Vernieuwingen in de visserij- en aquacultuurketen 2024

Je komt in aanmerking als mkb-bedrijf in de afzet en verwerking van visserij- of aquacultuurproducten, als visserij- of aquacultuurbedrijf, als branche- of producentenorganisatie, als vereniging van dit soort bedrijven, als kennisinstelling of als ANBI. Werk je met meerdere partijen samen, dan mag ook een bedrijf uit de detailhandel meedoen (met een van de genoemde SBI-codes).

Je krijgt 50% van je subsidiabele kosten vergoed, met een minimum van € 150.000 aan subsidiabele kosten en een maximum van € 400.000 subsidie per project. Het totale budget voor deze ronde was € 1,7 miljoen, waarvan 70% uit het Europese EMFAF-fonds komt en de rest van de Nederlandse overheid.

Aanvragen ging via mijn.rvo.nl. Na sluiting van de aanvraagperiode rangschikte een adviescommissie alle aanvragen op basis van drie criteria (bijdrage aan een duurzamere keten, betere informatievoorziening, en waarde voor meerdere marktdeelnemers). Wie te laag scoorde op de verplichte minimumscores, viel af. De beslissing volgde binnen 22 weken na sluiting van de aanvraagperiode. Na toekenning kun je deelbetalingen aanvragen (tot maximaal 90% van het subsidiebedrag) en moet je binnen 12 maanden na de beslisbrief starten en binnen 3 jaar klaar zijn.

Voor deze ronde zijn inmiddels vijf projecten toegekend, onder meer gericht op voedselveiligheidsinformatie, bewustwording rond seafood, efficiëntere garnalensortering, diervriendelijke verwerking en duurzame verpakking, en verbeterde etikettering.

Wie kan aanvragen

• Een mkb-bedrijf dat werkt aan de afzet en verwerking van visserij- of aquacultuurproducten. Je toont het mkb-karakter aan met een mkb-toets.
• Een visserij-, aquacultuur- of brancheorganisatie, bijvoorbeeld een producentenorganisatie.
• Een visserij- of aquacultuurbedrijf, bijvoorbeeld een visser.
• Een vereniging voor visserij- of aquacultuurbedrijven, of voor bedrijven die werken aan afzet en verwerking van deze producten.
• Een kennisinstelling.
• Een algemeen nut beogende instelling (ANBI).

Samenwerkingsverband

Je kunt ook met meerdere deelnemers samen een project uitvoeren. In dat geval mag ook een bedrijf in de detailhandel meedoen, maar alleen als het minimaal een van deze SBI-codes heeft: 46.38.2, 47.11, 47.23, 47.81.9, 47.91.1, 52.10.2, 55.10.1, 56.10.1 of 56.29. Heeft het bedrijf een andere code maar zijn de activiteiten wel gelijk aan die van een van deze codes? Dan moet je dat aantonen met bewijzen.

Knock-out eisen voor je project

• Je project gaat over het verbeteren van processen in de visserij- of aquacultuurketen (bijvoorbeeld het verkorten van de keten, het verhogen van de waarde van producten, of het verbeteren van de efficiëntie), of over het verbeteren van de informatievoorziening in de keten en richting consumenten.
• Je project gaat over visserij- of aquacultuurproducten die geschikt zijn voor menselijke consumptie.
• Je project mag de consumptie van visserij- en aquacultuurproducten niet promoten (dus geen communicatie die consumenten aanmoedigt meer vis te eten).

Eisen aan de kosten

Je moet minimaal € 150.000 aan subsidiabele kosten hebben. Zit je daaronder, dan krijg je geen subsidie.

Timing

Je mag pas beginnen met je project (en geen verplichtingen aangaan, zoals het maken van kosten) na de datum van je subsidieaanvraag. Begin je te vroeg, dan val je af voor die kosten.

Uitsluitingsgronden

Er zijn situaties waardoor je geen subsidie uit het EMFAF kunt krijgen, bijvoorbeeld als je een milieudelict hebt gepleegd. De volledige lijst hiervan staat op de pagina over verplichtingen.

Beoordeling

Ook als je aan alle harde eisen voldoet, val je af als je niet voldoet aan de minimumscores bij de beoordelingscriteria (zie sectie Voorwaarden).

Kosten met vast tarief per eenheid (VKO)

• Reiskosten. Je berekent dit met een vast tarief per kilometer (Tarief REES). Je houdt dienstreizen bij met datum, vertrek- en aankomstplaats (met postcode), reden en aantal kilometers in het format Reiskosten registratie. Het totale aantal kilometers neem je over in het Betalingsoverzicht VKO's, waarin het bedrag automatisch wordt berekend.
• Communicatiekosten - duurzaam bord. Vast tarief per eenheid.
• Communicatiekosten - poster. Vast tarief per eenheid.
• Loonkosten met een vast uurtarief. Je registreert de gewerkte uren in het format Urenregistratie en neemt het aantal uren over in het Betalingsoverzicht VKO's, waar het bedrag met het vaste tarief wordt berekend.
• Loonkosten met een vast maandtarief. Hiervoor gebruik je het format Werkgeversverklaring; het totaal uit dat format vul je in bij het aantal eenheden.
• Loonkosten via IKS (Integrale Kostensystematiek). Alleen van toepassing als een kennisinstelling deze methode gebruikt; je vult hier het IKS-tarief van de deelnemer in.
• Loonkosten als vast percentage van andere kosten. Je kiest deze berekeningswijze voor alle deelnemers gelijk (met uitzondering van een kennisinstelling met IKS). Het bedrag wordt automatisch berekend en kun je niet zelf overnemen in het aanvraagformulier.
• Eigen arbeid en vrijwilligerswerk. Ook hiervoor geldt een aantal eenheden dat je vastlegt; bij vrijwilligerswerk vul je het aantal eenheden naar rato in. Voor vrijwilligerswerk moet je altijd het format Urenregistratie gebruiken.
• Bij "aantal eenheden" mag je een getal met maximaal 2 cijfers achter de komma invullen.

Kosten op basis van werkelijke uitgaven (geen VKO)

• Kosten derden - niet aanbesteed. Je geeft het factuurbedrag exclusief en inclusief btw op, met factuurnummer, factuurdatum, leverancier en betaalgegevens. Is de totale opdracht aan één leverancier voor het hele project groter dan € 25.000? Dan moet je vooraf minimaal 3 offertes hebben opgevraagd bij onafhankelijke leveranciers en de opdracht hebben verleend aan de economisch meest voordelige aanbieder. Je onderbouwt de redelijkheid van de kosten, tenzij je een ontheffing hebt (gekregen of aangevraagd) van het aanleveren van drie offertes, de leverancier een kennisinstelling is, of de opdracht via een aanbestedingsprocedure is verleend.
• Kosten derden - aanbesteed. Zelfde soort gegevens als hierboven, plus (indien van toepassing) het aanbestedingsprocedurenummer.
• Btw die niet kan worden verrekend. Je geeft het btw-bedrag op dat je wilt declareren; is dit lager dan het betaalde btw-bedrag, dan licht je toe welke producten of diensten je niet declareert.
• Afschrijvingen en btw-afschrijvingen. Voor bedrijfsmiddelen die je al voor de start van het project in bezit had en waarop je afschrijft. Je berekent de waardevermindering volgens algemeen erkende boekhoudkundige beginselen, over de periode dat het middel tijdens het project wordt gebruikt (met afschrijvingstermijn in maanden, aantal maanden gebruik, en percentage gebruik). Je onderbouwt dit met bewijs van de aanschafwaarde (factuur, betaalbewijs) en van de restwaarde (bijvoorbeeld een taxatierapport). Het gaat alleen om activa waarover je economisch risico loopt; huur of operational lease komt niet in aanmerking. Investeringen onder € 450 exclusief btw zijn kleine aanschaffingen waarover je niet hoeft af te schrijven, tenzij de aanschaf noodzakelijk verbonden is aan een duurzaam bedrijfsmiddel; dan tel je de gekoppelde investeringen samen.
• Bijdrage in natura - roerende goederen. Voor bedrijfsmiddelen die je al in bezit had en niet meer afschrijft. Een onafhankelijke deskundige (bijvoorbeeld een taxateur) bepaalt de waarde. Let op: de totale subsidie voor een project met bijdragen in natura mag aan het einde niet hoger zijn dan de totale subsidiabele uitgaven exclusief die bijdragen in natura.

Wat niet subsidiabel is

Het maken van een productie- en afzetprogramma komt niet in aanmerking voor subsidie.

Onderbouwing met facturen

Voor kosten van derden vraag je altijd door naar factuurnummer, factuurdatum, omschrijving van geleverde goederen/diensten, bedrag exclusief en inclusief btw, betaaldatum en boekingsnummer. Is het gedeclareerde bedrag lager dan het betaalde bedrag, dan licht je dat toe (bijvoorbeeld omdat een deel van de factuur niet voor het project is, of omdat je verbonden bent met de leverancier en de winstopslag in mindering brengt).

Stap 1: Aanvraag indienen (voor de deadline)

Je vroeg de subsidie aan via mijn.rvo.nl. Je mocht nog geen kosten maken of verplichtingen aangaan vóór de datum van je aanvraag.

Bij een samenwerkingsverband trad een van de deelnemers op als penvoerder; wijzigingen in penvoerder of deelnemers vereisten een nieuwe machtiging.

Stap 2: Beoordeling en rangschikking

Na sluiting van de aanvraagperiode rangschikte een adviescommissie alle aanvragen op basis van de drie beoordelingscriteria (zie sectie Voorwaarden). RVO verleende subsidie in de volgorde van deze rangschikking, tot het budget van € 1,7 miljoen op was.

Stap 3: Beslisbrief

Je kreeg de beslissing binnen 22 weken na sluiting van de aanvraagperiode. In de beslisbrief stond het maximale subsidiebedrag dat je kon ontvangen, en de einddatum van je project.

Stap 4: Project uitvoeren en deelbetalingen aanvragen

Na de beslissing mocht je deelbetalingen aanvragen voor kosten die je al had gemaakt en betaald, tot maximaal 90% van het subsidiebedrag in totaal. Bij elke aanvraag voor een deelbetaling stuurde je mee:

• Tussenrapport (verplicht format: Format Tussenrapport EMFAF-projecten). Hierin beschrijf je de stand van zaken van de activiteiten, behaalde resultaten, of de planning is gehaald, verschillen tussen begrote en gemaakte kosten, de status van vergunningen/ontheffingen, en communicatieactiviteiten.
• Verantwoordingsoverzicht (format), namelijk Betalingsoverzicht voor projecten EMFAF en/of Betalingsoverzicht met VKO's EMFAF. Hierin geef je per kostencategorie de gemaakte kosten op, met onderbouwende gegevens zoals facturen, betaalbewijzen en (bij VKO) geregistreerde uren of kilometers.
• Bewijsstukken van communicatie. Materiaal dat aantoont welke communicatieactiviteiten je hebt uitgevoerd.
• Bewijsstukken van kosten. Facturen, betaalbewijzen, offertes (bij opdrachten boven € 25.000), taxatierapporten (bij bijdragen in natura of afschrijvingen), jaarrekeningen of accountantsspecificaties (bij afschrijvingen).
• Vergunningen en toestemmingen. Documenten die je nog niet eerder had opgestuurd.

Aanvullende formats die je hierbij kunt gebruiken, afhankelijk van je kostensoort:

• Format Urenregistratie EMFAF, voor uren van eigen arbeid, vrijwilligerswerk en loonkosten (bij VKO-uurtarief of IKS). Bevat een veld voor paraaf van de leidinggevende/projectleider en datum en plaats.
• Format Reiskosten registratie EMFAF, voor de onderbouwing van reiskosten per dienstreis.

Je mocht op elk moment ook een extra tussenrapport opsturen, los van een deelbetalingsaanvraag.

Stap 5: Vaststelling aanvragen (na afronding project)

Is je project klaar en alles betaald? Dan vraag je binnen 13 weken na de einddatum van je project (deze datum staat in je beslisbrief) de vaststelling aan. Hierbij stuur je mee:

• Eindverslag (format). Vergelijkbaar met het tussenrapport, maar dan voor de hele projectperiode.
• Verantwoordingsoverzicht (format).
• Bewijsstukken van communicatie.
• Bewijsstukken van kosten.
• Vergunningen en toestemmingen.
• Accountantsverklaring, alleen verplicht als een kennisinstelling een integrale kostensystematiek (IKS) gebruikt.

Wie beoordeelt en hoe lang duurt het

Na sluiting van de aanvraagperiode rangschikt een adviescommissie alle aanvragen op basis van de drie beoordelingscriteria (zie Voorwaarden). RVO verleent subsidie in de volgorde van deze rangschikking, tot het subsidieplafond van € 1,7 miljoen is bereikt. Je krijgt de beslissing binnen 22 weken na sluiting van de aanvraagperiode. In de beslisbrief staat het maximale subsidiebedrag dat je kunt ontvangen, en de einddatum van je project.

Uitbetaling: deelbetalingen tijdens het project

Na de beslissing kun je deelbetalingen aanvragen voor kosten die je al hebt gemaakt en betaald. In totaal krijg je hiermee maximaal 90% van het toegekende subsidiebedrag uitgekeerd; de rest volgt bij de vaststelling. Bij elke deelbetalingsaanvraag stuur je een tussenrapport, een verantwoordingsoverzicht en bewijsstukken van communicatie en kosten mee (zie Aanvraagproces voor details). Je mag ook los van een deelbetalingsaanvraag op elk moment een extra tussenrapport opsturen om je voortgang door te geven.

Vaststelling na afronding

Is je project klaar en heb je alle kosten betaald? Dan vraag je binnen 13 weken na de einddatum van je project (deze datum staat in je beslisbrief) de vaststelling van je subsidie aan. Hierbij stuur je een eindverslag, verantwoordingsoverzicht en bewijsstukken mee, en (als een kennisinstelling een IKS gebruikt) een accountantsverklaring.

Termijnen tijdens de looptijd

• Je start uiterlijk binnen 12 maanden na de beslisbrief.
• Je rondt het project af binnen 3 jaar na de beslisbrief.
• Kun je deze termijnen niet halen omdat je op tijd de nodige vergunningen, ontheffingen of toestemmingen niet kunt krijgen, en ligt dat niet aan jou? Dan kun je hiervoor een ontheffing aanvragen door contact op te nemen met RVO.

Verplichtingen tijdens de looptijd

• Je meldt wijzigingen in je project zo snel mogelijk, zeker als activiteiten (deels) niet worden uitgevoerd of niet volgens planning verlopen; sommige wijzigingen moet je volgens de wet melden. Bij twijfel neem je contact op met RVO.
• Wil je de penvoerder of deelnemers in je samenwerkingsverband wijzigen? Dan geef je een nieuwe machtiging voor de penvoerder door.
• Je regelt zelf alle vergunningen, ontheffingen en andere vormen van toestemming die je nodig hebt voor je project; de subsidie zelf geeft die niet.
• Je houdt je aan de regels voor communicatie en projectadministratie, en aan situaties die tot uitsluiting van EMFAF-subsidie kunnen leiden (bijvoorbeeld een milieudelict).
• Bij opdrachten aan derden groter dan € 25.000 vraag je vooraf minimaal 3 offertes op, tenzij een uitzondering geldt (ontheffing, aanbestedingsprocedure, of de leverancier is een kennisinstelling).