FVO IMVO-convenanten (Pijler 2)

IMVO-convenanten zijn afspraken tussen ondernemingen, maatschappelijke organisaties en de overheid om waardeketens te verduurzamen. Ondernemingen verplichten zich daarin vrijwillig om risico's op schendingen van milieunormen, arbeidsrechten en mensenrechten te voorkomen of te verminderen, en te voldoen aan internationale standaarden zoals de OESO-richtlijnen en de UN Guiding Principles on Business and Human Rights. Deze subsidie hielp maatschappelijke organisaties om hun expertise daarbinnen te ontsluiten voor alle deelnemers aan het convenant. RVO voerde het Fonds Verantwoord Ondernemen uit in opdracht van de minister voor Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking.

Heb je nu al een lopend project onder deze regeling, dan gaat het aanvraagproces niet meer op, maar blijft de projectadministratie van kracht: je dient voortgangsrapporten en een eindrapport in via vaste formats, met een directie-bestuursverklaring als bijlage bij het eindrapport.

Loopt jouw IMVO-convenant nog en wil je tussen 2023 en 2026 activiteiten blijven uitvoeren, dan kijk je naar de aanvullende subsidieregeling Maatschappelijke organisaties in convenanten (Pijler 2). Die regeling is het vervolg op deze en ondersteunt maatschappelijke organisaties binnen lopende FVO IMVO-convenanten.

Wat wel bekend is: de regeling was bedoeld voor maatschappelijke organisaties die hun kennis en netwerk wilden inzetten om de doelen van een IMVO-convenant te helpen bereiken. De activiteiten moesten aansluiten bij de kernactiviteiten van die maatschappelijke organisatie. Verder gaf de regeling uitvoering aan het IMVO-beleid, gericht op due diligence door ondernemingen binnen convenanten voor de meest risicovolle sectoren.

Heb je nu een lopend project of loopt je convenant nog, dan val je niet meer onder deze regeling. Voor de periode 2023-2026 verwijst het loket naar de aanvullende subsidieregeling "Maatschappelijke organisaties in convenanten (Pijler 2)", bedoeld voor maatschappelijke organisaties die activiteiten willen blijven uitvoeren binnen lopende FVO IMVO-convenanten. Wil je weten of je daarvoor in aanmerking komt, dan kijk je naar die regeling, niet naar deze.

Voor lopende projecten die nog onder deze (gesloten) regeling vallen, gelden alleen nog de verplichtingen uit de projectadministratie: het indienen van voortgangsrapporten en een eindrapport, en het naleven van de voorwaarden uit de oorspronkelijke beschikking.

Btw

De behandeling van btw hangt af van je status:

• Ben je btw-plichtig, dan mag je de btw niet opnemen als subsidiabele kostenpost. Je verrekent de btw zelf via je aangifte omzetbelasting.
• Ben je niet btw-plichtig en treed je op als penvoerder, dan mag je de btw wel opvoeren, maar uitsluitend voor de kostenpost "kosten derden". Voor andere kostenposten geldt dit niet.

Uren van medewerkers

Er is geen officieel, verplicht format voor het bijhouden van gemaakte uren tijdens het project. Wel moet je registratie duidelijk maken:

• van wie de gemaakte uren zijn (naam/persoon);
• wat deze persoon heeft gedaan (activiteit/werkzaamheden);
• waar de werkzaamheden zijn uitgevoerd (locatie);
• hoeveel uren zijn gemaakt en in welke periode.

Het loket adviseert om hiervoor een Excel-bestand te gebruiken, maar dit is geen harde eis. Stem met je accountant af hoe je de uren precies verantwoordt, zodat je registratie aansluit bij wat een accountant nodig heeft voor de einddeclaratie of controle.

Kosten derden / uitbesteding

Wat duidelijk is: kosten derden is een aparte kostenpost, waarbinnen (voor niet btw-plichtige penvoerders) ook de btw kan worden opgevoerd.

Financiële afwijkingen tijdens de looptijd

Bij lopende projecten geldt een aandachtspunt bij de verantwoording: wijken de totale gemaakte kosten meer dan 25% per budgetregel af van de oorspronkelijke begroting die je bij de aanvraag hebt ingediend, dan moet je dit toelichten in je voortgangs- of eindrapport, inclusief de mogelijke gevolgen voor de uitvoering van het project. In dat geval dien je ook een apart wijzigingsverzoek in. Onder de 25% afwijking per budgetregel is een toelichting niet verplicht, maar je stuurt bij elke wijziging in de kosten ten opzichte van je oorspronkelijke begroting wel een gewijzigde begroting mee, gebaseerd op je eigen oorspronkelijke begroting of het format van de website.

Heb je een lopend project, dan staan de subsidiabele kostensoorten en de bijbehorende regels in je eigen beschikking en de daarbij gevoegde begroting, niet in de algemene loketpagina's.

Wat je wel terugvindt, zijn regels over de verantwoording van kosten bij lopende projecten. Zo geldt voor de administratie van gemaakte uren geen vast tarief of format: je houdt zelf bij van wie de uren zijn, wat die persoon heeft gedaan, waar de werkzaamheden zijn uitgevoerd en hoeveel uren in welke periode zijn gemaakt. Voor de btw geldt: ben je btw-plichtig, dan mag je de btw niet als kostenpost opvoeren, die verrekening loopt via je aangifte omzetbelasting. Ben je niet btw-plichtig en ben je penvoerder, dan mag je de btw wel opvoeren, maar alleen voor de kostenpost "kosten derden".

Voor de daadwerkelijke bedragen en percentages die golden toen de regeling nog open was, geeft het loket geen informatie op deze pagina's.

Voor toekomstige financiering binnen een lopend convenant (2023-2026) verwijst het loket naar de aanvullende regeling Maatschappelijke organisaties in convenanten (Pijler 2).

Wat nog wel relevant is als je al een toegekend, lopend project hebt: de administratieve stappen tijdens en na afloop van het project.

Stap 1: voortgangsrapport indienen

• Je vult het voortgangsrapport in (Word-document "FVO IMVO voortgangsrapportage"). Hierin geef je een samenvatting van de voortgang van het project en de tot dan toe gerealiseerde activiteiten, per activiteit uit je activiteitenplan met de bijbehorende verificatiemethode en status van uitvoering.
• Zijn er financiële wijzigingen ten opzichte van je oorspronkelijke begroting, dan voeg je een gewijzigde begroting toe (gebaseerd op je eigen oorspronkelijke begroting of het begrotingsformat van de website).
• Wie ondertekent: de penvoerder. Met de ondertekening verklaart de penvoerder dat de informatie in het rapport correct en compleet is.
• Waar naartoe: e-mail naar fvo@rvo.nl.
• Termijn: uiterlijk op de datum die in je beschikking staat genoemd.

Stap 2: eindrapport indienen

• Je vult het eindrapport in (Word-document "FVO IMVO eindrapportage"). Hierin vat je de uitgevoerde activiteiten samen, geef je per activiteit de status/het resultaat en verificatiemethode aan, en beschrijf je of de activiteiten hebben bijgedragen aan de doelstellingen van het convenant.
• Verplichte bijlage 1: de directie-bestuursverklaring (Word-document "FVO Directie-bestuursverklaring eindrapport"), ingevuld in het Nederlands. Dit is een formele verklaring waarin de directie of het bestuur bevestigt dat de activiteiten zijn uitgevoerd, dat aan de subsidieverplichtingen is voldaan en dat de genoemde financiële bedragen (gerealiseerde subsidiabele kosten, opbrengsten, eigen bijdrage, eventuele egalisatiereserve) correct zijn. Wie ondertekent: de directeur, voorzitter of bestuurder van de organisatie, eventueel met een tweede handtekening van een andere functionaris indien van toepassing.
• Verplichte bijlage 2 (indien van toepassing): een gewijzigde begroting, als de gemaakte kosten afwijken van de oorspronkelijke begroting.
• Wie ondertekent het eindrapport zelf: de penvoerder, die daarmee verklaart dat de informatie correct en compleet is.
• Waar naartoe: e-mail naar fvo@rvo.nl.
• Termijn: uiterlijk op de datum die in je beschikking staat genoemd.

Wijzigingen doorgeven

Verandert er iets in je project, de uitvoering of je organisatie, dan geef je dat door. Voor sommige wijzigingen is voorafgaande toestemming verplicht: doe je dat niet, dan loop je het risico dat je voor de gewijzigde projectdelen, of zelfs voor het hele project, geen subsidie ontvangt. Het loket meldt dat het formulier hiervoor "binnenkort" beschikbaar komt, maar geeft op het moment van controle nog geen concreet document of link.

Voor nieuwe activiteiten binnen een lopend convenant tussen 2023 en 2026 verwijst het loket naar een apart aanvraagproces bij de vervolgregeling Maatschappelijke organisaties in convenanten (Pijler 2).

Voor organisaties met een al lopend, toegekend project blijven wel verplichtingen gelden totdat het project is afgerond en verantwoord:

• Tussentijdse rapportage. Tijdens de looptijd stuur je een voortgangsrapport met een samenvatting van de voortgang en de tot dan toe gerealiseerde activiteiten. Dit moet uiterlijk op de datum staan die in je beschikking is genoemd, en gaat naar fvo@rvo.nl. De penvoerder ondertekent en verklaart daarmee dat de informatie correct en compleet is.
• Financiële afwijkingen melden. Wijken je gemaakte kosten meer dan 25% per budgetregel af van de oorspronkelijke begroting, dan licht je dat toe in het rapport (met de gevolgen voor de uitvoering) en dien je een apart wijzigingsverzoek in.
• Wijzigingen vooraf melden. Verandert er iets in je project, uitvoering of organisatie, dan meld je dat. Voor bepaalde wijzigingen is voorafgaande toestemming verplicht. Zonder die toestemming loop je het risico dat je geen subsidie krijgt voor de gewijzigde onderdelen, of zelfs voor het hele project.
• Einde van het project: eindrapport en verklaring. Aan het einde van het project stuur je het eindrapport, samen met de directie-bestuursverklaring als bijlage (in het Nederlands, ondertekend door de directeur/voorzitter/bestuurder) en, indien van toepassing, een gewijzigde begroting. Ook dit gaat uiterlijk op de in de beschikking genoemde datum naar fvo@rvo.nl, ondertekend door de penvoerder.
• Urenregistratie bijhouden. Voor de verantwoording van gemaakte uren geldt geen vast format, maar je registratie moet wel duidelijk maken van wie de uren zijn, wat er is gedaan, waar het is uitgevoerd en hoeveel uren in welke periode. Stem dit af met je accountant.

Voor deze vragen geeft het loket op deze pagina's geen antwoord; controleer bij een lopend dossier je eigen beschikking of neem contact op met RVO.