FVO samenwerkingsverbanden (Pijler 1)

Toen de regeling nog openstond, ondersteunde FVO Pijler 1 samenwerkingsverbanden van Nederlandse ondernemingen en maatschappelijke organisaties bij het opzetten van multistakeholder-projecten om IMVO-risico's (internationaal maatschappelijk verantwoord ondernemen) of -misstanden in internationale waardeketens aan te pakken. Het ging om projecten die lokaal of regionaal onderzoek deden naar de oorzaken van deze risico's en misstanden, om verbetering van eigen bedrijfsprocessen op dit vlak, of om multistakeholderprojecten met positieve invloed op productieomstandigheden in productielanden. Bekende voorbeelden uit de praktijk zijn een project van Kumasi Drinks (cacaosap uit Ghana) en een samenwerking van Smit & Zoon aan verduurzaming van leerlooierijen in Azië.

Heb je nu een idee voor een project om je waardeketen te verduurzamen? Kijk dan naar de regeling Sectorale samenwerking IMVO, of neem contact op met de adviseurs van RVO via e-mail. Je kunt ook de subsidie- en financieringswijzer van RVO raadplegen voor andere opties.

Heb je al een lopend FVO-project? Dan vind je op deze pagina geen aanvraagformulieren meer, maar verwijzingen naar de projectadministratie: hoe je een voortgangsrapportage, projectwijziging of eindrapportage indient, inclusief de progress report en final report formats voor project A en B. Deze stukken vind je op de Engelstalige pagina Project Administration for Fund for Responsible Business.

Wat wel blijkt over de doelgroep toen de regeling nog open was:

• FVO Pijler 1 was bedoeld voor samenwerkingsverbanden van Nederlandse ondernemingen en maatschappelijke organisaties.
• Deze samenwerkingsverbanden moesten een van de volgende dingen willen doen: lokaal of regionaal onderzoek doen naar de dieperliggende oorzaken van IMVO-risico's en -misstanden in hun waardeketen en daar maatregelen tegen nemen, hun bedrijfsprocessen verbeteren om IMVO beter te verankeren (inclusief maatregelen tegen risico's en misstanden in de eigen onderneming), of een multi-stakeholderproject opzetten dat IMVO-risico's en -misstanden aanpakt en positieve invloed heeft op productieomstandigheden in de productielanden.

Heb je nu nog een idee om je waardeketen te verduurzamen? Kijk dan naar de regeling Sectorale samenwerking IMVO, die als alternatief wordt genoemd. Je kunt ook een e-mail met je ideeën sturen naar de adviseurs van RVO, of de subsidie- en financieringswijzer van RVO bekijken.

Voor bedrijven en organisaties die al een lopend FVO-project hebben, gelden geen nieuwe aanmerkingseisen: voor hen draait het nu om de projectadministratie (voortgangsrapportage, projectwijziging of eindrapportage). Hiervoor is de Engelstalige pagina Project Administration for Fund for Responsible Business beschikbaar.

Kortom: iedereen die nu voor het eerst subsidie zoekt, valt af omdat de regeling gesloten is. Alleen organisaties met een al toegekend en lopend FVO-project hebben nog te maken met verplichtingen uit deze regeling, en dan gaat het om de administratieve afronding, niet om een nieuwe aanvraag.</tekst> </invoke>

Een aantal harde regels over de kostenverantwoording gelden wel duidelijk:

Uren van medewerkers

Er is geen officieel format voor het bijhouden van gemaakte uren tijdens het project. Wel moet uit de administratie duidelijk blijken:

• van wie de gemaakte uren zijn;
• wat deze persoon heeft gedaan;
• waar de werkzaamheden zijn uitgevoerd;
• hoeveel uren zijn gemaakt en in welke periode.

Het loket raadt aan om hiervoor een Excel-bestand te gebruiken en adviseert om met je accountant af te stemmen hoe je de uren verantwoordt.

Kosten die uitgesloten zijn

Kosten die zijn veroorzaakt door inflatie sluit het loket uit van de projectkosten. Ook kosten door wisselkoersschommelingen komen niet in aanmerking. Het gaat om een uitsluiting zonder nadere rekenregel.

Btw

De behandeling van btw hangt af van je situatie:

• Ben je btw-plichtig? Dan mag je de btw niet opnemen in de subsidiebegroting. Je verrekent de btw zelf via je aangifte omzetbelasting.
• Ben je niet btw-plichtig én ben je de penvoerder van het samenwerkingsverband? Dan kun je de btw wel opvoeren, maar uitsluitend voor de kosten die vallen onder de kostenpost "kosten derden". Deze btw moet je al opnemen in de subsidiebegroting die je bij de aanvraag indient (voor nieuwe aanvragen is dat nu niet meer mogelijk, omdat de regeling gesloten is).

Voor meer uitleg kun je de algemene RVO-pagina's "BTW bij subsidies" en "Kosten derden en uitbesteding" raadplegen.

Wil je iets weten over concrete kostensoorten zoals personeelskosten, reiskosten, kosten voor onderzoek, communicatie of externe expertise, de tarieven of forfaits die daarbij golden, een maximale hoogte per kostenpost, of overheadkosten forfaitair vergoed werden, en gaat het om een lopend project? Overleg dan met je projectadviseur bij RVO, zoals het loket ook adviseert voor de urenverantwoording.</tekst> </invoke>

Wat wel te herleiden is uit de vragen-en-antwoordenpagina, is een aantal financiële spelregels die golden voor lopende projecten, maar dit zijn geen bedragen:

• Kosten door inflatie en wisselkoersschommelingen worden uitgesloten van de projectkosten.
• Btw-regels: ben je btw-plichtig, dan mag je de btw niet opnemen in de subsidiebegroting (je verrekent die via de btw-aangifte). Ben je niet btw-plichtig én ben je penvoerder, dan mag je de btw wel opvoeren, maar alleen voor de kostenpost "kosten derden".

Als je meer wilt weten over de exacte subsidiebedragen, percentages en eventuele staffels die tijdens de openstelling van FVO Pijler 1 golden in het kader van een lopend project, is het raadzaam contact op te nemen met je projectadviseur bij RVO.

Als je nog geen project hebt

Heb je een innovatief idee om je waardeketen te verduurzamen? Dan kun je:

• kijken naar de regeling Sectorale samenwerking IMVO, die het loket als alternatief noemt;
• een e-mail met je ideeën sturen naar de adviseurs van RVO;
• de subsidie- en financieringswijzer van RVO bekijken voor andere passende opties.

Als je al een lopend project hebt

Voor organisaties met een lopend FVO-project gaat het "aanvraagproces" nu over projectadministratie: het indienen van stukken tijdens en na afloop van het project. Dit verloopt via de Engelstalige pagina Project Administration for Fund for Responsible Business. Daar regel je:

• een voortgangsrapportage (progress report),
• een projectwijziging,
• of een eindrapportage (final report).

Voor project A en project B zijn apart een progress report en een final report beschikbaar als invulformat.

Verplichte documenten bij de eindrapportage

Bij het afronden van je project moet je de volgende stukken aanleveren:

• Eindrapportage, met daarin de self-assessment survey, in te vullen door alle bedrijven in het samenwerkingsverband.
• Results Sheet.
• Means of Verification per resultaat: welke bewijsstukken precies nodig zijn, bespreek je met je projectadviseur.
• Financial budget tool.
• Management Statement: een ondertekende bestuursverklaring. Een voorbeeldformat staat op de genoemde Engelstalige pagina.

Urenadministratie als onderliggend bewijsstuk

Er is geen verplicht format voor het bijhouden van gemaakte uren, maar de registratie moet wel duidelijk maken van wie de uren zijn, wat er is gedaan, waar het werk is uitgevoerd en hoeveel uren in welke periode zijn gemaakt. Een Excel-bestand wordt aangeraden, in overleg met je accountant.

Let op: steekproeven

RVO kan je project selecteren voor een steekproef. In dat geval wordt er contact met je opgenomen om extra projectadministratie op te vragen, zoals financiële gegevens, urenstaten en facturen. Zorg dat deze onderliggende stukken beschikbaar zijn, ook als je ze niet standaard meestuurt met de eindrapportage.

Verplichtingen tijdens de looptijd

Tijdens je project moet je:

• de gemaakte uren bijhouden, met daarin wie de uren heeft gemaakt, wat die persoon heeft gedaan, waar het werk is uitgevoerd en hoeveel uren in welke periode. Er is geen verplicht format, maar een Excel-bestand wordt aangeraden. Stem met je accountant af hoe je dit verantwoordt.
• rekening houden met kosten die niet meetellen: kosten door inflatie en wisselkoersschommelingen worden uitgesloten van de projectkosten.
• de btw-regels volgen: ben je btw-plichtig, dan laat je btw buiten de subsidiebegroting (je verrekent die via je btw-aangifte). Ben je niet btw-plichtig én penvoerder, dan mag je btw opvoeren, maar alleen voor de kostenpost "kosten derden".

Rapportage tijdens en na het project

Tussentijds kun je een voortgangsrapportage of een projectwijziging indienen via de Engelstalige pagina Project Administration for Fund for Responsible Business.

Bij afronding van het project lever je een eindrapportage in met:

• de self-assessment survey, ingevuld door alle bedrijven in het samenwerkingsverband;
• een Results Sheet;
• de gevraagde Means of Verification per resultaat (in overleg met je projectadviseur);
• de Financial budget tool;
• een Management Statement (ondertekende bestuursverklaring).

Een accountantsverklaring is niet nodig; de ondertekende bestuursverklaring is voldoende.

Steekproeven

RVO voert steekproeven uit onder lopende en afgeronde projecten. Valt jouw project in de steekproef, dan neemt RVO contact op om extra projectadministratie op te vragen, zoals financiële gegevens, urenstaten en facturen. Zorg dat deze stukken bewaard en op orde zijn, ook als je ze niet standaard bij de eindrapportage meestuurt.

Voor vragen tijdens een lopend project, bijvoorbeeld over urenregistratie, is contact met je projectadviseur bij RVO de aangewezen weg.