Subsidieregeling energieke activiteiten

De regeling is er zowel voor individuele inwoners als voor maatschappelijke initiatieven, bijvoorbeeld van bedrijven. De kern is dat je activiteit gericht moet zijn op een breed Apeldoorns publiek: communicatie en inspiratie staan centraal. Subsidie voor je eigen woningisolatie of je eigen zonnepanelen valt hier dus niet onder, ook niet als dat op zichzelf bijdraagt aan de energietransitie.

Je krijgt maximaal € 2.500 subsidie, en je moet zelf minimaal 50% van de kosten dragen. Die eigen bijdrage mag ook in natura zijn, zoals eigen materiaal, eigen loonkosten of vrijwilligerswerk.

Je vraagt de subsidie online aan via het aanvraagformulier op de gemeentesite. Het college beoordeelt je aanvraag binnen zes weken. Krijg je subsidie, dan is dat eerst een voorlopig besluit en wordt het bedrag als voorschot uitgekeerd. Nadat je de activiteit hebt uitgevoerd, dien je binnen zes weken een vaststelling in. Pas na ontvangst daarvan stelt de gemeente de subsidie definitief vast. Is er te veel voorschot betaald, dan wordt dat terugvorderd.

Wie kan aanvragen

• Individuele inwoners van Apeldoorn.
• Maatschappelijke initiatieven, bijvoorbeeld van bedrijven, die aan de voorwaarden van de regeling voldoen.

De activiteit moet gericht zijn op de energietransitie én op een breed publiek

De activiteit moet je omgeving motiveren om energieneutraler te worden. Dat is niet genoeg op zichzelf: de activiteit moet gericht zijn op het motiveren van, of toepasbaar zijn voor, een breed Apeldoorns publiek. Communicatie en inspiratie moeten de belangrijkste pijlers van je project zijn.

Vallen hierbuiten:

• Activiteiten die wel bijdragen aan de energietransitie, maar niet gericht zijn op een breed Apeldoorns publiek. Deze komen bij voorbaat niet in aanmerking.
• Woningisolatie van je eigen huis.
• De aanschaf van zonnepanelen (voor eigen gebruik).
• Al toegepaste technieken zoals isolatiematerialen of zonnepanelen die je al hebt aangeschaft of aangebracht.

Voorbeelden van activiteiten die wél passen: het opzetten van een energieteam of -organisatie voor je wijk, dorp of stad, het organiseren van openbare (inspiratie)bijeenkomsten over energiebesparing, duurzame energie of collectieve inkoop van zonnepanelen, activiteiten rond de Dag van de Duurzaamheid, of onderzoek naar de haalbaarheid van collectieve energieopslag.

Eigen bijdrage verplicht

Je moet minimaal 50% van de kosten zelf dragen. Dit mag in geld of in natura (eigen materiaal, eigen loonkosten, vrije tijd of vrijwilligerswerk). Kun je deze eigen bijdrage niet aantonen of niet leveren, dan voldoe je niet aan de voorwaarden.

Kostensoorten die niet meetellen

Voor de berekening van wat subsidiabel is, tellen bepaalde kosten niet mee en kunnen dus ook niet de basis vormen van je aanvraag:

• Administratieve kosten voor de subsidieaanvraag zelf.
• Kosten die al door derden zijn gesubsidieerd.
• BTW, als je als organisatie die BTW zelf kunt terugvorderen.

Beoordeling op inhoud

Zelfs als je aan de bovenstaande instapeisen voldoet, toetst het college je aanvraag nog op drie punten: of de activiteit herhaalbaar of opschaalbaar is, of ze realistisch en uitvoerbaar is, en of ze efficiënt is in verhouding tot het gevraagde subsidiebedrag. Scoort je aanvraag hier onvoldoende op, dan kan die alsnog worden afgewezen.

Kortom: je valt af als je activiteit niet op een breed Apeldoorns publiek is gericht, als het gaat om isolatie of zonnepanelen voor eigen gebruik, als je de vereiste eigen bijdrage van 50% niet kunt aantonen, of als de activiteit niet realistisch, herhaalbaar of efficiënt genoeg wordt bevonden.

Eigen bijdrage in natura (maximaal 50% van de totale kosten)

Dit is de bijdrage die je zelf inbrengt, niet in geld maar in tijd of middelen. Het gaat om:

• Inzet van eigen materiaal.
• Eigen loonkosten.
• Vrijwilligerswerk, gewaardeerd op € 36 per uur.

Deze eigen bijdrage in natura mag maximaal 50% van de totale kosten van je activiteit uitmaken. Voor deze kostenpost hoef je geen facturen te bewaren zoals bij de out of pocket kosten, maar je moet wel kunnen onderbouwen hoeveel uur of materiaal je hebt ingezet.

Out of pocket kosten

Dit zijn de kosten die je daadwerkelijk in geld uitgeeft en waarvoor je facturen en betalingsbewijzen moet bewaren. Voorbeelden die het dossier noemt:

• Gastsprekers.
• Drukkosten van communicatiemateriaal voor je activiteiten.

Voor deze kosten geldt: bewaar de factuur en het betalingsbewijs. Zonder die onderbouwing kun je deze kosten niet meenemen in je vaststelling.

BTW: soms wel, soms niet subsidiabel

De regeling maakt een uitzondering voor BTW, afhankelijk van wie de aanvrager is:

• Ben je een organisatie die de BTW zelf kan terugvorderen bij de Belastingdienst? Dan krijg je geen subsidie voor de te betalen BTW. De BTW telt dan niet mee als subsidiabele kostenpost.
• Ben je particulier, of een stichting die geen belasting kan terugvorderen? Dan valt de BTW wel onder de subsidie en mag je die wel meetellen.

Wat niet onder de subsidie valt

Een aantal kostensoorten is uitgesloten, ook als ze op het eerste gezicht met je activiteit te maken hebben:

• Al toegepaste technieken, zoals isolatiematerialen of zonnepanelen. Dit sluit aan bij de algemene uitsluiting van woningisolatie en zonnepanelen voor eigen gebruik: kosten voor techniek die je al hebt aangeschaft of toegepast, komen niet in aanmerking.
• Administratieve kosten voor de subsidieaanvraag zelf. De tijd en moeite die je besteedt aan het invullen en indienen van het aanvraagformulier, tel je dus niet mee als subsidiabele kostenpost.
• Kosten die al door derden zijn gesubsidieerd. Als je voor (een deel van) je kosten al een andere subsidie of financiële bijdrage hebt ontvangen, kun je die kosten niet nogmaals via deze regeling declareren.
• BTW die je als organisatie zelf kunt terugvorderen (zie hierboven).

Praktisch: hou je onderbouwing op orde

Omdat de regeling onderscheid maakt tussen bijdrage in natura (maximaal 50%) en out of pocket kosten (met bewijsstukken), is het slim om vanaf de start van je activiteit bij te houden:

• Hoeveel uur vrijwilligers of eigen medewerkers aan de activiteit besteden, tegen € 36 per uur voor vrijwilligerswerk.
• Welk eigen materiaal je inzet en wat de waarde daarvan is.
• Alle facturen en betalingsbewijzen van externe kosten, zoals een gastspreker of een drukker voor communicatiemateriaal.
• Of je de BTW op deze kosten zelf kunt terugvorderen of niet, want dat bepaalt of de BTW wel of niet subsidiabel is.

Het dossier geeft geen uitgebreide lijst van meer kostensoorten dan hierboven genoemd; als een kostenpost niet met naam in het dossier staat (bijvoorbeeld zaalhuur, catering of vervoerskosten), kan hierover niets met zekerheid gezegd worden. Neem bij twijfel over een specifieke kostenpost contact op met energiesubsidies@apeldoorn.nl.

Eigen bijdrage van minimaal 50%

Tegenover het subsidiebedrag staat een verplichte eigen bijdrage van minimaal 50% van de totale kosten van je activiteit. Deze eigen bijdrage mag bestaan uit:

• Geld.
• Bijdragen in natura, zoals de inzet van eigen materiaal, eigen loonkosten, vrije tijd of vrijwilligerswerk.

Voor vrijwilligerswerk als vorm van eigen bijdrage in natura geldt een tarief van € 36 per uur. De eigen bijdrage in natura mag maximaal 50% van de totale kosten bedragen; met andere woorden, de rest van je eigen bijdrage (of meer) moet je met "out of pocket" kosten (facturen, betalingsbewijzen) kunnen aantonen als je die eigen bijdrage geheel in natura wilt invullen.

Wat het bedrag beïnvloedt

Het uiteindelijke subsidiebedrag hangt af van je subsidiabele kosten: alleen kosten die onder de regeling vallen, tellen mee bij het berekenen van het bedrag tot het maximum van € 2.500. Kosten die niet subsidiabel zijn (bijvoorbeeld administratieve kosten voor de aanvraag, kosten die al door derden zijn gesubsidieerd, of terugvorderbare BTW) verlagen dus niet alleen je eigen bijdrage, ze verhogen ook niet het bedrag waarop je aanspraak kunt maken.

Ook de uitkomst van de toetsing door het college speelt een rol: hoe efficiënt de activiteit is in verhouding tot het gevraagde bedrag, is een van de criteria waarop wordt beoordeeld. Het dossier geeft geen vaste schaal of staffel waarmee het bedrag automatisch omhoog of omlaag gaat; het maximum en het percentage eigen bijdrage zijn de vaste kaders.

Voorschot en terugvordering

Bij toekenning ontvang je het verleende bedrag als voorschot. Dit is nog geen definitief bedrag: pas na de vaststelling (na afronding van de activiteit) staat het bedrag vast. Is er te veel voorschot uitgekeerd dan wat uiteindelijk wordt vastgesteld, dan wordt het verschil terugvorderd. Het dossier noemt geen boeterente of extra kosten bij terugvordering, alleen dat het te veel betaalde bedrag wordt teruggevraagd.

Stap 1: Online aanvraag indienen

Je vraagt de subsidie aan via het aanvraagformulier op https://www.apeldoorn.nl/subsidieregeling-energieke-activiteiten-aanvraagformulier. Het dossier noemt geen apart, verplicht bijlagenformulier los van dit online formulier, en geeft ook geen namen van specifieke documenten die je moet meesturen (zoals een begroting of activiteitenplan). Vermeld in je aanvraag in ieder geval:

• Een beschrijving van de activiteit en hoe deze een breed Apeldoorns publiek motiveert of daarvoor toepasbaar is.
• Hoe je invulling geeft aan de eigen bijdrage van minimaal 50% (in geld en/of in natura, zoals materiaal, loonkosten of vrijwilligerswerk).
• Informatie waarmee het college kan toetsen op herhaalbaarheid, uitvoerbaarheid en efficiëntie (bijvoorbeeld: verwachte deelnemers, beschikbare middelen, draagvlak).

Het dossier vermeldt niet wie het formulier moet ondertekenen (bijvoorbeeld een bestuurder namens een stichting of bedrijf, of de particulier zelf); hierover geeft het loket geen expliciete informatie.

Stap 2: Beoordeling door het college

Na indiening beoordeelt het college je aanvraag binnen 6 weken. Het college toetst op de knock-outeisen (breed publiek, geen isolatie/zonnepanelen voor eigen gebruik, minimaal 50% eigen bijdrage) en op de drie inhoudelijke criteria: herhaalbaarheid/opschaalbaarheid, realistisch/uitvoerbaar zijn en efficiëntie.

Stap 3: Voorlopig besluit en voorschot

Wordt je aanvraag goedgekeurd, dan ontvang je een voorlopig besluit. Het toegekende subsidiebedrag wordt daarna als voorschot aan je uitgekeerd. Dit is nog geen definitief bedrag.

Stap 4: Activiteit uitvoeren

Je voert de activiteit uit zoals beschreven in je aanvraag.

Stap 5: Vaststelling indienen

Binnen 6 weken na het uitvoeren van de activiteit dien je de vaststelling in. Dit doe je online, met een vaststellingsformulier. Bij deze vaststelling onderbouw je de daadwerkelijke kosten:

• De eigen bijdrage in natura: bijvoorbeeld ingezet materiaal, eigen loonkosten of vrijwilligersuren (tegen € 36 per uur).
• De out of pocket kosten: hiervoor bewaar en overleg je de factuur en het betalingsbewijs, bijvoorbeeld voor een gastspreker of drukkosten van communicatiemateriaal.

Het dossier specificeert niet wie dit vaststellingsformulier moet ondertekenen.

Stap 6: Definitieve vaststelling en eventuele terugvordering

Pas nadat de gemeente het vaststellingsformulier heeft ontvangen, stelt zij de subsidie definitief vast. Is het uitgekeerde voorschot hoger dan het definitief vastgestelde bedrag, dan vordert de gemeente het verschil terug.

Vragen tijdens het proces

Voor vragen over de regeling of het aanvraagproces kun je mailen naar energiesubsidies@apeldoorn.nl.

Let op: het dossier geeft geen concrete deadline (kalenderdatum) waarvoor je moet aanvragen; er wordt alleen gesproken over de doorlooptermijnen van 6 weken voor beoordeling en 6 weken voor het indienen van de vaststelling na de activiteit.

Wie beoordeelt en hoe lang duurt het

Het college beoordeelt je aanvraag. Dit duurt maximaal 6 weken vanaf het moment dat je de aanvraag hebt ingediend. Het college toetst hierbij of je activiteit herhaalbaar/opschaalbaar, realistisch/uitvoerbaar en efficiënt is (zie de sectie Voorwaarden voor de uitwerking van deze criteria).

Voorlopig besluit en voorschot

Krijg je subsidie toegekend, dan is dat besluit voorlopig, nog niet definitief. De gemeente keert het toegekende bedrag daarna als voorschot aan je uit. Je krijgt het geld dus al voordat je de activiteit hebt afgerond en voordat de definitieve vaststelling heeft plaatsgevonden.

Verplichtingen tijdens de looptijd

Het dossier noemt geen aparte tussentijdse rapportageverplichtingen tijdens de uitvoering van de activiteit zelf (zoals een voortgangsrapportage halverwege). De belangrijkste verplichting is dat je de activiteit uitvoert zoals aangevraagd en na afronding op tijd verantwoording aflegt.

Rapportage en vaststelling

Binnen 6 weken na het uitvoeren van de activiteit dien je een vaststelling (verantwoording) in. Dit kan online, met een vaststellingsformulier. Hierin onderbouw je:

• De eigen bijdrage in natura (eigen materiaal, eigen loonkosten, vrijwilligerswerk tegen € 36 per uur), tot maximaal 50% van de totale kosten.
• De out of pocket kosten, onderbouwd met facturen en betalingsbewijzen (bijvoorbeeld voor gastsprekers of drukkosten van communicatiemateriaal).

De gemeente stelt de subsidie pas definitief vast na ontvangst van dit vaststellingsformulier. Zolang je dit formulier niet indient, blijft het bedrag dat je hebt ontvangen een voorschot en geen definitief toegekend bedrag.

Terugvordering

Blijkt bij de vaststelling dat het uitgekeerde voorschot hoger was dan het bedrag dat definitief wordt vastgesteld (bijvoorbeeld omdat de werkelijke subsidiabele kosten lager waren dan begroot, of omdat bepaalde kosten niet subsidiabel blijken), dan vraagt de gemeente het te veel betaalde voorschot terug.

Het dossier geeft geen verdere informatie over eventuele controles achteraf, een aparte accountantsverklaring, of verplichtingen die specifiek gelden bij aanvragen boven een bepaald bedrag (de regeling kent immers één vast maximum van € 2.500).