Subsidieregeling Versterken Sociale Basis

De regeling heeft twee categorieën. Categorie A is voor jaarlijks terugkerende activiteiten; die vraag je jaarlijks vóór 1 oktober aan voor het jaar erna, en je kunt zelfs tot 4 jaar vooruit aanvragen. Categorie B is voor eenmalige, wijkoverstijgende activiteiten; die kun je het hele jaar aanvragen, minstens 6 weken voor de activiteit begint, tot maximaal € 15.000 per activiteit.

Je vraagt de subsidie aan via het online subsidieportaal van de gemeente Eindhoven (mijnsubsidie.eindhoven.nl). Particulieren loggen in met DigiD, organisaties met eHerkenning (niveau 3). Verplicht onderdeel van elke aanvraag is het onderbouwingsformulier, waarin je je activiteiten en begroting toelicht.

Categorie A wordt beoordeeld op inhoud aan de hand van een puntensysteem; bij overvraging van het budget bepaalt je score de ranking. Categorie B wordt beoordeeld door een ambtenaar of, als je dat wilt, door een panel van inwoners en gemeentemedewerkers na een persoonlijke toelichting. Voor categorie B geldt een minimum van 20 punten om in aanmerking te komen. Na toekenning volgt een beschikking met de voorwaarden waaraan je moet voldoen, en leg je achteraf verantwoording af.

Harde eisen waarop je afvalt:

• Je wilt betaalde medewerkers bekostigen. Dat kan niet met deze subsidie. De activiteiten moeten volledig op basis van vrijwillige inzet worden uitgevoerd. Heb je een betaalde vrijwilligerscoördinator in dienst, dan kun je alleen nog aanspraak maken op activiteitenkosten, niet op de andere kostensoorten.
• Je activiteit past niet bij een van de twee thema's. Subsidie is alleen mogelijk voor "informele ondersteuning en ontplooiing" of "ontmoeting en meedoen". Past je activiteit niet in een van deze thema's, of draagt hij niet bij aan de doelstellingen van de visie "Goed voor elkaar", dan wordt de aanvraag afgewezen.
• Je activiteit is niet gericht op inwoners van Eindhoven. Activiteiten moeten worden georganiseerd voor Eindhovenaren.
• Je hebt al genoeg eigen middelen. Als je vrij besteedbaar eigen vermogen (of bank- en kassaldo) meer dan 200% van je begrote kosten bedraagt, krijg je voor dat jaar € 0. Tussen 100% en 200% wordt het subsidiebedrag naar verhouding gekort.
• Er is al een voorliggende voorziening. Kun je voor dezelfde activiteit subsidie krijgen via een andere gemeentelijke, provinciale of landelijke regeling (bijvoorbeeld sport- of cultuursubsidies), dan wijst de gemeente je aanvraag hier af.
• Categorie B: je vraagt twee keer subsidie voor dezelfde activiteit. Is een aanvraag binnen categorie B al toegekend, dan geldt de activiteit als jaarlijks terugkerend en moet je hem daarna via categorie A aanvragen, niet opnieuw via B.
• Categorie B: het subsidieplafond is bereikt. Aanvragen worden dan niet meer gehonoreerd, ook niet als ze verder aan alle eisen voldoen.
• Categorie A: je vraagt te laat aan. Aanvragen na 1 oktober worden niet in behandeling genomen.
• Categorie B: je vraagt te laat aan. Je moet minimaal 6 weken voor aanvang van de activiteit een volledige aanvraag hebben ingediend.
• Categorie B: je haalt niet minimaal 20 punten bij de beoordeling aan de hand van het beoordelingskader.
• Vrijwilligers zonder VOG bij kwetsbare doelgroepen. Werken je vrijwilligers overwegend met kinderen of een kwetsbare doelgroep, dan is een Verklaring Omtrent Gedrag verplicht. Ontbreekt die, dan is dat een probleem bij de aanvraag.

Let op: als natuurlijk persoon loop je een specifiek risico. Je hebt niet de juridische bescherming van een rechtspersoon, en bij het niet nakomen van afspraken (bijvoorbeeld bij terugvordering) ben je persoonlijk aansprakelijk. Het loket adviseert om bij een bijstandsuitkering vooraf met je inkomensspecialist te overleggen, om gevolgen voor de uitkering te voorkomen.

Categorie A (jaarlijks terugkerende activiteiten): je kunt maximaal het tekort op je begroting aanvragen. Voor vrijwilligersorganisaties met betalende leden geldt een maximum van 70% van de subsidiabele kosten als financiële grondslag; zonder betalende leden mag dit 100% zijn. "Betalende leden" betekent dat leden een vaste periodieke bijdrage betalen, los van deelname aan activiteiten. Voor natuurlijke personen is het maximaal aan te vragen bedrag € 15.000.

Categorie B (eenmalige activiteiten): maximaal € 15.000 per activiteit.

Binnen deze bedragen gelden aparte grenzen per kostensoort:

• Deskundigheidsbevordering: maximaal 4% van het aangevraagde subsidiebedrag, min de opgevoerde huisvestingskosten.
• Vrijwilligerswaardering: maximaal 7,5% van het aangevraagde subsidiebedrag, min de opgevoerde huisvestingskosten, met een absoluut maximum van € 2.500.
• Kleine gebruiksgoederen onder organisatiekosten: maximaal € 500, als je de noodzaak kunt aantonen.
• Investeringen/aanschaf van goederen die langer dan een jaar meegaan: maximaal € 500 in totaal over huisvestings-, organisatie- en activiteitenkosten samen; bij meer dan € 500 wordt het subsidiabele deel pro rato verdeeld.

Het bedrag gaat omlaag als je eigen vermogen (of bank- en kassaldo, verminderd met goedgekeurde bestemmingsreserves) hoger is dan je begrote kosten. Ligt dit tussen 100% en 200% van de begrote kosten, dan wordt het aangevraagde subsidiebedrag met het percentage boven de 100% gekort. Bijvoorbeeld: bij 112,5% wordt 12,5% van het aangevraagde bedrag afgetrokken. Is het vrij eigen vermogen meer dan 200% van de begrote kosten, dan is de subsidie voor dat jaar € 0.

Voor categorie A geldt bovendien: als het totaal van de goedgekeurde aanvragen boven het subsidieplafond uitkomt, vindt er een ranking op punten plaats, wat betekent dat je met een lagere score minder of geen subsidie krijgt, ook al voldeed je aanvraag inhoudelijk.

Stap 0: verkennen (aanbevolen, niet verplicht)

Voordat je een aanvraag indient, adviseert de gemeente om eerst te overleggen met een gebiedscoördinator, een verbinder van WIJeindhoven, of te mailen naar subsidiebureau@eindhoven.nl. Zo kun je toetsen of je plan aansluit bij de behoefte van inwoners en het gemeentelijk beleid, ook als subsidie niet de beste oplossing blijkt.

Stap 1: aanvraag indienen

Je vraagt de subsidie aan via het online subsidieportaal, mijnsubsidie.eindhoven.nl (de rode knop op de productpagina opent een nieuw leeg formulier; lopende aanvragen en correspondentie vind je op het portaal zelf).

• Als particulier log je in met je eigen DigiD.
• Als organisatie log je in met eHerkenning, betrouwbaarheidsniveau 3. Zorg dat de juiste personen gemachtigd zijn om aan te vragen. Heb je nog geen eHerkenning, vraag dit tijdig aan; de aanvraag kan enkele weken duren.

Verplicht bij elke aanvraag: het onderbouwingsformulier (subsidieregeling versterken sociale basis voor vrijwilligers). Hierin vul je de inhoudelijke onderbouwing in (wat ga je doen, voor wie, welk effect beoog je, frequentie en aantal deelnemers) en de financiële onderbouwing (begroting van kosten en inkomsten per kostensoort, en gegevens over je eigen vermogen of liquide middelen). Andere aanvraagformulieren worden niet in behandeling genomen. Het loket noemt geen aparte ondertekeningseis voor dit formulier buiten het indienen via het geauthenticeerde portaal (DigiD/eHerkenning).

Termijnen per categorie

• Categorie A: uiterlijk 30 september (in het loket ook aangeduid als "vóór 1 oktober") voor het eerstvolgende kalenderjaar. Aanvragen na deze datum worden niet meer in behandeling genomen.
• Categorie B: minimaal 6 weken vóór aanvang van de activiteit, het hele jaar door mogelijk, tot het subsidieplafond bereikt is.

Keuzemogelijkheid bij categorie B

Vraag je meer dan € 1.000 aan, dan kun je in het aanvraagformulier kiezen om je aanvraag persoonlijk toe te lichten aan een panel van inwoners en gemeentemedewerkers, in plaats van alleen op papier te worden beoordeeld. De vorm is vrij: een gesprek, presentatie of andere creatieve vorm, eventueel op de locatie van de activiteit zelf. Voldoet je aanvraag niet aan de subsidievereisten, dan word je niet uitgenodigd voor dit gesprek.

Stap 2: beoordeling

De gemeente controleert eerst of je aanvraag volledig en aan alle vereisten voldoet. Is dat niet zo, dan kan om extra informatie worden gevraagd; hierop moet je binnen enkele werkdagen reageren. Daarna volgt de inhoudelijke beoordeling aan de hand van het beoordelingskader (zie voorwaarden).

Voor categorie A neemt het college van B&W medio november een besluit; voor categorie B binnen 4 weken na ontvangst van de volledige aanvraag.

Stap 3: beschikking

Je ontvangt het formele besluit in een beschikking. Voor categorie A is dit vóór het einde van het jaar; voor categorie B binnen de genoemde 4 weken. In de beschikking staat ook aan welke verplichtingen je (bij toekenning) moet voldoen.

Bezwaar

Wordt je aanvraag (deels) afgewezen, dan kun je binnen 6 weken na de verzenddatum van het besluit digitaal of schriftelijk bezwaar maken. Een schriftelijk bezwaarschrift moet in ieder geval bevatten: je naam en adres, de datum, het dossier- of beschikkingsnummer, de reden van bezwaar en je handtekening. Je stuurt dit naar het College van burgemeester en wethouders, Gemeente Eindhoven, Postbus 90150, 5600 RB Eindhoven, of je levert het af bij het Inwonersplein.

Stap 4: verantwoording (na toekenning)

Na afloop van het subsidiejaar lever je het verantwoordingsformulier (subsidieregeling versterken sociale basis voor vrijwilligers) aan, voor de inhoudelijke en/of financiële verantwoording. Voor categorie A geldt hiervoor een deadline van 1 mei van het jaar na uitvoering, met definitieve vaststelling vóór 31 juli.

Wie beoordeelt

Categorie A wordt beoordeeld door een medewerker van de gemeente aan de hand van het beoordelingskader. Categorie B wordt beoordeeld door een medewerker van de gemeente, of (op jouw verzoek, bij aanvragen boven € 1.000) door een panel van inwoners en gemeentemedewerkers na een persoonlijke toelichting. Het panel adviseert het college van burgemeester en wethouders, dat vervolgens het besluit neemt.

Doorlooptijd

Voor categorie A geldt: aanvragen worden verzameld tot 1 oktober, het college besluit medio november, en je ontvangt de beschikking voor het einde van het jaar. Voor categorie B ontvang je de beschikking binnen 4 weken na ontvangst van je volledige aanvraag.

Uitbetaling

Bij meerjarige subsidie binnen categorie A krijg je voor ieder jaar een afzonderlijke beschikking, en wordt het toegekende bedrag per jaar uitgekeerd.

Verantwoording en vaststelling

Of en hoe je moet verantwoorden staat in de verleningsbeschikking die je bij (deels) toekenning ontvangt. In algemene zin geldt voor categorie A: je levert de eindverantwoording (met het verantwoordingsformulier voor de inhoudelijke en/of financiële onderbouwing) in vóór 1 mei van het jaar volgend op het subsidiejaar. Vervolgens beoordeelt de gemeente deze en stelt de subsidie definitief vast, vóór 31 juli na afloop van het uitvoeringsjaar. Blijkt uit de verantwoording dat je niet aan de afgesproken resultaten hebt voldaan, dan gaat de gemeente hierover met je in gesprek; is daarvoor geen gegronde reden, dan kan (een deel van) de subsidie worden terugbetaald.

Verplichtingen tijdens de looptijd

• Bij meerjarige subsidie (categorie A, tot maximaal 4 jaar) blijft de jaarlijkse verantwoordings- en vaststellingscyclus gewoon lopen; alleen de jaarlijkse aanvraag vóór 1 oktober vervalt. Meerjarige toekenning is steeds onder voorbehoud dat de gemeenteraad jaarlijks bij de begroting voldoende middelen beschikbaar stelt.
• Wil je tijdens de looptijd een bestemmingsreserve opbouwen (bijvoorbeeld voor onderhoud of vervanging van inventaris), dan gelden de voorwaarden die het college daarvoor in de verleningsbeschikking heeft vastgelegd.
• Voor categorie B geldt dat, als je aanvraag is toegekend, je diezelfde activiteit niet nogmaals binnen categorie B kunt aanvragen; ze geldt dan als jaarlijks terugkerend en moet voortaan via categorie A worden aangevraagd.
• Bezwaar tegen een (deels) afwijzend besluit kan tot 6 weken na de verzenddatum van het besluit, digitaal of schriftelijk bij het college van burgemeester en wethouders.