EDF: Cofinanciering ministerie van Defensie

• A. Directe personeelskosten. Kosten van eigen personeel dat aan het project werkt. In het format kun je optioneel een overzicht toevoegen van het geplande aantal gewerkte uren per jaar (P*Q-berekening: aantal uren maal tarief).
• B. Direct travel and subsistence costs. Reis- en verblijfskosten die direct aan het project zijn toe te rekenen.
• C. Direct costs for subcontracting. Kosten voor onderaanneming die direct samenhangen met de ontwikkelactiviteit.
• E. Other direct costs. Overige kosten die direct aan het project zijn toe te rekenen.
• F. Indirect costs. Indirecte kosten van het project.

Voor elk van deze kostensoorten geldt: je vult de kosten exclusief btw in. Voor de btw is een apart onderdeel in het format opgenomen (btw-afdracht), waarbij je aangeeft of je organisatie btw-plichtig is en welk btw-percentage van toepassing is. Zo berekent het format het totaal aan btw-afdracht apart van de subsidiabele kosten zelf.

Daarnaast bevat het begrotingsformat een aantal financiële totalen die je invult of die worden berekend:

• Totaal eligible kosten: de optelsom van de subsidiabele kostensoorten A tot en met F.
• Totaal gevraagde cofinanciering (ex btw): het bedrag dat je aan Defensie vraagt, exclusief btw.
• Totaal gevraagde steun (incl btw): hetzelfde bedrag, maar dan inclusief btw.
• Totaal gevraagd FF btw (indien van toepassing) en Totaal gevraagde suppletie (indien van toepassing): aanvullende financiële posten die alleen relevant zijn als deze op jouw situatie van toepassing zijn.

De kosten die je opvoert, moeten horen bij een activiteit die valt onder artikel 10 van de EDF-Verordening. In het begrotingsformat kies je uit de volgende typen activiteiten waarop je aanvraag betrekking heeft:

• A) Generating knowledge: activiteiten die kennis, producten en technologieën creëren, onderbouwen of verbeteren, inclusief disruptieve technologieën met significant effect op defensiegebied.
• B) Integrating knowledge: activiteiten gericht op het vergroten van interoperabiliteit en weerbaarheid, waaronder beveiligde productie en uitwisseling van data, het beheersen van kritieke defensietechnologieën, het versterken van de leverzekerheid of het effectief benutten van resultaten voor defensieproducten en -technologieën.
• C) Studies: haalbaarheidsstudies naar nieuwe of verbeterde technologieën, producten, processen, diensten en oplossingen.
• D) Design: het ontwerp van een defensieproduct, tastbaar of niet-tastbaar onderdeel of technologie, inclusief het vastleggen van technische specificaties, eventueel met partiële tests voor risicoreductie in een industriële of representatieve omgeving.
• E) Prototyping: systeemprototyping van een defensieproduct, onderdeel of technologie.
• F) Testing: het testen van een defensieproduct, onderdeel of technologie.
• G) Qualification: de kwalificering van een defensieproduct, onderdeel of technologie.
• H) Certification: de certificering van een defensieproduct, onderdeel of technologie.
• I) Increasing efficiency: de ontwikkeling van technologieën of middelen die de efficiëntie over de hele levenscyclus van defensieproducten en -technologieën vergroten.

Je moet per aanvraag aangeven aan welke werkpakketten (WP 1 tot en met WP 25 in het format) je organisatie deelneemt, en welk EDF-onderwerp (Call ID) uit de Stoplichtlijst 2026 van toepassing is.

Er zijn geen specifieke kostensoorten uitgesloten van cofinanciering, en er gelden geen vaste tarieven, uurloonnormen of plafonds per kostensoort. Wel is duidelijk dat je voor elke Nederlandse deelnemer in het consortium een aparte begrotingsbijlage aanlevert; kosten worden dus per deelnemer, niet gebundeld voor het hele consortium, opgegeven.</tekst> </invoke>

Wat we wel weten:

• Uiteindelijke cofinanciering is altijd afhankelijk van de definitieve projectvoorstellen, het belang van een werkpakket voor de Nederlandse kennisinstelling of industrie, en de participerende industrie en lidstaten. Uit de Stoplichtlijst 2026 kunnen dus geen rechten worden ontleend aan een vast bedrag of percentage.
• Steun kan bestaan uit financiële cofinanciering en/of "in kind" steun via een Letter of Intent (bij ontwikkelactiviteiten/development actions).
• Bij onderzoeksactiviteiten (Research) tekent Defensie geen Letter of Intent en verstrekt het, anders dan in eerdere jaren, ook niet standaard een Letter of Support.
• In het begrotingsformat wordt gevraagd naar "Totaal eligible kosten", "Totaal gevraagde cofinanciering (ex btw)", "Totaal gevraagde steun (incl btw)" en eventueel een "Gevraagde suppletie" en "FF bijdrage" en "Gevraagde btw".
• Kosten moet je exclusief btw invullen; voor btw is een aparte kolom in het begrotingsformat.

Het loket adviseert zelf om in een vroeg stadium contact te zoeken met Defensie (edf@mindef.nl) om de financiële onderbouwing en de mogelijkheden voor steun te bespreken, juist omdat dit per aanvraag verschilt.

Stap 1: Voorbereiding en informatie

Op donderdag 15 januari 2026 is er een Nationale EDF Infodag in Nederland. Hier kun je informatie ophalen over de oproepen en de mogelijkheden voor cofinanciering. Heb je vragen over een specifiek onderwerp, mail dan naar edf@mindef.nl.

Stap 2: Steun voor coördinatie aanvragen (indien je coördinator wilt worden)

Wil je een ontwikkelproject (development action) coördineren, dan vraag je hiervoor steun aan vóór woensdag 15 april 2026.

Stap 3: Steun voor deelname aanvragen en beoordeling inhoudelijk deel

Voor steun bij deelname aan een ontwikkelproject, en voor beoordeling van het inhoudelijke deel van je projectvoorstel met een geschatte financiële raming, geldt de deadline maandag 15 juni 2026. Dit geldt zowel voor een coördinerende als een deelnemende rol.

Stap 4: Aanvraag van cofinanciering met uitgewerkte begroting

Vervolgens vraag je de cofinanciering aan met een opgesplitste begroting voor de Europese aanvraag, inclusief het inhoudelijk uitgewerkte projectvoorstel. Deadline hiervoor is maandag 7 september 2026. Let op: deze stap is alleen mogelijk als je de eerdere deadline (stap 3) hebt gehaald.

Stap 5: Europese deadline

De uiteindelijke Europese deadline voor EDF-projectvoorstellen is dinsdag 29 september 2026.

Bij elke deadline geldt: op de genoemde datum sluit de aanvraagmogelijkheid om 17.00 uur in het aanvraagportaal. Aanvragen die na 17.00 uur binnenkomen, worden niet in behandeling genomen.

Hoe je de aanvraag indient

Je logt in via de link naar het RVO eLoket (https://login.rvo.nl/accessrouter/eloket/login6) met eHerkenning, minimaal niveau eH3, met machtiging RVO-diensten. Zoek in het portaal op "EDF" om het juiste aanvraagformulier te vinden.

Verplichte bijlagen

Bij je aanvraag stuur je minimaal drie bijlagen mee:

• Template Projectdetails (Word-document, "Template Projectdetails EDF Defensie"). Hierin beschrijf je onder meer de projecttitel, het acroniem, de EDF Call-ID, de coördinator, de contactpersoon (POC) met naam, telefoon en e-mail, de gerelateerde domeinen, een samenvatting, doelstelling, geplande activiteiten, verwachte impact en projectbeschrijving.
• Overzicht Consortium (Excel-document, "Format Overzicht Consortium EDF Defensie"). Hierin vul je alle deelnemers van het internationale consortium in met naam onderneming, KvK-nummer, type organisatie en land.
• Begroting (Excel-document, "Format Begroting EDF Defensie"). Hierin vul je per kostensoort (personeel, reizen, onderaanneming, overige directe kosten, indirecte kosten) de kosten exclusief btw in, met een aparte kolom voor btw. Voor elke Nederlandse deelnemer stuur je een aparte begrotingsbijlage mee.

Let op bij voorstellen met Letter of Intent

Als jouw project cofinanciering en "in kind" steun krijgt, tekent Defensie een Letter of Intent en Initial Common Requirements met de deelnemende landen. Dit gebeurt via het leidende land en wordt gedeeld met de consortiumleider. Ben je niet de consortiumleider, dan hoef je hiervoor zelf geen actie te ondernemen. Bij onderzoeksactiviteiten verstrekt Defensie geen Letter of Intent en, anders dan voorheen, ook niet standaard een Letter of Support; loop je hierdoor vast, neem dan contact op met Defensie.

Beoordeling

Het ministerie van Defensie beoordeelt jouw aanvraag op relevantie (aansluiting op defensiebehoefte en ambities) en urgentie (waarom nu, waarom in Europees verband). Daarbij weegt Defensie ook de inhoud van het definitieve projectvoorstel, het belang van het werkpakket voor de Nederlandse kennisinstelling of industrie, en de participerende industrie en lidstaten in het consortium.

Steun via Letter of Intent (ontwikkelactiviteiten)

Als je onderwerp op de groene lijst staat en Defensie cofinanciering en "in kind" steun toezegt, tekent Defensie een Letter of Intent en Initial Common Requirements met de andere deelnemende landen. Deze stukken worden gedeeld via het leidende land in het project, en komen zo bij de consortiumleider terecht. Als jouw organisatie niet de consortiumleider is, hoef je zelf niets te doen om dit in gang te zetten.

Steun bij onderzoeksactiviteiten (Research)

Bij Research-onderwerpen tekent Defensie geen Letter of Intent. Ook wordt, in tegenstelling tot eerdere jaren, niet meer standaard een Letter of Support afgegeven aan relevante projectvoorstellen. Als je hierdoor problemen ondervindt, bijvoorbeeld omdat deelname aan een consortium zo'n steunbrief vereist, neem dan zelf contact op met Defensie om de mogelijkheden te bespreken.

Financiële afhandeling

Het begrotingsformat vraagt om posten als "Totaal gevraagde cofinanciering (ex btw)", "Totaal gevraagde steun (incl btw)", eventueel een "Gevraagde suppletie" en "Gevraagde btw".

Verplichtingen tijdens de looptijd

De enige lopende verplichting die wordt genoemd, is dat je als consortiumleider de gedeelde Letter of Intent en Initial Common Requirements namens het consortium behandelt; andere deelnemers hebben hierin geen rol.

Contact bij vragen

Voor vragen over een specifiek onderwerp en de mogelijkheden voor steun kun je mailen naar edf@mindef.nl. Voor algemene vragen over deelname aan het EDF kun je terecht bij de EDF-adviseurs van RVO.