Subsidie Bovenlokale evenementen 2025-2027

Je komt in aanmerking als je bestuur onbezoldigd is, je evenement start tussen 2025 en 2028, het (grotendeels) in Nederlands-Limburg plaatsvindt en je van een of meer gemeenten al een financiële bijdrage krijgt voor datzelfde evenement. Je krijgt maximaal € 3.000, en nooit meer dan wat de gemeente(n) bijdragen: de provinciale bijdrage volgt dus de gemeentelijke.

Je vraagt digitaal aan via het e-formulier op het loket, met eHerkenning. Verplicht is een bewijs van de financiële bijdrage van de gemeente(n). Let goed op de timing: je aanvraag mag niet eerder binnenkomen dan 1 september van het jaar vóór de start van het evenement, en moet uiterlijk 30 dagen na de start van het evenement binnen zijn bij de Provincie. Voor terugkerende evenementen (zelfde opzet/naam, zelfde gemeente) geldt: maximaal één keer per kalenderjaar subsidie. De regeling loopt van 28 november 2024 tot 1 januari 2029.

Harde eisen aan wie je bent

• Je bent een vereniging of stichting.
• Het bestuur van die vereniging of stichting is onbezoldigd (bestuursleden krijgen geen betaling voor hun bestuurswerk).

Harde eisen aan het evenement

• Het evenement start in 2025, 2026, 2027 of 2028.
• Het evenement vindt (grotendeels) plaats in Nederlands-Limburg.
• Het is een bovenlokaal evenement op het gebied van (volks)cultuur en/of sport, fysiek toegankelijk voor publiek.
• Er zijn vrijwilligers bij betrokken.
• Je ontvangt van de gemeente(n) een financiële bijdrage voor dit evenement.

Harde eisen aan de aanvraag zelf

• Je aanvraag mag niet eerder zijn ontvangen door Gedeputeerde Staten dan 1 september van het kalenderjaar vóórafgaand aan de start van het evenement.
• Je aanvraag moet uiterlijk 30 dagen na de start van het evenement door de Provincie zijn ontvangen.

Je valt af als

• Het evenement een besloten karakter heeft (niet vrij toegankelijk voor publiek).
• Het gaat om reguliere clubwedstrijden in competitieverband op nationaal of internationaal niveau (bij sportevenementen).
• De Provincie Limburg het evenement al op een andere manier subsidieert of financiert.
• Je voor het evenement een bijdrage ontvangt van een organisatie die zelf subsidie/financiering van de Provincie Limburg krijgt om bijdragen aan evenementen te verstrekken (bijvoorbeeld Huis voor de Kunsten Limburg, Stichting Klankkleur Limburg, Stichting Popmuziek Limburg, LBM, LBT, VNK-Limburg, Het Toneelhuis LFA of een sporttakplatform). Dit telt namelijk mee als een provinciale bijdrage. Uitzondering: een bijdrage van het Cultuurfonds Limburg telt niet mee.
• Het gaat om een terugkerend evenement waarvoor in datzelfde kalenderjaar al een subsidie is verstrekt binnen deze regeling. "Terugkerend" betekent: een evenement dat qua opzet en/of naam grotendeels hetzelfde is als een eerdere of latere editie én in dezelfde gemeente plaatsvindt. Je krijgt dus maximaal één keer per jaar subsidie voor eenzelfde terugkerend evenement.

Twijfel je of een bijdrage van een andere organisatie meetelt als provinciale financiering, dan adviseert de Provincie zelf om contact op te nemen voordat je aanvraagt. Voor de volledige, juridisch leidende voorwaarden verwijst het loket naar de volledige tekst van de regeling; bij afwijkingen tussen de website en de regeling geldt de regeling.

Wat de subsidie in de praktijk dekt

De subsidie is een bijdrage aan het evenement als geheel: het bevorderen van evenementen met een bovenlokale uitstraling op het gebied van (volks)cultuur en/of sport. Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen bijvoorbeeld locatiehuur, materiaal, promotie of organisatiekosten. Je vraagt op het aanvraagformulier een totaalbedrag aan bij de Provincie (vraag 9 van het formulier), naast het bedrag dat de gemeente(n) bijdragen (vraag 8).

Rekenregels die wel gelden

• Het aangevraagde en toegekende bedrag is maximaal € 3.000 per evenement.
• Het bedrag is nooit hoger dan de financiële bijdrage die de gemeente(n) al hebben toegezegd voor hetzelfde evenement. Je gemeentelijke bijdrage werkt dus feitelijk als een soort medefinancieringseis en plafond tegelijk.

Wat expliciet is uitgesloten

• Evenementen met een besloten karakter (niet vrij toegankelijk voor publiek) komen niet in aanmerking.
• Reguliere clubwedstrijden in competitieverband op nationaal of internationaal niveau (bij sport) zijn uitgesloten.
• Evenementen die de Provincie Limburg al op een andere manier subsidieert of financiert, komen niet nogmaals in aanmerking via deze regeling.
• Bijdragen van organisaties die zelf provinciale subsidie ontvangen om evenementen te ondersteunen (zoals Huis voor de Kunsten Limburg, Stichting Klankkleur Limburg, Stichting Popmuziek Limburg, de Limburgse Bond van Muziekgezelschappen, de Limburgse Bond van Tamboerkorpsen, het Verbindend Netwerk Koorzang Limburg, Het Toneelhuis LFA en sporttakplatforms) tellen mee als provinciale financiering. Ontvang je zo'n bijdrage, dan kun je voor hetzelfde evenement geen subsidie meer krijgen uit deze regeling. Een bijdrage van het Cultuurfonds Limburg vormt hierop een uitzondering en telt niet mee.
• Voor een terugkerend evenement (zelfde opzet/naam, zelfde gemeente) kun je binnen deze regeling maar één keer per kalenderjaar subsidie krijgen; een tweede editie in hetzelfde jaar en dezelfde gemeente komt dus niet nogmaals in aanmerking.

Er staat niets over eventuele niet-subsidiabele kostenposten binnen de begroting van het evenement zelf (bijvoorbeeld btw, overheadkosten, vrijwilligersvergoedingen), en er is geen aparte staffel van kostensoorten met eigen percentages of maxima. Voor de volledige, juridisch leidende invulling van wat wel en niet subsidiabel is, verwijst het loket naar de volledige tekst van de regeling; bij afwijkingen tussen de website en de regeling geldt de regeling.

Stap 1: Checklist doorlopen

Voordat je het formulier invult, doorloop je eerst de checklist met zeven ja/nee-vragen (zie "Kom ik in aanmerking?"). Beantwoord je er één met "nee", of is sprake van een uitsluitingsgrond (besloten evenement, reguliere competitiewedstrijden, al provinciaal gefinancierd, of een terugkerend evenement dat dit jaar al subsidie kreeg), dan heeft indienen geen zin.

Stap 2: Aanvraag digitaal indienen

Je dient de aanvraag in via het e-formulier op het loket (mijnsubsidies.limburg.nl). Hiervoor heb je eHerkenning nodig. Heb je geen eHerkenning, dan meld je dat via het aangegeven e-mailadres van de Provincie, waarna zij contact met je opnemen. Let op: subsidieaanvragen kunnen niet via e-mail worden ingediend, alleen via het digitale formulier.

Termijnen waar je op moet letten

• Niet te vroeg: je aanvraag mag niet eerder zijn ontvangen dan 1 september van het kalenderjaar vóórafgaand aan de start van het evenement.
• Niet te laat: je aanvraag moet uiterlijk 30 dagen na de start van het evenement door de Provincie zijn ontvangen.

In te vullen gegevens op het aanvraagformulier

• Organisatiegegevens: KvK-inschrijvingsnummer, naam aanvrager, rechtsvorm, vestigingsplaats, contactpersoon en functie, correspondentieadres, telefoonnummer, e-mailadres, website, IBAN-nummer.
• Naam van het evenement en de gemeente(n) waarin het plaatsvindt.
• Een korte omschrijving van het evenement: tijdspad/planning met data en locaties, de activiteiten en de doelgroep.
• Of het een terugkerend evenement is en zo ja, hoe vaak per jaar.
• Om welke sport- en/of (volks)culturele activiteiten het gaat.
• Start- en einddatum van het evenement.
• In welke plaats(en) het evenement wordt georganiseerd.
• Het aantal betrokken vrijwilligers.
• Het verwachte totaal aantal fysiek aanwezige personen, uitgesplitst naar deelnemers en toeschouwers/bezoekers.
• Welke gemeente(n) financieel bijdragen en met welk bedrag.
• Het subsidiebedrag dat je aan de Provincie Limburg vraagt.

Verplichte bijlage

• Bewijs van de financiële bijdrage(n) van de gemeente(n) voor het evenement waarvoor je subsidie aanvraagt. Als deze gemeentelijke bijdrage onderdeel is van een structurele subsidie die de gemeente al aan jouw organisatie geeft, moet dit bewijs een schriftelijke verklaring van de gemeente zijn waaruit blijkt dat het in de begroting genoemde bedrag uit die structurele subsidie komt, maar mag worden ingezet voor dit specifieke evenement.

Optionele bijlagen

Je mag aanvullende documentatie toevoegen als je denkt dat die bijdraagt aan de beeldvorming van het evenement. Dit is niet verplicht en ontslaat je niet van de plicht om het aanvraagformulier zelf volledig in te vullen.

Ondertekening

Het formulier moet rechtsgeldig ondertekend worden door degene(n) die volgens de statuten en het KvK-uittreksel bevoegd zijn de organisatie te vertegenwoordigen, met voor- en achternaam en handtekening. Schrijven je statuten voor dat minstens twee bestuursleden moeten tekenen, dan moeten beide bestuursleden ondertekenen.

Waar je de aanvraag naartoe stuurt (papieren versie)

Het inkijkexemplaar vermeldt als postadres: Gedeputeerde Staten van Limburg, Cluster Subsidies, Postbus 5700, 6202 MA Maastricht. Voor de daadwerkelijke aanvraag geldt echter dat digitaal indienen via het e-formulier de aangewezen weg is; e-mail wordt niet geaccepteerd.

Na indiening

Je beheert je aanvraag verder via het klantportaal (met eHerkenning of DigiD). Daar vind je je correspondentie met de Provincie, openstaande taken, en kun je wijzigingen binnen je organisatie of project doorgeven.

Correspondentie en beheer

Na indiening verloopt alle correspondentie over je aanvraag via het klantportaal. Daar kun je terecht voor:

• correspondentie met de Provincie over je ingediende aanvraag,
• openstaande taken,
• het melden van veranderingen binnen je organisatie en/of je project.

Voor toegang tot het klantportaal heb je eHerkenning of DigiD nodig.

Uitbetaling en verantwoording

De provincie heeft niet bekendgemaakt hoe en wanneer wordt uitbetaald, en evenmin welke rapportage- of verantwoordingsverplichtingen precies gelden na afloop van het evenement. Dit staat in de veelgestelde vragen en in de volledige tekst van de regeling.

Verplichtingen tijdens de looptijd

Concreet genoemd is de plicht om via het klantportaal wijzigingen binnen je organisatie en/of je project te melden.

Controle

Voor de volledige, juridisch leidende informatie over beoordelingstermijn, uitbetalingswijze, controle en verantwoording verwijst de Provincie naar de volledige tekst van de Stimuleringsregeling Bovenlokale Evenementen 2025-2027, die als leidend geldt bij eventuele afwijkingen met de website.</tekst> </invoke>