Wet Bevordering Speur en Ontwikkeling

De regeling is voor elke ondernemer in Nederland, van klein tot groot, in elke sector. Uitzondering: publieke kennisinstellingen komen niet in aanmerking. Heb je personeel dat R&D-werk doet, dan verlaagt de WBSO de af te dragen loonheffing. Ben je zelfstandige en maak je zelf minimaal 500 S&O-uren per jaar, dan krijg je een vaste aftrek in de inkomstenbelasting.

Je vraagt de WBSO altijd vooraf aan, voor werkzaamheden die je nog gaat uitvoeren. Achteraf aanvragen kan niet. De aanvraag doe je zelf online via het aanvraagportaal van RVO (mijn.rvo.nl), met eHerkenning niveau 3. Dit duurt volgens het loket 1 tot 4 uur als je weet wat je wilt ontwikkelen of onderzoeken. Je beschrijft per project wat je gaat maken of onderzoeken, welke technische knelpunten je verwacht en hoe je die denkt op te lossen.

Na goedkeuring krijg je een S&O-verklaring met het toegekende bedrag. Je houdt tijdens het project een urenadministratie en projectadministratie bij, en na afloop van het kalenderjaar meld je hoeveel uren (en eventueel kosten en uitgaven) je daadwerkelijk hebt gerealiseerd. Het financiële voordeel verreken je zelf in je aangifte loonheffing of inkomstenbelasting.

De status van de regeling is: open voor aanvragen.

Wie mag aanvragen

Elke ondernemer in Nederland die S&O gaat verrichten kan een aanvraag indienen, ongeacht bedrijfsgrootte of sector. Eén uitzondering: publieke kennisinstellingen vallen buiten de regeling.

Er zijn twee categorieën aanvragers, met verschillende eisen:

• S&O-inhoudingsplichtigen: je drijft een onderneming volgens de regels van de vennootschapsbelasting en hebt werknemers in dienst die S&O verrichten. Je hebt een loonheffingennummer nodig.
• S&O-belastingplichtigen (zelfstandigen): je drijft een onderneming in de zin van de inkomstenbelasting en verricht zelf minimaal 500 uur S&O per kalenderjaar. Haal je dat aantal uren niet, dan kom je niet in aanmerking voor de S&O-aftrek en trekt RVO een eventueel toegekende verklaring in.

Heb je als zelfstandige ook personeel dat S&O verricht? Dan kun je voor dat personeel apart als inhoudingsplichtige aanvragen.

Eisen aan het project

• Je ontwikkelt zelf nieuwe programmatuur, een tastbaar product of productieproces, of je doet technisch-wetenschappelijk onderzoek.
• Het S&O-project vindt plaats binnen de Europese Unie (het Verenigd Koninkrijk valt hier niet onder).
• Je pakt de werkzaamheden planmatig of programmatisch aan.
• Je organiseert en voert de S&O-werkzaamheden zelf uit. Werk je in opdracht of samenwerking, dan moet je aantonen dat je zelf het werk verricht en aanstuurt.
• Je kunt alléén WBSO aanvragen voor toekomstige werkzaamheden; achteraf aanvragen is niet mogelijk.
• Er moet sprake zijn van technische nieuwheid: het gaat verder dan het eenvoudig toepassen van bestaande kennis of technieken, en er zijn technische risico's of onzekerheden over het bereiken van het resultaat. Routinematige ontwikkeling, kopiëren, imiteren of reverse engineering vallen af.

Wie afvalt

• Werkzaamheden die door derden of ingehuurde medewerkers worden verricht, komen niet in aanmerking; je moet zelf (of je eigen personeel) het werk doen.
• Marktonderzoek, beleidsstudies, organisatorische en administratieve werkzaamheden, het bouwen van apparatuur voor praktijktoepassing, en werkzaamheden buiten de EU vallen buiten de WBSO.
• Bij programmatuur: onderhoud, het beschrijven van architectuur, het bouwen van een compleet nieuw systeem, en het geschikt maken van programmatuur voor een ander platform komen niet in aanmerking.
• Bij onderzoek: werk dat alleen constateert, beschrijft, observeert, inventariseert, codeert, classificeert of vertaalt is geen technisch-wetenschappelijk onderzoek.
• Economisch, sociaal of psychologisch onderzoek wordt niet als technisch-wetenschappelijk aangemerkt; het moet gaan om gebieden als fysica, chemie, biotechnologie, productietechnologie of ICT.
• Stagiairs en afstudeerders zonder echte dienstbetrekking leveren geen S&O-uren op.
• Bij een fiscale eenheid met in- en uitleen van personeel moet elke onderneming waar de werknemers in dienst zijn zelf een aanvraag indienen.
• Wijzigt de juridische entiteit van je onderneming, dan ben je een nieuwe inhoudingsplichtige en moet je opnieuw (en apart) aanvragen.

S&O-loonkosten

Dit zijn de uren die je zelf (of je personeel) aan S&O besteedt, vermenigvuldigd met het S&O-uurloon. Alleen uren van medewerkers in loondienst tellen, en alleen voor werkzaamheden die als S&O worden aangemerkt (zie sectie Voorwaarden voor wat daaronder valt).

Forfaitair bedrag (optie 1)

Een vast bedrag per S&O-uur, bovenop je loonkosten:

• € 10 per S&O-uur voor de eerste 1.800 S&O-uren per kalenderjaar.
• € 4 per S&O-uur voor alle S&O-uren boven de 1.800. Kies je hiervoor, dan hoef je geen apart bewijs van je werkelijke kosten en uitgaven te leveren.

Werkelijke kosten (optie 2)

Kosten komen alleen in aanmerking als ze uitsluitend dienstbaar en direct toerekenbaar zijn aan je eigen S&O-werk (dus 100% voor S&O, niet deels).

Voorbeelden van kosten die wél kwalificeren:

• aanschaf van verbruiksgoederen, materialen en onderdelen voor proeven of proefbatches;
• materialen en onderdelen voor een prototype zonder commerciële of productieve betekenis;
• kosten voor het laten vervaardigen van zo'n prototype door derden;
• licenties voor specifieke software- of ICT-tools die noodzakelijk zijn voor het zelf ontwikkelen van technisch nieuwe programmatuur;
• huur van apparatuur of (delen van) gebouwen die uitsluitend dienstbaar zijn aan het S&O-werk.

Kosten die uitdrukkelijk niet in aanmerking komen:

• overige loonkosten (je S&O-loonkosten lopen al via de uren);
• kosten voor uitbesteed onderzoek (bijvoorbeeld betaling aan een universiteit);
• kosten voor inhuur van arbeid;
• afschrijvingskosten;
• financieringskosten;
• kosten voor aankoop of verbetering van grond;
• vergoedingen voor bedrijfsmiddelen waarvoor al eerder een S&O-verklaring is afgegeven;
• indirecte kosten zoals abonnementen, opleidingen, cursussen, beurs- en congresbezoek, leaseauto's, en licenties voor algemeen bedrijfsgebruik;
• kosten voor het aanvragen of in stand houden van octrooien;
• kosten voor marktonderzoek en productievoorbereiding;
• kosten voor een prototype met commerciële of productieve betekenis (dus met "gebruikerswaarde", zoals een prototype dat wordt verkocht of ingezet als bedrijfsmiddel).

Bulkinkopen die deels voor S&O en deels voor andere doeleinden worden gebruikt, mogen alleen worden toegerekend op basis van een objectieve, feitelijke berekening (bijvoorbeeld gewicht of gemeten verbruik), niet op basis van schattingen of aannames.

Werkelijke uitgaven

Uitgaven betreffen de aanschaf van nieuwe, niet eerder gebruikte bedrijfsmiddelen die dienstbaar zijn aan je S&O.

Voorbeelden die wél kwalificeren:

• (delen van) nieuwe gebouwen, voor zover direct toerekenbaar en dienstbaar aan S&O;
• nieuwe apparatuur of instrumenten specifiek voor het maken van modellen, proefbatches of prototypes zonder commerciële betekenis;
• ICT-middelen specifiek bedoeld voor eigen S&O-werk.

Uitgaven die niet kwalificeren:

• algemeen inzetbare ICT-middelen;
• tweedehands bedrijfsmiddelen;
• investeringen die al in aanmerking komen voor energie-investeringsaftrek (EIA) of milieu-investeringsaftrek (MIA);
• apparatuur of faciliteiten voor S&O dat door derden wordt verricht.

Rekenregels voor uitgaven:

• Een uitgave komt in aanmerking in het jaar van ingebruikname, en kan maar in één S&O-verklaring worden opgenomen.
• Wordt een bedrijfsmiddel deels voor S&O en deels anders gebruikt, dan bepaal je het toerekenbare deel op basis van objectieve, feitelijke registratie (bijvoorbeeld draaiuren of vierkante meters), niet op schatting.
• Bij uitgaven van € 1.000.000 of meer per bedrijfsmiddel komt per kalenderjaar maximaal 20% van de aanschafwaarde in aanmerking, te verdelen over maximaal 5 kalenderjaren.
• Is het aan S&O toerekenbare deel van de uitgave minder dan € 1.000.000, dan mag je dit eenmalig volledig opvoeren.

Opbrengsten

Heeft een prototype zonder gebruikerswaarde toch een geringe opbrengst (bijvoorbeeld verkoop als afval), dan hoef je die niet te verrekenen met de kosten. Heb je wel significante opbrengsten die niet direct aan een prototype zijn gekoppeld (bijvoorbeeld verkoop van proefdieren na een testtraject), dan moet je die opbrengsten in mindering brengen op de kosten die je opvoert.

Alle kosten en uitgaven die je in de jaarlijkse mededeling opvoert, moeten al bij de aanvraag zijn opgenomen én door RVO zijn toegekend, en moeten uiterlijk drie maanden na afloop van het kalenderjaar zijn betaald.

Stap 1: voorbereiding

Zorg voor eHerkenning niveau 3 (eH3) met machtiging RVO-diensten op niveau eH3. Houd rekening met een levertijd van enkele weken. Werk je met een intermediair? Die heeft naast eH3 ook een ketenmachtiging per onderneming nodig.

Stap 2: bepaal wat je gaat aanvragen

Verzamel per project:

• wat je gaat ontwikkelen of onderzoeken;
• waarom dit technisch nieuw is voor jouw onderneming;
• welke technische knelpunten je verwacht en hoe je die denkt op te lossen;
• bedrijfsnaam, looptijd van het project en aantal werknemers;
• bij technisch-wetenschappelijk onderzoek: de onderzoeksopzet.

Stap 3: (optioneel) vul een projectformulier offline in

Je kunt de inhoudelijke projectvragen offline voorbereiden met een van de projectformulieren (pdf), die je later inleest in het online aanvraagformulier:

• Projectformulier WBSO Ontwikkelingsproject Programmatuur: voor de ontwikkeling van technisch nieuwe programmatuur. Bevat vragen over technische knelpunten, oplossingsrichtingen, gebruikte programmeertalen/tools, technische nieuwheid, uren, kosten en uitgaven.
• Projectformulier WBSO Technisch-wetenschappelijk onderzoek: voor TWO-projecten. Bevat vragen over de aanleiding, onderzoeksvragen, opzet en uitvoering, beoogde uitkomsten, technologiegebied, uren, kosten en uitgaven. Gebruik van deze formulieren is optioneel; je kunt ook alles direct online invullen. Er is geen aparte ondertekening nodig; de gegevens worden ingelezen in het online aanvraagformulier en het formulier zelf wordt niet als bijlage toegevoegd.

Stap 4: dien de aanvraag in

Log in op mijn.rvo.nl/upnl/login-start10.html met eH3, kies 'Nieuwe aanvraag' en dan 'WBSO'. Je bedrijfsgegevens (naam, RSIN, adres) worden automatisch opgehaald uit het Handelsregister. Heb je eerder WBSO aangevraagd, dan kun je goedgekeurde projecten uit een vorige aanvraag kopiëren.

Kies bij je eerste aanvraag van het jaar of je het forfait of werkelijke kosten en uitgaven wilt. Deze keuze geldt voor het hele kalenderjaar.

Termijnen

• Bedrijven met personeel: de aanvraagperiode start op de eerste van de maand na indiening (uitzondering: voor een start op 1 januari geldt 20 december als uiterste indieningsdatum). Elke aanvraag loopt automatisch tot en met 31 december. Je kunt tot en met 30 september aanvragen indienen voor het lopende jaar, met een maximum van vier aanvragen per jaar.
• Zelfstandigen zonder personeel: de aanvraagperiode start op de indieningsdatum en loopt tot het einde van het kalenderjaar. Je kunt tot en met 30 september aanvragen indienen, zonder maximumaantal aanvragen per jaar.

Bsn's doorgeven (alleen bedrijven met personeel)

Heb je twee jaar eerder al WBSO gebruikt, dan moet je bij je aanvraag voor 2026 de burgerservicenummers doorgeven van de werknemers die toen S&O-werk hebben uitgevoerd. Dit is nodig om je gemiddelde S&O-uurloon te berekenen. Zonder deze bsn's neemt RVO je aanvraag niet in behandeling. Heb je twee jaar eerder geen WBSO gebruikt, dan geldt het forfaitaire uurloon van € 29 en hoef je geen bsn's te melden.

Tijdnood

Kom je niet op tijd rond? Dien dan een vormvrije aanvraag in met eH3 om uitstel te krijgen, en vul deze later aan. Doe je dat niet, trek de vormvrije aanvraag dan zelf in, anders telt hij mee voor je maximumaantal aanvragen.

Praktische tips uit het dossier

• Wacht niet tot de laatste dag; begin december is een goede periode om in te dienen.
• Vul alle velden volledig in en verwijs niet naar eerdere aanvragen; dit voorkomt vertraging door aanvullende vragen.
• Voeg liever geen bijlagen toe; dit vertraagt de afhandeling.
• Beschrijf vooral de techniek, niet de functionele of bedrijfseconomische kant, en betrek bij het invullen een technisch medewerker of ontwikkelaar die het project mede uitvoert.

Wie beoordeelt en hoe lang duurt het

Technische adviseurs van RVO controleren eerst of je aanvraag volledig is. Is dat niet het geval, dan krijg je eenmalig de kans om aanvullende gegevens te leveren; komen deze niet op tijd binnen, dan wordt je aanvraag niet in behandeling genomen.

Is de aanvraag compleet, dan beoordelen adviseurs de projecten en eventuele kosten/uitgaven inhoudelijk aan de wet- en regelgeving. Zij kunnen hierbij ook openbare bronnen raadplegen (zoals je website of LinkedIn) om het kennisniveau binnen je onderneming te toetsen. Geven de projectbeschrijvingen onvoldoende informatie, dan stelt RVO aanvullende vragen via het portaal of telefonisch, wat de afhandeling vertraagt.

Afhandelingstermijnen

• Complete eerste aanvraag van een starter: binnen 1 maand na begin van de aanvraagperiode (streven).
• Zelfstandigen (compleet ingediend): binnen 3 maanden na indiening.
• Bedrijven met personeel, gekozen voor forfait: binnen 3 maanden vanaf de start van de aanvraagperiode.
• Bedrijven met personeel, gekozen voor werkelijke kosten en uitgaven: binnen 3 maanden + 8 weken vanaf de start van de aanvraagperiode.
• Bij een vormvrije of incomplete aanvraag komt de wachttijd op je aanvulling bovenop de termijn.
• Stelt RVO tijdens de beoordeling vragen, dan komt de wachttijd op jouw antwoord ook bovenop de termijn.

Beslissing

Wordt je aanvraag (gedeeltelijk) goedgekeurd, dan ontvang je een beschikking met een S&O-verklaring. Hierin staat per project hoeveel uren en eventueel welke kosten en uitgaven zijn toegekend, en welke projecten zijn afgewezen en waarom. De S&O-verklaring vermeldt het maximale bedrag aan S&O-afdrachtvermindering dat je mag verrekenen op je loonheffingennummer.

Ben je het niet eens met een (gedeeltelijke) afwijzing, dan kun je een gemotiveerd bezwaarschrift indienen. Bij afwijzing van het bezwaar is beroep bij het College van Beroep voor het bedrijfsleven mogelijk. Wordt je bezwaar (deels) toegewezen, dan ontvang je een aanvullende S&O-verklaring, mogelijk pas na afloop van de aanvraagperiode.

Uitbetaling: verrekenen, geen voorschot

Er is geen apart voorschot of subsidiebetaling. Je verrekent het toegekende voordeel zelf: bedrijven met personeel doen dit in de aangifte loonheffingen, zelfstandigen (met 500 uur of meer) in de aangifte inkomstenbelasting.

Verplichtingen tijdens de looptijd

• Je houdt vanaf de start van het project een S&O-administratie bij (project- en urenadministratie), ook als je nog geen S&O-verklaring hebt ontvangen.
• Kies je voor werkelijke kosten en uitgaven, dan houd je daarnaast een kosten- en uitgavenadministratie bij.
• Na afloop van het kalenderjaar, uiterlijk 31 maart, doe je een verplichte mededeling van je gerealiseerde S&O-uren en eventuele kosten/uitgaven. Zelfstandigen met 500 uur of meer hoeven dit niet te doen. Op basis hiervan kan RVO een correctie-S&O-verklaring afgeven.
• RVO kan achteraf een controle uitvoeren (deskcontrole of bedrijfsbezoek) om je S&O-administratie te toetsen aan wat je hebt aangevraagd en gerealiseerd. Bij gebreken volgt een correctie-S&O-verklaring en eventueel een boete.