Subsidieregeling voor evenementen gemeente Apeldoorn

De regeling is voor organisatoren (rechtspersoon of natuurlijk persoon) van publieksevenementen in de gemeente Apeldoorn. Evenementen met een geloofsovertuiging en evenementen die een goed doel sponsoren komen niet in aanmerking. Er is voor 2026 een subsidieplafond van € 193.000, dus niet elke aanvraag wordt gehonoreerd; er wordt een keuze gemaakt op basis van criteria zoals spreiding, profilering van Apeldoorn, duurzaamheid, samenwerking, professionaliteit, onderscheidend vermogen, spin-off, marketing en financiën.

Let op: voor 2026 is de aanvraagtermijn al gesloten. Aanvragen voor evenementen in 2026 moesten vóór 1 november 2025 zijn ingediend; latere of incomplete aanvragen worden niet in behandeling genomen. Je vraagt online aan en stuurt onder meer een projectplan, marketing- en communicatieplan, een gespecifieerde begroting en dekkingsplan en een duurzaamheids-/toegankelijkheidsplan mee. Begin februari 2026 hoor je via een formele beschikking of je aanvraag is toegekend of afgewezen; eind januari krijg je hierover al informeel bericht.

Wil je nu op zoek naar financiering, dan kun je het hele jaar door subsidie aanvragen via de regeling Ondersteuning inwonersinitiatieven.

Je valt af als

• Je aanvraag na 1 november 2025 is ingediend. De deadline voor evenementen in 2026 was 1 november 2025; latere aanvragen worden niet in behandeling genomen.
• Je aanvraag incompleet is. Het dossier is hier duidelijk over: aanvragen die incompleet binnenkomen, worden niet in behandeling genomen.
• Je evenement een geloofsovertuiging heeft. Deze evenementen vallen buiten de regeling.
• Je evenement een goed doel sponsort. Ook dit type evenement valt buiten de regeling.
• Je meer dan 40% van de kosten via subsidie wilt dekken. Een organisator kan maximaal 40% van de kosten als subsidie krijgen; de overige 60% moet uit andere inkomstenbronnen komen dan gemeentelijke subsidie. Kun je dat niet aantonen, dan is je evenement niet financieel op eigen benen komen te staan zoals de gemeente verlangt.

Voor wie is de regeling wel

De subsidie is bedoeld voor organisatoren van publieksevenementen in de gemeente Apeldoorn, van klein buurtinitiatief tot groot festival. Zowel rechtspersonen als natuurlijke personen kunnen als evenementenorganisator optreden (dit blijkt uit de bredere kadernota, niet specifiek herhaald in de subsidieregeling zelf).

Beperkte capaciteit, geen automatische toekenning

Ook als je aan alle knock-outeisen voldoet, is toekenning niet vanzelfsprekend. Het subsidieplafond voor 2026 is vastgesteld op € 193.000 voor publieksevenementen. Omdat dit bedrag beperkt is, kunnen niet alle aanvragen worden gehonoreerd. Er wordt dus een keuze gemaakt tussen aanvragen op basis van de beoordelingscriteria (zie de sectie Voorwaarden), niet simpelweg op volgorde van binnenkomst. Een adviescommissie evenementensubsidie beoordeelt de aanvragen en kijkt daarbij ook naar de plek van je evenement binnen het totale jaarprogramma van Apeldoorn.

Let op bij vergunningen

Deze subsidie staat los van de evenementenvergunning die je (in bijna alle gevallen) ook nodig hebt om je evenement in de openbare ruimte te mogen organiseren. Subsidie toegekend krijgen is geen garantie dat je ook een vergunning krijgt, en omgekeerd. Voor B- en C-evenementen (middelgroot en groot, hoger risico) moet de vergunningsaanvraag minstens 12 respectievelijk 26 weken voor het evenement compleet zijn ingediend; voor A-evenementen (kleinschalig, laag risico) geldt een termijn van minimaal 8 weken. Deze termijnen staan los van de subsidiedeadline van 1 november.

Aanmelding evenementenkalender

Los van de subsidieaanvraag geldt dat je je evenement voor 1 november 2025 moet aanmelden voor de evenementenkalender. Doe je dat later, dan loop je de kans dat je evenement niet meer op de gewenste datum of locatie kan plaatsvinden omdat het maximum aantal evenementen of vergunningen al is bereikt. Een aanmelding voor de kalender is overigens geen toezegging van een vergunning; je moet altijd nog een officiële vergunningsaanvraag indienen.

Eerste keer aanvragen?

Vraag je voor het eerst subsidie aan, dan gelden aanvullende eisen: je moet dan ook een kopie van de statuten van je organisatie meesturen en, indien afgesloten, een afschrift van de risicoverzekering (artikel 4:37 Awb).

Het basisprincipe: subsidie is aanvullend

De gemeente benadrukt dat subsidie wordt ingezet als aanvullende bijdrage op het evenement. Je evenement moet kunnen aantonen financieel grotendeels op eigen benen te kunnen staan. Dat betekent dat gemeentelijke subsidie nooit de hoofdfinanciering mag zijn.

Het maximale percentage

Een organisator kan maximaal 40% van de (subsidiabele) kosten als subsidie krijgen. De overige 60% moet komen uit andere inkomstenbronnen dan subsidie van de gemeente Apeldoorn, bijvoorbeeld ticketverkoop, sponsoring, horeca-inkomsten of andere fondsen. Het dossier specificeert niet welke exacte kostenposten (bijvoorbeeld huur, techniek, personeel, marketing) hier wel of niet onder vallen; het gaat om de totale begroting van het evenement.

Wat je moet aanleveren om je kosten te onderbouwen

Bij je aanvraag moet je een gespecificeerde begroting en dekkingsplan meesturen, waarin alle te verwachten kosten én opbrengsten zijn verwerkt. Dit is het document waarmee de gemeente beoordeelt welk deel van je kosten voor subsidie in aanmerking komt en of de gevraagde bijdrage in verhouding staat tot de rest van je financiering.

Bij de beoordeling van de financiën wordt onder meer gekeken naar:

• Of de begroting realistisch is.
• Hoe de gevraagde bijdrage van de gemeente zich verhoudt tot de totale begroting en overige (eigen) inkomsten.
• Hoe hoog de gevraagde bijdrage per bezoeker is (dit moet je zelf laten zien in je aanvraag).
• Het "rendement voor de stad" dat met de bijdrage wordt behaald; dit wordt meegewogen bij het vaststellen van de financiële bijdrage.

Wat níet voor subsidie in aanmerking komt

• Evenementen met een geloofsovertuiging: deze vallen categorisch buiten de regeling, wat betekent dat alle kosten van zo'n evenement zijn uitgesloten.
• Evenementen die een goed doel sponsoren: ook deze vallen buiten de regeling, dus ook hier zijn alle kosten uitgesloten.
• Het deel van je begroting boven de 40%-grens: dit moet je zelf dekken uit andere bronnen dan gemeentelijke subsidie. Kosten die je niet met andere inkomsten kunt dekken, komen dus feitelijk niet voor gemeentelijke subsidie in aanmerking, ongeacht wat de kostenpost precies is.

Werkzaamheden van de gemeente zelf worden apart in rekening gebracht

Let op: sommige praktische kosten rond je evenement lopen niet via de subsidie, maar worden apart kostendekkend gemaakt. Werkzaamheden zoals het plaatsen van (afzet)hekken, het afsluiten van wegen of rijbanen, of de inzet van verkeersregelaars worden niet meer standaard door de gemeente geregeld, maar moet je als organisator zelf regelen. Een mogelijk alternatief is dat de gemeente dit nog wel doet, maar de kosten daarvoor apart bij jou in rekening brengt. Deze kosten vallen dus buiten de evenementensubsidie en moeten in je eigen begroting worden meegenomen als aparte kostenpost.

Geen genoemde tarieven per eenheid

Het dossier noemt geen vast bedrag per bezoeker, per vierkante meter, per dag of vergelijkbare rekenregels voor specifieke kostensoorten (bijvoorbeeld huur locatie, techniek, beveiliging, marketingbudget). Het enige harde, generieke percentage dat in het dossier staat, is het maximum van 40% van de kosten via subsidie. Voor de rest hangt de hoogte van de bijdrage af van de individuele beoordeling van jouw begroting en dekkingsplan, en van de beschikbare ruimte binnen het subsidieplafond van € 193.000 voor 2026.

Verantwoording moet aansluiten op de begroting

Ontvang je € 10.000 of meer, dan moet je bij de vaststelling een financieel jaarverslag indienen dat aansluit op de begroting waarvoor de subsidie is verleend, inclusief een staat van baten en lasten, een balans en toelichtingen. Uitgaven vanaf € 2.000 moeten in de balans nader gespecificeerd worden. Dit betekent dat de kostensoorten die je vooraf in je begroting opneemt, achteraf ook traceerbaar terug moeten komen in je financiële verantwoording.

Subsidieplafond 2026: € 193.000

Voor alle publieksevenementen samen is voor 2026 een totaalbudget (subsidieplafond) van € 193.000 beschikbaar. Omdat dit bedrag beperkt is, kunnen niet alle aanvragen worden gehonoreerd; er worden keuzes gemaakt tussen aanvragen op basis van de beoordelingscriteria. Dit betekent dat zelfs een sterke aanvraag kan worden afgewezen of gekort als het plafond al (bijna) is bereikt door andere toegekende aanvragen.

Wat andere evenementen in 2026 kregen

Ter indicatie van de bandbreedte, dit zijn de daadwerkelijk toegekende bedragen voor 2026:

• Apeldoorn Sprankelt: € 15.000
• Beer & Blues Festival: € 4.000
• Daisy KNLTB Eredivisie: € 4.000
• Eerbewijs Loenen: € 5.000
• Hop naar de stad: € 5.000
• Horsedriving Wenum: € 1.250
• Langste Platenmarkt: € 7.500
• Multisport Festival: € 5.000
• Open Kerk: € 1.200
• Openlucht Filmfestival: € 30.500
• Planty of Food: € 5.000
• Stadsfestival Apeldoorn: € 45.000
• Summermovie Festival: € 10.000
• Veluwse Stoomtrein: € 6.500
• Zeepkistenfestival: € 30.000
• Zomerfeest Hoenderloo: € 3.000
• Zomerfeest Ugchelen: € 10.000
• Cultuur bij je buur: € 5.000

De bedragen lopen dus uiteen van € 1.200 tot € 45.000. Het dossier geeft geen vaste rekenregel (zoals een bedrag per bezoeker of per dag) waarmee je zelf exact kunt berekenen waar jouw evenement op uitkomt; de uiteindelijke hoogte van de bijdrage wordt per aanvraag bepaald op basis van je begroting, de beoordelingscriteria en de beschikbare ruimte binnen het plafond.

Wat de bijdrage beïnvloedt

Bij het vaststellen van de financiële bijdrage weegt de gemeente ook het "rendement voor de stad" mee, en kijkt ze naar de hoogte van de gevraagde bijdrage per bezoeker. Een realistische begroting waarin de gevraagde gemeentelijke bijdrage in verhouding staat tot de totale begroting en overige eigen inkomsten, is dus mede bepalend voor het toegekende bedrag, naast de kwalitatieve criteria zoals spreiding, profilering, duurzaamheid en professionaliteit.

Wanneer het lager uitvalt of nul wordt

• Vraag je meer dan 40% van je kosten aan als subsidie, dan wordt dat sowieso niet gehonoreerd voor het deel boven die grens.
• Is het subsidieplafond van € 193.000 bereikt door eerder toegekende, beter scorende aanvragen, dan kan je aanvraag lager uitvallen of helemaal worden afgewezen.
• Organiseer je een evenement met een geloofsovertuiging of dat een goed doel sponsort, dan krijg je helemaal geen subsidie: deze vallen buiten de regeling.

Stap 1: Verkennen en afstemmen (vóór de aanvraag)

Voordat je een aanvraag indient, kun je terecht bij de Business Unit Vrijetijd van Apeldoorn Partners (de evenementendesk) voor vragen over je idee, datum, locatie of subsidiemogelijkheden. Contactpersoon is Michaela Luttenberg, programmamanager gastheerschap & evenementen, bereikbaar van maandag t/m donderdag via m.luttenberg@apeldoornpartners.nl (telefonisch: 06 5794 2886 / 0657942886).

Stap 2: Aanmelden voor de evenementenkalender

Meld je evenement vóór 1 november 2025 aan op de evenementenkalender. Dit is nodig zodat de gemeente knelpunten (zoals overlap in locatie of datum met andere evenementen) tijdig kan signaleren. Let op: dit is geen toezegging van een vergunning of subsidie, maar een apart, verplicht voortraject met zijn eigen deadline.

Stap 3: Subsidieaanvraag indienen (uiterlijk 1 november 2025)

De aanvraag voor financiële ondersteuning van publieksevenementen 2026 dien je online in, vóór 1 november 2025. Bij je aanvraag moet je de volgende bijlagen meesturen:

• Projectplan dat aansluit bij de beoordelingscriteria van de regeling (spreiding, profilering, duurzaamheid, samenwerking, professionaliteit, onderscheidend vermogen, spin-off, bezoekers). Opgesteld door de organisator.
• Marketing- en communicatieplan, met realistische en SMART-geformuleerde doelstellingen (doelgroep, bereik, ingezette middelen). Opgesteld door de organisator.
• Een gespecificeerde begroting en dekkingsplan, met daarin alle verwachte kosten en opbrengsten verwerkt. Opgesteld door de organisator.
• Duurzaamheids-/toegankelijkheidsplan, waarin je beschrijft wat je doet aan verduurzaming en toegankelijkheid van je evenement. Opgesteld door de organisator.

Extra documenten bij een eerste aanvraag

Vraag je voor de eerste keer subsidie aan bij de gemeente Apeldoorn, dan stuur je ook mee:

• Een kopie van de statuten van je organisatie.
• Indien afgesloten: een afschrift van de risicoverzekering (op grond van artikel 4:37 Awb).

Het dossier specificeert niet wie deze documenten precies moet ondertekenen (bijvoorbeeld een bestuurder namens de organisatie); ga ervan uit dat een tekenbevoegd persoon van je organisatie de aanvraag en bijlagen indient.

Stap 4: Beoordeling door adviescommissie

Na 1 november 2025 beoordeelt een adviescommissie evenementensubsidie alle binnengekomen aanvragen aan de hand van de criteria uit de subsidieregeling. Daarbij wordt ook gekeken naar de plek van je evenement binnen het totale jaarprogramma van Apeldoorn. De commissie legt een uitgewerkt advies neer bij het college van B&W.

Stap 5: Besluit college van B&W

In januari 2026 neemt het college van B&W een besluit over alle ingediende aanvragen voor publieksevenementensubsidie.

Stap 6: Bericht van de uitkomst

Rond eind januari 2026 krijg je eerst informeel bericht (mondeling of per e-mail). In februari 2026 volgt de formele schriftelijke beschikking van de gemeente Apeldoorn waarin staat of je aanvraag is toegekend of afgewezen.

Los proces: de evenementenvergunning

Naast de subsidie heb je voor bijna elk evenement ook een evenementenvergunning nodig; dit loopt via een apart traject met eigen termijnen (8 weken voor A-evenementen via e-mail naar apvvergunningen@apeldoorn.nl, 12 weken voor B-evenementen en 26 weken voor C-evenementen, digitaal in te dienen). Deze vergunningsaanvraag moet je los van de subsidieaanvraag indienen en kent eigen verplichte bijlagen zoals een draaiboek, situatietekening, indelingstekening, veiligheidsplan, beveiligingsplan, verkeerplan en duurzaamheidsplan, afhankelijk van de grootte en aard van je evenement.

Wie beoordeelt

Na de deadline van 1 november 2025 beoordeelt een adviescommissie evenementensubsidie alle binnengekomen aanvragen aan de hand van de criteria uit de subsidieregeling evenementen. Deze commissie kijkt daarbij ook naar de plek van je evenement binnen het totale jaarprogramma van Apeldoorn. Op basis daarvan legt de commissie een uitgewerkt advies neer bij het college van burgemeester en wethouders (B&W). Het college neemt in januari 2026 het formele besluit over alle ingediende aanvragen.

Hoe lang het duurt

• Aanvraagdeadline: 1 november 2025.
• Besluit college van B&W: januari 2026.
• Informeel bericht (mondeling of per e-mail): rond eind januari 2026.
• Formele schriftelijke beschikking: februari 2026.

Tussen het indienen van je aanvraag en de formele beschikking zit dus ongeveer drie tot vier maanden.

Uitbetaling

Het dossier beschrijft geen apart voorschottenregime (bijvoorbeeld een percentage vooraf en een percentage achteraf); er wordt gesproken over "financiële ondersteuning" die wordt toegekend bij beschikking. Hoe en wanneer exact wordt uitbetaald na de toekenningsbeschikking, specificeert het dossier niet.

Verplichtingen tijdens de looptijd en na afloop

• Bij subsidies van € 10.000 of meer: je moet uiterlijk 12 weken na het plaatsvinden van het evenement een verzoek tot vaststelling van de subsidie indienen bij de gemeente. Dit verzoek moet bestaan uit:
• Een aanvraag waarin je het college van B&W verzoekt de subsidie voor het evenement vast te stellen.
• Een verslag van de verrichte activiteiten, met een beschrijving van de gevolgde werkwijze en de behaalde resultaten.
• Een financieel jaarverslag met een staat van baten en lasten, een balans en toelichtingen daarop, waarbij uitgaven vanaf € 2.000 nader gespecificeerd moeten worden en waarin je ook inzicht geeft in de algemene reserve. Dit financieel verslag moet aansluiten op de begroting waarvoor subsidie is verleend.
• Bij de verantwoording (vaststelling) wordt gekeken naar begroting versus realisatie: wat je vooraf had begroot, wordt vergeleken met wat je daadwerkelijk hebt uitgegeven en ontvangen.
• Het dossier specificeert niet of en hoe deze vaststellingsverplichting ook geldt voor subsidies onder de € 10.000; alleen voor € 10.000 en hoger is een concrete procedure met bijbehorende stukken beschreven.

Overige lopende verplichtingen

Het dossier noemt geen aparte tussentijdse rapportageplicht (bijvoorbeeld een voortgangsrapportage halverwege het jaar) los van de vaststellingsprocedure na afloop van het evenement. Wel is duidelijk dat je als organisator zelf verantwoordelijk blijft voor de volledige organisatie, de vergunningverplichtingen, de communicatie naar omwonenden en de veiligheid tijdens het evenement; deze verplichtingen volgen echter uit de vergunning en het bredere evenementenbeleid, niet specifiek uit de subsidiebeschikking zelf.

Vragen tijdens het proces

Voor vragen over je aanvraag of de status ervan kun je contact opnemen met Michaela Luttenberg, programmamanager gastheerschap & evenementen bij Apeldoorn Partners, bereikbaar van maandag tot en met donderdag via m.luttenberg@apeldoornpartners.nl.