Subsidie - Integraal werken aan een gezonde stad

Je komt in aanmerking als je een stichting, vereniging of andere organisatie bent (zonder winstoogmerk voor de gesubsidieerde activiteiten) en je plan bijdraagt aan minstens één van vijf doelen: een gezonde leefomgeving, een sterkere sociale basis, een gezonde leefstijl, mentale gezondheid en weerbaarheid, of gezond en fit ouder worden.

Wat je krijgt hangt af van je begroting en van hoeveel punten je aanvraag scoort in het afwegingskader (van de 100 te behalen punten heb je minimaal 70 nodig). Het beschikbare bedrag wordt verdeeld op basis van ranglijst: hoogste score eerst, tot het subsidieplafond op is.

Aanvragen gaat via het online formulier van de gemeente. Je stuurt een projectplan en een begroting mee, digitaal klaargezet voordat je het formulier invult. Voor activiteiten in 2026 kun je aanvragen van 1 juni tot en met 31 augustus 2025. Na de deadline beoordeelt de gemeente alle aanvragen gezamenlijk, en je hoort uiterlijk 30 november 2025 via een brief in december of je subsidie krijgt.

Kostensoorten die genoemd worden

• Personeelskosten (direct): loonkosten van personeel dat rechtstreeks aan de gesubsidieerde activiteit werkt.
• Personeelskosten overhead (indirect): kosten van ondersteunend personeel. Richtlijn: acceptabel tot maximaal 25% van de totale personeelskosten. Vul je 0% in, dan wordt dat als "ongeldig" gezien (er is dan blijkbaar geen overhead ingevuld).
• Vrijwilligerskosten: kosten die samenhangen met de inzet van vrijwilligers.
• Huisvestingskosten: kosten voor de ruimte waarin de activiteit plaatsvindt.
• Organisatiekosten: kosten als kantoormateriaal, verzekeringen, kopieerkosten, drukwerk, telefoon- en internetkosten, promotiekosten en ondersteuning/P&O. Richtlijn: maximaal 7% van de totale lasten wordt acceptabel gevonden. Dit moet je in een aparte toelichting bij de begroting specificeren.
• Uitvoeringskosten: kosten die direct samenhangen met het uitvoeren van de activiteiten. Ook deze specificeer je nader in een toelichting.
• Afschrijvingskosten: als je organisatie materiële vaste activa heeft (een eigen gebouw, auto, computer, meubilair), reken je hiervoor jaarlijkse afschrijvingskosten in je begroting op. De regeling checkt of deze kosten, als ze relevant zijn, ook echt zijn opgenomen: hoger dan 0.
• Overige uitgaven: kosten die niet onder de andere categorieën vallen, ook nader te specificeren in een toelichting.

De regeling maakt in de definities ook onderscheid tussen "organisatorische kosten" (noodzakelijke kosten die direct samenhangen met het plan), "materiële kosten" (apparatuur, materialen en hulpmiddelen die uitsluitend voor het plan gebruikt worden) en "personeelskosten" (loonkosten die met het personeel verband houden).

Wat niet in aanmerking komt

• Kosten die al via een andere regeling worden gesubsidieerd.
• Kosten die redelijkerwijs onder een andere gemeentelijke opdracht of regeling vallen.

Hoe de kosten beoordeeld worden

Bij het bepalen of en hoeveel subsidie je krijgt, kijkt de gemeente niet alleen naar de hoogte van de bedragen, maar ook naar de verhoudingen in je begroting:

• Overheadkosten (indirecte personeelskosten) tot maximaal 25% van de totale personeelskosten worden acceptabel gevonden.
• Organisatiekosten tot maximaal 7% van de totale lasten worden acceptabel gevonden.
• Je hebt een inspanningsverplichting om voor minimaal 10% van het te verstrekken subsidiebedrag ook andere inkomsten te werven (fondsen, subsidies van derden, entreegelden, contributies, eigen bijdragen, sponsoring). Dit wordt gecheckt bij zowel de aanvraag als de verantwoording.
• Bij subsidieaanvragen boven € 50.000 kijkt de gemeente ook naar je balans: eigen vermogen (weerstandsvermogen tussen 10% en 25% van de totale jaaromzet), liquiditeitsratio (minimaal 1) en rentabiliteit (tussen 0% en 5%).

Voor het opstellen van je begroting en, later, je verantwoording moet je het hulpmiddel (Excel-format) van de gemeente gebruiken. Daarin vul je per activiteit de kostensoorten (personeelskosten, overhead, vrijwilligerskosten, huisvestingskosten, organisatiekosten, uitvoeringskosten, afschrijvingskosten, overige uitgaven) en de opbrengsten in.

Er zijn geen vaste tarieven per uur, per fte of per eenheid; de genoemde verhoudingsgetallen gelden als richtlijn voor wat een redelijke begroting is.</tekst> </invoke>

Subsidieplafonds

• Voor 2024 was het totale plafond € 395.000.
• Voor 2025 is het totale plafond € 470.000.
• Voor 2026 (het jaar waarvoor je nu aanvraagt) is het totale plafond € 385.000.

Dit totaalbedrag is verdeeld in deelplafonds per subsidiethema. Voor 2026 geldt onder meer:

• Terugdringen Gezondheidsachterstanden: € 75.000
• Kansrijke Start: € 60.000
• Mentale Gezondheid: € 0
• OKO en Vroegsignalering Alcoholproblematiek: € 0
• Versterken sociale basis: € 100.000
• Mantelzorg: € 60.000
• Eén tegen eenzaamheid: € 0
• Welzijn op recept: € 90.000

Valt je plan onder een thema met een deelplafond van € 0 voor 2026, dan is er dat jaar voor dat thema geen subsidie beschikbaar, ongeacht je puntenscore.

Hoe de verdeling werkt

Subsidie gaat niet op volgorde van binnenkomst, maar op kwaliteit. Alle aanvragen die op tijd en compleet zijn, worden beoordeeld met het afwegingskader (maximaal 100 punten). Aanvragen onder de 70 punten worden afgewezen, ook als er nog plafondruimte is. Aanvragen van 70 punten of meer worden gerangschikt van hoogste naar laagste score. De subsidie wordt uitgekeerd in die volgorde, totdat het (deel)plafond bereikt is. Bij een hoge score is de kans op subsidie dus groter, maar zonder garantie: als het plafond eerder op is dan jouw plek in de rangschikking, krijg je (mogelijk) niets, ook al scoorde je boven de 70 punten.

Wat de hoogte van je toegekende bedrag beïnvloedt

Los van de puntenscore kijkt de gemeente bij het bepalen van de hoogte van het subsidiebedrag ook naar je begroting:

• Indirecte personeelskosten (overhead) horen richtlijn maximaal 25% van de totale personeelskosten te zijn.
• Organisatiekosten horen richtlijn maximaal 7% van de totale lasten te zijn.
• Je moet minimaal 10% van het te verstrekken subsidiebedrag zelf ophalen via andere inkomsten (fondsen, subsidies van derden, eigen bijdragen, sponsoring en dergelijke). Voldoe je hier niet aan, dan kan dat de hoogte van het bedrag beïnvloeden.
• Bij aanvragen boven € 50.000 telt ook je eigen vermogen mee: heb je een weerstandsvermogen van meer dan 10% van je jaaromzet, dan kan de gemeente dat surplus buiten beschouwing laten bij het bepalen van het subsidiebedrag. Is je eigen vermogen hoger dan 25% van je totale lasten, dan kan dat betekenen dat de subsidie (deels) overbodig wordt geacht.

Er is geen minimum- of maximumbedrag per individuele aanvraag vastgesteld, alleen de plafonds hierboven en deze beoordelingsregels.

Stap 1: bijlagen klaarzetten

Voordat je het aanvraagformulier invult, zorg je dat je twee documenten digitaal klaar hebt staan:

• Projectplan. Hierin beschrijf je je activiteiten en hoe die bijdragen aan de doelen uit de regeling. Volgens de subsidieregeling neem je hierin ook op: de doelen en resultaten die je nastreeft, hoe de activiteiten duurzaam bijdragen aan het gemeentelijke doel, op welke termijn je resultaat verwacht, hoe je samenwerkt met zorg- en welzijnspartijen, hoe je werkt volgens de principes van positieve gezondheid, hoe je inwoners betrekt, en een communicatieplan (hoe en met welke middelen bereik je de doelgroep en hoe werk je samen met andere partijen).
• Begroting. Gebruik hiervoor het Excel-hulpmiddel dat de gemeente op de website aanbiedt. Hierin werk je per activiteit de kosten uit (personeelskosten, overhead, vrijwilligerskosten, huisvestingskosten, organisatiekosten, uitvoeringskosten, afschrijvingskosten, overige uitgaven) en de verwachte opbrengsten (waaronder subsidie gemeente, subsidie derden, entreegelden, contributies, eigen bijdragen, sponsoring, overige inkomsten).
• Bij een eerste aanvraag: voeg ook de jaarrekening en de balans van het voorgaande jaar toe.

Stap 2: aanvraagformulier invullen en indienen

Je vraagt aan via het online formulier op de website van de gemeente ("Aanvragen subsidie integraal werken aan een gezonde stad"), toegankelijk via het aanvraagloket. Je uploadt daarbij je projectplan en begroting.

Belangrijk: dit is voor activiteiten die in 2026 plaatsvinden. Je kunt aanvragen van 1 juni 2025 tot en met 31 augustus 2025. Aanvragen die na 31 augustus 2025 binnenkomen, of die niet compleet zijn met alle verplichte bijlagen, worden niet behandeld.

Stap 3: wachten op het besluit

Na sluiting van de aanvraagtermijn (31 augustus 2025) beoordeelt een ambtelijke commissie alle binnengekomen aanvragen gezamenlijk aan de hand van het afwegingskader. De gemeente beslist uiterlijk binnen 13 weken na sluiting van de aanvraagtermijn, concreet uiterlijk 30 november 2025. Je ontvangt in december 2025 een brief met het besluit: wel of geen subsidie.

Stap 4: verantwoording (als je subsidie krijgt)

Als je de subsidie krijgt en moet verantwoorden, vul je het verantwoordingsformulier "Verantwoorden subsidie integraal werken aan een gezonde stad" in. Gebruik hierbij hetzelfde Excel-hulpmiddel als bij de aanvraag, nu voor de realisatiecijfers.

Kijk in je verleningsbeschikking welke specifieke gegevens en bijlagen je precies moet meesturen bij de verantwoording; dit kan per toekenning verschillen. Bij subsidies boven € 50.000 hoort bij de vaststelling in elk geval ook een balans (format beschikbaar), met kengetallen over eigen vermogen, liquiditeit en rentabiliteit.

Contact bij vragen

Voor vragen over het proces kun je contact opnemen met het Subsidiebureau, bereikbaar via het algemene telefoonnummer 14 079, of per e-mail via subsidiebureau@zoetermeer.nl. Let op: de regeling noemt hiervoor op twee plaatsen andere openingstijden: maandag tot en met vrijdag van 09.00 tot 12.00 uur, en maandag tot en met donderdag van 09.00 tot 12.00 uur.

Wie beoordeelt

Een ambtelijke commissie beoordeelt je aanvraag inhoudelijk aan de hand van het afwegingskader. Deze beoordeling is belegd bij beleidsmedewerkers en netwerkregisseurs van de vakafdelingen; bij complexe aanvragen adviseert een businessadviseur mee, ook om het kennisniveau bij de vakafdeling op peil te houden.

Hoe lang het duurt

Na 31 augustus 2025 (sluiting van de aanvraagtermijn) kijkt de gemeente hoe je plan aansluit bij de doelen van de regeling. De gemeente beslist binnen 13 weken na sluiting van de aanvraagtermijn, concreet: uiterlijk 30 november 2025. Je krijgt in december 2025 een brief met het besluit.

Hoe de beoordeling werkt

Elke aanvraag krijgt een score op basis van het afwegingskader (maximaal 100 punten, verdeeld over de vier criteria bijdrage aan de doelen, samenwerking, duurzaamheid, en monitoring/evaluatie). Aanvragen onder de 70 punten worden afgewezen, los van het subsidieplafond. Aanvragen van 70 punten of meer worden gerangschikt van hoog naar laag, en krijgen subsidie in die volgorde totdat het (deel)plafond bereikt is. Dat betekent dat je met een score boven de 70 punten nog steeds niets kunt krijgen als het budget voor jouw thema al vergeven is aan aanvragen met een hogere score.

Uitbetaling

Voor betaling en verantwoording geldt de Algemene Subsidieverordening Zoetermeer 2016. Kijk hiervoor in je verleningsbeschikking, die vermeldt welke gegevens en voorwaarden specifiek voor jouw toekenning gelden.

Verplichtingen tijdens de looptijd

• Beslaat je subsidie meerdere kalenderjaren, dan moet je deze elk jaar opnieuw aanvragen.
• Je moet de subsidie achteraf verantwoorden via het verantwoordingsformulier, met gebruik van het Excel-hulpmiddel voor de realisatiecijfers.
• Bij subsidies boven € 50.000 lever je bij de vaststelling ook een balans aan (format beschikbaar), waarmee de gemeente kengetallen checkt: het eigen vermogen/weerstandsvermogen (richtlijn tussen 10% en 25% van de jaaromzet), de liquiditeitsratio (richtlijn minimaal 1) en de rentabiliteit (richtlijn tussen 0% en 5%). Deze kengetallen dienen als signaal, niet als automatische afkeuring: bij afwijkingen kan overleg met de businessadviseur volgen.
• Je moet blijven voldoen aan de inspanningsverplichting om minimaal 10% van het te verstrekken subsidiebedrag aan andere inkomsten te werven (fondsen, subsidie derden, eigen bijdragen, sponsoring en dergelijke), en dit ook in je verantwoording aantonen.
• Kijk in je verleningsbeschikking welke exacte gegevens je moet meesturen bij de verantwoording; dit verschilt per toekenning.

Voor rapportagemomenten of tussentijdse controles tijdens de looptijd gelden de Algemene Subsidieverordening Zoetermeer 2016 en de individuele verleningsbeschikking.