Digitaliseringsvoucher Drenthe 2022

Belangrijk: deze regeling is gesloten. Het loket meldt: "Aanvragen niet meer mogelijk". Je kunt nu geen nieuwe aanvraag meer indienen.

Toen de regeling nog open was, kon je 50% van de kosten voor digitalisering vergoed krijgen, tot een maximum van € 3.000 per aanvraag. De subsidie was bedoeld voor mkb-ondernemers met een fysieke vestiging in Drenthe die met hulp van een externe, onafhankelijke digitale leverancier hun digitale bereik of digitale weerbaarheid wilden verbeteren, of hun omzet/winst wilden behouden of vergroten door digitalisering.

De aanvraag verliep via het eLoket van SNN (Samenwerkingsverband Noord-Nederland), dat de regeling namens de provincie Drenthe uitvoerde. Bij de aanvraag moest je onder andere een offerte en opdrachtbevestiging van je leverancier aanleveren, samen met een mkb-verklaring, een de-minimisverklaring, een KvK-uittreksel en een bankafschrift. Het budget werd verdeeld op volgorde van binnenkomst van complete aanvragen: wie het eerst een volledig dossier indiende, kwam als eerste in aanmerking.

Deze pagina beschrijft de voorwaarden zoals ze golden toen de regeling nog openstond. Ze kunnen nuttig zijn als je een lopende subsidie afhandelt, of als je wilt weten of er een vergelijkbare, opvolgende regeling voor jou beschikbaar is.

Knock-outeisen (wie viel af):

• Je onderneming moest bij de Kamer van Koophandel staan ingeschreven, zonder i.o.-status ("in oprichting"). Stond je nog als i.o. geregistreerd, dan kwam je niet in aanmerking.
• Je onderneming moest tot het mkb behoren: minder dan 250 medewerkers, en een jaaromzet van maximaal € 50 miljoen en/of een balanstotaal van maximaal € 43 miljoen (inclusief eventuele verbonden en partnerondernemingen, zoals bepaald in de mkb-verklaring).
• Je had op het moment van aanvragen minstens één bestaande fysieke vestiging in Drenthe, van waaruit de activiteiten werden uitgevoerd. Een fysieke vestiging is een gebouw met een eigen postadres, dat niet samenvalt met het privéadres van de eigenaar (of gescheiden is van de privéwoning met een eigen opgang of toegang). Had je alleen een webshop zonder fysieke locatie, dan viel je af.
• Je maakte gebruik van een externe digitale leverancier die onafhankelijk was van jouw onderneming. Was er sprake van een financieel belang, familieband (eerste of tweede graad), gedeelde directie, of een ander niet-zakelijke band tussen jou en de leverancier, dan gold de leverancier niet als onafhankelijk en viel de aanvraag af.
• De verplichting (bijvoorbeeld het akkoord gaan met een offerte) mocht maximaal 3 weken vóór het indienen van de aanvraag zijn aangegaan. Was je opdracht ouder, dan kwamen die kosten niet in aanmerking.
• De berekende subsidie moest minstens € 1.500 bedragen. Was je aanvraag daarvoor te klein, dan werd hij geweigerd.
• Jouw onderneming (of een onderneming binnen jouw verband van ondernemingen) mocht niet al eerder subsidie hebben ontvangen onder deze specifieke regeling. Een tweede aanvraag binnen dezelfde groep werd geweigerd.
• Er mocht geen sprake zijn van een bevel tot terugvordering van eerdere, onrechtmatig verklaarde staatssteun door de Europese Commissie.
• De activiteit moest aannemelijk bijdragen aan minstens één van: behoud of groei van omzet/winst, verbetering van het digitale bereik, of verbetering van de digitale weerbaarheid.

Ook golden inhoudelijke uitsluitingen op kostenniveau (zie de sectie "Waarvoor krijg je subsidie"): kosten voor hardware, trainingen, SEO/SEA, abonnementen, licenties, webhosting, interne kosten en advies/kennisinhuur kwamen nooit in aanmerking, ongeacht of je verder aan alle eisen voldeed.

De subsidie viel onder de Europese de-minimisverordening. Als jouw onderneming (samen met verbonden ondernemingen) al te veel de-minimissteun had ontvangen, kon de aanvraag om die reden alsnog worden afgewezen.

Subsidiabele activiteiten

• Aanschaf van nieuwe producten, processen of diensten voor digitalisering, of ter ondersteuning van nieuwe verdienmodellen, afgenomen bij een externe digitale leverancier. Denk aan het opzetten van een webshop, een online boekingssysteem, of software- en app-ontwikkeling.

• Het door een externe digitale leverancier laten verbeteren van bestaande producten, diensten of processen door toepassing van digitalisering. Voorbeelden uit de toelichting: implementatie van een digitale strategie of nieuw verdienmodel, toepassen van modulair ontwerp, digitalisering van voorraadmanagement, koppeling van bedrijfsprocessen, datamanagement, en een scan voor digitale veiligheid.

• Het laten uitvoeren van een cybersecurity-scan door een externe leverancier, om de digitale weerbaarheid van je onderneming te versterken.

In alle gevallen moest de leverancier "extern" en onafhankelijk zijn: ingeschreven in het Handelsregister van de KvK, aantoonbaar deskundig op het gebied van digitalisering/automatisering of digitale weerbaarheid, en zonder financiële, familiaire of bestuurlijke band met jouw onderneming.

Kosten die je moest onderbouwen met een offerte

De offerte moest specificeren: het aantal uren, het uurtarief, en de uit te voeren activiteiten. De offerte moest gericht zijn aan de onderneming die de aanvraag indiende, de kosten moesten exclusief btw worden weergegeven (over btw kreeg je nooit subsidie), en de offerte moest de contactgegevens en het KvK-nummer van de leverancier bevatten. Ontbrak deze informatie, dan kon de offerte als ongeldig worden verklaard.

Kosten die nooit in aanmerking kwamen (artikel 5 van de regeling)

• Interne kosten: kosten die je zelf binnen je eigen organisatie maakt, komen niet in aanmerking. De subsidie is alleen voor het inschakelen van een externe leverancier.
• Interne leveringen tussen bedrijven die in een groep verbonden zijn: als je de opdracht laat uitvoeren door een bedrijf uit je eigen concern of verband van ondernemingen, telt dat niet als externe, onafhankelijke inhuur.
• Aanschaf van hardware: alle tastbare onderdelen van en voor de computer, zowel interne componenten als randapparatuur. Denk aan een processor, pc, laptop, seriële poort, muis, printer, scanner, toetsenbord, beeldscherm of smartphone.
• SEO (zoekmachineoptimalisatie): activiteiten gericht op een hogere positie in de organische (onbetaalde) zoekresultaten.
• SEA (zoekmachine adverteren): het tegen betaling plaatsen van advertenties boven of naast de organische zoekresultaten.
• Trainingen en workshops: kosten voor het volgen van trainingen of workshops zijn uitgesloten.
• Kennisinhuur en advieskosten: deze kosten vielen onder een andere regeling (de Subsidieregeling MKB Advies Voucher) en waren daarom hier uitgesloten.
• Webhostingkosten: de kosten voor het hosten van bijvoorbeeld een website of webshop.
• Abonnementen: ongeacht de inhoud van het abonnement, deze kosten zijn niet subsidiabel. Dit staat expliciet vermeld: ook als het abonnement met digitalisering te maken heeft, komt het niet in aanmerking.
• Licenties: kosten voor softwarelicenties zijn uitgesloten.

Praktische gevolgen van deze uitsluitingen

Wilde je bijvoorbeeld een nieuwe laptop kopen om een boekhoudpakket op te draaien, dan kwam de laptop (hardware) niet in aanmerking, maar het laten inrichten of koppelen van het boekhoudpakket door een externe leverancier mogelijk wel. Wilde je een abonnement op een SaaS-tool afsluiten, dan viel dat abonnement zelf buiten de subsidie, ook als de tool digitalisering ondersteunde.

Voorwaarde rond het aangaan van de opdracht

De verplichting (bijvoorbeeld het akkoord gaan met een offerte, schriftelijk, online of mondeling) mocht maximaal 3 weken vóór het indienen van de aanvraag zijn aangegaan. Kosten van een opdracht die je eerder had aangegaan, kwamen niet in aanmerking voor subsidie.

De activiteit moest binnen 12 maanden na de ontvangstdatum van de aanvraag zijn afgerond, en de kosten moesten binnen die termijn zijn gemaakt en betaald.

Stap 1: verzamel je documenten

Voordat je kon starten, moest je alle verplichte formulieren downloaden, digitaal invullen, uitprinten, met pen ondertekenen, inscannen en klaarzetten. Een digitale handtekening werd niet geaccepteerd op formulieren die met pen ondertekend moesten worden.

Verplichte documenten:

• Ondertekening aanvraag (alleen verplicht als je niet met eHerkenning inlogde). Dit formulier ondertekende de tekenbevoegde persoon namens de aanvragende onderneming, met pen. Hiermee verklaarde je kennis te hebben genomen van de subsidieregeling en de aanvraag naar waarheid te hebben ingevuld.

• Offerte van een onafhankelijke leverancier. Geadresseerd aan jouw onderneming, met een specificatie van het aantal uren, het uurtarief en de activiteiten, de kosten exclusief btw, en de contactgegevens en het KvK-nummer van de leverancier. Dit document werd opgesteld en ondertekend door de leverancier.

• Opdrachtbevestiging van de onafhankelijke leverancier. Bijvoorbeeld een door beide partijen getekende offerte, of een e-mail waarin je verwijst naar de offerte en de opdracht bevestigt. Een factuur gold niet als opdrachtbevestiging. Op dit document moest de datum van opdrachtverlening zichtbaar zijn: die mocht maximaal 3 weken vóór je aanvraag liggen. Dit document werd ondertekend (of per mail bevestigd) door jou als opdrachtgever, eventueel met tegenondertekening door de leverancier.

• Mkb-verklaring. Hiermee toonde je aan dat je onderneming tot het mkb behoort. Je doorliep een stroomschema (stap 1: type onderneming, stap 2: grenswaarden fte/omzet/balanstotaal, stap 3: gegevens invullen) en ondertekende de verklaring. De ondertekening mocht hier digitaal, door de tekenbevoegde persoon namens de aanvrager.

• Verklaring de-minimissteun. Hierin verklaarde je hoeveel de-minimissteun je onderneming in de voorgaande periode had ontvangen (meestal vanaf 1 januari van drie jaar terug, of vanaf de oprichtingsdatum als je bedrijf korter bestaat). Dit formulier moest met pen worden ondertekend door de tekenbevoegde persoon, geprint en ingescand; een digitale ondertekening was hier niet geldig.

• Machtigingsformulier intermediair (alleen als je de aanvraag liet indienen door een derde, zoals een boekhouder of subsidieadviseur). Hierop gaf je aan waarvoor je machtigde: de aanvraag, een projectwijziging, een voorschot en/of een vaststelling. Ondertekend met pen door de tekenbevoegde persoon van de aanvrager.

• Kopie bankafschrift, met daarop zichtbaar het IBAN-rekeningnummer, de naam van de onderneming en het logo van de bank. Overige gegevens zoals saldo en transacties mocht je onleesbaar maken.

• Uittreksel van de Kamer van Koophandel, maximaal 1 jaar oud op het moment van indienen.

Stap 2: start je aanvraag in het eLoket

Je klikte op "Aanvraag starten" en logde in met eHerkenning, of je maakte eenmalig een account aan. Loggen met eHerkenning betekende dat je het ondertekeningsformulier (document 1) niet nodig had.

Stap 3: doorloop het aanvraagproces in het eLoket

Je beantwoordde een aantal quickscanvragen (onder andere over vestiging in Drenthe, mkb-status, gebruik van een externe leverancier, offerte en opdrachtbevestiging, termijn van 3 weken, minimale kosten van € 3.000 exclusief btw, fysieke vestiging, eerdere subsidie) en verdiepingsvragen (over de gekozen activiteit, uitvoeringstermijn van 12 maanden, beoogd doel, en uitsluiting van hardware, trainingen, SEO/SEA, webhosting/abonnementen/licenties). Ook werd gevraagd of je de gratis Benchmark Digitalisering van Ik Ben Drents Ondernemer had ingevuld. Daarna uploadde je alle documenten en volgde je de behandeling via je persoonlijke account.

Belangrijk voor volledigheid

Je aanvraag werd alleen als compleet beschouwd als alle verplichte documenten waren toegevoegd én correct, volledig ingevuld en ondertekend waren door de tekenbevoegde persoon of personen (bij meerdere tekenbevoegden moesten alle handtekeningen erop staan). Omdat toewijzing op volgorde van binnenkomst van complete aanvragen ging, was het essentieel dat je dossier in één keer compleet was: incomplete aanvragen schoven qua rangschikking op naar de dag waarop ze wél compleet waren.

Stap 1: volledigheidscontrole

Eerst beoordeelde SNN of je aanvraag compleet was: zijn alle documenten aangeleverd, correct ingevuld en ondertekend door de juiste tekenbevoegde persoon of personen? Dit gebeurde op volgorde van ontvangst. Was je aanvraag nog niet compleet, dan gold voor de rangschikking de dag waarop hij alsnog compleet werd, niet de datum van je eerste, incomplete indiening.

Stap 2: inhoudelijke beoordeling

Was je aanvraag compleet, dan volgde de inhoudelijke beoordeling. SNN controleerde of de aanvraag voldeed aan de eisen uit de subsidieregeling, of het project paste binnen de juridische vereisten (waaronder de de-minimisverordening), en of de begrote kosten binnen de geldende regels vielen (dus geen hardware, abonnementen, trainingen, et cetera). Deze inhoudelijke controle ging net zo lang door totdat het beschikbare budget volledig was verdeeld.

Na afronding van de beoordeling ontvang je een besluit op je aanvraag.

Uitbetaling: direct vaststellen, in één keer betalen

Deze regeling werkte niet met een aparte verlening gevolgd door een latere vaststelling. Volgens de regeling wordt de subsidie direct vastgesteld en in één keer uitbetaald. Er was dus geen voorschot en geen aparte einddeclaratie of vaststellingsaanvraag na afloop van het project.

Verplichtingen tijdens de looptijd (na toekenning)

Ook al werd de subsidie direct vastgesteld en uitbetaald, je had als ontvanger nog verplichtingen die golden tot 12 maanden na de ontvangstdatum van je aanvraag:

• Je moest de gesubsidieerde activiteit binnen die 12 maanden hebben uitgevoerd, exact zoals beschreven in je aanvraag en de vaststellingsbeschikking.
• Je moest de kosten voor de activiteit binnen die termijn daadwerkelijk hebben gemaakt en betaald.
• Op verzoek van SNN moest je, na afronding van de activiteit of na het verstrijken van de 12 maanden, kunnen aantonen dat de activiteit is uitgevoerd zoals aangevraagd en dat je aan alle verplichtingen uit de beschikking hebt voldaan.

Risico: intrekking en terugvordering

Kon je niet aantonen dat je aan deze verplichtingen had voldaan, dan trok SNN de subsidievaststelling in en vorderde het volledige, al uitgekeerde subsidiebedrag terug. Dit is een aandachtspunt: bewaar dus bewijsstukken zoals facturen, betalingsbewijzen en opleveringen van de leverancier, ook na ontvangst van het geld, voor de duur van minimaal 12 maanden na je aanvraagdatum.

De enige verplichting tijdens de looptijd is dat je op verzoek achteraf bewijs moet kunnen leveren; er zijn geen tussentijdse rapportageverplichtingen zoals een voortgangsrapportage.</tekst> </invoke>