Grote terugkerende evenementen

De regeling was bedoeld voor stichtingen, verenigingen en andere organisaties (rechtspersonen) die een groot, terugkerend en beeldbepalend evenement in de provincie Groningen organiseren, met minimaal 3.000 bezoekers en landelijke uitstraling. Het evenement moest bijdragen aan de promotionele waarde en het imago van de provincie Groningen. Je kreeg maximaal 25% van de subsidiabele kosten vergoed, met een maximum van € 30.000, en de aanvraag moest binnen de tenderperiode (01-01-2024 tot en met 01-02-2024) compleet worden ingediend. Aanvragen werden gerangschikt op wegingsfactoren en beoordeeld tot het subsidieplafond van € 280.000 was bereikt. Een aanvraag bestond onder meer uit een projectplan, een marketing- en communicatieplan en een sluitende begroting met dekkingsplan.

Alleen rechtspersonen (stichtingen, verenigingen en organisaties) die evenementen organiseren, kwamen in aanmerking. Het evenement moest voldoen aan al deze eisen:

• Vindt plaats in de provincie Groningen.
• Trekt minimaal 3.000 fysieke bezoekers of deelnemers.
• Heeft landelijke uitstraling, af te meten aan minimaal bovenregionale media-aandacht en (inter)nationale herkomst van bezoekers/deelnemers.
• Is geschikt en toegankelijk voor een breed publiek (geen besloten karakter).
• Draagt bij aan de promotionele waarde en het imago van de provincie Groningen.
• Krijgt gemeentelijke cofinanciering van de gastgemeente.

U ontving geen subsidie als:

• De totale begrote kosten van het evenement lager waren dan € 100.000.
• De subsidiabele kosten lager waren dan € 7.000.
• Er al subsidie was verleend vanuit de regeling 'Evenementen en Arrangementen' of het Uitvoeringsprogramma Cultuur 2021-2024.
• Het ging om een dorpsfeest, braderie, kermis of ander lokaal evenement, een (sport)toernooi, of uitsluitend een concert, voorstelling in een theater/schouwburg of een tentoonstelling.

De uitgebreide voorwaarden, verdeelcriteria en alle weigeringsgronden stonden in de officiële regeling.

U kreeg maximaal 25% van de subsidiabele kosten vergoed, met een maximum van € 30.000 per evenement. Daarnaast gold een maximum gerelateerd aan de gemeentelijke cofinanciering:

• Bij evenementen in de gemeente Groningen was de bijdrage vanuit dit budget maximaal gelijk aan de hoogte van de bijdrage van de gemeente Groningen.
• Bij evenementen buiten de gemeente Groningen moest de gastgemeente minimaal 25% bijdragen ten opzichte van de bijdrage van de provincie.

Het subsidieplafond voor de tenderperiode 01-01-2024 tot en met 01-02-2024 bedroeg € 280.000 in totaal. Omdat het een tenderregeling was, werden aanvragen gerangschikt op wegingsfactoren en kregen de aanvragen met de hoogste score subsidie, totdat het plafond was bereikt. Ook als u aan alle eisen voldeed, was subsidie dus niet gegarandeerd.

• Vooraf bespreken (optioneel). Bij twijfel of uw evenement in aanmerking kwam, kon u contact opnemen met het team Vrijetijdseconomie (050 - 316 49 11 of subsidies@provinciegroningen.nl).
• Aanvraag indienen, online, binnen de tenderperiode 01-01-2024 tot en met 01-02-2024. De aanvraag moest op de sluitingsdatum compleet zijn; na sluiting werden geen aanvullingen of wijzigingen meer geaccepteerd (met uitzondering van detailinformatie zoals een telefoonnummer).

Verplichte onderdelen van de aanvraag:

• Aanvraagformulier.
• Projectplan met omschrijving van het evenement, terugblik bij eerdere edities, visie op ontwikkeling/ambitie, en beschrijving van de bijdrage aan toeristische promotie en aansluiting bij het DNA van Groningen.
• Marketing- en communicatieplan (of paragraaf in het projectplan) met bezoekersverwachting en herkomst, monitoringsmethode, verwacht mediabereik en inzet voor promotie van Groningen inclusief samenwerkingspartners.
• Sluitende begroting met subsidiabele kosten en marketing/promotiekosten.
• Dekkingsplan met het gevraagde subsidiebedrag en uitsplitsing van andere inkomsten, waaronder de gemeentelijke cofinanciering.

De provincie beoordeelde aanvragen als tender: gerangschikt op wegingsfactoren, waarbij aanvragen met de hoogste score subsidie kregen totdat het subsidieplafond van € 280.000 was bereikt. Binnen 13 weken na de sluitingsdatum van de tender ontving u schriftelijk bericht of subsidie werd verleend. Tegen dit besluit kon u binnen 6 weken bezwaar indienen.

De provincie kon een Bibob-integriteitsonderzoek uitvoeren.

Tijdens en na het project gold: binnen 13 weken na afronding van het evenement moest u verantwoording afleggen (welke stukken precies, stond in de verleningsbrief; mogelijk een inhoudelijk verslag en een overzicht van de gerealiseerde cofinanciering). Binnen 13 weken na ontvangst van uw aanvraag tot vaststelling besliste de provincie over uitbetaling en informeerde u schriftelijk. Als het project niet of niet volledig was uitgevoerd zoals aangevraagd, kon de subsidie worden ingetrokken en (deels) teruggevorderd. Ook tegen het definitieve vaststellingsbesluit kon u binnen 6 weken bezwaar maken.