Digitaliseringsvoucher Drenthe 2023

De Digitaliseringsvoucher Drenthe 2023 was bedoeld voor mkb'ers in Drenthe die hun bedrijf digitaal wilden versterken. Denk aan het opzetten of verbeteren van een webshop, het koppelen van een webshop aan je voorraadadministratie, of het laten uitvoeren van een cybersecurityscan om je digitale weerbaarheid te vergroten.

Je kreeg 50% van de subsidiabele kosten vergoed, met een minimum subsidiebedrag van € 1.500 en een maximum van € 3.000 per aanvraag. Er waren twee varianten met een eigen subsidieplafond, afhankelijk van de gemeente waarin je onderneming gevestigd was: variant 1 voor Coevorden, Emmen en Hoogeveen (plafond € 265.064) en variant 2 voor de overige Drentse gemeenten (plafond € 129.170).

De subsidie was bestemd voor de inhuur van een externe digitale leverancier, voor de aanschaf of verbetering van digitale producten, diensten of processen, of voor een cybersecurityscan. Kosten voor hardware, trainingen, SEO/SEA, abonnementen, licenties en kennisinhuur kwamen niet in aanmerking.

Aanvragen ging via het eLoket van SNN. Bij de aanvraag moest je onder andere een offerte en opdrachtbevestiging van een onafhankelijke leverancier aanleveren, een uittreksel van de KvK en een de-minimisverklaring invullen. De subsidie werd verdeeld op volgorde van binnenkomst van complete aanvragen ("wie het eerst komt, het eerst maalt"), niet op inhoudelijke kwaliteit. Zodra het plafond bereikt was, sloot de regeling, wat inmiddels is gebeurd.

Je kwam alleen in aanmerking als je aan alle volgende harde eisen voldeed. Voldeed je aan één daarvan niet, dan viel je af:

• Je onderneming stond ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, zonder i.o. (in oprichting) status.
• Je had op het moment van aanvragen minimaal 1 bestaande fysieke vestiging in Drenthe, van waaruit de activiteiten werden uitgevoerd. Een fysieke vestiging is een gebouw met eigen postadres dat niet samenvalt met het privéadres van de eigenaar, of dat gescheiden is van de privéwoning met een eigen opgang of toegang. Exploiteerde je alleen een online winkel zonder fysieke vestiging, dan viel je af.
• Je viel binnen de mkb-definitie: minder dan 250 personen in loondienst en een jaaromzet van minder dan € 50 miljoen en/of een balanstotaal van minder dan € 43 miljoen.
• De activiteit waarvoor je subsidie aanvroeg, moest bijdragen aan het behoud of de vergroting van omzet of winst, verbetering van het digitale bereik, of verbetering van de digitale weerbaarheid.
• De verplichting (bijvoorbeeld het akkoord gaan met een offerte) mocht je maximaal 3 weken vóór het indienen van de aanvraag zijn aangegaan. Ging je eerder akkoord, dan kwamen die kosten niet in aanmerking.
• De subsidiabele kosten moesten minimaal € 3.000 (exclusief btw) bedragen, want de subsidie is minimaal € 1.500 (50% van € 3.000).
• Jouw onderneming, of een andere onderneming binnen jouw verband van ondernemingen, mocht niet eerder subsidie hebben ontvangen uit deze regeling (2022 of 2023). Per onderneming (of verband) was maximaal 1 aanvraag mogelijk.
• Je mocht niet al eerder subsidie hebben ontvangen op grond van een andere regeling voor dezelfde activiteit of dezelfde kosten.
• De ingeschakelde leverancier moest een externe, onafhankelijke partij zijn, ingeschreven in het Handelsregister. Een leverancier telde niet als onafhankelijk bij bijvoorbeeld: dezelfde directeur, een financieel belang van de een in de ander, familierelaties in de eerste of tweede graad, of als jullie samen een andere onderneming runnen.
• Er gold een terugvorderingstoets: stond er tegen jouw onderneming een bevel tot terugvordering uit vanwege eerder onrechtmatig verklaarde staatssteun, dan kwam je niet in aanmerking.
• De subsidie viel onder de de-minimisverordening. Jouw onderneming (of het verband van verbonden ondernemingen waar je deel van uitmaakt) mocht in de drie voorafgaande belastingjaren niet meer dan € 200.000 aan de-minimissteun hebben ontvangen (€ 20.000 bij primaire landbouwproductie).

Ook wie een subsidiebedrag van minder dan € 1.500 zou krijgen, viel af: dat was een expliciete weigeringsgrond.

Subsidiabele activiteiten (wat wél mocht)

• Aanschaf van nieuwe producten, processen en diensten voor digitalisering en/of ter ondersteuning van nieuwe verdienmodellen, bij een externe digitale leverancier. Denk aan het opzetten van een webshop of het koppelen van een webshop aan je voorraadadministratie.
• Het laten verbeteren van bestaande producten, diensten of processen door een externe leverancier door toepassing van digitalisering. Voorbeelden uit de toelichting: implementatie van digitale strategie en verdienmodellen, modulair ontwerp, digitalisering van voorraadmanagement, koppeling van bedrijfsprocessen, datamanagement, een scan digitale veiligheid, een online boekingssysteem, app- en softwareontwikkeling.
• Het laten uitvoeren van een cybersecurityscan door een externe leverancier, om de digitale weerbaarheid van je bedrijf te versterken.

De rekenregel voor al deze kostensoorten is gelijk: 50% van de subsidiabele kosten exclusief btw, met een ondergrens van € 1.500 en een bovengrens van € 3.000 subsidie per aanvraag. Over btw kreeg je nooit subsidie.

Eisen aan de leverancier

De leverancier moest een externe, onafhankelijke onderneming zijn, ingeschreven in het Handelsregister van de KvK, die aantoonbaar diensten of producten aanbiedt op het gebied van digitalisering, automatisering en optimalisering, en/of aantoonbaar expert is in digitale weerbaarheid. Onafhankelijk betekent onder meer: geen gedeeld verband van ondernemingen, geen financieel belang van de een in de ander, geen gedeelde directeur, geen familierelatie in de eerste of tweede graad, en geen partnerschap of samenwerking in een andere onderneming.

Kosten die uitgesloten waren (wat juist niet)

De volgende kosten kwamen nooit in aanmerking voor subsidie, ongeacht het doel:

• Interne kosten (bijvoorbeeld eigen personeelsuren).
• Interne leveringen tussen bedrijven die in een groep verbonden zijn.
• Aanschaf van hardware: alle tastbare onderdelen van en voor de computer, zowel interne componenten als randapparatuur. Denk aan een laptop, pc, printer, scanner, toetsenbord, beeldscherm of smartphone.
• SEO (zoekmachineoptimalisatie) en SEA (betaalde zoekmachine-advertenties).
• Trainingen en workshops.
• Kennisinhuur en advieskosten. Deze kosten waren wél subsidiabel onder een andere regeling, de Subsidieregeling MKB Advies Voucher.
• Webhostingskosten.
• Abonnementen. Dit gold voor alle abonnementen, ongeacht de inhoud.
• Licenties.

Aanvullende eisen aan de offerte

Om de kosten te kunnen toetsen, moest de offerte van de leverancier een specificatie bevatten van het aantal uren, het uurtarief en de activiteiten, exclusief btw. De offerte moest gericht zijn aan de onderneming die de aanvraag indient, en de contactgegevens en het KvK-nummer van de leverancier moesten erop staan. Ontbrak deze informatie, dan kon de offerte als ongeldig worden verklaard en telden die kosten dus niet mee.

Moment van de kosten

De verplichting (het akkoord gaan met de offerte, ongeacht of dit schriftelijk, online of mondeling gebeurde) mocht niet eerder zijn aangegaan dan 3 weken vóór het indienen van de aanvraag. Ging je eerder akkoord, dan kwamen die kosten niet in aanmerking voor subsidie. Een factuur gold overigens niet als opdrachtbevestiging; die moest apart worden aangeleverd met daarop de datum van opdrachtverlening.

Stap 1: verzamel je documenten

Voordat je een aanvraag startte, moest je de volgende documenten klaar hebben, ingevuld en waar nodig ondertekend:

• Ondertekening aanvraag. Alleen verplicht als je zonder eHerkenning inlogt (met gebruikersnaam en wachtwoord). Je vult het formulier digitaal in, print het uit, tekent het met pen, en scant het weer in. Een digitale handtekening is niet geldig; gebruik je die toch, dan is je aanvraag niet compleet. Ondertekend door de persoon die tekenbevoegd is namens jouw organisatie (bij meerdere tekenbevoegden: alle handtekeningen).
• Offerte van een onafhankelijke leverancier. Geadresseerd aan jouw onderneming, met prijsopgave en specificatie van de werkzaamheden of te leveren producten/diensten (uren, uurtarief, activiteiten, exclusief btw), plus contactgegevens en KvK-nummer van de leverancier.
• Opdrachtbevestiging van een onafhankelijke leverancier. Een door beide partijen ondertekende offerte, of een apart document (ook per mail of digitaal getekend mag) waarin naar de offerte wordt verwezen en de opdracht wordt bevestigd, met daarop de datum van opdrachtverlening. Een factuur geldt niet als opdrachtbevestiging.
• Uittreksel van de Kamer van Koophandel. Niet ouder dan 1 jaar.
• Machtigingsformulier intermediair. Alleen verplicht als een ander (bijvoorbeeld je boekhouder of subsidieadviseur) de aanvraag namens jou indient. Digitaal invullen, printen, met pen ondertekenen door de tekenbevoegde persoon, en weer inscannen. Ook hier is een digitale handtekening niet geldig.
• Kopie bankafschrift. Alleen nodig als het opgegeven bankrekeningnummer niet overeenkomt met de naam van je onderneming. Op het afschrift moeten IBAN, bedrijfsnaam en bankLogo zichtbaar zijn; overboekingen en saldo mag je onleesbaar maken.

Stap 2: log in en start de aanvraag

Je klikte op "Aanvraag starten", maakte eenmalig een account aan of logde in met eHerkenning via het eLoket van SNN (https://eloket.snn.nl/eloket/zakelijk/Login.jsp). Bij het inloggen koos je eerst de gemeente waarin je onderneming gevestigd is, waarmee automatisch werd bepaald onder welke variant (en welk subsidieplafond) je aanvraag viel.

Stap 3: doorloop de vragen en upload documenten

In het eLoket beantwoordde je een quickscan (onder andere gemeente, fysieke vestiging, kostensoorten, eerdere subsidies) en verdiepingsvragen (activiteit, beoogd doel, de-minimissteun, personeelsomvang, omzet, balanstotaal). Daarna uploadde je de documenten uit stap 1.

Compleetheid en volgorde

Je aanvraag was compleet zodra alle gevraagde documenten waren toegevoegd én correct, volledig ingevuld en ondertekend waren. De subsidie werd verdeeld op volgorde van binnenkomst van complete aanvragen. Was je aanvraag nog niet compleet, dan telde voor de rangschikking de dag waarop hij dat wél werd. Dreigde het plafond te worden overschreden, dan werd gerangschikt op dag, uur en minuut van binnenkomst. Een aanvraag kon tot en met 31 december 2023 worden ingediend, maar in de praktijk sloot de regeling eerder omdat het budget op raakte.

Let bij het aanleveren van documenten op privacy: burgerservicenummers zijn niet nodig en moeten worden verwijderd of afgeschermd voordat je de documenten deelt.

Beoordeling

Na het indienen beoordeelde SNN eerst of je aanvraag compleet was. Dit gebeurde op volgorde van ontvangst: aanvragen die als eerste binnenkwamen én compleet waren, werden als eerste behandeld en kwamen als eerste in aanmerking voor subsidie. Was je aanvraag volledig, dan volgde een inhoudelijke beoordeling waarbij SNN controleerde of je aanvraag voldeed aan de eisen uit de subsidieregeling, of het project paste binnen de juridische vereisten, en of de begrote kosten binnen de geldende regelgeving pasten. Deze inhoudelijke controle ging net zo lang door totdat het budget volledig was verdeeld. Na afronding van de beoordeling ontving je een besluit op je aanvraag.

Uitbetaling

De subsidie werd direct vastgesteld en in één keer uitbetaald. Er was dus geen apart traject met een verleningsbeschikking, voorschotten en een latere vaststelling; vaststelling en uitbetaling vielen samen in één besluit.

Verplichtingen tijdens de looptijd

Na toekenning had je als subsidieontvanger 12 maanden de tijd, gerekend vanaf de ontvangstdatum van je aanvraag, om:

• De gesubsidieerde activiteit uit te voeren zoals beschreven in je aanvraag en de vaststellingsbeschikking.
• De kosten voor die activiteit daadwerkelijk te maken én te betalen.
• Op verzoek van SNN aan te tonen dat de activiteit conform de aanvraag heeft plaatsgevonden en dat je aan de verplichtingen uit de beschikking hebt voldaan. Dit kon SNN vragen na het verstrijken van de einddatum van de activiteit, of nadat je de activiteit had gerealiseerd.

Als je niet kon aantonen dat je aan deze verplichtingen had voldaan, trok SNN de subsidievaststelling in en vorderde het volledige, al vastgestelde subsidiebedrag terug. Dit is dus een risico dat na de (snelle) uitbetaling nog kan spelen: bewaar je bewijsstukken (facturen, betaalbewijzen, opleverdocumenten van de leverancier) totdat SNN eventueel om verantwoording vraagt.