Bijzondere regionale evenementen 2027 (TENDER)

Je krijgt maximaal 40% van de subsidiabele kosten, met een maximum van € 12.000 per aanvraag. Het beschikbare budget voor deze ronde is € 204.000. Omdat het een tender is, gaat het geld niet naar wie het eerst binnen is, maar naar de aanvragen die op basis van een puntensysteem het beste scoren, totdat het plafond bereikt is.

Je vraagt aan met het digitale aanvraagformulier dat vanaf 19 oktober 2026 op de loketpagina staat. Aanvragen kan tot en met 20 november 2026, 17.00 uur. Belangrijk: als je vóór 6 november 2026, 17.00 uur indient, controleert de provincie of je aanvraag compleet is en kun je nog ontbrekende stukken aanvullen. Dien je later in, dan wordt niet meer op compleetheid gecontroleerd en loop je het risico dat een onvolledige aanvraag niet meetelt. Verplicht is een begroting en dekkingsplan volgens het voorgeschreven begrotingsformat. Stuur geen apart projectplan mee: alle inhoudelijke informatie hoort in het aanvraagformulier zelf. Voor de aanvraag heb je eHerkenning (niveau EH3) nodig.

Let op: subsidie is iets anders dan een vergunning. Je moet zelf onderzoeken en regelen welke vergunningen (bijvoorbeeld een natuurvergunning) je nodig hebt.

Personeelskosten

Personeelskosten van je eigen organisatie komen voor subsidie in aanmerking.

Kosten van derden (ingehuurde arbeid)

De kosten van arbeid van derden komen voor subsidie in aanmerking, tot een maximum van € 130 per uur exclusief btw. Uren die tegen een hoger tarief zijn ingekocht, tellen dus voor het deel boven € 130 niet mee als subsidiabele kosten.

Kosten om te voldoen aan de Omgevingsverordening

Eventuele kosten die je moet maken om te voldoen aan de eisen van de Omgevingsverordening komen voor subsidie in aanmerking. Er is geen apart tarief genoemd; deze kosten tellen mee als gewone subsidiabele kosten binnen het totaal.

Inzet van vrijwilligers

Uren die vrijwilligers inzetten, mag je in de begroting en het dekkingsplan opnemen voor maximaal € 15 per uur. Voor deze vrijwilligersinzet geldt bovendien een apart totaalplafond: maximaal € 5.000 aan vrijwilligersuren mag in de begroting worden meegenomen, ongeacht hoeveel uren er in werkelijkheid worden ingezet.

Wat niet subsidiabel is / niet nodig is

• Stuur geen projectplan mee: alle inhoudelijke informatie over het evenement beschrijf je in het aanvraagformulier zelf. Kosten voor het opstellen van een apart projectplan horen dus niet in de begroting thuis als aanvraagvereiste.
• Ga uit van wat wél als subsidiabel wordt genoemd: personeelskosten, kosten van derden, Omgevingsverordening-kosten en vrijwilligersuren.

Rekenregel voor de subsidiehoogte

Van de totale subsidiabele kosten (personeelskosten + kosten van derden tot € 130/uur + Omgevingsverordening-kosten + vrijwilligersuren tot € 15/uur en € 5.000 totaal) wordt maximaal 40% vergoed, met een bovengrens van € 12.000 per aanvraag. Omdat de totale begrote kosten van het evenement minimaal € 20.000 moeten zijn, is dat gelijk een indicatie van de minimale schaal van een project dat voor deze regeling in aanmerking komt: bij precies € 20.000 aan subsidiabele kosten zou 40% al € 8.000 subsidie betekenen, ruim onder het maximum van € 12.000.

Voor de begroting en het dekkingsplan is het verplicht gebruik te maken van het voorgeschreven Begrotingsformat Bijzondere regionale evenementen 2027. Andere indelingen of eigen begrotingsformats worden niet geaccepteerd.

Voor de periode 19 oktober 2026 tot en met 20 november 2026 is in totaal € 204.000 beschikbaar (het subsidieplafond). Omdat het een tender is, wordt dit bedrag niet verdeeld op volgorde van binnenkomst, maar op basis van kwaliteit: aanvragen worden gerangschikt op hun score in Puntentabel 1, en de hoogst scorende aanvragen krijgen subsidie totdat het plafond bereikt is. Aanvragen die net onder de streep vallen, krijgen dus niets, ook al voldoen ze aan alle eisen.

Binnen de kostensoorten gelden nog twee interne maxima die de hoogte van je subsidiabele kosten (en dus indirect je subsidie) beperken:

• Kosten van arbeid van derden tellen mee tot maximaal € 130 per uur exclusief btw.
• Inzet van vrijwilligersuren mag je in de begroting opnemen voor maximaal € 15 per uur, met een totaalmaximum van € 5.000 aan vrijwilligersuren in de begroting.

Bij gelijke score in de tender vindt de onderlinge rangschikking plaats via loting door een notaris. Dat betekent dat bij een gelijke stand niet automatisch alle gelijkscorende aanvragen subsidie krijgen: het beschikbare restbudget bepaalt hoeveel van de gelijkscorende aanvragen nog worden gehonoreerd.

Wanneer aanvragen

Je kunt aanvragen vanaf 19 oktober 2026. De uiterste aanvraagdatum is 20 november 2026, 17.00 uur. Dien je te laat in, dan wordt je aanvraag niet in behandeling genomen; dit is een tender met een harde deadline, geen doorlopend loket.

Let op de tussentijdse compleetheidscontrole

Dien je uiterlijk 6 november 2026, 17.00 uur in (tien werkdagen voor de sluitingsdatum), dan toetst de provincie of je aanvraag compleet is en laat ze je op tijd weten of er nog documenten ontbreken. Dien je na die datum in, dan wordt niet meer op compleetheid gecontroleerd, ook nagestuurde documenten niet. Het loket adviseert daarom nadrukkelijk om vóór 6 november 2026 aan te vragen. Na de sluitingsdatum kun je een onvolledige aanvraag alleen nog aanvullen als het niet gaat om inhoudelijke wijzigingen (bijvoorbeeld een ontbrekend bankrekeningbewijs mag nog wel, een aanpassing van je begroting niet meer).

Stap 1: voorbereiden

• Vraag eHerkenning niveau EH3 aan als je dat nog niet hebt; zonder eHerkenning kun je niet aanvragen.
• Vul het verplichte Begrotingsformat Bijzondere regionale evenementen 2027 in en sla het op. Dit formulier bevat je begroting en dekkingsplan.
• Verzamel eventuele andere verplichte bijlagen (zie hieronder).

Stap 2: verplichte bijlagen

• Begroting en dekkingsplan: verplicht in het voorgeschreven Begrotingsformat Bijzondere regionale evenementen 2027.
• Verleningsbrieven de-minimissteun: alleen verplicht als het om een sportevenement gaat én je organisatie de afgelopen 3 jaar (geen belastingjaren) de-minimissteun heeft ontvangen van een andere partij dan de provincie Overijssel zelf.
• Bewijs van bankrekening: alleen verplicht als je niet eerder subsidie van de provincie hebt ontvangen, of als je bankrekeningnummer is gewijzigd. Bijvoorbeeld een kopie van een bankafschrift of een schermprint bij telebankieren, met naam en rekeningnummer zichtbaar. Stuur geen kopie van je bankpas mee.
• Ondertekende machtiging: alleen verplicht als je het formulier invult namens de aanvrager als gemachtigde. Hiervoor kun je de Voorbeeld machtigingsverklaring van het loket gebruiken; deze moet ondertekend zijn door de organisatie die machtigt.

Let op: stuur geen projectplan mee. Alle inhoudelijke informatie over het evenement hoort in het aanvraagformulier zelf, niet in een los document.

Stap 3: indienen

Je vraagt aan met het digitale aanvraagformulier, dat vanaf 19 oktober 2026 op de productpagina staat. De gevraagde bijlagen upload je in het formulier zelf. Organiseer je meerdere evenementen, dan vul je voor elk evenement een apart aanvraagformulier in.

Stap 4: wachten op uitslag

Na de sluitingsdatum van 20 november 2026 worden alle complete aanvragen beoordeeld en gerangschikt op puntenscore. De behandeltermijn is maximaal 13 weken vanaf de sluitingsdatum.

Heb je hulp nodig bij het openen, lezen of gebruiken van de documenten? Het Overijssel Loket helpt je daarbij verder.

Wie beoordeelt en hoe lang duurt het

De provincie Overijssel behandelt en beoordeelt de aanvragen. Vanaf de sluitingsdatum van 20 november 2026 geldt een behandeltermijn van maximaal 13 weken. Eerst wordt gecontroleerd of aanvragen compleet zijn (voor aanvragen die uiterlijk 6 november 2026 zijn ingediend, gebeurt dit al vóór de sluitingsdatum). Daarna krijgt elke complete aanvraag punten op basis van Puntentabel 1. Vervolgens worden alle beoordeelde aanvragen in volgorde van score gerangschikt. De hoogst scorende aanvragen krijgen subsidie totdat het subsidieplafond van € 204.000 is bereikt. Bij een gelijke score op de ranglijst beslist loting door een notaris wie er nog wel en wie er niet meer binnen het budget valt.

Uitbetaling

Voor de exacte regels over bevoorschotting, tussentijdse betalingen en de uiteindelijke vaststelling van de subsidie geldt het Uitvoeringsbesluit subsidies Overijssel 2022 (hoofdstuk 1 en paragraaf 6.20) en de Algemene Subsidieverordening Overijssel 2005. Raadpleeg deze documenten voor je exact weet wanneer en hoeveel je uitbetaald krijgt.

Verplichtingen tijdens de looptijd

• De subsidie moet voldoen aan artikel 53 van de Algemene Groepsvrijstellingsverordening (culturele evenementen) of aan de Algemene De-minimisverordening (sportevenementen). Dit betekent dat je gedurende en na de uitvoering moet kunnen aantonen dat je binnen de daarin toegestane steungrenzen blijft.
• Je bent en blijft zelf verantwoordelijk voor het op tijd en compleet aanleveren van je aanvraag en eventuele aanvullingen; na de sluitingsdatum accepteert de provincie geen inhoudelijke wijzigingen meer, alleen niet-inhoudelijke aanvullingen zoals een bankrekeningbewijs.
• Je bent zelf verantwoordelijk voor het op orde hebben van de juiste vergunningen voor het evenement; een toegekende subsidie zegt niets over of je vergunning krijgt. Vraag dit tijdig aan bij je gemeente (voor gemeentelijke vergunningen) of bij de provincie (voor provinciale vergunningen), zeker gezien de moeilijkere verlening van natuurvergunningen voor stikstof sinds de uitspraken van de Raad van State eind 2025.

De precieze verplichtingen na toekenning, zoals eventuele rapportage- of verantwoordingseisen, volgen uit het Uitvoeringsbesluit subsidies Overijssel 2022, paragraaf 6.20.