Toekomstbestendig erfgoed

De provincie kijkt eerst naar andere oplossingen: advies, een lening (bijvoorbeeld via het Nationaal Restauratiefonds) of cofinancieringsfondsen. Subsidie is pas aan de orde als je na alle financiële mogelijkheden nog een tekort overhoudt op je project. Je krijgt dan een tegemoetkoming in dat tekort, maximaal 50% van de subsidiabele kosten, met een minimum van € 25.000 en een maximum van € 500.000 (bij restauratie, herbestemming of verduurzaming). Voor onderzoek geldt een apart maximum.

Aanvragen verloopt in twee sporen. Wil je subsidie voor de uitvoering van restauratie, herbestemming of verduurzaming, dan is een vooroverleg verplicht. Daarvoor stuur je eerst een set documenten in (projectplan, financiële onderbouwing, bouwkundig inspectierapport, restauratiebestek, vergunningen en eventueel een energiescan), waarna de provincie beoordeelt of je project in aanmerking komt voor een gesprek. Pas na een positief vooroverleg krijg je een link naar het digitale aanvraagformulier. Wil je alleen subsidie voor een onderzoek (haalbaarheid, monumentale waarden), dan is geen vooroverleg nodig en vraag je direct een aanvraagformulier aan.

De regeling staat open tot en met 31 december 2026, maar let op: er geldt een subsidieplafond. Is dat bereikt, dan kun je geen aanvraag meer indienen, ook al loopt de regeling nog.

De belangrijkste knock-out eis: monumenten die oorspronkelijk als woonhuis zijn gebouwd, vallen buiten deze regeling. Wél als monument telt (ook als je er nu in woont): gebouwen die deel uitmaken van een geregistreerd museum, kerkgebouwen, pastorieën, kastelen, paleizen, buitenplaatsen, landhuizen, gebouwen van liefdadigheid, molens, gemalen, agrarische gebouwen en watertorens. Wil je bijvoorbeeld een gemaal herbestemmen tot woonhuis, dan kan dat dus wel binnen de regeling.

Verder geldt dat subsidie pas mogelijk is als je alle andere financiële mogelijkheden hebt onderzocht en er toch een tekort overblijft. Is er voldoende verdienmodel, of is een lening bij het Nationaal Restauratiefonds mogelijk en voldoende, dan komt subsidie niet in beeld: de provincie ziet subsidie als laatste redmiddel, niet als eerste optie.

Voor energiemaatregelen geldt een aparte eis: deze zijn alleen subsidiabel in combinatie met restauratie of herbestemming. Wil je alleen energiemaatregelen laten uitvoeren zonder restauratie, dan valt dat af.

Voordat je een vooroverleg kunt aanvragen, moet je een set documenten compleet hebben. Ontbreekt er een verplicht document, dan is een vooroverleg (en daarmee de aanvraag) niet mogelijk. Het gaat om:

• een projectplan volgens het verplichte format;
• een financiële onderbouwing en toelichting volgens het verplichte format;
• een onafhankelijk bouwkundig inspectierapport van maximaal 2 jaar oud;
• een restauratiebestek volgens de STABU-systematiek (of bij groen erfgoed, orgels en interieurs een werkbeschrijving volgens het verplichte format);
• een afschrift van de onherroepelijke omgevingsvergunning (inclusief tekeningen), of bewijs dat deze niet nodig is;
• een energiescan, als je energiemaatregelen wilt nemen;
• een instemmende verklaring van de eigenaar, als een zakelijk gerechtigde de aanvraag indient.

Daarnaast moet je project "uitvoeringsgereed" zijn: de uitvoering moet binnen 13 weken kunnen starten. Dat betekent dat alle benodigde vergunningen en ontheffingen al onherroepelijk verleend moeten zijn, inclusief eventueel een omgevingsvergunning Beschermde Soorten en/of een AERIUS-berekening. De procedure voor een ontheffing of vergunning beschermde soorten kan circa 2 jaar duren, dus dit moet je ruim op tijd uitzoeken.

Ook geldt: per monumentnummer kun je voor restauratie, herbestemming of verduurzaming maximaal één keer per kalenderjaar subsidie aanvragen. Voor onderzoekssubsidie geldt dat maximum niet. Voor onderzoek geldt overigens geen vooroverlegplicht, maar wel dat je een onderzoeksplan, offertes en (indien van toepassing) een instemmende verklaring van de eigenaar meestuurt.

Let op: de provincie beoordeelt in het vooroverleg ook of aan alle voorwaarden van paragraaf 5.3 van de Regels Subsidieverlening Gelderland 2023 wordt voldaan; per project kunnen verschillende voorwaarden gelden. Daarnaast kunnen gemeenten eigen, aanvullende voorwaarden stellen, dus tijdig contact met de gemeente is nodig.

Directe kosten (STABU-hoofdstukken). De werkzaamheden worden begroot per STABU-hoofdstuk (bijvoorbeeld stut- en sloopwerk, metsel- en voegwerk, dakbedekkingen, na-isolatie, tegelwerk, elektrotechnische installaties, tot en met klinkende monumenten zoals orgels). Per post specificeer je:

• arbeid in uren, berekend tegen een subsidiabel uurtarief van € 51;
• materiaalkosten, op basis van de werkelijke kosten;
• onderaanneming (uitbesteed werk aan derden);
• stelposten. Materieel heeft geen eigen kolom; grote materieelkosten vul je in bij "onderaanneming" op een aparte regel.

Indirecte kosten (staartkosten), als percentage van de subsidiabele directe kosten

• algemene bouwplaatskosten: maximaal 9%;
• algemene kosten: maximaal 7%;
• winst en risico: maximaal 3%. Samen mogen deze indirecte kosten niet meer dan 20% van het subtotaal van alle werkzaamheden bedragen; bij overschrijding volgt een correctie.

Overige staartposten

• onvoorzien: maximaal 5%;
• CAR-verzekering: maximaal 0,4%;
• constructeurskosten;
• directiekosten: het maximale percentage staat in bijlage 3 van de regeling; bij afwijking van dat maximum volgt een correctie.

STABU-restauratiebestek. De kosten voor het laten opstellen van een STABU-restauratiebestek zijn subsidiabel. Dit is ook de enige kostenpost die subsidiabel is als hij al gemaakt is vóórdat je de aanvraag indient via het subsidieportaal.

Accountantskosten. Bij afrekening van de subsidie is een accountantsverklaring verplicht vanaf een subsidie van € 125.000. Van de kosten voor deze verklaring is 50% subsidiabel.

BTW. Niet-verrekenbare BTW kan subsidiabel zijn. Je geeft in het format aan welk percentage van de BTW je kunt terugvorderen (zonder minteken invullen; kun je de volledige 21% teruvorderen, dan vul je 100 in). Verrekenbare of compensabele belastingen zijn juist expliciet niet subsidiabel volgens de algemene regels.

Energiemaatregelen. Kosten voor het verminderen van energieverbruik zijn subsidiabel, denk aan isolatie van dak, muren, vloer en ramen, of maatregelen die zijn gericht op behoud van monumentale waarden (zoals dakpannen die ook zonnepaneel zijn). Let op: gewone zonnepanelen en warmtepompen vallen hier niet onder, omdat ze niet specifiek gericht zijn op het behoud van monumentale waarden. Energiemaatregelen zijn alleen subsidiabel in combinatie met restauratie of herbestemming, niet los daarvan.

Wat niet subsidiabel is

• kosten voor normaal onderhoud (bijvoorbeeld regulier schilderwerk);
• kosten van het exploiteren of beheren van het erfgoed;
• saneringskosten van dakbedekking die aan de buitenlucht is blootgesteld (asbestsanering van de bouwkundige constructie/het casco is wel subsidiabel);
• kosten gemaakt vóór het indienen van de aanvraag via het subsidieportaal (met uitzondering van het STABU-restauratiebestek);
• kosten voor het opstellen van de aanvraag zelf;
• verrekenbare of compensabele belastingen, heffingen of lasten;
• rente, bankdiensten, financieringen, gerechtelijke procedures, provinciale leges, boetes en sancties;
• fooien, geschenken, gratificaties en bonussen;
• representatiekosten, personeelsactiviteiten, overboekingen, annuleringen en outplacementtrajecten;
• niet-noodzakelijke of bovenmatige kosten;
• kosten om te voldoen aan wettelijke verplichtingen of gangbare minimumkwaliteitseisen;
• kosten van reguliere werkzaamheden van de aanvrager.

Voor herbestemmingsprojecten geldt bovendien dat een onafhankelijk taxatierapport verplicht is (waarde vóór en na de ingreep), zeker als het monument geheel of gedeeltelijk een woonbestemming krijgt.

De subsidie is bedoeld als tegemoetkoming in het financiële tekort ("de onrendabele top") van je project, niet als volledige financiering. Het tekort wordt bepaald door de kosten van restauratie, energieaanpak en herbestemming af te zetten tegen de opbrengsten. Bij die berekening geldt:

• bij (her)bestemming naar wonen of een maatschappelijke functie wordt geen rekening gehouden met bruto aanvangsrendementen en risicovoorzieningen boven 5%;
• bij (her)bestemming naar een andere functie geldt een bruto aanvangsrendement van 8%.

Het "verwacht tekort" dat je in het projectplan invult, is gelijk aan het gevraagde subsidiebedrag. Dit bedrag kan dus nooit hoger zijn dan 50% van de totale subsidiabele kosten, met het genoemde maximum van € 500.000.

Binnen de begroting gelden voor een deel van de kostenposten eigen maximumpercentages, die indirect bepalen hoe hoog je subsidiabele kosten (en daarmee de subsidie) kunnen uitvallen:

• algemene bouwplaatskosten: maximaal 9% van de subsidiabele directe kosten;
• algemene kosten: maximaal 7%;
• winst en risico: maximaal 3%;
• deze drie indirecte kostenposten samen mogen niet boven 20% van het subtotaal van alle werkzaamheden uitkomen; is dat wel zo, dan wordt het bedrag automatisch gecorrigeerd;
• onvoorzien: maximaal 5%;
• CAR-verzekering: maximaal 0,4%;
• directiekosten: maximumpercentage staat in bijlage 3 van de regeling, met een correctie bij overschrijding;
• accountantskosten bij afrekening (verplicht vanaf € 125.000 subsidie): hiervan is 50% subsidiabel.

Als bij de beoordeling van je aanvraag blijkt dat door het verlenen van de gevraagde subsidie een overschot op je begroting zou ontstaan, wordt de subsidie verminderd met precies dat positieve resultaat: je krijgt dus nooit meer dan nodig is om de begroting sluitend te maken.

Let op: er geldt een subsidieplafond voor de regeling als geheel. Als dat plafond is bereikt, kunnen er geen nieuwe aanvragen meer worden ingediend, ook al loopt de regeling volgens de looptijd nog door tot en met 31 december 2026. Per monumentnummer kun je bovendien maximaal één keer per kalenderjaar subsidie voor restauratie, herbestemming of verduurzaming aanvragen (voor onderzoek geldt dit maximum niet).

Route 1: restauratie, herbestemming of verduurzaming

Stap 1: Zelf voorbereiden. Voordat je iets bij de provincie indient, doorloop je zelf de stappen uit het stappenplan: de restauratieopgave inventariseren, vergunningen uitzoeken, deskundig advies inwinnen, een STABU-restauratiebestek laten opstellen en offertes opvragen bij aannemers. Pas als je hebt uitgezocht dat je financieel tekort komt (ook na leningen en andere fondsen), is subsidie aan de orde.

Stap 2: Documenten verzamelen voor het vooroverleg. Gebruik de beslisboom op de website om te checken of je in aanmerking komt voor een vooroverleg. Je hebt de volgende documenten nodig, met de bijbehorende verplichte formats:

• Projectplan: beschrijving van activiteiten, doelstellingen en resultaten, ingevuld volgens het format "Projectplan Toekomstbestendig erfgoed". Wordt ingevuld en (waar aangegeven) ondertekend/aangevinkt door de eigenaar of de zakelijk gerechtigde die de aanvraag indient.
• Financiële onderbouwing en toelichting: verplicht begrotingsformat (Excel), inclusief de STABU-hoofdstukken, indirecte kosten en BTW-gegevens. Wordt ingevuld door de aanvrager, eventueel met hulp van de aannemer/architect.
• Onafhankelijk bouwkundig inspectierapport: opgesteld door een onafhankelijke partij (bijvoorbeeld de Monumentenwacht), maximaal 2 jaar oud.
• Restauratiebestek volgens STABU-systematiek, opgesteld door een restauratiearchitect of restauratieaannemer. Bij groen erfgoed, orgels of interieurs gebruik je in plaats daarvan de verplichte werkbeschrijving (aparte formats per categorie).
• Plan voor instandhouding (5 jaar na restauratie) of, bij herbestemming altijd verplicht, een exploitatiebegroting voor de komende 5 jaar. Dit vul je in als apart tabblad van het begrotingsformat.
• Afschrift van de onherroepelijke omgevingsvergunning(en) inclusief tekeningen, of een schriftelijke verklaring van de gemeente dat deze niet nodig is.
• Omgevingsvergunning Beschermde Soorten en/of AERIUS-berekening, of een quickscan/onderzoek waaruit blijkt dat dit niet nodig is.
• Energiescan, alleen verplicht als je energiemaatregelen neemt.
• Instemmende verklaring van de eigenaar, alleen verplicht als een zakelijk gerechtigde (niet de eigenaar zelf) de aanvraag indient.
• Kopie van een recent bankafschrift (maximaal 1 jaar oud), alleen nodig als je voor het eerst subsidie aanvraagt bij de provincie of je rekeningnummer is gewijzigd. Telt niet mee in de compleetheidstoets.

Stap 3: Vooroverleg aanvragen. Met een formulier vraag je het vooroverleg aan. De provincie beoordeelt op basis van de aangeleverde documenten of je project in aanmerking komt voor een gesprek. Zijn documenten incompleet, dan is het gesprek niet zinvol en kan het niet doorgaan.

Stap 4: Het vooroverleg zelf. Hierin wordt besproken of je project aan de voorwaarden voldoet, wat de financieringsbehoefte en -mogelijkheden zijn, en of er daadwerkelijk sprake is van een tekort. Op basis van de stukken wordt de onrendabele top en/of de subsidiabele kosten bepaald.

Stap 5: Officiële aanvraag indienen. Na een positief vooroverleg ontvang je een link naar het digitale aanvraagformulier in het subsidieportaal. Inloggen gaat met DigiD of eHerkenning (vraag eHerkenning tijdig aan, dit duurt meerdere werkdagen); gemachtigden hebben ketenmachtiging nodig. Alleen digitaal ingediende aanvragen worden in behandeling genomen. Je kunt een concept tussentijds opslaan en later verder invullen via het subsidieportaal (niet via een directe link naar het formulier).

Route 2: onderzoekssubsidie

Voor onderzoek is geen vooroverleg nodig. Je vraagt direct een aanvraagformulier aan via een apart formulier op de website. Je levert daarbij aan:

• Onderzoeksplan: volgens het verplichte format "Projectplan onderzoekssubsidie", met onderzoeksvraag, doel, plan van aanpak, verwachte kosten en planning (het onderzoek moet binnen één jaar klaar zijn).
• Offertes van de partijen die je voor het onderzoek inschakelt.
• Instemmende verklaring van de eigenaar, als een zakelijk gerechtigde de aanvraag indient.
• Kopie van een recent bankafschrift, onder dezelfde voorwaarden als bij route 1.

Aandachtspunten

De maximale bijlagegrootte in het subsidieportaal is 100 MB in totaal; extra bijlagen mail je naar post@gelderland.nl onder vermelding van het zaaknummer.

Tijdens de looptijd van de subsidie gelden verplichtingen

• Je bewaart alle bewijsstukken van de gesubsidieerde activiteit minimaal tien jaar na vaststelling van de subsidie.
• Bij subsidies vanaf € 125.000 voer je een uitgebreide administratie met bewijsstukken en een urenregistratie waaruit blijkt dat gedeclareerde uren daadwerkelijk zijn gemaakt en toe te rekenen zijn aan het project.
• Wordt de subsidie niet binnen een jaar na verlening vastgesteld en is de subsidie hoger dan € 25.000, dan kan je verplicht worden jaarlijks een voortgangsrapportage te overleggen.
• Wijzigt er iets aan de uitvoering (vertraging, andere invulling, niet kunnen voldoen aan verplichtingen), dan moet je dit onverwijld schriftelijk melden. De beschikking kan daarna worden aangepast, als dit niet onredelijk laat gebeurt.
• Je toont op eerste verzoek met bewijsstukken aan dat de activiteiten zijn uitgevoerd en dat aan de verplichtingen is voldaan.

Vaststelling en uitbetaling. Voor subsidies tussen € 25.000 en € 125.000 geef je bij de aanvraag om vaststelling aan of de activiteiten zijn verricht en of aan de verplichtingen is voldaan, en lever je een verklaring met het totaal van subsidiabele kosten, opbrengsten (inclusief bijdragen van derden) en eigen bijdragen. Voor subsidies vanaf € 125.000 vindt vaststelling plaats op basis van de jaarrekening; de aanvraag tot vaststelling dien je uiterlijk vier weken na het verschijnen van die jaarrekening in, en een accountantsverklaring is dan verplicht (waarvan 50% van de kosten subsidiabel is).

In stand houden van resultaten. Na vaststelling houd je de resultaten van je project minimaal vijf jaar in stand, tenzij de aard van de activiteit zich daartegen verzet. Worden met subsidie verkregen goederen of rechten binnen vijf jaar na vaststelling verkocht of aan derden overgedragen, dan moet je dit melden en moet je de subsidie terugbetalen; ontheffing van deze terugbetalingsplicht is in bepaalde gevallen mogelijk.

Overige verplichtingen. Je werkt mee aan een eventuele evaluatie van de doeltreffendheid en effecten van de subsidieverstrekking, als de provincie daarom vraagt.