Innovation Impact Challenge: IX voor de Nederlandse politie

Deze oproep is gesloten voor nieuwe aanvragen. De deadline voor het indienen van een Expression of Interest was 13 oktober 2025, 12.00 uur; de voorselectie is inmiddels afgerond en 20 partijen zijn geselecteerd voor fase 1 (het haalbaarheidsonderzoek).

Het traject verloopt in stappen: eerst dien je een Expression of Interest in, daarna (bij een uitnodiging) een offerte voor fase 1 (haalbaarheidsonderzoek, max. € 25.000 incl. btw per project) en tenslotte, bij succesvolle afronding van fase 1, mogelijk een offerte voor fase 2 (ontwikkelen en testen van een prototype, max. € 200.000 incl. btw per project). Het totale beschikbare budget voor deze Challenge is € 2.500.000.

De politie stelt zich beschikbaar als testomgeving, maar neemt geen actieve rol als co-ontwikkelaar; ze levert vooral kennis, feedback en (waar mogelijk) testlocaties. Het intellectueel eigendom van de innovatie blijft bij de ondernemer, onder voorwaarden. Omdat het om een opdracht gaat en niet om subsidie, dien je een offerte in, geen subsidieaanvraag.

Knock-out eisen voor een offerte (alleen offertes die hieraan voldoen, worden inhoudelijk beoordeeld):

• Je staat geregistreerd bij de KVK of een vergelijkbaar register in de EU. Een buitenlandse partij mag indienen, maar moet gevestigd zijn binnen de EU en het project moet bijdragen aan de Nederlandse economie.
• Je innovatie past binnen de definitie van R&D-diensten uit de "Innovation Impact Challenge Handleiding voor ondernemers" (paragraaf 10.2 en 10.3). Een kant-en-klaar product waarvoor alleen nog maatwerk nodig is, valt hier niet onder. Routinematige aanpassingen, seriematige productie of commerciële doorontwikkeling vallen ook niet onder de definitie.
• Je innovatie past binnen thema 1 (wendbaar en adaptief leren en voorbereiden) of thema 2 (politieoptreden in nieuwe werkelijkheden).
• In de offerte voor fase 2 betrek je de Nederlandse politie bij de ontwikkeling van het product of de dienst.
• De resultaten van fase 1 presenteer je op een openbare, fysieke bijeenkomst waar de beoordelingscommissie bij is.
• De uiteindelijke innovatie moet inkoopbaar zijn door een aanbestedende dienst, zoals de politie of een vergelijkbare publieke organisatie.
• IX (immersive experiences) moet nadrukkelijk onderdeel zijn van de oplossing en dit moet je al in de Expression of Interest en de fase 1-offerte duidelijk beschrijven.
• Aan het einde van fase 2 moet je de innovatie kunnen demonstreren in een realistische setting.

Verder geldt dat je zonder uitnodiging geen offerte kunt indienen: eerst moet je Expression of Interest positief beoordeeld zijn (max. 10 indieners per subthema kregen een uitnodiging voor fase 1), en alleen wie fase 1 succesvol afrondt, kan een uitnodiging krijgen voor een fase 2-offerte.

Wie niet in aanmerking komt:

• Ondernemers die geen (tijdige) Expression of Interest hebben ingediend voor 13 oktober 2025, 12.00 uur.
• Voorstellen die niet aansluiten bij thema 1 of 2, of waarin IX geen wezenlijk onderdeel van de oplossing is.
• Kant-en-klare producten waarvoor alleen maatwerk nodig is: dit telt niet als innovatie.
• Kennisinstellingen worden niet uitgesloten, maar het loket adviseert een ondernemer de leiding te laten nemen; bij de beoordeling van economisch perspectief wordt getoetst of de indiener de innovatie ook echt op de markt kan brengen.
• MKB-status is geen vereiste: ook grotere bedrijven mogen meedoen, als hoofd- of onderaannemer. Bedrijfsgrootte of omzet is geen beoordelingscriterium.

Let op: dit is juridisch een opdracht (via offerte), geen subsidie. Je dient dus geen subsidieaanvraag in, maar een offerte na uitnodiging.

Fase 1: haalbaarheidsonderzoek (max. € 25.000 incl. btw per project)

Met dit bedrag onderzoek je:

• de organisatorische, juridische, technische, financiële en commerciële haalbaarheid van je innovatie;
• hoe je een duurzaam businessmodel kunt ontwikkelen;
• je schrijft een plan voor het vervolgtraject (fase 2).

Je bepaalt zelf, in je offerte, welke haalbaarheidsvragen je toetst en met welke activiteiten. Er is geen voorgeschreven uurtarief: je werkt op offertebasis en het loket verwacht geen commercieel uurtarief omdat het intellectueel eigendom bij jou blijft.

Kosten voor een octrooiaanvraag mogen onderdeel zijn van de fase 1-offerte, met twee aandachtspunten:

• deze kostenpost maakt de offerteprijs relatief hoog, wat meetelt bij "value for money" binnen het criterium Impact;
• de offerte geeft een totaalprijs voor het eindresultaat waarbij de IE-rechten bij jou blijven; leg in het projectplan bij "route to market" uit waarom de octrooiaanvraag relevant is voor de vermarkting.

Fase 2: ontwikkeling en testen van het prototype (max. € 200.000 incl. btw per project)

Dit budget is bestemd voor de ontwikkeling en het testen van het prototype tot een werkend, getest prototype (richting Technology Readiness Level 6/7). Concreet omvat dit:

• de verdere technische ontwikkeling van de innovatie;
• het testen van het prototype, waar mogelijk met de politie als testomgeving;
• eventuele investeringen in hardware (zoals VR-brillen) of training van personeel, als je dit opneemt in je begroting; hiervoor is geen apart of aanvullend budget vanuit de politie.

Wat niet meetelt als innovatie/niet subsidiabel is

• Routinematige of periodieke wijziging van bestaande producten.
• Prototypes waarvan de marktrijpheid al is getoetst.
• Routinematige commerciële ontwikkelactiviteiten zoals serieproductie, levering om commerciële levensvatbaarheid te bereiken, of het terugverdienen van O&O-kosten.
• Integratie, maatwerk en incrementele aanpassingen of verbeteringen van bestaande producten of procedés.
• Een kant-en-klaar product waarvoor alleen nog maatwerk geleverd moet worden.

Wat de politie niet vergoedt

• Er is vanuit de politie geen aanvullend budget beschikbaar naast het offertebedrag. Voor ontwikkeling en testen stelt de politie kennis, mensen en waar mogelijk fysieke ruimte op eigen locaties beschikbaar, maar geen extra geld.

Werken met data

Vanwege de Wet politiegegevens mag je niet werken met echte operationele politiedata. Kosten voor het zelf opbouwen van mock-data of het gebruik van openbare bronnen (zoals PDOK, RDW-registers) vallen binnen je eigen offerte-invulling; hiervoor is geen apart tarief genoemd.

Samenwerking en onderaanneming

Je mag een consortium vormen, met één partij als hoofdaannemer die een voorstel indient en die wordt uitbetaald; andere partijen werken als onderaannemer mee. Kosten voor onderaannemers vallen dus binnen het totale offertebedrag van de hoofdaannemer; verrekening met partners regel je zelf binnen het consortium.

Combinatie met andere financiering

De Challenge is te combineren met WBSO en in principe met andere subsidies, mits je niet twee keer dezelfde kosten vergoed krijgt.

Fase 1 (haalbaarheidsonderzoek):

• Per thema is € 250.000 (inclusief btw) beschikbaar.
• Het maximale budget per haalbaarheidsonderzoek is € 25.000 (inclusief btw).
• Je bepaalt zelf, in je offerte, welk bedrag je nodig hebt binnen dit maximum; er is geen vast uurtarief voorgeschreven. Het loket verwacht wel dat je geen volledig commercieel uurtarief rekent, omdat je het intellectueel eigendom behoudt.
• Het is ook mogelijk een offerte van € 0 in te dienen als het onderzoek al eerder is uitgevoerd, maar dit geeft geen garantie op een opdracht.

Fase 2 (ontwikkeling en testen):

• Per thema is maximaal € 1.000.000 (inclusief btw) beschikbaar.
• Het maximumbedrag per project is € 200.000 (inclusief btw), bestemd voor de ontwikkeling en het testen van het prototype.
• Alleen partijen die fase 1 succesvol hebben afgerond, kunnen worden uitgenodigd om een offerte voor fase 2 in te dienen.

Het aantal projecten dat per fase daadwerkelijk een opdracht krijgt, hangt af van de prijs en kwaliteit van de best beoordeelde offertes: het is dus geen vast aantal plekken. Als één thema onvoldoende geschikte voorstellen oplevert, kan het budget verschuiven naar het andere thema. Blijft er budget over uit fase 1, dan kan dat overgeheveld worden naar fase 2.

Bij de overgang van fase 1 naar fase 2 wordt de laatste 20% van het offertebedrag van fase 1 pas uitbetaald na goedkeuring van het haalbaarheidsrapport door RVO.

Er is vanuit de politie geen aanvullend budget beschikbaar voor bijvoorbeeld hardware-investeringen of trainingen; dit moet je meenemen in je offertebegroting binnen de genoemde maxima. De Innovation Impact Challenge is te combineren met WBSO en in principe met andere subsidies, zolang je niet twee keer dezelfde kosten gedekt krijgt.

Stap 1: Expression of Interest (EoI)

Voordat je een offerte mag indienen, moet je een Expression of Interest insturen via het daarvoor bestemde formulier (niet via TenderNed). In de EoI beschrijf je kort en krachtig:

• het idee voor een oplossing;
• hoe deze oplossing past binnen de oproep;
• welke kennis en kunde je hebt die nodig is om de oplossing te ontwikkelen. Je kunt meerdere ideeën indienen, voor beide thema's, zolang ze los van elkaar uitvoerbaar zijn en je teamcapaciteit toereikend is. Samenwerking tussen verschillende voorstellen mag niet: elk voorstel moet op zichzelf staan.
• Deadline: maandag 13 oktober 2025, 12:00 uur. Voorstellen die na dit tijdstip binnenkomen, worden niet beoordeeld. Dien enkele werkdagen vóór de deadline in, omdat de meeste voorstellen kort voor de deadline verzonden worden en vertraging bij het formulier op de loer ligt.
• De EoI wordt beoordeeld door de opdrachtgever en deskundigen van RVO op basis van: past het idee bij het thema, mate van innovatie, rol van immersiviteit, welke innovatie nog nodig is, en waarom het een oplossing is voor het gestelde probleem. Maximaal 40 ideeën (in totaal, verdeeld over de subthema's) krijgen een offerteverzoek voor fase 1.

Stap 2: Informatiebijeenkomst (optioneel, voorafgaand)

Op 22 september 2025 was er een fysieke informatiebijeenkomst in Utrecht (HUB50), met op 1 oktober 2025 een aanvullende online sessie. Aanmelden voor de fysieke bijeenkomst moest voor 17 september 2025, 17:00 uur. Vragen kon je tot 10 dagen voor de EoI-deadline mailen naar innovationimpactchallenge@rvo.nl; antwoorden zijn gepubliceerd in de Nota van Inlichtingen.

Stap 3: Uitnodiging en offerte fase 1

• Uitslag beoordeling EoI en uitnodiging voor het indienen van een offerte fase 1: maandag 3 november 2025.
• Zonder uitnodiging kun je geen offerte indienen.
• Sluiting indienen offerte fase 1: woensdag 3 december 2025.
• De offerte omvat je plan voor het haalbaarheidsonderzoek: welke haalbaarheidsvragen (organisatorisch, juridisch, technisch, financieel, commercieel) je gaat toetsen, de aanpak en de begroting (max. € 25.000 incl. btw).
• Commissievergadering waarin je de offerte toelicht: 15 en 16 december 2025.
• Bekendmaking uitslag: woensdag 7 januari 2026.
• Opdrachtverstrekking fase 1: eind januari/begin februari 2026.

Stap 4: Uitvoering fase 1

• Onlinebedrijfsbezoeken/voortgangsbesprekingen: woensdag 8 april 2026 (volgens de Nota van Inlichtingen verschoven naar begin mei 2026).
• Einddatum haalbaarheidsrapport: woensdag 8 juli 2026.
• Na afronding presenteer je de resultaten op een openbare bijeenkomst voor de beoordelingscommissie en overige geïnteresseerden.

Stap 5: Offerte fase 2 (alleen bij succesvolle fase 1)

• Offerteverzoek fase 2: woensdag 22 juli 2026.
• Sluiting indienen fase 2 offertes: dinsdag 8 september 2026, 12:00 uur.
• Commissievergadering; toelichten offerte: 29 en 30 september 2026.
• Bekendmaking uitslag fase 2: vrijdag 9 oktober 2026.
• Opdrachtverstrekking fase 2 (met kick-off): eind oktober 2026.
• De offerte voor fase 2 omvat een plan voor de ontwikkeling en het testen van het prototype (max. € 200.000 incl. btw), en een businessplan waarin je onderbouwt hoe je het product wilt vermarkten. Bij deze offerte mag je een video, dummy FAQ of nieuwsbericht toevoegen (dit kon niet bij de EoI).
• Bij de fase 2-offerte vul je ook de zelftoets Publieke Waarden in.

Stap 6: Uitvoering fase 2

• Bedrijfsbezoeken: april/mei 2027.
• Deadline eindrapport fase 2: vrijdag 8 oktober 2027.
• Eindevenement/netwerkbijeenkomst: datum nog niet bekend.

Documenten

Er is geen apart ondertekend aanvraagformulier met een specifieke ondertekenaar; de offerte en EoI dien je in via de daarvoor bestemde online formulieren. Relevante documenten om te raadplegen bij het opstellen van je EoI en offertes zijn: de oproeptekst, de Handleiding voor ondernemers, het verslag van de marktconsultatie en de Nota van Inlichtingen. Deze bevatten de definities, eisen en criteria waaraan je stukken moeten voldoen, maar zijn geen documenten die je zelf ondertekent en meestuurt.

De planning kan door RVO aangepast worden; deelnemers worden daarvan tijdig op de hoogte gesteld.</tekst> </invoke>

Wie beoordeelt

De Expression of Interest wordt beoordeeld door de opdrachtgever (ministerie van OCW) en deskundigen van RVO; de politie kijkt in dit stadium nog niet mee. Offertes voor fase 1 en fase 2 worden beoordeeld door een commissie met externe deskundigen, die RVO en het ministerie van OCW adviseert. Er zijn twee commissies, één per thema:

Thema 1 (Wendbaar en adaptief leren en prepareren): Giny Verschoor (product owner Nederlandse Politie), Martijn Boosman (director of sales SimX Inc), Vana Hutter (senior onderzoeker/assistant professor VU), Henk Wentink (hoofd simulatie Koninklijke Marechaussee).

Thema 2 (Politieoptreden in nieuwe werkelijkheden): Peter Schalk (teamleider digitale transformatie Nederlandse Politie), Martijn Boosman, Vana Hutter, Henk Wentink.

De uiteindelijke beslissing over toekenning ligt bij de minister.

Doorlooptijd

Voor deze ronde golden de volgende termijnen: uitslag EoI en uitnodiging fase 1 op 3 november 2025 (circa drie weken na de EoI-deadline van 13 oktober 2025); bekendmaking uitslag fase 1-offerte op 7 januari 2026 (ruim een maand na sluiting op 3 december 2025); bekendmaking uitslag fase 2 op 9 oktober 2026 (ruim vier weken na sluiting op 8 september 2026).

Uitbetaling

Bij de overgang van fase 1 naar fase 2 geldt: RVO leest het haalbaarheidsrapport, en bij goedkeuring wordt de laatste 20% van het offertebedrag van fase 1 uitbetaald. Dat betekent dat een deel van het fase 1-bedrag eerder wordt uitgekeerd (bijvoorbeeld als voorschot of tussentijdse betaling) en de resterende 20% pas na goedkeuring van het rapport. Ook als de conclusie van het haalbaarheidsrapport is dat het idee niet haalbaar is, wordt er voor fase 1 betaald, mits het project verder op orde is en goed verantwoord is.

Bij fase 2 geldt: als er geen goede verantwoording over de activiteiten afgelegd kan worden, vordert het loket het betaalde geld terug, óók geld dat al in fase 2 is uitgekeerd. Bij onverwachte, aantoonbare tegenslag (zoals bij innovatietrajecten kan gebeuren) vordert het loket niet alles terug, maar stopt het vanaf dat moment met verdere betalingen.

Verplichtingen tijdens de looptijd

• Tijdens fase 1 en fase 2 is er contact met RVO en de politie om de voortgang te volgen; dit gebeurt onder andere via (online) bedrijfsbezoeken en voortgangsbesprekingen op vaste momenten in de planning.
• Voor de start van fase 1 mag je geen inhoudelijk contact hebben met de politie over de uitdaging, behalve het stellen van vragen via RVO. Tijdens fase 1 is er wel ruimte voor inhoudelijke ondersteuning en kennisoverdracht, centraal geregeld door RVO/de politie.
• Je rondt het haalbaarheidsonderzoek af binnen de afgesproken termijn en het overeengekomen bedrag, en levert een haalbaarheidsrapport op vóór 8 juli 2026 (voor deze ronde).
• Na fase 1 presenteer je de resultaten op een openbare, fysieke bijeenkomst voor de beoordelingscommissie en geïnteresseerde partijen.
• Tijdens fase 2 test je het prototype, waar mogelijk met de politie als testomgeving, met mock-data in plaats van echte politiegegevens.
• Aan het einde van fase 2 demonstreer je de innovatie in een realistische setting en lever je een eindrapport op (voor deze ronde vóór 8 oktober 2027).
• Gedurende het hele traject blijft het intellectueel eigendom bij jou, maar de opdrachtgever behoudt bepaalde gebruiks- en publicatierechten, en kan in uitzonderlijke gevallen verplichten tot het uitgeven van licenties aan derden onder FRAND-voorwaarden.