Subsidieregeling initiatieven jaarwisseling

De subsidie is er voor iedereen die een feestelijke activiteit organiseert die inwoners van Apeldoorn samenbrengt, zonder vuurwerk. Het mag een klein buurtinitiatief zijn (met minimaal 10 huishoudens) of een groot initiatief dat openstaat voor de hele gemeente.

Hoeveel je krijgt, hangt af van de schaal van je initiatief: een buurtinitiatief levert maximaal € 2.500 op, een buurtoverstijgend initiatief maximaal € 10.000. Voor eten en drinken geldt een apart maximum van € 10 per deelnemer, en alcohol is uitgesloten. Vraag je voor het derde jaar op rij subsidie aan voor hetzelfde initiatief, dan krijg je nog maar een deel van het bedrag: 70% in het tweede jaar en 40% in het derde jaar.

Je vraagt de subsidie aan tussen 1 september en 30 november (uiterlijk 1 december 2026 moet je aanvraag binnen zijn). Aanvragen worden op volgorde van binnenkomst behandeld, zolang de pot van € 75.000 niet leeg is: wachten tot het laatste moment is dus riskant. De gemeente behandelt je aanvraag binnen 8 weken. Check vooraf of je een evenementenvergunning nodig hebt (bijvoorbeeld voor geluid buiten of een straatafzetting) en regel die op tijd, want dit kan weken tot maanden duren.

Harde eisen (knock-out)

• Het initiatief vindt plaats tijdens de jaarwisseling. Het dossier noemt hierbij twee data-periodes: op de productpagina staat de periode 31 december 2026 - 1 januari 2027 als periode waarvoor het budget van € 75.000 beschikbaar is, terwijl bij de voorwaarden de periode 31 december 2025 - 1 januari 2026 wordt genoemd. Check dit vooraf bij de gemeente om zeker te zijn welke jaarwisseling geldt voor jouw aanvraag.
• Het gaat om een feestelijke activiteit die ontmoeting tussen inwoners van de gemeente Apeldoorn stimuleert. Een activiteit die alleen voor jezelf of je bedrijf interessant is, valt af.
• Andere mensen moeten het initiatief ook een goed idee vinden, bijvoorbeeld je buren of een vereniging. Een puur individueel plan zonder draagvlak komt niet in aanmerking.
• De activiteit mag geen risico op schade of overlast geven.
• De activiteit mag niet gericht zijn op financiële ondersteuning van een goed doel. Inzamelingsacties voor een charitatieve instelling vallen dus af.
• Voor een buurtinitiatief geldt een minimum van 10 huishoudens die meedoen. Organiseer je iets met minder dan 10 huishoudens en zonder gemeentebrede opzet, dan voldoe je niet aan de eis voor het buurtbedrag.
• Je mag als persoon of organisatie maximaal één aanvraag per jaar indienen. Dien je een tweede aanvraag in binnen hetzelfde jaar, dan komt die niet in aanmerking.
• Je aanvraag moet vóór 1 december 2026 binnen zijn. Te laat is te laat.

Wie valt af

• Initiatieven met alleen een persoonlijk of commercieel belang (bijvoorbeeld een besloten feest voor eigen familie of klanten).
• Activiteiten die risico's op schade of overlast met zich meebrengen.
• Inzamelingsacties of activiteiten die primair bedoeld zijn om geld op te halen voor een goed doel.
• Buurtinitiatieven met minder dan 10 deelnemende huishoudens.
• Aanvragers die dit jaar al een andere aanvraag hebben ingediend.
• Aanvragen die na 1 december 2026 binnenkomen.
• Aanvragen die binnenkomen nadat de subsidiepot van € 75.000 al leeg is, ook als ze op tijd en verder in orde zijn. De regeling werkt op volgorde van binnenkomst, niet op kwaliteit of loting.

Let op bij vergunningen: de subsidie zelf gaat niet over vergunningen, maar als je initiatief versterkt geluid buiten gebruikt of een straat afsluit, heb je vaak een evenementenvergunning nodig. Zonder die vergunning kun je je initiatief mogelijk niet laten doorgaan, ook al is de subsidie toegekend. Je bent daar zelf verantwoordelijk voor; de gemeente regelt dit niet automatisch voor je.

Opbouw bij herhaling: initiatieven die al eerder subsidie kregen, vallen niet af, maar krijgen wel minder: maximaal 70% van het bedrag in het tweede jaar en maximaal 40% in het derde jaar. Dit is geen knock-out, maar een korting die je vooraf moet inplannen in je begroting.

Eten en drinken

Voor eten en drinken tijdens je initiatief krijg je maximaal € 10 per deelnemer. Dit is een harde bovengrens per persoon: organiseer je bijvoorbeeld oliebollen bakken voor 50 deelnemers, dan is € 500 het maximum dat je voor eten en drinken kunt claimen, ongeacht wat je daadwerkelijk uitgeeft.

Let op: dit bedrag is een deelbudget binnen het totale maximum van je aanvraag (€ 2.500 voor een buurtinitiatief of € 10.000 voor een buurtoverstijgend initiatief). Het is geen bedrag dat daarnaast nog beschikbaar is.

Alcoholische dranken (uitgesloten)

Voor alcoholische dranken krijg je geen subsidie. Dit valt volledig buiten de regeling, ook niet binnen het bedrag van € 10 per deelnemer voor eten en drinken. Zorg dat je begroting en facturen dit onderscheid duidelijk maken tussen alcoholische en niet-alcoholische consumpties, anders loop je het risico dat die kosten worden afgekeurd.

Overige activiteitkosten

Het dossier specificeert geen andere kostensoorten met een eigen tarief (zoals huur van materiaal, geluidsapparatuur, decoratie, vuurwerkvrije attracties of vergunningskosten). Deze kosten vallen mogelijk ook onder de subsidie, maar het loket geeft hiervoor geen apart bedrag of rekenregel. Ze tellen wel mee binnen het totale maximum van € 2.500 of € 10.000, afhankelijk van de schaal van je initiatief.

Vergunningskosten

De kosten voor een evenementenvergunning (bijvoorbeeld voor geluid buiten of het afsluiten van een straat) worden in het dossier niet genoemd als subsidiabele kostensoort. Wel staat vermeld dat je zelf verantwoordelijk bent voor het aanvragen en verkrijgen van eventuele vergunningen. Het dossier maakt niet duidelijk of de kosten van een vergunning zelf vergoed worden uit de subsidie.

Wat niet vergoed wordt

• Alcoholische dranken: uitgesloten, ongeacht de context.
• Activiteiten met alleen persoonlijk of bedrijfsmatig belang: deze komen al bij de voorwaarden niet in aanmerking, dus ook de kosten daarvan niet.
• Activiteiten die gericht zijn op financiële ondersteuning van een goed doel: deze vallen al buiten de regeling.
• Kosten voor initiatieven die risico op schade of overlast met zich meebrengen: deze activiteiten zelf komen niet in aanmerking.

Het totale plafond bepaalt uiteindelijk je budget

Welke kosten je ook maakt, het totaal dat je aan subsidie kunt ontvangen blijft begrensd door:

• maximaal € 2.500 voor een buurtinitiatief (met minimaal 10 huishoudens),
• maximaal € 10.000 voor een buurtoverstijgend initiatief (open voor de hele gemeente Apeldoorn),
• en binnen dat bedrag maximaal € 10 per deelnemer voor eten en drinken (exclusief alcohol).

Vraag je voor het tweede of derde jaar subsidie aan voor een initiatief dat al eerder is gesubsidieerd, dan gelden bovenop deze kostenregels ook nog de kortingspercentages: maximaal 70% van het normale bedrag in het tweede jaar, en maximaal 40% in het derde jaar. Deze korting werkt op het totale subsidiebedrag, niet per kostensoort.

Het dossier geeft geen overzicht van facturen, bonnen of ander bewijs dat je per kostensoort moet aanleveren. Houd voor de zekerheid wel bonnen en facturen van je uitgaven bij, zodat je kunt aantonen waaraan het geld is besteed als de gemeente daar bij de vaststelling naar vraagt.

Stap 1: Check of je een vergunning nodig hebt

Voordat je de subsidie aanvraagt, controleer je eerst of je een evenementenvergunning nodig hebt voor je initiatief. Dit is vooral relevant als je versterkt geluid buiten gebruikt of een deel van de straat wilt afsluiten. Kijk hiervoor op de pagina evenementenvergunningen van de gemeente. Een vergunning aanvragen kan enkele weken tot maanden duren, afhankelijk van het type vergunning. Het dossier adviseert om de vergunningsaanvraag gelijktijdig met je subsidieaanvraag te regelen, dus begin hier op tijd mee.

Stap 2: Dien je subsidieaanvraag in binnen de aanvraagperiode

Je kunt je aanvraag indienen vanaf 1 september tot en met 30 november. De uiterste deadline is 1 december 2026: dien je aanvraag daarna in, dan wordt hij niet meer behandeld.

Belangrijk: aanvragen worden behandeld op volgorde van binnenkomst, zolang er nog budget beschikbaar is in de pot van € 75.000. Wachten tot november is dus risicovol als de pot eerder leeg raakt. Vraag zo vroeg mogelijk binnen de periode aan als je zeker wilt zijn van budget.

Het dossier specificeert niet welk exact aanvraagformulier of welke bijlagen je moet indienen, en noemt geen documenten die apart ondertekend moeten worden door een specifieke persoon (zoals een bestuurder of penningmeester). Voor de volledige set eisen en eventuele verplichte formats verwijst het loket naar de volledige subsidieregeling, die je kunt raadplegen via de link op de productpagina.

Stap 3: Wacht op de behandeling

Na indiening geldt een behandeltermijn van 8 weken. In die periode toetst de gemeente je aanvraag aan de voorwaarden (onder andere: vindt de activiteit plaats tijdens de jaarwisseling, is er breed draagvlak, geeft de activiteit geen risico op schade of overlast, is het geen inzameling voor een goed doel, en voldoet de schaal aan het minimum van 10 huishoudens bij een buurtinitiatief).

Wat je zelf moet regelen naast de subsidieaanvraag

• Vergunningen: je bent zelf verantwoordelijk voor het aanvragen en verkrijgen van eventuele vergunningen, bijvoorbeeld voor het afzetten van de straat. De gemeente checkt dit niet voor je en de subsidieaanvraag zelf regelt geen vergunning.
• Draagvlak aantonen: omdat een van de voorwaarden is dat "anderen het ook een goed idee vinden" (bijvoorbeeld buren of een vereniging), is het slim om dit in je aanvraag te onderbouwen, al specificeert het dossier niet in welke vorm (bijvoorbeeld een handtekeningenlijst of steunverklaring) dit moet.

Bij vragen

Voor vragen over je aanvraag kun je contact opnemen met de gemeente via initiatievenmakelaar@apeldoorn.nl.

Wat het dossier niet vermeldt

Het dossier noemt geen concreet aanvraagformulier, geen lijst met verplichte bijlagen (zoals een begroting, activiteitenplan, of ledenlijst), en geen ondertekeningseisen voor specifieke documenten. Ook wordt niet vermeld of je moet inloggen met DigiD of eHerkenning, of dat een schriftelijke aanvraag per post mogelijk is. Raadpleeg de volledige subsidieregeling voor deze praktische details, of neem contact op met de gemeente voordat je begint met je aanvraag.

Wie beoordeelt en hoe lang duurt het

De gemeente Apeldoorn beoordeelt je aanvraag. De behandeltermijn is 8 weken vanaf het moment dat je je aanvraag indient. Aanvragen worden niet inhoudelijk gerangschikt op kwaliteit, maar behandeld in volgorde van binnenkomst, zolang er nog geld beschikbaar is in de subsidiepot van € 75.000. Dat betekent dat een eerder ingediende aanvraag praktisch voorrang krijgt op een latere, ook als beide even goed aan de voorwaarden voldoen.

Uitbetaling

Het dossier vermeldt niet hoe de uitbetaling precies verloopt: er wordt niets gezegd over een voorschot, betaling in termijnen, of uitbetaling ineens na toekenning. Ook is niet duidelijk of uitbetaling vooraf (bij toekenning) of achteraf (na afloop van je initiatief, op basis van gemaakte kosten) plaatsvindt. Het loket noemt hiervoor geen bedrag, termijn of procedure.

Rapportage en vaststelling

Het dossier geeft geen informatie over een verplichte eindrapportage, verantwoording van kosten, inlevering van bonnen of foto's, of een formeel vaststellingsmoment na de jaarwisseling. Er wordt ook niets gezegd over terugvorderen van subsidie als het initiatief anders verloopt dan aangevraagd, of niet doorgaat.

Voor de zekerheid is het slim om bonnen en bewijs van je uitgaven te bewaren, ook al staat dit niet expliciet als verplichting in het dossier. Bij twijfel over wat je na toekenning moet aanleveren, kun je dit navragen via initiatievenmakelaar@apeldoorn.nl of de volledige subsidieregeling raadplegen.

Verplichtingen tijdens de looptijd

Twee verplichtingen worden wel genoemd:

• Je blijft zelf verantwoordelijk voor het aanvragen en verkrijgen van eventuele vergunningen die nodig zijn voor je initiatief, bijvoorbeeld voor versterkt geluid buiten of het afsluiten van een straat. Dit los van de subsidietoekenning: een toegekende subsidie betekent niet automatisch dat je vergunning ook in orde is.
• Als je in een later jaar opnieuw subsidie aanvraagt voor hetzelfde initiatief, geldt een aflopende vergoeding: maximaal 70% in het tweede jaar en maximaal 40% in het derde jaar. Houd hiermee rekening in je planning en begroting voor herhaalde edities van je initiatief.

Wat het dossier open laat

Samengevat ontbreekt in het dossier concrete informatie over: de wijze van uitbetalen (voorschot of achteraf), een eventuele verplichte verantwoording of eindverslag, een vaststellingsprocedure, en de gevolgen als je initiatief afwijkt van de aanvraag of niet doorgaat. Voor deze praktische vervolgstappen kun je het beste rechtstreeks contact opnemen met de gemeente via initiatievenmakelaar@apeldoorn.nl of de volledige subsidieregeling raadplegen.