Subsidieregeling basisdagbesteding volwassenen

Zowel rechtspersonen als natuurlijke personen kunnen aanvragen. Je zet zelf een aanbod op in een van de 8 werkgebieden van WIJeindhoven, werkt daarbij samen met Stichting WIJeindhoven en andere partners in het gebied, en beschrijft in je aanvraag welke resultaten je behaalt en hoe je die meet.

Het is geen open-eindregeling: er is een vast subsidieplafond per jaar en de gemeente verdeelt het budget via een tenderprocedure. Aanvragen worden onderling vergeleken en gerangschikt op vastgestelde beoordelingscriteria; wie hoog genoeg scoort en binnen het budget past, krijgt subsidie. Wie lager scoort en niet meer binnen het budget past, wordt afgewezen, ook als de aanvraag verder op orde was.

Je vraagt de subsidie aan via mijnsubsidie.eindhoven.nl, vóór 1 oktober voorafgaand aan het subsidiejaar (voor 2027 dus uiterlijk 30 september 2026). Bij de aanvraag upload je een verplicht onderbouwingsformulier met de inhoudelijke en financiële toelichting. Na beoordeling ontvang je vóór het einde van het jaar een beschikking. Subsidie kan voor één jaar of, onder voorwaarden, voor maximaal vier jaar worden aangevraagd.

• Je werkt samen met Stichting WIJeindhoven.
• De activiteiten dragen bij aan de "beweging 0-1-2" (het versterken van de sociale basis zodat mensen zo veel mogelijk daar geholpen worden).
• De activiteiten sluiten aan bij de behoefte van de inwoners (vraaggericht, niet aanbodgericht).
• De activiteiten worden gebiedsgericht vormgegeven binnen een of meer van de 8 werkgebieden van WIJeindhoven: Strijp-Meerhoven, Woensel Acht en Aanschot, Woensel Oost, Woensel Noord Ontginning, Woensel Zuid West, Tongelre-Centrum, Gestel en Stratum.
• Je werkt gebiedsgericht samen met relevante partners en stemt onderling af over inzet van kennis, medewerkers, vrijwilligers en locaties.
• De activiteiten sluiten aantoonbaar aan op, en concurreren niet met, al bestaand aanbod met een bewezen gevestigde functie in de wijk of buurt.
• Je maakt zoveel mogelijk gebruik van bestaande, geschikte locaties zoals buurthuizen, inloopvoorzieningen of locaties waar al ondersteuning wordt geboden.
• De activiteiten zijn gevarieerd en passen bij de interesses, culturele achtergrond en de cognitieve/fysieke mogelijkheden en beperkingen van de deelnemers in het werkgebied.
• Je zet een mix van vrijwilligers en professionele krachten in, waarbij professionals alleen worden ingezet waar dat echt nodig is.
• Je werkt met een intake/kennismaking per deelnemer, vertaalt dit naar concrete doelen en activiteiten, en volgt en evalueert dit systematisch.

Daarnaast weigert de gemeente de subsidie in ieder geval als:

• onvoldoende duidelijk is of de behoefte aan de activiteiten gedurende de hele subsidieperiode blijft bestaan;
• de activiteiten niet primair een gemeentelijke verantwoordelijkheid zijn;
• de totale kosten per deelnemer per dagdeel hoger zijn dan het tarief dat de gemeente hanteert voor de gecontracteerde maatwerkvoorziening dagbesteding;
• de aanvraag afhankelijk is van voorwaarden (zoals cofinanciering of een locatie) waarvan op de aanvraagdatum onvoldoende zeker is dat daaraan voldaan wordt.

Enkele specifieke groepen vallen buiten deze regeling. Basisdagbesteding voor dak- en thuislozen hoort niet bij deze subsidie, dat loopt via de opdracht Maatschappelijke Opvang. Inwoners met een indicatie voor de maatwerkvoorziening dagbesteding of een Wlz-indicatie zijn in de regel niet de doelgroep: hun ondersteuningsbehoefte is te groot om binnen basisdagbesteding te beantwoorden. Ook een plek die uitsluitend ontmoeting biedt, zonder passend activiteitenaanbod en juiste begeleiding, telt niet als basisdagbesteding.

Verder moet je zelf per 1 januari van het subsidiejaar over de benodigde locatie(s) beschikken en moet minimaal één locatie per gebied volledig rolstoeltoegankelijk zijn. Ook als je aan alle eisen voldoet, is toekenning niet gegarandeerd: de gemeente werkt met een subsidieplafond en een tenderprocedure, dus wie lager scoort dan andere aanvragers en niet binnen het beschikbare budget past, wordt alsnog geweigerd.

a. Activiteiten en de noodzakelijke professionele ondersteuning

Dit zijn de kosten van de activiteiten zelf en de professionele begeleiding die nodig is om de doelstellingen van de regeling te realiseren (een laagdrempelige ontmoetingsplek, een gevarieerd activiteitenaanbod, dagstructuur, ontlasting van mantelzorgers). Professionele krachten worden alleen ingezet waar dat daadwerkelijk nodig is; de basis is een mix van vrijwilligers en beroepskrachten. Bij de personele kosten moet je aangeven welke kosten horen bij uitvoerend personeel en welke bij aansturing/overhead, het aantal fte's, en volgens welke cao-schaal medewerkers worden betaald.

b. Deskundigheidsbevordering van vrijwilligers

Kosten voor het trainen en bijscholen van de vrijwilligers die de activiteiten uitvoeren, komen voor subsidie in aanmerking.

c. Werkelijk gemaakte onkosten van vrijwilligers

Dit gaat om de daadwerkelijke onkosten die vrijwilligers maken bij hun inzet voor de activiteiten, bijvoorbeeld reiskosten, parkeerkosten of kosten voor het gebruik van een eigen telefoon of internetverbinding. Alleen de werkelijk gemaakte kosten komen in aanmerking, geen forfaitair bedrag.

d. Noodzakelijk vervoer van en naar de locatie

Vervoer komt alleen voor subsidie in aanmerking voor deelnemers die niet op eigen kracht (of met hulp van hun netwerk) vervoer kunnen regelen, en die ook geen gebruik kunnen maken van collectief vraagafhankelijk vervoer (Taxbus) of een andere bestaande vervoersvoorziening in de sociale basis (zoals de Witte Raaf). Is een van die bestaande voorzieningen wel passend, dan komt vervoer niet in aanmerking. Is dat voor (een deel van) de deelnemers geen passende optie, dan moet je dit vooraf onderbouwen in je aanvraag. De organisatie van vervoer kan ook als losse activiteit worden opgezet.

Overige kostenposten in de begroting

In het financiële deel van het aanvraagformulier werk je de begroting verder uit met de volgende posten, die je afzonderlijk specificeert:

• Huisvestingskosten: kosten die nodig zijn om een locatie voor de activiteiten te kunnen gebruiken.
• Materiaalkosten: materialen en middelen die nodig zijn voor de dagbestedingsactiviteiten, zoals creatief materiaal, spel- en ontspanningsmateriaal, sport- en bewegingsmateriaal en hulpmiddelen, inclusief aanvulling, vervanging en onderhoud.
• Onkostenvergoeding vrijwilligers: zie hierboven onder c.
• Overige directe kosten: overige kosten die rechtstreeks samenhangen met de omvang van de activiteiten.
• Overhead/indirecte kosten: kosten die de uitvoering mogelijk maken maar niet direct aan een activiteit toe te rekenen zijn, zoals een deel van de loonkosten van de directie of accountantskosten.

Wat niet in aanmerking komt

• Kosten die hoger uitvallen dan het tarief dat de gemeente hanteert voor de gecontracteerde maatwerkvoorziening dagbesteding: de totale kosten per deelnemer per dagdeel mogen dat tarief niet overschrijden. Dit is een harde weigeringsgrond.
• Basisdagbesteding voor dak- en thuislozen: deze doelgroep valt buiten deze regeling en wordt gefinancierd binnen de opdracht Maatschappelijke Opvang.
• Activiteiten die niet primair een gemeentelijke verantwoordelijkheid zijn.
• Kosten voor vervoer als de deelnemer wel zelf, via het netwerk, of via een bestaande vervoersvoorziening kan reizen.
• Eigen bijdrage van deelnemers op grond van de Wmo (abonnementstarief): die vraag je als aanbieder niet. Een aparte onkostenvergoeding voor bijvoorbeeld eten, drinken of deelname aan specifieke activiteiten mag je wel vragen, mits dit niet drempelverhogend werkt en niet hoger is dan wat deelnemers aan de maatwerkvoorziening dagbesteding zelf betalen. Dit neem je op in je begroting.

Cofinanciering

Bij de aanvraag geef je ook aan of, en in hoeverre, er andere inkomsten of cofinanciering zijn (zoals subsidies van derden, deelnemersbijdragen, contributies of sponsorgelden). Deze worden afgetrokken van je totale kosten om te komen tot het bedrag dat je daadwerkelijk aanvraagt. Je geeft daarbij aan of de cofinanciering al is toegekend en wat de gevolgen zijn als die opbrengsten tegen- of wegvallen. De mate waarin je andere financieringsvormen benut (zoals sociaal ondernemen of verkoop van goederen) is bovendien een apart beoordelingscriterium bij de toekenning.

Er is jaarlijks een subsidieplafond: een vast totaalbedrag dat het college in juli/augustus vaststelt en op de website plaatst. Vraag je meer aan dan er ruimte is binnen dit plafond, dan worden aanvragen gerangschikt op basis van de beoordelingscriteria. Subsidie wordt verleend aan de hoogst scorende aanvragen, tot het budget op is. Lager scorende aanvragen die niet meer binnen het budget passen, worden geweigerd, ook als ze op zichzelf goed zijn.

Een harde bovengrens per deelnemer geldt wel: de totale kosten per deelnemer per dagdeel mogen niet hoger zijn dan het tarief dat de gemeente hanteert voor de gecontracteerde maatwerkvoorziening dagbesteding. Ligt je begroting daarboven, dan wordt de subsidie op dat punt geweigerd. Bij de beoordeling van de kosten telt bovendien of jouw kosten per deelnemer per dagdeel lager dan gemiddeld, gemiddeld, of hoger dan gemiddeld zijn; lagere kosten scoren beter.

Het toegekende bedrag kan afwijken van het aangevraagde bedrag door jaarlijkse indexatie. De gemeente indexeert de subsidiebudgetten jaarlijks (bijvoorbeeld voor inflatie of cao-wijzigingen), waarbij de gemeenteraad de hoogte van die indexering vaststelt. Wijkt dit af van waar je zelf van was uitgegaan, dan kan je toegekende bedrag anders zijn dan gevraagd; de gemeente gaat dan met je in gesprek over de gevolgen voor je aanbod.

Vraag je subsidie aan voor meerdere jaren (tot maximaal vier jaar mogelijk), dan ontvang je een beschikking voor de hele periode, maar het bedrag wordt per jaar uitgekeerd. Dit staat wel telkens onder voorbehoud dat de gemeenteraad bij de jaarlijkse begroting voldoende middelen beschikbaar stelt.

Ook eigen vermogen kan van invloed zijn op het toegekende bedrag: als je ook zonder subsidie over voldoende eigen middelen of middelen van derden kunt beschikken om de kosten te dekken, kan het college de subsidie weigeren.

Deadline

Je vraagt de subsidie aan vóór 1 oktober voorafgaand aan het subsidiejaar. Voor het subsidiejaar 2027 is de uiterste datum 30 september 2026. Aanvragen die na 1 oktober worden ingediend, worden niet meer in behandeling genomen.

Waar en hoe

Je dient de aanvraag in via mijnsubsidie.eindhoven.nl. Op de productpagina van eindhoven.nl start je de aanvraag met de rode knop; let op dat deze altijd een nieuw, leeg formulier opent (ook als je al een aanvraag in bewerking hebt staan). Ingevulde aanvragen, documenten en correspondentie met de gemeente vind je terug op mijnsubsidie.eindhoven.nl.

De stappen

Het aanvraagformulier bestaat uit 5 stappen. Per locatie vul je een online vragenlijst in met algemene informatie over je aanvraag en organisatie.

Bij stap 3 upload je een verplichte bijlage: het onderbouwingsformulier "Onderbouwing bij subsidieaanvraag basisdagbesteding". Dit download je van de website, vul je zelf in en voeg je toe aan je online aanvraag. Andere aanvraagformulieren dan dit officiële format worden niet in behandeling genomen. Het formulier bestaat uit twee delen:

*Deel A: inhoudelijk deel (per locatie)*, met onder meer:

• Titel en beschrijving van de aanvraag, en het jaar waarvoor je aanvraagt.
• Het werkgebied (een van de 8 WIJeindhoven-gebieden) en de onderbouwing daarvan.
• Hoe je voldoet aan de subsidievereisten uit artikel 5, per voorwaarde toegelicht.
• De doelgroep(en) waarop je je richt, met onderbouwing, plus een omschrijving van de begeleiding (deskundigheid, aantal vrijwilligers en betaalde beroepskrachten).
• Diversiteit en inclusie: hoe je organisatie hieraan werkt, hoe je zorgt voor fysieke, digitale en sociale toegankelijkheid, en hoe je diverse groepen Eindhovenaren betrekt.
• Samenwerkingspartners en -afspraken, en de wijze van samenwerking met WIJeindhoven.
• De resultaten die je wilt bereiken (met KPI's), onderbouwing van de behoefte aan je aanbod (bijvoorbeeld met de Buurtkijker of de inwonersenquête), en hoe je individuele resultaten monitort.
• Een inhoudelijk plan van maximaal drie A4's over je aanpak en activiteiten: aantal deelnemers per dagdeel, aantal dagen en dagdelen per week, en de inzet van professionals en vrijwilligers per dagdeel.
• Eventuele eerdere ervaring, met (indien van toepassing) het gemiddeld aantal deelnemers per dagdeel en het totaal aantal unieke deelnemers in 2024/2025.
• Kwaliteitskenmerken (deskundigheid, relevantie, duurzaamheid, frequentie/intensiteit) of onderbouwing via maximaal 3 referenties.
• Harde voorwaarden voor het slagen van de aanvraag (bijvoorbeeld medewerking van partijen, locatie, cofinanciering), inclusief de gevolgen als niet aan die voorwaarde wordt voldaan.
• Gegevens over het pand (eigendom, rolstoeltoegankelijkheid, rolstoeltoegankelijk toilet).

*Deel B: financieel deel*, met onder meer:

• Een gedetailleerde begroting per locatie: directe personeelskosten (met fte's, brutoloon en cao-schaal), huisvestingskosten, materiaalkosten, onkostenvergoeding vrijwilligers, overige directe kosten en overhead.
• Berekening van de kosten per dagdeel per deelnemer.
• Specificaties per kostenpost.
• Gegevens over cofinanciering: soort, zekerheid van toekenning, en gevolgen als deze wegvalt.
• De begroting van de totale organisatie (eenmalig in te vullen, niet per aanvraag).
• Gegevens over eigen vermogen (algemene reserve en bestemmingsreserve(s)), tenzij je hierover al een controleverklaring met jaarrekening hebt overlegd bij een eerdere verantwoording.

Het onderbouwingsformulier wordt niet ondertekend met een handtekening in de traditionele zin; je vult het digitaal in en uploadt het als bijlage bij je online aanvraag. Wie de aanvraag namens de organisatie indient, wordt bepaald via de online vragenlijst in stap 1 tot en met 5.

Na indienen

Zodra je de aanvraag hebt ingediend, ontvang je een ontvangstbevestiging. In oktober kan de gemeente nog aanvullende vragen stellen over het kostenonderdeel van je aanvraag, met een korte reactietermijn van enkele dagen. Voor het inhoudelijke deel worden geen aanvullende vragen gesteld, dus dat moet bij indiening al compleet en duidelijk zijn.

Vragen tijdens het aanvraagproces

Heb je al langer een subsidierelatie met de gemeente binnen deze regeling, dan kun je terecht bij je contractmanager. Heb je nog geen lopende relatie, dan mail je naar subsidiebureau@eindhoven.nl.

Beoordeling

De gemeente Eindhoven beoordeelt je aanvraag op inhoud en kosten. De verdeling van het beschikbare budget gebeurt via een tenderprocedure, overeenkomstig artikel 4:26 van de Algemene wet bestuursrecht en de bepalingen in de subsidieregeling. Alle tijdig en volledig ingediende aanvragen worden getoetst aan de vastgestelde beoordelingscriteria (zie sectie "Voorwaarden") en op basis daarvan gerangschikt. Subsidie gaat naar de hoogst scorende aanvragen, tot het beschikbare budget (het subsidieplafond) is bereikt. Aanvragen die lager eindigen en niet meer binnen het budget passen, worden geweigerd.

Tijdlijn

• Vóór 1 oktober: je dient je aanvraag in.
• Oktober: de gemeente kan aanvullende vragen stellen over het kostenonderdeel; reageer binnen enkele dagen, want de reactietermijn is kort.
• 1 oktober tot 31 december: beoordeling van de aanvraag door de gemeente.
• Medio november: het college van burgemeester en wethouders neemt een besluit over de aanvragen.
• Vóór het einde van het jaar: je ontvangt de subsidiebeschikking met het besluit over jouw aanvraag.

Let op: voor het inhoudelijke deel van je aanvraag kan de gemeente geen aanvullende vragen stellen. Alle relevante inhoudelijke informatie moet dus al volledig en duidelijk in de aanvraag staan bij indiening, om een eerlijke en gelijke beoordeling van alle aanvragers te waarborgen.

Bezwaar

Wordt je aanvraag (deels) afgewezen, dan kun je bezwaar maken tot 6 weken na de verzenddatum van het subsidiebesluit. Dat kan digitaal (zie de pagina Bezwaar op gemeentebesluiten) of schriftelijk. Je stuurt dit naar het College van burgemeester en wethouders, Gemeente Eindhoven, Postbus 90150, 5600 RB Eindhoven, of je geeft het af op het Inwonersplein.

Verplichtingen tijdens de looptijd

Bij toekenning staat in de beschikking aan welke verplichtingen je precies moet voldoen.

• Halfjaarrapportage over het lopende subsidiejaar: vóór 1 juli van het lopende jaar bij eenjarige subsidies, vóór 1 augustus bij meerjarige subsidies.
• Eindverantwoording over het verkregen subsidiebedrag: vóór 1 mei na afloop van het uitvoeringsjaar.
• Vaststelling van de subsidie van het voorgaande uitvoeringsjaar: vóór 31 juli na afloop van dat uitvoeringsjaar.
• Daarnaast vult iedere gesubsidieerde aanbieder een maandelijks monitoringsformat in over instroom, bezetting en uitstroom, en zijn er vaste gesprekken met de contractmanager van de gemeente.

Wordt niet aan de opgegeven resultaten voldaan, dan gaat de gemeente hierover met je in gesprek. Is er geen gegronde reden voor het uitblijven van resultaten, dan kan een deel van de subsidie terugbetaald moeten worden.

Bij een meerjarige subsidie (maximaal vier jaar) ontvang je één beschikking voor de gehele periode, maar het toegekende bedrag wordt per jaar uitgekeerd, onder voorbehoud dat de gemeenteraad jaarlijks voldoende middelen beschikbaar stelt bij de begroting. De jaarlijkse verantwoordings- en vaststellingscyclus blijft ook dan van kracht; alleen de jaarlijkse aanvraag zelf vervalt.