eenmalige subsidie voor een specifiek project.
• Digitaal aanvraagformulier Begrotingssubsidie (naar aard exploitatiesubsidie) voor een periodieke subsidie voor lopende activiteiten.

Stap 1: aanvraagformulier invullen en ondertekenen

Je vult het juiste digitale aanvraagformulier in. Ondertekenen doe je digitaal, met eHerkenning niveau 2+ met de specifieke machtiging "ondertekenen subsidieaanvragen provincie Noord-Brabant". Heb je die machtiging niet zelf, dan kun je een ander (persoon of organisatie) machtigen om namens jou te tekenen met het machtigingsformulier. Op dat formulier vul je in: naam en KVK-nummer van de volmachtgever (aanvrager), naam en functie van de gemachtigde, de naam van de subsidieregeling en het project, en welke bevoegdheden je aan de gemachtigde geeft (alleen de aanvraag indienen, of ook rechtshandelingen tot en met verlening, of alle rechtshandelingen tot en met vaststelling). Ook kun je aangeven of de gemachtigde de financiële afhandeling via zijn eigen bankrekening mag doen; zo ja, dan vul je het IBAN en de tenaamstelling in. Dit formulier wordt ondertekend door de volmachtgever.

Stap 2: verplichte bijlagen, afhankelijk van jouw situatie

Welke bijlagen je precies moet meesturen hangt af van je organisatievorm en de aard van de subsidie.

• Modelverklaring de-minimissteun (mei 2025): verplicht als je subsidie staatssteun betreft en de gewone de-minimisverordening van toepassing is. Je verklaart hierin of je in de afgelopen twee jaar en het lopende jaar geen, beperkte, of samenlopende de-minimissteun hebt ontvangen, met exacte bedragen. Je voegt bewijsstukken bij van eerder ontvangen steun. Ondertekend door de bevoegde vertegenwoordiger van de aanvragende onderneming.
• Modelverklaring de-minimissteun DAEB: vergelijkbaar, maar van toepassing als het gaat om steun voor een dienst van algemeen economisch belang; hier geldt een drempel van € 750.000. Ondertekend door de bevoegde vertegenwoordiger.
• Verklaring geen financiële moeilijkheden: verplicht om aan te tonen dat je organisatie niet in financiële moeilijkheden verkeert. Je beantwoordt een aantal ja/nee-vragen (afhankelijk van je rechtsvorm en of je een MKB- of grote onderneming bent) en ondertekent de verklaring.
• MKB-verklaring: nodig als je moet aantonen of je wel of niet een MKB-onderneming bent volgens de EU-definitie. Je kruist het aantal werkzame personen, de jaaromzet en het balanstotaal aan, onderbouwd met de laatste jaarrekening en de berekeningswijze (eventueel met de online MKB-toets van de Europese Commissie). Ondertekend door de bevoegde vertegenwoordiger.
• Samenwerkingsverklaring: verplicht als je met meerdere partijen samenwerkt aan het project. Bevat minimaal de namen en adressen van de penvoerder en de andere deelnemers, een aanduiding van het project, de instemming van alle deelnemers over project, penvoering en verantwoording, en handtekeningen van alle deelnemende partijen.

Stap 3: indienen

Je dient de aanvraag in via het digitale aanvraagformulier. Je kunt tijdens het invullen aangeven dat je voor verdere communicatie gebruik wilt maken van de beveiligde Berichtenbox voor bedrijven; de communicatie over je aanvraag loopt dan via dat kanaal in plaats van gewone e-mail.

Het postadres voor schriftelijke correspondentie is Provincie Noord-Brabant, Subsidies, Postbus 90151, 5200 MC 's-Hertogenbosch. Voor vragen kun je bellen met de Afdeling Subsidies via (073) 681 28 12 of mailen naar [email protected].

Beoordeling

Bij de beoordeling van je aanvraag toetst de provincie in ieder geval de verklaring geen financiële moeilijkheden: als je daaruit blijkt in moeilijkheden te verkeren, is dat een grond om de subsidie te weigeren. Ook wordt gecontroleerd of de opgegeven (DAEB) de-minimissteun binnen de toegestane drempel blijft, en of de eventueel opgegeven MKB-status correct is onderbouwd.

Besluit en bezwaar

Na beoordeling ontvang je een beschikking tot subsidieverlening (of een afwijzing). Ben je het niet eens met het besluit, dan kun je binnen zes weken bezwaar maken.

Tijdens de looptijd

Zodra de subsidie is verleend, gelden de verplichtingen die in jouw beschikking zijn opgenomen. Er zijn drie soorten digitale formulieren die je tijdens of na afloop van je subsidie kunt (of moet) indienen:

• een melding, bijvoorbeeld als er iets wijzigt in je project of organisatie;
• een voortgangsverslag, om de provincie tussentijds op de hoogte te houden van de voortgang;
• een verzoek tot vaststelling, aan het einde van de looptijd om de definitieve subsidie te laten vaststellen.

Wanneer precies welk formulier van jou wordt verwacht, staat in je individuele beschikking.

Vaststelling

Als in je beschikking is bepaald dat je moet verantwoorden met de "Verklaring inzake werkelijke kosten en opbrengsten", dien je bij je verzoek tot vaststelling op te geven:

• of de activiteiten waarvoor subsidie is verleend zijn verricht (ja, nee of gedeeltelijk, met toelichting);
• of je aan de subsidieverplichtingen hebt voldaan (ja, nee of gedeeltelijk, met toelichting);
• het totale bedrag aan werkelijk gemaakte subsidiabele kosten;
• het totale bedrag aan gerealiseerde opbrengsten (of "n.v.t.");
• het totale bedrag aan gerealiseerde eigen bijdrage, inclusief bijdragen van derden (of "n.v.t.").

Op verzoek voeg je de onderliggende administratie van uitgaven en inkomsten toe, zoals bedoeld in artikel 4:37, eerste lid, onder b, van de Algemene wet bestuursrecht. De verklaring wordt ondertekend door een daartoe bevoegd persoon (met de mogelijkheid van een tweede of derde medeondertekenaar). Aan de hand van deze verklaring met bijlagen stelt de provincie de subsidie vast.

Uitbetaling

Voor praktische details over voorschotten, betaalmomenten en de doorlooptijd van de vaststelling verwijst de provincie naar de Algemene subsidieverordening Noord-Brabant.

Bezwaar na vaststelling

Ook tegen het vaststellingsbesluit geldt dezelfde bezwaartermijn van zes weken als bij het oorspronkelijke besluit op je aanvraag.