Europees Defensie Fonds

Let op: de EDF-subsidie zelf is op dit moment tijdelijk gesloten voor aanvragen. De openstaande internationale calls van de Europese Commissie vind je op het Funding & Tenders portal zodra deze gepubliceerd zijn.

Wat wél open is: de cofinanciering van het ministerie van Defensie voor Nederlandse deelnemers aan EDF-projecten. Hiervoor kun je nu een aanvraag indienen bij RVO, met eigen deadlines in 2026.

De EC financiert onderzoeksactiviteiten voor 100% van de subsidiabele kosten. Ontwikkelactiviteiten worden voor 20% tot 90% vergoed, afhankelijk van de categorie, zonder bonussen daarbovenop. De cofinanciering van het ministerie van Defensie is bedoeld om het resterende financieringsgat bij ontwikkelactiviteiten te verkleinen.

Om mee te doen heb je een internationaal consortium nodig: minimaal 3 bedrijven en/of kennisinstellingen uit minstens 3 EU-lidstaten (of 2 uit 2 lidstaten bij disruptieve technologie). Noorwegen mag als enige geassocieerd land meedoen.

Aanvragen voor de Nederlandse cofinanciering doe je digitaal bij RVO met eHerkenning, met minimaal drie verplichte bijlagen: een ingevuld formulier met projectdetails, een overzicht van het consortium en een gedetailleerde kostenbegroting. Er gelden meerdere deadlines in 2026, afhankelijk van je rol in het project.

Eisen voor de EDF-subsidie (Europese Commissie):

• Je project moet passen binnen een van de thema's uit het jaarlijkse EDF-werkprogramma. Er zijn 17 thematische en horizontale onderdelen.
• Een consortium bestaat uit minstens 3 bedrijven en/of kennisinstellingen uit minimaal 3 EU-lidstaten. Val je hierbuiten (bijvoorbeeld een consortium van 2 landen zonder disruptieve technologie), dan kom je niet in aanmerking.
• Bij disruptieve technologieën mag een consortium kleiner zijn: minstens 2 deelnemers uit minimaal 2 EU-lidstaten.
• Noorwegen is het enige geassocieerde land dat mag meedoen en meetelt voor het aantal vereiste lidstaten. Een van de consortiumleden mag in Noorwegen gevestigd zijn.
• Bedrijven die onder zeggenschap staan van een moederbedrijf of aandeelhouders buiten de EU of Noorwegen komen in principe niet in aanmerking. Dit is een knock-out, met één uitzondering: als het bedrijf garanties kan bieden voor de veiligheids- en defensiebelangen van de EU. Die garanties moet de Nederlandse overheid eerst goedkeuren. Pas met die goedkeuring (een 'eligibility verklaring') kun je de aanvraag indienen; zonder deze verklaring bij het projectvoorstel val je af. De Europese Commissie toetst daarna zelf nogmaals of je daadwerkelijk gebruik mag maken van deze uitzondering.
• Sommige calls staan alleen open voor het mkb, kennisinstellingen en universiteiten. Het consortium mag dan uitsluitend uit mkb'ers bestaan; grote bedrijven vallen bij die specifieke calls af.

Eisen voor de cofinanciering van het ministerie van Defensie:

• Je project moet vallen onder een van de ontwikkelonderwerpen (development actions) uit de Stoplichtlijst EDF 2026. Bij het onderwerp "EDF-2026-DA-AIR-STFS" (Smart Technologies for next generation fighter systems) biedt Defensie geen cofinanciering en ook geen steun 'in kind'; hier val je dus af voor deze aanvullende steun (de EDF-aanvraag bij de EC blijft in principe wel mogelijk).
• Bij onderzoeksactiviteiten (Research) tekent Defensie geen Letter of Intent, en anders dan in eerdere jaren wordt ook geen standaard Letter of Support meer verstrekt. Heb je zo'n steunbrief nodig omdat een call dit als voorwaarde stelt, dan moet je zelf contact opnemen met Defensie om te bespreken of dit mogelijk is.
• Alle Nederlandse deelnemers moeten betrokken zijn bij de aanvraag en er moet één gezamenlijke aanvraag per project worden ingediend, niet los per deelnemer.
• Voor het digitaal aanvragen bij RVO heb je eHerkenning nodig met minimaal niveau 3 en machtiging RVO-diensten op niveau eH3. Zonder dit inlogniveau kun je de aanvraag niet indienen.

Let op: de uiteindelijke toekenning van cofinanciering door Defensie is altijd afhankelijk van het definitieve projectvoorstel, het belang van het werkpakket voor Nederlandse kennisinstellingen of industrie, en de deelnemende industrie en lidstaten. Uit de Stoplichtlijst kunnen dus geen rechten worden ontleend, ook niet bij een "groen" onderwerp.

Het format voor de begroting vraagt je om aan te geven op welk type activiteit je aanvraag betrekking heeft. Dit zijn:

• A) Generating knowledge: activiteiten die kennis, producten en technologieën creëren, onderbouwen en verbeteren, inclusief disruptieve technologieën die significante effecten kunnen bereiken op defensiegebied.
• B) Integrating knowledge: activiteiten gericht op het vergroten van interoperabiliteit en weerbaarheid, waaronder beveiligde productie en uitwisseling van data, het beheersen van kritieke defensietechnologieën, het versterken van de leveringszekerheid of het mogelijk maken van effectieve exploitatie van resultaten voor defensieproducten en technologieën.
• C) Studies: haalbaarheidsstudies om de haalbaarheid van nieuwe of verbeterde technologieën, producten, processen, diensten en oplossingen te onderzoeken.
• D) Design: het ontwerp van een defensieproduct, tastbaar of niet-tastbaar defensieonderdeel of -technologie, inclusief het definiëren van technische specificaties, wat deeltests voor risicoreductie in een industriële of representatieve omgeving kan omvatten.
• E) Prototyping: systeemprototyping van een defensieproduct, tastbaar of niet-tastbaar defensieonderdeel of -technologie.
• F) Testing: het testen van een defensieproduct, een tastbaar of niet-tastbaar defensieonderdeel of -technologie.
• G) Qualification: de kwalificering van een defensieproduct, tastbaar of niet-tastbaar defensieonderdeel of -technologie.
• H) Certification: de certificering van een defensieproduct, tastbaar of niet-tastbaar defensieonderdeel of -technologie.
• I) Increasing efficiency: de ontwikkeling van technologieën of middelen die de efficiëntie vergroten gedurende de levenscyclus van defensieproducten en -technologieën.

Deze activiteiten vallen onder onderzoek (100% vergoeding door de EC) of onder ontwikkeling (20% tot 90% vergoeding door de EC), zoals in de sectie "Hoeveel krijg je?" is beschreven.

Kostensoorten in de begroting voor de Nederlandse cofinanciering

Het Format Begroting EDF Defensie werkt met de volgende kostencategorieën, die je per Nederlandse deelnemer apart moet invullen:

• A. Directe personeelskosten: de loonkosten van medewerkers die aan het project werken. Het format biedt een optie om dit uit te splitsen naar gepland aantal gewerkte uren per jaar (P*Q, prijs maal aantal).
• B. Direct travel and subsistence costs: directe reis- en verblijfskosten die samenhangen met het project.
• C. Direct costs for subcontracting: directe kosten voor onderaanneming.
• D t/m E. Other direct costs: overige directe kosten die niet onder de andere categorieën vallen.
• F. Indirect costs: indirecte kosten.

Deze kostensoorten samen vormen de "Total eligible costs" (totaal subsidiabele kosten) waarop de gevraagde cofinanciering wordt gebaseerd.

Btw-regels

Alle bedragen in de begroting moet je exclusief btw invullen; er is een apart onderdeel voor de btw-afdracht. Je geeft aan of je organisatie btw-plichtig is (ja/nee) en welk btw-percentage van toepassing is, waarna het format automatisch een aantal totalen berekent:

• Totaal eligible kosten.
• Totaal gevraagde cofinanciering (exclusief btw).
• Totaal gevraagde steun (inclusief btw).
• Totaal gevraagd FF btw (indien van toepassing).
• Totaal gevraagde suppletie (indien van toepassing).
• Totaal btw afdracht.

Wat niet subsidiabel is

Wel is duidelijk dat bij ontwikkelactiviteiten de EC niet de volledige kosten vergoedt (slechts 20% tot 90%, zonder bonussen); het resterende deel is waar de cofinanciering van het ministerie van Defensie op aangrijpt.

Europese Commissie:

• Onderzoeksactiviteiten: 100% van de subsidiabele kosten.
• Ontwikkelactiviteiten: van 20% tot 90% van de subsidiabele kosten, afhankelijk van de categorie activiteit. Mogelijke bonussen op dit percentage worden hierbij niet meegerekend ("zonder mogelijke bijkomende bonussen").

Totaalbudget van de Europese Commissie voor de hele EDF-periode 2021-2027: bijna € 8 miljard, opgesplitst in:

• € 2,7 miljard voor gezamenlijk defensieonderzoek.
• € 5,3 miljard voor gezamenlijke vermogensontwikkeling, als aanvulling op nationale bijdragen.

Ministerie van Defensie (cofinanciering):

Het ministerie van Defensie vult het financieringsgat aan dat overblijft bij ontwikkelactiviteiten (waar de EC niet 100% vergoedt).

Naast financiële steun kan Defensie ook steun 'in kind' bieden, via een Letter of Intent en Initial Common Requirements. Voor 15 ontwikkelonderwerpen op de Stoplichtlijst EDF 2026 biedt Defensie kansen voor financiële steun én 'in kind' steun. Voor 1 onderwerp (Smart Technologies for next generation fighter systems) biedt Defensie geen van beide vormen van steun.

Bij onderzoeksactiviteiten (in plaats van ontwikkelactiviteiten) tekent Defensie geen Letter of Intent, en verstrekt Defensie ook niet standaard een Letter of Support, in tegenstelling tot eerdere jaren.

Stap 1: informeer jezelf en neem tijdig contact op

Raadpleeg eerst de Stoplichtlijst EDF 2026 om te zien of jouw ontwerp- of ontwikkelonderwerp kans maakt op cofinanciering of 'in kind' steun. Heb je vragen over een specifiek onderwerp, mail dan naar edf@mindef.nl. Voor algemene vragen over het EDF kun je terecht bij de EDF-adviseurs van Team IRIS (RVO): Victor Hartong, Martijn Lammers, Boy Dacier of Stijn Greben, of via teamiris@rvo.nl.

Stap 2: verzamel de verplichte documenten

Bij je aanvraag stuur je minimaal drie bijlagen mee:

• Template Projectdetails EDF Defensie (Word-document): een volledig ingevuld formulier met onder meer projecttitel, project-acroniem, EDF Call-ID, naam van de coördinator, contactgegevens van het aanspreekpunt, gerelateerde domeinen (lucht, ruimte, land, cyber, maritiem of horizontaal), een samenvatting, doelstelling, geplande activiteiten, verwachte impact en projectbeschrijving.
• Format Overzicht Consortium EDF Defensie (Excel-document): een overzicht van alle deelnemers van het internationale consortium, met naam van de onderneming, KvK-nummer, type organisatie (bijvoorbeeld mkb, midcap, onderzoeksorganisatie, hoger of secundair onderwijs) en land van vestiging.
• Format Begroting EDF Defensie (Excel-document): de begroting van de kosten voor de ontwikkelactiviteit waarvoor je cofinanciering aanvraagt. Vul de bedragen exclusief btw in; voor de btw is een apart onderdeel. Voor elke Nederlandse deelnemer stuur je een aparte begrotingsbijlage mee.

Stap 3: houd de deadlines voor 2026 aan

Vanaf 2026 gelden de volgende data:

• Donderdag 15 januari 2026: Nationale EDF Infodag (NL).
• Woensdag 15 april 2026: deadline voor steun bij het coördineren van een ontwikkelproject (development action).
• Maandag 15 juni 2026: deadline voor steun bij deelname aan een ontwikkelproject en voor de aanvraag van beoordeling van het inhoudelijke deel van het projectvoorstel, met een geschat financieel deel. Dit geldt zowel voor een coördinerende als een deelnemende rol.
• Maandag 7 september 2026: deadline voor de aanvraag van cofinanciering met een opgesplitste begroting voor de Europese aanvraag, inclusief het inhoudelijk uitgewerkte projectvoorstel. Dit geldt alleen voor aanvragen die al voor de eerdere deadlines zijn ingediend.
• Dinsdag 29 september 2026: de Europese deadline voor EDF-projectvoorstellen zelf.

Op elke deadline sluit het aanvraagportaal om 17:00 uur. Aanvragen die na dat tijdstip binnenkomen, worden niet in behandeling genomen.

Stap 4: dien je aanvraag digitaal in

Je logt in met eHerkenning, minimaal niveau 3 met machtiging RVO-diensten op niveau eH3. Zoek in het aanvraagportaal op 'EDF' om het juiste aanvraagformulier te vinden. Zorg dat alle Nederlandse deelnemers betrokken zijn bij de aanvraag; er wordt één gezamenlijke aanvraag per project ingediend, niet los per deelnemer.

Wat gebeurt er met de steunbrieven

Als het ministerie van Defensie cofinanciering of 'in kind' steun biedt bij een ontwikkelactiviteit, tekent Defensie een Letter of Intent en Initial Common Requirements met de deelnemende landen. Deze worden via het leidende land in het project gedeeld met de consortiumleider; ben je niet de consortiumleider, dan hoef je zelf niets te doen. Bij onderzoeksactiviteiten tekent Defensie geen Letter of Intent en verstrekt het ook niet standaard een Letter of Support. Loop je hierdoor tegen problemen aan, bijvoorbeeld omdat een call een steunbrief verplicht stelt, neem dan zelf contact op met Defensie.

Het ministerie van Defensie beoordeelt aanvragen voor cofinanciering op relevantie (hoe het onderwerp aansluit op de defensiebehoefte en -ambities) en urgentie (waarom investeren nu belangrijk is en waarom in Europees verband). De uiteindelijke toekenning is altijd afhankelijk van het definitieve projectvoorstel, het belang van het werkpakket voor Nederlandse kennisinstellingen of industrie, en de participerende industrie en lidstaten. Uit een positieve ("groene") indeling op de Stoplichtlijst kunnen dus geen rechten worden ontleend.

Beoordeling door de Europese Commissie

Bij aanvragen waarbij een bedrijf gebruikmaakt van de uitzonderingspositie voor zeggenschap buiten de EU (met een eligibility verklaring van de Nederlandse overheid), toetst de Europese Commissie zelf nogmaals of de aanvrager daadwerkelijk subsidiabel is en gebruik mag maken van die uitzondering.

Deadlines als opeenvolgende stappen

De vier nationale deadlines in 2026 (15 april, 15 juni, 7 september en 29 september) bouwen op elkaar voort: de aanvraag voor cofinanciering met een opgesplitste begroting op 7 september 2026 is alleen mogelijk als je ook al voor de eerdere deadlines (15 april of 15 juni) een aanvraag hebt ingediend. De deadline van 29 september 2026 is de Europese deadline voor de EDF-projectvoorstellen zelf.

Steunbrieven tijdens de looptijd

Bij ontwikkelactiviteiten waarvoor Defensie cofinanciering of 'in kind' steun toekent, tekent het ministerie een Letter of Intent en Initial Common Requirements met de deelnemende landen. Deze documenten worden gedeeld via het leidende land in het project met de consortiumleider. Ben je niet de consortiumleider, dan hoef je hierop zelf geen actie te ondernemen.

Bij onderzoeksactiviteiten tekent Defensie geen Letter of Intent, en anders dan in voorgaande jaren wordt ook niet standaard een Letter of Support verstrekt. Loop je hierdoor tegen problemen aan (bijvoorbeeld omdat een call een steunbrief als voorwaarde stelt voor deelname aan een consortium), neem dan contact op met Defensie via edf@mindef.nl om de mogelijkheden te bespreken.

• de exacte doorlooptijd tussen indiening en beslissing,
• de wijze en het moment van uitbetaling (bijvoorbeeld voorschotten of betaling na vaststelling),
• verplichte tussentijdse rapportages of voortgangsverslagen tijdens de looptijd van het project,
• de procedure voor de financiële vaststelling achteraf.

Voor deze onderdelen van het proces kun je het beste rechtstreeks contact opnemen met de EDF-adviseurs van Team IRIS (RVO) of met het ministerie van Defensie via edf@mindef.nl, aangezien het loket hierover geen concrete informatie geeft.