Subsidie Cultuurplan en Subinfrastructuur 2021-2024 (vervallen)

Uitgesloten waren onderwijsinstellingen, podiumbeheerders (tenzij BIS-instelling) en provinciale begrotingsinstellingen. Aanvragen over carnaval kwamen niet in aanmerking.

De aanvraag werd niet op volgorde van binnenkomst behandeld, maar via een tender: alle aanvragen binnen de vaste periode werden onderling vergeleken en gerangschikt op punten. Een onafhankelijke adviescommissie, de Cultuurtank Limburg, beoordeelde elke aanvraag op vier criteria (publiek en participatie, cultuureducatie/talentontwikkeling, samenwerking en gezonde bedrijfsvoering) plus een aantal pré's, na een verplichte pitch door de aanvrager. Wie de meeste punten haalde, kwam als eerste in aanmerking voor het beschikbare budget.

Voor instellingen in de Subinfrastructuur was de subsidie maximaal 35% van de totale subsidiabele kosten over de subsidieperiode. Cultuurplaninstellingen kregen een exploitatiesubsidie waarvan de hoogte werd bepaald op basis van activiteitenplan, bedrijfsplan en begroting.

Aanvragen konden alleen digitaal via het standaardformulier op de website van de provincie, volledig SMART ingevuld, rechtsgeldig ondertekend en met alle verplichte bijlagen. Omdat de regeling is vervallen en de laatste indieningstermijn is verstreken, is nieuwe instroom niet meer mogelijk; deze tekst dient vooral ter informatie over hoe de regeling werkte.

Wie kan aanvragen

Je bent een privaatrechtelijke rechtspersoon met volledige rechtsbevoegdheid (bijvoorbeeld een stichting of vereniging). Daarbinnen vallen twee categorieën aanvragers:

• Cultuurplaninstellingen: instellingen van provinciale (en eventueel landelijke) betekenis die voor 4 jaar (2021-2024) subsidie ontvangen.
• Instellingen in de Subinfrastructuur: instellingen die een eenjarige projectsubsidie zijn "ontgroeid" en voor maximaal 2 jaar subsidie krijgen, met perspectief op doorgroei naar het Cultuurplan.

Wie valt af

• Onderwijsinstellingen komen niet in aanmerking.
• Eigenaren, beheerders en/of exploitanten van podia komen niet in aanmerking, behalve als het BIS-instellingen zijn (onderdeel van de Landelijke Culturele Basisinfrastructuur). Die komen wél in aanmerking.
• Provinciale begrotingsinstellingen zijn uitgezonderd.
• Aanvragen die betrekking hebben op carnaval worden afgewezen.
• Je aanvraag wordt ook afgewezen als de Provincie Limburg dezelfde activiteit of project al op een andere manier subsidieert of financiert. Uitzondering: bijdragen van het Cultuurfonds Limburg of Cultuurparticipatiefonds Limburg tellen niet als dubbele financiering. Bijdragen van Huis voor de Kunsten Limburg, Stichting Popmuziek Limburg (SPL) en Stichting Limburg Geïmproviseerde Muziek (SLIM) worden wél gezien als provinciale subsidiëring en leiden dus tot afwijzing bij samenloop.
• Je valt af als je aanvraag buiten de vastgestelde indieningstermijn wordt ontvangen (voor Subinfrastructuur 2023-2024: na 1 februari 2022).

Basisvoorwaarden voor iedereen

• Je moet een duidelijke relatie met de provincie Nederlands-Limburg hebben, op basis van vestiging en/of werkterrein.
• Je project of activiteiten moeten ten minste in de provincie Nederlands-Limburg plaatsvinden.

Inhoudelijke knock-outs

Op elk van de vier specifieke criteria (publiek en participatie, cultuureducatie/talentontwikkeling, samenwerking, gezonde bedrijfsvoering) geldt: scoor je een 0 (onvoldoende), dan wordt je aanvraag op dat punt afgewezen. Je moet dus op alle vier minimaal een 1 scoren om in de race te blijven voor subsidie.

Omdat het om een tender gaat met een subsidieplafond, is voldoen aan de eisen geen garantie op subsidie: er wordt gerangschikt op punten en het budget gaat naar de hoogst scorende aanvragen totdat het plafond is bereikt.

Niet-subsidiabele kosten

Naast de kosten die al niet subsidiabel zijn volgens artikel 15 van de Algemene Subsidieverordening Provincie Limburg 2017 e.v.

• onvoorziene uitgaven (de post "onvoorzien");
• kosten voor boeken en schriftelijke publicaties;
• consumptieve kosten (eten, drinken, etc.);
• behoud- en beheerkosten van musea.

Hoe het subsidiebedrag wél wordt bepaald

In plaats van kostenposten met vaste tarieven, kijkt de provincie naar:

• het inhoudelijke activiteitenplan (wat ga je doen en hoe sluit dat aan bij de doelen van de regeling);
• het bedrijfsplan (zie de voorwaarden-sectie voor de eisen daaraan);
• de begroting zoals opgenomen in het aanvraagformulier.

Voor instellingen in de Subinfrastructuur geldt daarbovenop een harde grens: de subsidie mag niet meer zijn dan 35% van de totale subsidiabele kosten over de subsidieperiode. Je moet dus altijd minimaal 65% van je kosten uit andere bronnen dekken (eigen inkomsten, andere subsidies, sponsoring, fondsen).

Waar de kosten wél voor mogen zijn

Uit de context van de regeling (doel, criteria, verplichtingen) blijkt dat het gaat om kosten van:

• culturele activiteiten binnen de aangevraagde periode (Cultuurplanperiode 2021-2024 of Subinfrastructuurperiode 2021-2022 of 2023-2024);
• activiteiten die uiterlijk op de einddatum van de betreffende periode zijn uitgevoerd en die starten op of na de aangegeven startdatum (bijvoorbeeld voor Subinfrastructuur 2023-2024: starten op of na 1 januari 2023 en uiterlijk 31 december 2024 uitgevoerd);
• activiteiten die ten minste in de provincie Nederlands-Limburg plaatsvinden.

Combinatie met andere financiering

Let op: als de Provincie Limburg dezelfde activiteit of project al op een andere manier subsidieert of financiert, wordt je aanvraag afgewezen. Bijdragen van het Cultuurfonds Limburg of Cultuurparticipatiefonds Limburg vormen hierop een uitzondering en tellen niet als dubbele provinciale financiering. Bijdragen van Huis voor de Kunsten Limburg, Stichting Popmuziek Limburg (SPL) en Stichting Limburg Geïmproviseerde Muziek (SLIM) worden juist wél gezien als provinciale subsidiëring, dus samenloop daarmee voor dezelfde activiteit is een afwijzingsgrond.

Staatssteun

Bij deze regeling kan sprake zijn van staatssteun in de zin van de Europese groepsvrijstellingsverordening (artikel 53, steun voor cultuur en instandhouding van het erfgoed). Is dat het geval, dan gelden extra beperkingen:

• geen steun aan een onderneming met een openstaand terugvorderingsbevel van de Europese Commissie;
• geen steun aan ondernemingen in moeilijkheden;
• alle steun voor één en hetzelfde project moet bij elkaar opgeteld worden (cumulatie) om te toetsen of de maximale steunintensiteit niet wordt overschreden.

Cultuurplaninstellingen (exploitatiesubsidie, 4 jaar)

De hoogte van het subsidiebedrag wordt bepaald op basis van drie stukken:

• het inhoudelijke activiteitenplan;
• het bedrijfsplan;
• de begroting zoals opgenomen in het aanvraagformulier.

Daarbij houdt de provincie rekening met:

• de mate waarin de activiteiten bijdragen aan het provinciaal beleid;
• de mate van eigen (financiële) verantwoordelijkheid van de aanvrager;
• de mate waarin medefinanciering door derden plaatsvindt of kan plaatsvinden.

Instellingen in de Subinfrastructuur (projectsubsidie, 2 jaar)

Hier geldt een hard maximum: de subsidie is maximaal 35% van de totale subsidiabele kosten over de aangevraagde Subinfrastructuurperiode. Ook hier spelen dezelfde drie factoren (activiteitenplan, bedrijfsplan, begroting) en dezelfde overwegingen (provinciaal beleid, eigen verantwoordelijkheid, medefinanciering) een rol bij de uiteindelijke vaststelling van het bedrag.

Subsidieplafond en verdeling

Voor beide categorieën stelt de provincie een subsidieplafond vast (gepubliceerd op de website onder subsidieplafonds). Omdat het budget beperkt is en er getenderd wordt, gaat het geld naar de aanvragen met de hoogste score, in volgorde van rangschikking, totdat het plafond bereikt is. Bij het adviesrapport voor de Subinfrastructuur 2023-2024 blijkt dat er sprake was van een "forse overvraging" van het beschikbare budget: instellingen met een positieve (dus voldoende) beoordeling kregen daardoor toch geen subsidie, omdat het geld op was.

Wat het bedrag beïnvloedt

• Hoe meer eigen inkomsten en medefinanciering je meebrengt, hoe positiever dat meetelt.
• Bij een gelijk puntenaantal en te weinig budget krijgen aanvragen voorrang die: gaan over cultureel aanbod in Noord- of Midden-Limburg, gaan over jonge of nieuwe kunstvormen, of beter slagen in het bereiken van nieuwe doelgroepen en een breed publiek.
• Een 0-score op één van de vier hoofdcriteria leidt tot afwijzing, dus tot € 0.

Stap 1: Indienen binnen de vaste termijn

Aanvragen konden uitsluitend digitaal worden ingediend via het standaard aanvraagformulier op de website van de provincie Limburg. Voor de drie subsidieperiodes golden vaste indieningsvensters:

• Cultuurplanperiode 2021-2024: vanaf 2 december 2019, uiterlijk 4 februari 2020 compleet binnen.
• Subinfrastructuurperiode 2021-2022: vanaf 2 december 2019, uiterlijk 4 februari 2020 compleet binnen.
• Subinfrastructuurperiode 2023-2024: vanaf 1 december 2021, uiterlijk 1 februari 2022 compleet binnen.

Deze termijnen werden strikt gehandhaafd. Bij aanvragen per post gold de datum van de ontvangststempel van de provincie, bij digitale aanvragen de datum van digitale ontvangst. Te laat posten (bijvoorbeeld pas op de sluitingsdag zelf) betekende automatisch te laat, omdat de aanvraag dan pas de dag erna aankwam.

Documenten bij de aanvraag

Het (digitaal) aanvraagformulier moest:

• volledig SMART zijn ingevuld (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch, tijdgebonden);
• rechtsgeldig zijn ondertekend door de bevoegde vertegenwoordiger van de aanvragende rechtspersoon;
• voorzien zijn van alle bijlagen die op het formulier staan aangegeven.

Verplicht onderdeel van de aanvraag is het bedrijfsplan, met daarin:

• een lange termijndoelstelling (artistiek en zakelijk) voor 5 jaar vooruit, met een aanpak om die te bereiken;
• een SWOT-analyse (kansen, bedreigingen, sterktes, zwaktes en hoe je daarop inspeelt);
• een communicatie/PR/marketingplan, met aandacht voor het ambassadeurschap voor de Limburgse cultuursector;
• een beschrijving van hoe je de Governance Code Cultuur toepast, hoe je omgaat met de Fair Practice Code, en hoe je omgaat met "uitgangspunt 2" (inclusieve, open en participatieve samenleving) van het Collegeprogramma "Vernieuwend Verbinden".

Daarnaast vraagt de regeling om een inhoudelijk activiteitenplan en een begroting (als onderdeel van het aanvraagformulier).

Onvolledige aanvragen konden nog worden aangevuld, maar alleen tot en met de officiële sluitingsdatum. Na de deadline was aanvullen met inhoudelijke stukken die van invloed konden zijn op de beoordeling, score of ranking, niet meer mogelijk.

Stap 2: Formele toets

Na sluiting van de termijn toetst de provincie de aanvragen eerst formeel (bijvoorbeeld: is de aanvraag compleet en op tijd, komt de aanvrager in aanmerking).

Stap 3: Pitch en adviestraject bij de Cultuurtank Limburg

Elke aanvrager houdt een pitch: een korte presentatie over de aanvraag, ingepland tijdens de beoordelingsprocedure. De Cultuurtank Limburg, een onafhankelijke adviescommissie van experts uit verschillende kunst- en cultuurdisciplines, beoordeelt vervolgens de aanvragen op de vier criteria en de pré's (zie de voorwaarden-sectie) en stelt een adviesrapport op voor Gedeputeerde Staten.

Stap 4: Besluitvorming

Voor het Cultuurplan vindt de definitieve vaststelling plaats door Provinciale Staten (erkenning), waarna Gedeputeerde Staten besluiten over de subsidieverstrekking. Voor de Subinfrastructuur besluiten Gedeputeerde Staten zelf, op basis van het advies van de Cultuurtank.

Er is geen apart verplicht voortraject (zoals een oriëntatiegesprek) als eis gesteld, maar de Cultuurtank adviseert wel om vooraf gebruik te maken van de door de provincie georganiseerde informatieve inloopmiddagen, ter voorbereiding op een volgende aanvraagronde.

Wie beoordeelt

Na de formele toets door de provincie worden alle aanvragen inhoudelijk beoordeeld door de Cultuurtank Limburg, de onafhankelijke adviescommissie van kunst- en cultuurexperts. Zij baseren hun advies op de ingediende plannen en op de pitch die elke aanvrager houdt. De Cultuurtank heeft geen ruimte om buiten de vastgestelde criteria te beoordelen: alleen de vier criteria en de pré's tellen.

Doorlooptijd

Voor de Subinfrastructuur 2023-2024 gold het volgende tijspad: sluiting aanvragen 1 februari 2022, formele toets in februari 2022, pitches en adviestraject van de Cultuurtank in februari-maart 2022, aanbieden van het adviesrapport aan de gedeputeerde Cultuur in april 2022, en besluitvorming door Gedeputeerde Staten in april 2022. De officiële beslistermijn van twaalf weken begint te lopen op de dag na sluiting van de indieningstermijn.

Voor het Cultuurplan 2021-2024 en de Subinfrastructuur 2021-2022 gold een afwijkende systematiek: de beslistermijn ging pas lopen vanaf het moment dat Provinciale Staten het Cultuurplan 2021-2024 hadden vastgesteld (erkenning). De beoordeling liep tot en met medio mei 2020, gevolgd door bestuurlijke onderhandelingen met Rijk en gemeenten tot en met augustus 2020, en definitieve besluitvorming vóór eind 2020.

Uitbetaling

Voor de exacte betaalsystematiek, zoals voorschotten, betaalmomenten en de vaststellingsprocedure, raadpleeg je de volledige regeling of de beschikking.

Verplichtingen tijdens de looptijd

Na toekenning gelden onder meer deze verplichtingen:

• Je activiteiten moeten binnen de vastgestelde periode starten en zijn afgerond (bijvoorbeeld voor Subinfrastructuur 2023-2024: starten op of na 1 januari 2023, uiterlijk 31 december 2024 uitgevoerd).
• Je werkt mee aan monitoring door de Cultuurtank Limburg. Cultuurplaninstellingen krijgen gedurende de vierjarige periode vier monitoringsgesprekken: een startgesprek, twee voortgangsgesprekken en een evaluatiegesprek. Instellingen in de Subinfrastructuur krijgen twee monitoringsgesprekken gedurende de tweejarige periode.
• Voorafgaand aan elk monitoringsgesprek lever je schriftelijk een notitie aan over de stand van zaken op artistiek, zakelijk en organisatorisch gebied.
• Indien nodig (op advies van de Cultuurtank of op besluit van Gedeputeerde Staten) kan een extra tussentijds overleg worden ingepland.