Innovation Impact Challenge: IX in stedelijke ontwikkeling

De uitdaging was gericht op ondernemers die met immersive experiences (IX), zoals virtual reality, augmented reality, 360 graden video of games, een innovatief product of dienst willen ontwikkelen dat bijdraagt aan toekomstbestendige stedelijke ontwikkeling. Het ging om twee thema's: (1) IX-oplossingen die stedelijke opgaves zoals woningbouw, klimaatadaptatie en bereikbaarheid integraal in beeld brengen, en (2) IX-toepassingen die negatieve gevolgen van stedelijke ontwikkeling voor bewoners en andere betrokkenen voorkomen of verminderen.

Belangrijk: dit was geen subsidie maar een opdracht van het ministerie van OCW (via het programma CIIIC, gefinancierd vanuit het Nationaal Groeifonds), uitgevoerd door RVO, in samenwerking met de gemeenten Amsterdam en Almere als proeftuinen. Je diende dus een offerte in, geen subsidieaanvraag.

De challenge bestond uit twee fases. In fase 1 (haalbaarheidsonderzoek) kregen 19 geselecteerde projecten een budget van maximaal € 25.000 per project om de haalbaarheid van hun idee te onderzoeken en een vervolgplan te schrijven. In fase 2 (prototype ontwikkelen en testen) kregen 10 projecten die fase 1 succesvol afrondden een opdracht van maximaal € 200.000 per project om hun prototype door te ontwikkelen en te testen tot en met Technology Readiness Level (TRL) 7.

De aanvraag verliep in stappen: eerst een Expression of Interest indienen, dan (bij een positieve beoordeling) een uitnodiging voor een offerte fase 1, en daarna eventueel een uitnodiging voor een offerte fase 2. Het totale budget voor deze oproep was € 2.500.000.

Belangrijk om vooraf te weten: dit is geen subsidie maar een opdracht. Je diende geen subsidieaanvraag in, maar een offerte, en je kreeg (bij gunning) een opdrachtovereenkomst.

Knock-outeisen (minimale eisen uit de oproeptekst):

• Je staat geregistreerd bij de KVK of een vergelijkbaar register in de EU.
• Je innovatie past binnen de scope van R&D-diensten zoals gedefinieerd in de Handleiding voor ondernemers (paragraaf 10.2 en 10.3).
• Je innovatie past binnen thema 1 (integrale IX-oplossingen voor stedelijke opgaves) of thema 2 (voorkomen/verminderen van negatieve gevolgen van stedelijke ontwikkeling).
• Bij de offerte voor fase 2 betrek je de gemeente Amsterdam en/of Almere, of een andere gemeente, bij de ontwikkeling van je product of dienst.

Wie kon meedoen:

• Ondernemers (start-ups, scale-ups en gevestigde bedrijven), ook grotere bedrijven mochten meedoen; bedrijfsgrootte of omzet was geen beoordelingscriterium.
• Buitenlandse partijen mochten indienen, mits gevestigd binnen de EU en met een project dat bijdraagt aan de Nederlandse economie. Voor partners binnen een consortium golden geen verdere beperkingen, met dezelfde voorwaarde.
• Consortia waren toegestaan. Eén partij trad op als penvoerder en diende de offerte in; andere partijen konden als onderaannemer meedoen.
• Kennisinstellingen konden formeel ook indienen, maar RVO adviseerde een ondernemer de leiding te laten nemen. Bij de beoordeling van economisch perspectief werd namelijk gekeken of de indiener in staat is de innovatie zelf op de markt te brengen; een kennisinstelling werd daarvoor niet als aangewezen partij gezien, tenzij aannemelijk gemaakt kon worden hoe de "route to market" eruitzag.

Wie afvalt:

• Wie niet bij KVK of een vergelijkbaar EU-register staat.
• Wie geen offerte kon indienen zonder uitnodiging: alleen na een positief beoordeelde Expression of Interest kreeg je toegang tot fase 1, en alleen na een succesvol afgeronde fase 1 kreeg je een uitnodiging voor fase 2. Instappen in fase 2 zonder deelname aan fase 1 was niet mogelijk.
• Voorstellen die afhankelijk zijn van een ander ingediend voorstel: elk voorstel moest op zichzelf staan. Samenwerking tussen afzonderlijke voorstellen mocht niet.
• Wie de deadline miste: de Expression of Interest moest vóór 25 april 2025, 12:00 uur binnen zijn; latere inzendingen werden niet beoordeeld. Uitstel van de deadline was niet mogelijk.
• Voorstellen die niet minimaal 60% van het maximale aantal punten scoorden op elk van de drie beoordelingscriteria (impact, technologische haalbaarheid, economisch perspectief) kwamen niet in de rangschikking en dus niet in aanmerking voor een opdracht.

Deze Innovation Impact Challenge werkte niet met een vast kostenpercentage of een lijst subsidiabele kostensoorten zoals bij een reguliere subsidie. In plaats daarvan bracht je een totaalprijs in je offerte in, inclusief btw, voor het gehele traject (fase 1 of fase 2). Wel gelden de volgende regels en aandachtspunten.

Uurtarief: RVO schrijft geen uurtarief voor. Je bepaalt zelf je tarief, omdat er op basis van offertes wordt gewerkt. Wel geeft RVO aan geen offertes te verwachten die op reguliere commerciële uurtarieven zijn gebaseerd. De achterliggende reden: het intellectueel eigendom van wat je ontwikkelt blijft bij jou als opdrachtnemer, dus RVO ziet je investering ook als investering in eigen kennis en acquisitie van een nieuwe klant.

Fase 1, haalbaarheidsonderzoek (maximaal € 25.000 inclusief btw per project):

• Dit budget is bedoeld voor het onderzoeken van de haalbaarheid van je innovatie, inclusief het zoeken van een testlocatie voor de praktijktest van het prototype in fase 2.
• Octrooiaanvraag: de kosten van een octrooiaanvraag mogen onder fase 1 vallen.
• Een offerte van € 0 is toegestaan als het onderzoek al eerder is uitgevoerd. Dit geeft geen garantie op een opdracht; je voorstel wordt op dezelfde manier beoordeeld en dezelfde rapportages worden verwacht.

Fase 2, ontwikkeling en testen van het prototype (maximaal € 200.000 inclusief btw per project):

• Dit budget is bedoeld voor de (verdere) ontwikkeling en het praktijktesten van je prototype, tot en met TRL 7.
• Verkennend onderzoek past niet zomaar binnen deze fase: je project moet zich richten op een concrete toepassing die bijdraagt aan de uitdaging van de oproep. Na afloop van het (tweejarige) R&D-traject moet er een demonstratie van het ontwikkelde product, dienst of proces plaatsvinden.
• In de offerte voor fase 2 moet je de gemeenten Amsterdam en/of Almere, of een andere gemeente, betrekken bij de ontwikkeling.
• Bij de offerte voor fase 2 kun je een video, dummy FAQ of nieuwsbericht toevoegen ter onderbouwing; bij de Expression of Interest kon dat niet.

Wat niet apart vergoed wordt of buiten de scope valt:

• Een eigen financiële bijdrage is niet verplicht; er wordt geen minimumpercentage cofinanciering gevraagd.
• Dubbele financiering is niet toegestaan: de Innovation Impact Challenge is te combineren met WBSO en in principe met andere subsidies, maar niet voor dezelfde kosten twee keer vergoed krijgen.
• Kosten die je maakt voordat het contract rond is, komen voor eigen rekening als de opdracht uiteindelijk niet aan je wordt gegund. Je mag wel starten vanaf de datum waarop je offerte bij RVO is ingediend.

Samenwerking en verdeling van het budget: bij een consortium ontvangt de penvoerder (projectleider) de betaling; het is aan de samenwerkende partijen zelf om dit onderling te verrekenen.

Totaalbudget van deze oproep: € 2.500.000 (inclusief btw).

Fase 1 (haalbaarheidsonderzoek):

• Budget per thema: € 250.000 (inclusief btw).
• Maximaal per haalbaarheidsonderzoek: € 25.000 (inclusief btw).
• Je kon ook een offerte indienen voor € 0 als het onderzoek al eerder was uitgevoerd, al gaf dit geen garantie op een opdracht en golden dezelfde beoordeling en rapportageverplichtingen.

Fase 2 (prototype ontwikkelen en testen):

• Budget per thema: op de productpagina staat € 1.000.000 per thema in de tekst onder "Budget", maar in de tabel met kerngegevens en op een andere plek in de oproeptekst staat € 1.200.000 per thema.
• Maximaal per project: € 200.000 (inclusief btw), bedoeld voor de ontwikkeling en het testen van het prototype.

Hoeveel je uiteindelijk krijgt, hangt niet af van een vast percentage van je kosten maar van de offerte die je indient: je bepaalt zelf je prijs en uurtarief (RVO schrijft geen uurtarief voor), met de aantekening dat er geen reguliere commerciële tarieven werden verwacht omdat het intellectueel eigendom bij jou blijft. De prijs van je offerte is zelf onderdeel van de beoordeling: die weegt mee bij het criterium "economisch perspectief" of bij "impact" (via het subcriterium 'value for money').

Het aantal projecten dat daadwerkelijk een opdracht krijgt per fase hangt af van de prijs en kwaliteit van de best beoordeelde offertes, niet van een vast aantal plekken. Als een thema onvoldoende geschikte voorstellen oplevert, kan de opdrachtgever budget verschuiven naar het andere thema. Zijn er te weinig goede fase 1-offertes, dan kan resterend fase 1-budget naar fase 2 gaan.

Er is geen minimum aan eigen financiële bijdrage vereist. Je mag zelf geld investeren; dat weegt mee bij het criterium economisch perspectief (of je de juiste partij bent om de innovatie op de markt te brengen), maar niet bij impact.

Stap 1: informatiebijeenkomst (optioneel, geweest op 8 april 2025) RVO organiseerde een informatiebijeenkomst in Almere, fysiek en online bij te wonen. Aanmelden kon tot 7 april 2025, 9:00 uur, via een apart aanmeldformulier. Vragen vooraf konden tot 2 april 2025 gemaild worden naar innovationimpactchallenge@rvo.nl; deze zijn beantwoord tijdens de bijeenkomst en vastgelegd in de Nota van Inlichtingen.

Stap 2: Expression of Interest (EoI) indienen In afwijking van de standaard Innovation Impact Challenge-procedure was het bij deze oproep verplicht om eerst een Expression of Interest in te dienen, vóórdat je een offerte voor fase 1 kon indienen. De EoI kon in het Nederlands of Engels, via een specifiek onlineformulier ("Indienen Expression of Interest"); indienen via TenderNed was hierbij niet mogelijk. De EoI moest kort en krachtig het volgende beschrijven:

• Het idee voor een oplossing.
• Hoe deze oplossing past binnen de oproep.
• Welke kennis en kunde je hebt die nodig is voor het ontwikkelen van de oplossing. Deadline: 25 april 2025, 12:00 uur. Voorstellen die na 12:00 uur binnenkwamen, werden niet beoordeeld. RVO raadde aan de EoI enkele werkdagen voor de deadline te versturen, omdat de meeste voorstellen kort voor de deadline binnenkomen en vertraging bij het invullen van het formulier een risico is.

Stap 3: beoordeling en uitslag EoI De opdrachtgever en deskundigen van RVO beoordeelden de EoI's. Zij selecteerden maximaal 25 EoI's per thema die het beste binnen het doel van de oproep pasten en kansrijk leken. Uitslag: 9 mei 2025. Alleen ondernemers met een kansrijk voorstel kregen een uitnodiging om een offerte voor fase 1 in te dienen. Zonder deze uitnodiging kon je geen offerte indienen.

Stap 4: offerte fase 1 indienen Uitgenodigde partijen dienden een offerte in voor het haalbaarheidsonderzoek, in het Nederlands of Engels. Bij deze offerte mocht (in tegenstelling tot bij de EoI) een video, dummy FAQ of nieuwsbericht worden toegevoegd. Deadline: 6 juni 2025, 12:00 uur.

Stap 5: beoordeling en gunning fase 1 Een commissie met externe deskundigen adviseerde RVO welke fase 1-offertes het beste aan de criteria voldeden. De commissievergadering waarin voorstellen werden toegelicht, vond plaats in half juni 2025. De uitslag werd eind juni/begin juli 2025 bekendgemaakt, en de opdrachtverstrekking volgde in juli 2025. Uiteindelijk zijn 19 projecten geselecteerd voor fase 1, met bedrijfsbezoeken in oktober 2025 en een deadline voor het haalbaarheidsrapport in januari 2026.

Stap 6: offerte fase 2 indienen Alleen partijen die fase 1 succesvol afrondden, konden een offerteverzoek voor fase 2 ontvangen (januari 2026). Zonder dit verzoek kon geen offerte voor fase 2 worden ingediend. Deadline voor het indienen van de fase 2-offerte: 6 februari 2026, 12:00 uur.

Stap 7: beoordeling en gunning fase 2 De commissie beoordeelde en rangschikte ook de fase 2-offertes, waarna de minister besloot welke voorstellen een opdracht kregen. Commissievergadering: februari/maart 2026. Bekendmaking uitslag: maart 2026. Opdrachtverstrekking: maart/april 2026. Uiteindelijk zijn 10 projecten geselecteerd voor fase 2, met bedrijfsbezoeken in september 2026 en een deadline voor het eindrapport op 8 maart 2026.

Documenten en ondertekening Er is geen apart verplicht format met naam voor de EoI of offerte, buiten de online formulieren die RVO daarvoor aanwees ("dit formulier" voor de EoI). Bij een consortium is er wel sprake van één penvoerder die de offerte indient en als aanspreekpunt en ontvanger van betalingen fungeert. Voor fase 2 geldt als aanvullende inhoudelijke eis dat de offerte de betrokkenheid van gemeente Amsterdam en/of Almere (of een andere gemeente) beschrijft, en dat er een zelftoets Publieke Waarden wordt ingevuld. Ook wordt in fase 2 een businessplan verwacht ter onderbouwing van de vermarkting.

Wie beoordeelt De Expression of Interest werd beoordeeld door de opdrachtgever (ministerie van OCW/CIIIC) samen met deskundigen van RVO. De offertes voor fase 1 en fase 2 werden beoordeeld door een commissie van externe deskundigen, die RVO adviseerde over welke offertes het beste aan de criteria voldeden. Deze commissie bestond uit vertegenwoordigers van gemeente Almere, gemeente Amsterdam, Studio Bertels en Hip & Degelijk B.V. Bij fase 2 besloot uiteindelijk de minister welke voorstellen een opdracht kregen.

Doorlooptijd Vanaf de sluiting van de EoI (25 april 2025) tot de uitslag daarvan zat twee weken (uitslag 9 mei 2025). Na de deadline voor de fase 1-offerte (6 juni 2025) volgde een commissievergadering in half juni 2025, met bekendmaking van de uitslag eind juni/begin juli 2025 en opdrachtverstrekking in juli 2025: in totaal ongeveer een maand tussen offerte en opdracht. Voor fase 2 gold een vergelijkbaar tempo: na de deadline van 6 februari 2026 volgde de commissievergadering in februari/maart 2026, bekendmaking in maart 2026 en opdrachtverstrekking in maart/april 2026.

Uitbetaling Voor fase 1 geldt een gefaseerde betaling: bij goedkeuring van het haalbaarheidsrapport door RVO wordt de laatste 20% van de kosten uitgekeerd. Ook bij een uitkomst "het is niet haalbaar" kan er nog betaald worden voor fase 1, mits het project verder op orde is en goed is verantwoord.

Bij een consortium wordt de penvoerder/projectleider uitbetaald; onderlinge verdeling van het geld regelen de samenwerkingspartners zelf.

Verplichtingen tijdens de looptijd

• Je start in principe pas na opdrachtverstrekking, maar je mag ook al starten vanaf de datum waarop je offerte is ingediend. Let op: als de opdracht niet aan je wordt gegund, komen die kosten voor eigen rekening.
• RVO houdt tijdens de onderzoeksfasen contact met opdrachtnemers en volgt de voortgang van projecten, onder andere via bedrijfsbezoeken (fase 1: oktober 2025; fase 2: september 2026).
• Tijdens fase 1 word je geacht kennis te nemen van de richtlijn Publieke Waarden; dit komt terug in gesprekken tijdens de bedrijfsbezoeken.
• Na fase 1 lever je een haalbaarheidsrapport op (deadline januari 2026) en presenteer je je resultaten en plannen voor fase 2 tijdens een openbare bijeenkomst aan de commissie, opdrachtgevers en andere geïnteresseerden.
• Bij de offerte voor fase 2 vul je een zelftoets Publieke Waarden in en licht je toe in hoeverre je aan de zeven publieke waarden voldoet (of waarom niet).
• Na fase 2 lever je een eindrapport op (deadline genoemd als 8 maart 2026) en vindt een demonstratie plaats van het ontwikkelde product, dienst of proces, gevolgd door een eindevenement/netwerkbijeenkomst (maart/april 2026).
• Als er geen goede verantwoording over de activiteiten kan worden afgelegd, vordert RVO het betaalde geld terug, inclusief bedragen die al in fase 2 zijn uitgekeerd. Bij tegenslag die inherent is aan innovatietrajecten wordt niet alles teruggevorderd, maar stopt de betaling vanaf dat moment wel.
• Het intellectueel eigendom blijft bij jou; de opdrachtgever behoudt gebruiksrechten voor publicitaire doeleinden en kennisgebruik zonder licentiekosten, het recht om kennis openbaar te maken in het algemeen belang, en de mogelijkheid om je (in uitzonderlijke gevallen) te verplichten tot het verstrekken van FRAND-licenties aan derden.