Subsidieregeling inwonersinitiatieven

De subsidie inwonersinitiatieven is voor inwoners van Apeldoorn met een idee om hun buurt, dorp of stad mooier, socialer of aantrekkelijker te maken. Denk aan een pluktuin, een straatfeest of een ontmoetingsplek in de wijk.

Er zijn twee sporen. Voor een klein initiatief vraag je het hele jaar door subsidie aan tot maximaal € 5.000. Voor een groot initiatief (meer dan € 5.000) doe je mee aan een beoordelingsronde die twee keer per jaar plaatsvindt, met een aanvraagdeadline van 31 mei of 31 december.

Je vraagt subsidie aan met het digitale formulier op de loketpagina, waarvoor je inlogt met DigiD of eHerkenning. Heb je geen DigiD, dan kan een mede-initiatiefnemer namens jullie beiden aanvragen, of je krijgt hulp bij een Informatiepunt Digitale Overheid of via de initiatievenmakelaars.

De behandeling van je aanvraag duurt maximaal acht weken. Een initiatievenmakelaar neemt vaak binnen die termijn contact met je op om je initiatief door te spreken. Na een positief besluit volgt de uitbetaling meestal binnen twee weken.

De initiatievenmakelaars van de gemeente denken graag vooraf met je mee over de mogelijkheden en helpen bij het aanvragen. Je kunt voor hetzelfde initiatief maximaal drie keer subsidie aanvragen binnen vijf jaar, waarbij het bedrag bij een tweede en derde aanvraag lager uitvalt dan de eerste keer.

Los van de budgetstop gelden de volgende harde eisen om in aanmerking te komen:

• Je bent inwoner van Apeldoorn. De regeling is bedoeld voor inwoners die hun buurt, dorp of stad mooier, socialer of aantrekkelijker willen maken.
• Er is draagvlak voor je idee. Meerdere mensen moeten enthousiast zijn; een individueel idee zonder steun van anderen voldoet niet.
• Je levert zelf een bijdrage, bijvoorbeeld in tijd of middelen. Een initiatief waarbij je alleen geld vraagt zonder eigen inzet past niet binnen de regeling.
• Het initiatief is toegankelijk voor een brede groep inwoners. Iets dat alleen voor een select, gesloten groepje bedoeld is, valt af.
• De begroting is realistisch en bevat geen buitensporige kosten. Een opgeblazen of onduidelijke begroting kan een aanvraag laten stranden.
• Het idee is aanvullend op bestaande initiatieven in de buurt. Dubbel werk met iets dat er al is, wordt niet gehonoreerd.
• Het sluit aan bij de plannen van de gemeente en de wensen van inwoners.

Voor grote initiatieven (boven € 5.000) gelden bovenop deze eisen extra beoordelingspunten, zoals maatschappelijk draagvlak, vernieuwing en aansluiting bij gemeentelijk beleid (zie sectie Voorwaarden).

Verder geldt een harde grens aan herhaalaanvragen: voor hetzelfde (of grotendeels hetzelfde) initiatief kun je maximaal drie keer binnen vijf jaar subsidie aanvragen. Vraag je een vierde keer aan voor hetzelfde initiatief, dan komt dat niet in aanmerking, tenzij het initiatief in belangrijke mate is veranderd; dan beoordeelt de gemeente het als nieuw initiatief en kun je opnieuw tot maximaal € 5.000 aanvragen.

Ook de kostensoort speelt een rol bij afwijzing op onderdelen: bepaalde kosten komen sowieso niet in aanmerking, zoals structurele huisvestings-, beheer- en onderhoudskosten, vrijwilligersvergoedingen, en niet-noodzakelijke of buitensporige kosten. Eten en drinken voor bezoekers komt alleen in aanmerking als dat noodzakelijk is voor inclusie, en dan tot maximaal € 10 per persoon.

Aanvragen kan alleen online, met DigiD of eHerkenning. Heb je geen DigiD en kun je ook niet via een mede-initiatiefnemer of hulp bij een Informatiepunt Digitale Overheid aanvragen, neem dan contact op met de initiatievenmakelaars om andere opties te bespreken.

Organiseer je een activiteit rond de jaarwisseling? Dan val je niet onder deze regeling, maar onder de aparte regeling voor jaarwisselingsinitiatieven, waarvoor je vanaf 1 september kunt aanvragen.

Het dossier noemt geen aparte harde eisen over rechtsvorm (bijvoorbeeld of je als privépersoon, stichting of vereniging aanvraagt); dit blijft onbenoemd in het loket.

• Organisatiekosten. Kosten om het initiatief te organiseren. Een specifiek tarief of maximum noemt het dossier niet; wel geldt algemeen dat de begroting realistisch moet zijn en geen buitensporige kosten mag bevatten.
• Huur van een locatie. Bijvoorbeeld een ruimte voor een bijeenkomst of activiteit. Heb je moeite een ruimte te vinden, dan kun je ook kijken op Makelpunt Apeldoorn, een gratis platform waar aanbieders en zoekers van ruimte voor maatschappelijke activiteiten elkaar vinden.
• Communicatiekosten. Kosten om je initiatief bekend te maken, zoals promotiemateriaal.
• Bedankjes voor vrijwilligers. Let op: dit zijn kleine attenties, geen vergoedingen. Een financiële vrijwilligersvergoeding is namelijk uitgesloten (zie hieronder).
• Kosten voor vergunningen en voorwaarden die door de gemeente worden gesteld. Bijvoorbeeld leges of kosten om aan gemeentelijke eisen te voldoen.

Voor eten en drinken geldt een uitzondering met een eigen regel: normaal komt dit niet in aanmerking, maar als het noodzakelijk is om uitsluiting te voorkomen (dus om inclusie te waarborgen), dan mag je hiervoor subsidie krijgen tot maximaal € 10 per persoon.

Wat komt niet in aanmerking

• Eten en drinken voor bezoekers, behalve als dat nodig is voor inclusie (dan max. € 10 per persoon, zie hierboven).
• Structurele kosten voor huisvesting, beheer en onderhoud. Doorlopende kosten voor een pand of ruimte vallen buiten de regeling; deze is bedoeld voor het opzetten en uitvoeren van een initiatief, niet voor structurele exploitatie.
• Vrijwilligersvergoedingen. Een financiële vergoeding aan vrijwilligers komt niet in aanmerking; alleen kleine bedankjes (zie hierboven) mogen wel.
• Niet-noodzakelijke of buitensporige kosten. Kosten die niet direct nodig zijn voor het initiatief, of die overdreven hoog zijn, komen niet voor subsidie in aanmerking. Dit hangt samen met de eis dat je begroting realistisch moet zijn.

Belangrijk is dat de kosten direct verband moeten houden met het initiatief zelf. Kosten die daar los van staan, of die de gemeente als bovenmatig beoordeelt, worden niet vergoed.

Voor grote initiatieven (boven € 5.000) gelden dezelfde regels over welke kosten wel en niet in aanmerking komen; daar komen alleen extra beoordelingscriteria bij over de inhoud van het initiatief (zie de sectie Voorwaarden), niet over de kostensoorten zelf.

Het dossier verwijst voor een compleet overzicht van alle voorwaarden, inclusief eventuele verdere detaillering van kostensoorten, naar de regeling op officielebekendmakingen.nl. Daar kunnen mogelijk meer specifieke rekenregels of tarieven staan die hier niet zijn uitgewerkt.

Tot slot: de subsidie is bedoeld om je initiatief te realiseren, niet om het structureel in stand te houden. De gemeente verleent voor maximaal drie jaar subsidie voor een initiatief. Heb je langer financiering nodig, dan wordt van je verwacht dat je op zoek gaat naar andere financieringsbronnen; de initiatievenmakelaar kan je daarover adviseren.

Stap 1: Verkennen en eventueel voorbespreken

Heb je een idee, dan kun je eerst contact opnemen met de initiatievenmakelaars via initiatievenmakelaar@apeldoorn.nl. Zij denken met je mee over de mogelijkheden, helpen bij het aanvragen en kunnen je in contact brengen met relevante partners. Dit is niet verplicht voor kleine initiatieven, maar wordt wel aangeraden, en is voor grote initiatieven een logische eerste stap omdat je daarvoor niet op nieuw budget hoeft te wachten.

Stap 2: Zoek eventueel een ruimte

Heb je een locatie nodig voor je activiteit, kijk dan op de website van Makelpunt Apeldoorn voor een overzicht van beschikbare ruimtes voor maatschappelijke activiteiten.

Stap 3: Vul het digitale aanvraagformulier in

Je vraagt subsidie aan via de knop 'aanvragen' op de loketpagina. Hiervoor log je in met DigiD (particulieren) of eHerkenning (organisaties). In het formulier geef je in ieder geval aan wat je initiatief inhoudt en wat de begroting is; de begroting moet realistisch zijn en geen buitensporige kosten bevatten.

• Kleine initiatieven (tot € 5.000): je kunt het hele jaar door aanvragen, er is geen vaste deadline.
• Grote initiatieven (meer dan € 5.000): beoordeling gebeurt twee keer per jaar. Je aanvraag moet binnen zijn voor 31 mei of voor 31 december van het lopende jaar.

Het dossier noemt geen apart bijlage-formulier (zoals een verplicht begrotingsformat of ondertekend aanvraagformulier los van het digitale portaal); alles verloopt via het online formulier zelf.

Alternatief als je geen DigiD hebt of niet online kunt aanvragen

• Een mede-initiatiefnemer of buurtgenoot kan namens jullie beiden de aanvraag indienen met zijn of haar eigen DigiD.
• Je kunt langsgaan bij een Informatiepunt Digitale Overheid bij je in de buurt voor hulp bij het indienen.
• Lukt dat ook niet, mail dan naar initiatievenmakelaar@apeldoorn.nl; een initiatievenmakelaar neemt contact met je op om de opties te bespreken.

Stap 4: Wacht op behandeling

Na indiening duurt de behandeling van je aanvraag maximaal acht weken. Vaak neemt een initiatievenmakelaar binnen deze termijn contact met je op om je initiatief door te spreken. Mogelijk vraagt de gemeente je om extra informatie aan te leveren.

Stap 5: Ontvang het besluit

Zodra er een besluit is genomen, ontvang je een brief in je subsidieportaal. Heb je zes weken na je aanvraag nog niets gehoord, neem dan contact op via initiatievenmakelaar@apeldoorn.nl.

Stap 6: Uitvoering en (bij bedragen boven € 5.000) verantwoording

Na toekenning voer je het initiatief uit binnen een jaar (of maximaal drie jaar bij langere initiatieven). Bij een subsidie van meer dan € 5.000 dien je binnen twaalf weken na uitvoering een aanvraag tot vaststelling in, met het daarvoor bedoelde formulier, plus een inhoudelijk verslag (uitvoering, resultaat en bestedingsverantwoording). Het dossier vermeldt niet wie dit verslag moet ondertekenen; het loket noemt hierover geen aparte handtekeningeis.

Samengevat de documenten die het dossier noemt:

• Digitaal aanvraagformulier, ingevuld via het portaal, ingelogd met DigiD of eHerkenning.
• Aanvraag tot vaststelling (alleen bij subsidie boven € 5.000), met een bijgevoegd inhoudelijk verslag over uitvoering en besteding.
• Optioneel: foto's van het gerealiseerde initiatief, te mailen naar initiatievenmakelaar@apeldoorn.nl.

Het dossier specificeert niet welke bijlagen (zoals een begroting als apart document, offertes of een ondertekend Uniform Subsidieformulier) verplicht zijn bij het digitale aanvraagformulier zelf; alleen het proces via het portaal wordt beschreven.

Wie beoordeelt en hoe lang duurt het

De initiatievenmakelaars van de gemeente Apeldoorn nemen je aanvraag in behandeling. De behandeling duurt maximaal acht weken. Vaak neemt een initiatievenmakelaar binnen die termijn contact met je op om je initiatief door te spreken, en het kan zijn dat je gevraagd wordt extra informatie aan te leveren. Heb je na zes weken nog niets gehoord, dan kun je zelf contact opnemen via initiatievenmakelaar@apeldoorn.nl.

Voor grote initiatieven (meer dan € 5.000) geldt dat de beoordeling in twee jaarlijkse rondes plaatsvindt, met een aanvraagdeadline van 31 mei of 31 december. Het dossier specificeert niet of voor deze rondes een andere behandeltermijn geldt dan de acht weken die algemeen genoemd worden.

Besluit en uitbetaling

Zodra er een besluit is genomen over je aanvraag, ontvang je een brief in je subsidieportaal. De uitbetaling van het subsidiegeld vindt meestal binnen twee weken na het subsidiebesluit plaats. Het dossier noemt geen apart voorschotregime (zoals een gedeeltelijke uitbetaling vooraf en een resterend deel achteraf); het lijkt te gaan om uitbetaling van het volledige toegekende bedrag na het besluit.

Verplichtingen tijdens de looptijd

• Uitvoeringstermijn. Je moet het initiatief binnen een jaar uitvoeren. Duurt je initiatief langer, dan krijg je hiervoor maximaal drie jaar.
• Wijzigingen melden. Kun je het initiatief niet uitvoeren zoals aangegeven in je aanvraag, dan moet je de initiatievenmakelaars hierover informeren via initiatievenmakelaar@apeldoorn.nl.
• Bestedingsregels. Tijdens de uitvoering moet je je houden aan de regels over welke kosten wel en niet subsidiabel zijn (zie de sectie Waarvoor krijg je subsidie). Kosten voor eten/drinken (buiten de inclusie-uitzondering van max. € 10 per persoon), structurele huisvestingskosten, vrijwilligersvergoedingen en niet-noodzakelijke of buitensporige kosten mag je niet met de subsidie betalen.
• Maximale subsidietermijn. De gemeente verleent voor maximaal drie jaar subsidie voor een initiatief. Heb je daarna nog financiering nodig, dan word je gevraagd andere financieringsbronnen te zoeken; de initiatievenmakelaar kan je daarover adviseren.

Verantwoording achteraf

Heb je meer dan € 5.000 subsidie ontvangen, dan moet je binnen twaalf weken na uitvoering van je initiatief een aanvraag tot vaststelling indienen met het daarvoor bestemde formulier. Daarbij stuur je een inhoudelijk verslag mee waarin je aangeeft of je het initiatief volledig hebt uitgevoerd, wat het resultaat is, en hoe je het subsidiegeld hebt besteed. Foto's van je initiatief zijn niet verplicht, maar mag je wel meesturen naar initiatievenmakelaar@apeldoorn.nl.

Voor subsidies tot € 5.000 beschrijft het dossier geen apart vaststellingstraject; het loket noemt de vaststellingsverplichting alleen expliciet bij bedragen boven € 5.000.

Bij twijfel of vragen

Tijdens de hele looptijd, van aanvraag tot uitvoering, kun je bij vragen terecht bij de initiatievenmakelaars via initiatievenmakelaar@apeldoorn.nl. Zij denken niet alleen vooraf mee, maar ook tijdens de uitvoering als er iets verandert aan je plannen.