Subsidieregeling Inclusief Samenleven

De subsidie is bedoeld voor natuurlijke personen, rechtspersonen en allianties (samenwerkingsverbanden). Je kunt een jaarlijkse subsidie aanvragen (voor activiteiten die het hele kalenderjaar lopen) of een eenmalige subsidie (voor een activiteit op een bepaald moment in het jaar). Ook een meerjarige aanvraag is mogelijk.

Het beschikbare budget voor 2027 is verdeeld over vier deelplafonds: algemene activiteiten binnen het beleid (€ 345.000), de organisatie van Pride (€ 130.000), de organisatie van Keti Koti/Kadena Kibrá (€ 115.000) en de antidiscriminatievoorziening (€ 155.000). Voor Pride, Keti Koti en de antidiscriminatievoorziening krijgt maar één organisatie subsidie.

Je vraagt aan via het digitale subsidieportaal van de gemeente Eindhoven. Voor de jaarlijkse subsidie moet je aanvraag uiterlijk 30 september 2026 om 23.59 uur binnen zijn. Eenmalige aanvragen kunnen door het jaar heen, maar niet eerder dan 1 januari 2027, en moeten minimaal 8 weken voor de activiteit binnen zijn. Bij de aanvraag lever je een financiële onderbouwing en een inhoudelijk plan aan volgens vaste formats. Beoordeling gebeurt via een tenderprocedure: aanvragen worden onderling vergeleken en gerangschikt op kwaliteit.

Huisvestingskosten

• Huur.
• Energie en water.
• Klein onderhoud.
• Groot onderhoud.
• Verzekeringen.
• Heffingen en belastingen.
• Schoonmaak.
• Afschrijvingen.

Deze kosten worden samen opgeteld tot een totaal huisvestingskosten. Het format vraagt hierbij een "subsidiabel percentage" in te vullen, dat vervolgens leidt tot een "subsidiabel bedrag". Het dossier geeft geen vast percentage; dit vul je zelf in op basis van je situatie.

Organisatiekosten

• Administratiekosten.
• Drukwerk en porti.
• Abonnementen.
• Contributies.
• Communicatiekosten.
• Kantoorartikelen.
• Bankkosten.
• Internetkosten.

Deze vormen samen het totaal organisatiekosten.

Activiteitenkosten

Per activiteit vul je de kosten in die nog niet elders zijn meegerekend. Het format biedt hiervoor ruimte voor maximaal 15 afzonderlijke activiteiten, plus:

• Kosten van maximaal 5 evenementen (bijvoorbeeld een barbecue, kerst- of eindejaarsborrel, of een bloemetje).
• Kosten voor vrijwilligers, zoals reiskosten en telefoonvergoeding. Let op: dit is uitdrukkelijk niet de vrijwilligerswaardering, dat is een aparte post.
• Kosten voor lustrumviering, recepties, jubilea en teamactiviteiten.
• Overige activiteitenkosten (zelf te omschrijven).

Deze activiteitenkosten worden samen opgeteld tot een totaal activiteitenkosten.

Vrijwilligerswaardering

Een apart onderdeel voor de waardering van vrijwilligers (los van de eerder genoemde vrijwilligerskosten zoals reiskosten). Dit wordt samengevoegd tot een totaal vrijwilligerswaardering. Een specifiek tarief hiervoor staat niet in het dossier.

Investeringen

Aanschaf van goederen die langer dan 1 jaar meegaan wordt apart genoteerd, los van (verbruiks)materialen of goederen die korter dan 1 jaar meegaan.

Kosten die uitdrukkelijk anders behandeld worden

• Kosten van financiële acties: dit zijn kosten die je maakt om inkomsten te verwerven (bijvoorbeeld voor een fondsenwervende actie). Deze staan apart in het format.
• Oprichtingskosten van de organisatie: alleen relevant als je organisatie een rechtspersoon is, en uitsluitend de oprichtingskosten zelf, niet bijvoorbeeld het aanpassen van statuten.

Wat je aan inkomsten moet opgeven (baten)

Naast kosten vraagt het format ook je begrote inkomsten uit te werken, waaronder:

• Bijdragen van deelnemers of leden.
• Bijdragen van deelnemers aan excursies.
• Bijdragen van deelnemers aan activiteiten.
• Inkomsten uit verhuur.
• Donaties en giften.
• Rente (van banken).
• Opbrengst van financiële acties.
• Bijdragen van fondsen of derden (met ruimte voor het benoemen van specifieke fondsen of sponsors).
• Subsidies die niet van de gemeente Eindhoven komen (met ruimte om deze zelf te omschrijven).

Deze inkomsten worden opgeteld tot totaal deelnemers/leden en totaal fondsen/derden, en samen met de kosten bepalen ze het exploitatieverschil (kosten minus inkomsten), waarop het aan te vragen subsidiebedrag wordt gebaseerd.

Vermogenspositie

Naast kosten en inkomsten moet je ook je vermogenspositie opgeven per 31 december van het jaar vóór het jaar waarvoor je aanvraagt (voor een aanvraag voor 2027 dus per 31 december 2026):

• Eigen vermogen (alleen invullen als dit is bepaald via een opgestelde balans).
• Liquide middelen, zoals banksaldi en kasgelden (alleen invullen als er geen balans is opgemaakt).
• Bestemmingsreserves. Deze moet je onderbouwen: waarom is de reserve gevormd, en met een plan van aanpak (uitvoering en planning in tijd, wanneer en hoe deze wordt besteed). Heb je geen bestemmingsreserves, dan laat je dit leeg.

Belangrijke kanttekening

Aan de uitkomst van de berekening in het format kunnen geen rechten worden ontleend. De gemeente Eindhoven aanvaardt geen aansprakelijkheid voor fouten in de rekentool. De uitkomst dient als onderbouwing bij je aanvraag, maar het uiteindelijke subsidiebedrag wordt vastgesteld in de beschikking na beoordeling.

Het dossier specificeert geen kostensoorten die uitdrukkelijk zijn uitgesloten van subsidie, buiten de aantekening dat oprichtingskosten alleen tellen bij daadwerkelijke oprichting (niet bij statutenwijziging) en dat vrijwilligerskosten (reiskosten e.d.) los staan van vrijwilligerswaardering.

Stap 1: bepaal welke subsidie je aanvraagt

Je kunt een jaarlijkse subsidie aanvragen (voor activiteiten die het hele kalenderjaar lopen) of een eenmalige subsidie (voor een activiteit op een specifiek moment in het jaar). Ook meerjarige aanvragen zijn mogelijk.

• Jaarlijkse subsidie: uiterlijk 30 september 2026, 23.59 uur binnen. Te laat ingediend? Dan wordt de aanvraag niet in behandeling genomen.
• Eenmalige subsidie: kan door het jaar heen worden ingediend, maar niet eerder dan 1 januari 2027, en moet uiterlijk 8 weken voor de activiteit plaatsvindt binnen zijn.

Stap 2: verzamel de verplichte documenten

Voor je aanvraag heb je twee documenten nodig, beide in een vast, door de gemeente aangeleverd format:

• Financiële onderbouwing aanvraag Inclusief Samenleven (Excel-bestand). Hierin werk je je volledige begroting uit: huisvestingskosten (huur, energie en water, klein en groot onderhoud, verzekeringen, heffingen, schoonmaak, afschrijvingen), organisatiekosten (administratie, drukwerk en porti, abonnementen, contributies, communicatie, kantoorartikelen, bank- en internetkosten), activiteitenkosten per activiteit, vrijwilligerswaardering, en inkomsten (bijdragen deelnemers, fondsen/derden, donaties, rente, opbrengsten uit financiële acties). Ook geef je je eigen vermogen of liquide middelen en eventuele bestemmingsreserves op, gemeten per 31 december van het jaar vóór het jaar waarvoor je aanvraagt. Uit deze berekening volgt het "maximaal aan te vragen subsidiebedrag". Wie dit document ondertekent, staat niet in het dossier vermeld.
• Schema Inhoudelijk Plan aanvraag Inclusief Samenleven (Word-bestand). Hierin beschrijf je: wat je gaat doen, wat je wilt bereiken, wie je wilt bereiken, wie je hiervoor nodig hebt (en of je daarover afspraken hebt gemaakt), op welk adres de activiteit plaatsvindt, de frequentie en het aantal deelnemers. Ook hier vermeldt het dossier geen ondertekenaar.

Beide formats zijn verplicht bij de aanvraag; het dossier noemt geen andere verplichte bijlagen zoals een jaarrekening of KvK-uittreksel.

Stap 3: vul het digitale aanvraagformulier in

Je dient je aanvraag in via het subsidieportaal (mijnsubsidie.eindhoven.nl). Vul alle gegevens in en voeg de twee bovengenoemde bijlagen toe. Let op: de rode knop op de productpagina opent altijd een nieuw, leeg formulier. Als je al een aanvraag hebt lopen, vind je die (deels ingevulde) aanvraag, documenten en correspondentie terug op mijnsubsidie.eindhoven.nl, niet via een nieuwe start.

Stap 4: wacht op behandeling

Na indiening neemt de gemeente je aanvraag in behandeling. In oktober kan de gemeente nog aanvullende vragen stellen, maar alleen over het kostenonderdeel van je aanvraag, bijvoorbeeld als dat onduidelijk is. De reactietermijn hierop is kort: je wordt gevraagd binnen enkele dagen te reageren. Over het inhoudelijke onderdeel worden geen aanvullende vragen meer gesteld, dus zorg dat dit bij indiening al compleet en duidelijk is.

Stap 5: ontvang de beschikking

• Bij een jaarlijkse aanvraag ontvang je uiterlijk 31 december van het jaar vóór het subsidiejaar een bericht (voor een aanvraag voor 2027 dus uiterlijk 31 december 2026).
• Bij een eenmalige aanvraag ontvang je binnen 8 weken na indiening een reactie.

Bij toekenning staat in de beschikking aan welke verplichtingen je moet voldoen.

Bij afwijzing: bezwaar

Ben je het niet eens met een (gedeeltelijke) afwijzing, dan kun je binnen 6 weken na de verzenddatum van het besluit schriftelijk bezwaar maken bij het college van burgemeester en wethouders, Postbus 90150, 5600 RB Eindhoven, of afgeven op het Inwonersplein. Vermeld in het bezwaarschrift je naam en adres, de datum, het dossier- of beschikkingsnummer, de reden van bezwaar en je handtekening.

Contact bij vragen

Kom je er niet uit met het aanvraagformulier of het portaal, neem dan contact op met je contactpersoon bij de gemeente of mail naar subsidiebureau@eindhoven.nl. Zijn de formats niet leesbaar of toegankelijk voor jou, meld dit dan ook bij het subsidiebureau.

Wie beoordeelt en hoe

De gemeente Eindhoven beoordeelt je aanvraag op inhoud en kosten. Omdat de regeling Inclusief Samenleven een tenderprocedure is (volgens artikel 4:26 van de Algemene wet bestuursrecht), worden alle tijdig en volledig ingediende aanvragen binnen dezelfde categorie onderling vergeleken en gerangschikt aan de hand van de vastgestelde beoordelingscriteria. Subsidie gaat naar de hoogst scorende aanvragen, totdat het budget van het deelplafond is bereikt. Aanvragen die lager scoren en niet meer binnen het resterende budget passen, worden geweigerd (artikel 4:25, tweede lid, Algemene wet bestuursrecht).

Aanvullende vragen

In oktober kan de gemeente nog aanvullende vragen stellen, maar uitsluitend over het kostenonderdeel van je aanvraag, bijvoorbeeld als dat onduidelijk is. De reactietermijn is dan kort: je wordt gevraagd binnen enkele dagen te reageren. Voor het inhoudelijke onderdeel van je aanvraag worden geen aanvullende vragen meer gesteld; dit moet dus al volledig en duidelijk zijn bij indiening.

Hoe lang duurt het

• Bij een jaarlijkse subsidie ontvang je uiterlijk 31 december van het jaar vóór het subsidiejaar bericht. Voor een aanvraag voor 2027 reageert de gemeente dus uiterlijk 31 december 2026.
• Bij een eenmalige subsidie ontvang je binnen 8 weken na indiening van je aanvraag een reactie.

Het besluit

Het formele besluit over je aanvraag wordt vastgelegd in een beschikking, die je vóór het einde van het jaar ontvangt. Bij toekenning staat in de beschikking aan welke verplichtingen je moet voldoen. Het dossier specificeert deze verplichtingen niet in detail op de productpagina; ze worden per individuele beschikking vastgelegd.

Uitbetaling, voorschotten en verantwoording

Het dossier bevat geen informatie over hoe en wanneer precies wordt uitbetaald, of er voorschotten worden verstrekt, welke tussentijdse rapportages nodig zijn, of hoe de definitieve vaststelling van het subsidiebedrag verloopt. Dit wordt vermoedelijk in de beschikking zelf vastgelegd, maar staat niet op de loketpagina of in de bijgevoegde documenten.

Bezwaar

Als je aanvraag (deels) wordt afgewezen, kun je binnen 6 weken na de verzenddatum van het subsidiebesluit schriftelijk bezwaar maken bij het college van burgemeester en wethouders van Eindhoven (Postbus 90150, 5600 RB Eindhoven), of het bezwaar afgeven op het Inwonersplein. Vermeld in je bezwaarschrift: je naam en adres, de datum waarop je het bezwaar schrijft, het dossier- of beschikkingsnummer van het besluit waartegen je bezwaar maakt, de reden van je bezwaar en je handtekening.