Begrotingssubsidie

Je vraagt de subsidie online aan via de gemeente. Bij de aanvraag stuur je een activiteitenplan, een begroting en een opgave van eventuele andere subsidieaanvragen of sponsorverzoeken mee. Voor de subsidies van 2026 geldt voorlopig een indexpercentage van 4,1%, waarmee je rekening houdt bij het bepalen van het bedrag dat je aanvraagt.

Bijzonder aan deze regeling is de procedure na je aanvraag: de gemeente neemt niet meer direct een besluit, maar publiceert eerst minimaal acht weken van tevoren een voornemen tot subsidieverlening op officiëlebekendmakingen.nl. Daarin staat aan welke organisatie de gemeente subsidie wil geven, voor welk bedrag en op basis van welke criteria. Andere organisaties die denken ook recht te hebben op subsidie, kunnen in die periode reageren. Dat kan de besluitvorming vertragen.

Tijdens de looptijd lever je een tussentijdse rapportage in. Na afloop vraag je de vaststelling aan, met een activiteitenverslag, een financieel verslag of jaarrekening en (bij subsidies boven € 200.000 of als de beschikking dat vraagt) een accountantsverklaring. Voor zowel de aanvraag als de vaststelling kun je uitstel vragen.

Heb je vragen over of jouw organisatie in aanmerking komt, neem dan contact op met het Subsidiebureau van de gemeente.

Wie in aanmerking komt

• Je organisatie is (grotere) organisatie die al langjarig een subsidierelatie heeft met gemeente Apeldoorn.
• Je organisatie levert een belangrijke bijdrage aan de gemeente Apeldoorn, en staat daarom al jaarlijks opgenomen in de gemeentebegroting.

Wie afvalt

• Organisaties die niet al bekend zijn bij de gemeente en geen bestaande, langjarige subsidierelatie hebben, vallen in de praktijk buiten deze regeling. Het dossier noemt geen mogelijkheid om als nieuwe organisatie in te stromen.
• Het dossier geeft geen concrete, toetsbare criteria (zoals rechtsvorm, minimum aantal jaren, sector of activiteitendrempel) waarmee je zelf kunt vaststellen of je organisatie kwalificeert. Als je twijfelt, is contact met het Subsidiebureau de aangewezen weg.

Wat verder opvalt in de procedure

Sinds een rechterlijke uitspraak werkt de gemeente met een aangepaste procedure: voordat er een subsidiebesluit valt, publiceert de gemeente eerst een voornemen tot subsidieverlening op officiëlebekendmakingen.nl, met de organisatie, het bedrag en de criteria erbij. Dit voornemen staat minimaal acht weken voor het besluit online. In die periode kunnen andere organisaties die menen ook in aanmerking te komen, hierop reageren.

Dit betekent voor jou twee dingen:

• Ook als jouw organisatie al jarenlang begrotingssubsidie ontvangt, is het besluit niet meer vanzelfsprekend definitief zodra je een aanvraag indient. Andere partijen kunnen tijdens de reactieperiode van acht weken aangeven dat zij ook aanspraak maken op (een deel van) het budget of de rol.
• Als er reacties binnenkomen op het voornemen, beoordeelt de gemeente die zorgvuldig en bepaalt vervolgens of de subsidie gewoon verleend kan worden of dat een andere procedure nodig is. Hoe die andere procedure er precies uitziet, is volgens het dossier nog in ontwikkeling. Als dit relevant is voor jouw aanvraag, informeert de gemeente je hierover.

Financiële voorwaarde bij de aanvraag

Voor 2026 geldt een voorlopig vastgesteld indexpercentage van 4,1% voor de subsidies. Je moet hier rekening mee houden bij het bepalen van het bedrag dat je aanvraagt: vraag je te veel of te weinig aan zonder dit percentage te verwerken, dan sluit je aanvraag niet aan bij de systematiek van de gemeente.

Voorwaarde bij hogere subsidiebedragen

Heb je meer dan € 200.000 subsidie ontvangen, dan is een accountantsverklaring bij de vaststelling verplicht. Ook als de beschikking daar expliciet om vraagt, moet je die verklaring meesturen, ongeacht het bedrag.

Kortom: de harde toegangseis is dat je organisatie al bekend en gevestigd is bij de gemeente met een bestaande subsidierelatie. Daarnaast geldt een aantal procedurele voorwaarden (tijdig documenten aanleveren, rekening houden met het indexpercentage, eventueel reageren op of laten weerspiegelen in het voornemen) die bepalen of je aanvraag zonder vertraging wordt afgehandeld.

Indexering voor 2026

Wel concreet is het indexpercentage voor de subsidies van 2026: dat is voorlopig vastgesteld op 4,1%. Je houdt hiermee rekening bij het bepalen van het bedrag dat je aanvraagt. Dit percentage is nog voorlopig, dus het kan nog wijzigen.

Drempel voor de accountantsverklaring

Er is één harde bedragsgrens die het dossier noemt, en die gaat niet over de hoogte van de subsidie maar over de verantwoording erna: heb je meer dan € 200.000 subsidie ontvangen, dan moet je bij de vaststelling een accountantsverklaring meesturen. Onder dat bedrag is die verklaring alleen verplicht als de beschikking daar expliciet om vraagt.

Wat niet in het dossier staat

Het dossier geeft geen basisbedrag, geen minimum- of maximumsubsidie, geen percentage van de kosten dat wordt vergoed en geen rekenregel per kostensoort (personeel, huisvesting, materieel, onderhoud). Deze kostensoorten worden alleen genoemd als indeling voor de begroting die je meestuurt, niet als basis voor een tarief. Voor een concreet bedrag voor jouw organisatie is dus altijd contact met het Subsidiebureau nodig, of de tekst van de eigen (voorgaande) beschikking.

Stap 1: Online aanvraag indienen

Je vraagt de begrotingssubsidie online aan via https://www.apeldoorn.nl/begrotingssubsidie-aanvraag. Bij deze aanvraag stuur je drie bijlagen mee:

• Activiteitenplan. Een omschrijving van de activiteiten en/of prestaties waarvoor je subsidie vraagt. Dit plan bevat ook een toerekening van het gevraagde subsidiebedrag naar de verschillende activiteiten en producten. Het dossier vermeldt niet wie dit document moet ondertekenen.
• Begroting. Hierin onderscheid je, waar mogelijk, vier kostensoorten: personeelskosten, huisvestingskosten, materiële kosten en onderhoudskosten. Het dossier vermeldt niet wie dit document moet ondertekenen.
• Opgave van eventuele andere subsidieverzoeken. Een overzicht van subsidieaanvragen of sponsorverzoeken die je voor dezelfde activiteiten bij andere bestuursorganen of organisaties hebt ingediend, met de stand van zaken van de beoordeling daarvan. Het dossier vermeldt niet wie dit document moet ondertekenen.

Houd bij het bepalen van het gevraagde bedrag rekening met het (voorlopig vastgestelde) indexpercentage voor 2026 van 4,1%.

Kun je de aanvraag niet op tijd indienen? Dan kun je een verzoek tot uitstel van de aanvraag indienen. Het dossier noemt geen aparte deadline voor dit uitstelverzoek zelf, en ook geen jaarlijkse sluitingsdatum voor de hoofdaanvraag.

Stap 2: Publicatie van het voornemen (reactieperiode)

Na je aanvraag neemt de gemeente niet meteen een besluit. In plaats daarvan publiceert de gemeente een voornemen tot subsidieverlening op officiëlebekendmakingen.nl. Daarin staat aan welke organisatie de gemeente subsidie wil verlenen, voor welk bedrag en op basis van welke criteria. Dit voornemen staat minimaal acht weken voor het definitieve besluit online. Andere organisaties die denken ook in aanmerking te komen, kunnen in deze periode reageren.

Voor jou als aanvrager betekent dit dat je in deze fase niets hoeft aan te leveren, maar dat de doorlooptijd van je aanvraag hierdoor langer kan zijn dan voorheen. Komen er reacties binnen, dan beoordeelt de gemeente die zorgvuldig en bepaalt vervolgens of de subsidie kan worden verleend zoals voorgenomen, of dat een andere procedure nodig is. Is dit relevant voor jouw dossier, dan informeert de gemeente je hierover.

Stap 3: Tussentijdse rapportage

Tijdens de looptijd van de subsidie dien je een tussentijdse rapportage in. Het dossier geeft geen vaste datum of format hiervoor.

Stap 4: Vaststelling aanvragen

Aan het einde van de subsidieperiode vraag je de vaststelling online aan. Hierbij stuur je de volgende bijlagen mee:

• Activiteitenverslag. Een verslag van de daadwerkelijk uitgevoerde activiteiten. Het dossier vermeldt niet wie dit document moet ondertekenen.
• Financieel verslag en/of jaarrekening. Een overzicht van de daadwerkelijke inkomsten en uitgaven. Het dossier vermeldt niet wie dit document moet ondertekenen.
• Accountantsverklaring. Verplicht als je meer dan € 200.000 subsidie hebt ontvangen, of als de beschikking hier expliciet om vraagt. Dit document wordt ondertekend door een accountant.

Kun je de vaststelling niet op tijd indienen, dan kun je (net als bij de aanvraag) een verzoek tot uitstel van de vaststelling indienen.

Wat het dossier niet specificeert

Er staat geen jaarlijkse indieningsdeadline voor de aanvraag, geen vaste beslistermijn na de reactieperiode van acht weken, en geen naam van een verplicht aanvraagformulier los van het online aanvraagproces. Ook is niet vermeld wie de bijlagen namens de organisatie moet ondertekenen (bijvoorbeeld bestuurder of penningmeester); alleen bij de accountantsverklaring is duidelijk dat een accountant tekent. Heb je hierover vragen, neem dan contact op met het Subsidiebureau via subsidiebureau@apeldoorn.nl.

Wie beoordeelt

Het dossier noemt niet welke afdeling of functionaris de aanvraag inhoudelijk beoordeelt. Voor vragen hierover kun je terecht bij het Subsidiebureau via subsidiebureau@apeldoorn.nl.

Hoe lang het duurt

De reactieperiode op het voornemen duurt minimaal acht weken. Doordat andere organisaties in die periode kunnen reageren als ze denken ook in aanmerking te komen, kan de totale doorlooptijd tot een besluit langer worden dan de acht weken. Komen er reacties binnen, dan neemt de gemeente die zorgvuldig in behandeling en bepaalt op basis daarvan of de subsidie verleend kan worden zoals voorgenomen, of dat een andere procedure nodig is. De precieze werkwijze voor die andere procedure is volgens het dossier nog in ontwikkeling. Is dit relevant voor jouw aanvraag, dan informeert de gemeente je hierover. Het dossier geeft geen vaste, harde beslistermijn na afloop van de reactieperiode.

Uitbetaling

Het dossier vermeldt geen voorschotregeling, geen betaalmomenten en geen bevoorschottingspercentage. Er staat niet expliciet hoe en wanneer het subsidiebedrag wordt uitgekeerd.

Verplichtingen tijdens de looptijd

• Je dient een tussentijdse rapportage in. Het dossier specificeert geen vaste datum of vast format hiervoor.
• Aan het einde van de looptijd vraag je de vaststelling online aan, met een activiteitenverslag en een financieel verslag en/of jaarrekening als verplichte bijlagen.
• Heb je meer dan € 200.000 subsidie ontvangen, of vraagt de beschikking daar expliciet om, dan voeg je bij de vaststelling ook een accountantsverklaring toe.
• Kun je de vaststelling niet op tijd indienen, dan kun je een verzoek tot uitstel van de vaststelling indienen, op dezelfde manier als bij de aanvraag.

Wat er verder niet in het dossier staat

Er is geen informatie over controle tijdens de looptijd (behalve de tussentijdse rapportage), over terugvorderingsgronden, over de gevolgen van het niet nakomen van verplichtingen, of over hoe lang de vaststelling na indiening op zich laat wachten. Voor deze details is contact met het Subsidiebureau of het raadplegen van de eigen beschikking nodig.