Jaarsubsidies kleine culturele instellingen

Je vraagt subsidie aan voor een periode van vier jaar. Bij je aanvraag lever je een vierjarenplan, een vierjarenbegroting en een jaarprogramma met jaarbegroting aan. De gemeente beoordeelt je aanvraag aan de hand van een vast format met meerdere criteria, zoals expertise, publieksbereik, samenwerking en belang voor de stad.

Een evenementenvergunning valt buiten deze subsidie en vraag je apart aan bij de afdeling vergunningen. De aanvraag dien je online in, vóór 1 oktober voorafgaand aan het jaar waarin je de activiteiten uitvoert. Het dossier noemt geen concrete subsidiebedragen of percentages.

Harde eisen uit het dossier:

• Je activiteiten hebben een meerjarig karakter en dragen bij aan een cultureel aantrekkelijke stad.
• Je dient een vierjarenplan in voor de volledige looptijd van vier jaar.
• Je levert bij de aanvraag voor het eerste kalenderjaar verplicht aan: het vierjarenplan, een vierjarenbegroting (uitgaven en inkomsten, inclusief eigen bijdrage) en een jaarprogramma met bijbehorende jaarbegroting.
• Je dient de aanvraag online in vóór 1 oktober voorafgaand aan het jaar van uitvoering.

Het dossier noemt geen aparte eisen over rechtsvorm, vestigingsplaats, minimale of maximale omvang van de instelling, of eerdere subsidiegeschiedenis. Ook staat er niets over een maximum aantal aanvragers of een sluitingsdatum in een specifiek jaartal; alleen de terugkerende datum van 1 oktober wordt genoemd.

Let op: een evenementenvergunning is geen onderdeel van deze subsidie en moet je los aanvragen. Zonder die vergunning kun je mogelijk niet alle activiteiten uitvoeren, maar dit heeft volgens het dossier geen directe invloed op de subsidieaanvraag zelf.

Het format voor het vierjarenplan is verplicht: als je onderdelen niet invult of niet aan een criterium voldoet, leidt dat niet automatisch tot afwijzing, maar wel tot een lagere beoordelingsscore. Het dossier geeft geen minimumscore die je moet halen om in aanmerking te komen.

Wel is duidelijk dat de subsidie is bedoeld voor een periode van vier jaar, waarbij je jaarlijks een jaarprogramma met jaarbegroting indient binnen het lopende vierjarenplan. In je begroting moet je ook je eigen bijdrage aan de culturele activiteit opnemen, wat suggereert dat volledige dekking van de kosten door de gemeente niet vanzelfsprekend is. Concrete regels over de hoogte van die eigen bijdrage, of een verdeelsleutel tussen subsidie en eigen middelen, staan niet in het dossier.

De hoogte van de subsidie hangt vermoedelijk samen met de kwaliteit van je aanvraag op de genoemde beoordelingscriteria, maar het dossier koppelt geen concrete bedragen aan scores of gradaties. Het loket geeft hiervoor geen cijfers.

Verplichte bijlagen bij de aanvraag voor het eerste kalenderjaar van je vierjarenplan:

• Vierjarenplan: opgesteld volgens het verplichte format, met daarin de beschrijving van je activiteiten en een onderbouwing op alle beoordelingscriteria.
• Vierjarenbegroting: overzicht van uitgaven en inkomsten over vier jaar, inclusief je eigen bijdrage aan de culturele activiteit.
• Jaarprogramma (activiteitenoverzicht): overzicht van de activiteiten in het eerste jaar.
• Jaarbegroting: bijbehorende begroting van uitgaven en inkomsten voor dat eerste jaar.

Het dossier bevat een voorbeeldbegroting die je kunt gebruiken als hulpmiddel bij het opstellen van je begroting. Wie de documenten moet ondertekenen en of er een apart aanvraagformulier naast deze bijlagen nodig is, staat niet in het dossier.

Een evenementenvergunning vraag je los van deze subsidie aan bij de afdeling vergunningen.

Ook over verplichtingen tijdens de vierjarige looptijd, zoals tussentijdse rapportages of een jaarlijkse verantwoording, staat niets concreets in het dossier, behalve dat je ieder jaar binnen het vierjarenplan een jaarprogramma met jaarbegroting aanlevert.