Subsidie Culturele infrastructuur (Nadere subsidieregels Cultuurplan en Subinfrastructuur 2017-2020) (vervallen)

De regeling kende twee sporen. Cultuurplaninstellingen (organisaties van provinciale of landelijke betekenis, erkend door Provinciale Staten) kregen een exploitatiesubsidie voor 4 jaar. Instellingen in de Subinfrastructuur, die een eenjarige projectsubsidie voorbij waren en zich verder ontwikkelden richting Cultuurplanstatus, kregen een projectsubsidie voor 2 jaar.

De regeling was bedoeld voor organisaties zoals stichtingen, verenigingen en bedrijven die actief zijn op het gebied van kunst en cultuur. Onderwijsinstellingen en eigenaren/beheerders van podia vielen buiten de doelgroep, met uitzondering van BIS-instellingen (instellingen binnen de landelijke Culturele Basisinfrastructuur).

Aanvragen werden niet op volgorde van binnenkomst behandeld, maar via een tender: alle aanvragen binnen de sluitingstermijn werden onderling vergeleken en beoordeeld op vaste criteria (publieksbereik, cultuureducatie en/of talentontwikkeling, samenwerking, gezonde bedrijfsvoering en de Governance Code Cultuur), waarbij een onafhankelijke adviescommissie (eerst de Provinciale Adviescommissie Cultuur, later de Cultuurtank Limburg) punten toekende en advies gaf aan Gedeputeerde Staten. Aanvragen moesten met het standaard aanvraagformulier worden ingediend, inclusief verplichte bijlagen zoals een activiteitenplan, bedrijfsplan en toelichting op de begroting.

Wie kon aanvragen:

• Privaatrechtelijke rechtspersonen met volledige rechtsbevoegdheid (dus bijvoorbeeld stichtingen, verenigingen en bedrijven, geen natuurlijke personen).
• Je moet een duidelijke relatie met Limburg hebben, op basis van vestiging en/of werkterrein.
• Je project of je activiteiten moeten ten minste in Nederlands-Limburg plaatsvinden.

Wie viel af:

• Onderwijsinstellingen: uitgesloten.
• Eigenaren/beheerders van podia (gebouwen bestemd of geschikt voor kunstuitvoeringen, concerten of presentatie van podiumkunsten): uitgesloten, tenzij het BIS-instellingen zijn (instellingen die onderdeel zijn van de landelijke Culturele Basisinfrastructuur). BIS-instellingen kwamen dus wél in aanmerking, ook als ze een podium beheren.
• Aanvragen die niet aansluiten bij het doel van de regeling (behoud en versterking van de culturele basisinfrastructuur).
• Aanvragen die niet voldoen aan de algemene criteria (Limburg-relatie en uitvoering in Nederlands-Limburg).
• Voor het Cultuurplan: instellingen die niet voldoen aan de drempelnorm van minimaal 17,5% eigen inkomsten (zie hieronder).
• Projecten of activiteiten die al op een andere manier door de Provincie Limburg worden gesubsidieerd of gefinancierd. Uitzondering: bijdragen van het Prins Bernhard Cultuurfonds Limburg en het Cultuurparticipatiefonds Limburg tellen niet als dubbele financiering. Bijdragen van het Huis voor de Kunsten Limburg, in het kader van de Motie Volkscultuur, of als projectbijdrage, gelden juist wél als provinciale subsidiëring en sluiten je dus uit.
• Activiteiten die betrekking hebben op carnaval: altijd afgewezen.
• Aanvragen die buiten de vastgestelde indieningstermijn zijn ontvangen.
• Bij het Cultuurplan: instellingen die bij een van de specifieke criteria (publieksbereik, cultuureducatie/talentontwikkeling, samenwerking, gezonde bedrijfsvoering, Governance Code Cultuur) een 0 scoren op een verplicht onderdeel, worden afgewezen (zie de sectie Voorwaarden voor de puntensystematiek).

Twee aparte tracks met eigen duur:

• Cultuurplaninstellingen: instellingen van provinciale en eventueel landelijke betekenis, erkend door Provinciale Staten, krijgen 4 jaar exploitatiesubsidie.
• Instellingen in de Subinfrastructuur: instellingen die een eenjarige projectsubsidie voorbij zijn en zich inhoudelijk en zakelijk verder ontwikkelen richting Cultuurplanstatus, krijgen maximaal 2 jaar projectsubsidie.

Er geldt een subsidieplafond: ook als je aan alle eisen voldoet, kun je alsnog worden afgewezen omdat het budget op is (zie Voorwaarden voor de rangschikking).

Kosten die deze regeling expliciet uitsluit (naast wat al niet-subsidiabel is volgens artikel 14 van de Algemene Subsidieverordening):

• Onvoorziene uitgaven (de post "onvoorzien" in je begroting).
• Kosten voor boeken en schriftelijke publicaties.
• Consumptieve kosten: eten, drank en dergelijke.

Wat er wél inhoudelijk mocht worden gefinancierd, volgt uit de aard van de activiteiten die de regeling beoogde te ondersteunen.

• Exploitatiekosten van de organisatie (bij Cultuurplaninstellingen), voor de duur van 4 jaar.
• Projectkosten van culturele activiteiten (bij Subinfrastructuurinstellingen), voor de duur van 2 jaar.
• Activiteiten gericht op publieksbereik: bijvoorbeeld het aan zich binden van nieuw publiek, marketing en communicatie hierrond.
• Cultuureducatie: activiteiten binnen- en/of buitenschools.
• Talentontwikkeling: het bieden van een plek aan talenten (personen met minder dan 5 jaar werkervaring in een kunstdiscipline en maximaal 3 gerealiseerde professionele producties), inclusief voor- en natraject.
• Samenwerkingsprojecten met andere culturele instellingen of creatieve partners, met als resultaat een concreet gezamenlijk cultureel aanbod.

Kosten die niet aansloten bij het doel van de regeling (artikel 2: behoud en versterking van de provinciale culturele basisinfrastructuur) kwamen niet in aanmerking. Ook activiteiten die te maken hebben met carnaval zijn altijd uitgesloten van subsidie, ongeacht het kostentype.

Let op: als je project of activiteit al op een andere manier door de Provincie Limburg wordt gesubsidieerd of gefinancierd, komen de kosten daarvan niet (opnieuw) in aanmerking, met uitzondering van bijdragen van het Prins Bernhard Cultuurfonds Limburg en het Cultuurparticipatiefonds Limburg. Bijdragen van het Huis voor de Kunsten Limburg (via de Motie Volkscultuur of als projectbijdrage) golden wél als provinciale financiering en sloten dubbele subsidiëring van diezelfde kosten uit.

Bij de aanvraag moest je zelf een begroting en toelichting daarop indienen, waarna Gedeputeerde Staten op basis daarvan het subsidiebedrag vaststelden, mede afhankelijk van de mate van eigen financiële verantwoordelijkheid en medefinanciering door derden.

Voor instellingen in de Subinfrastructuur:

• De subsidie is maximaal 35% van de totale subsidiabele kosten over de aangevraagde Subinfrastructuurperiode. Vraag je meer aan, dan ontstaat er meteen een tekort op je begroting (het adviesrapport noemt hiervan concrete voorbeelden, tot bedragen van tienduizenden euro's tekort).

Voor Cultuurplaninstellingen:

• Om in aanmerking te komen geldt een minimale eigen-inkomstennorm van 17,5% (de drempelnorm). Voor landelijke BIS-instellingen geldt voor 2019-2020 de eigen-inkomstennorm die het Rijk vaststelt; voor overige Cultuurplaninstellingen geldt die Rijksnorm als inspanningsverplichting, niet als knock-outeis.

• De mate waarin je activiteiten bijdragen aan het provinciaal beleid.
• De mate van eigen (financiële) verantwoordelijkheid van jouw organisatie.
• De mate waarin medefinanciering door derden plaatsvindt of kan plaatsvinden.
• Je score in de tendersystematiek (zie Voorwaarden): wie hoger scoort, komt eerder in aanmerking en krijgt eerder budget uit het subsidieplafond toegewezen. Het beschikbare bedrag wordt verdeeld op volgorde van rangschikking, dus bij een uitgeput plafond krijgen lager scorende aanvragen niets, ook al voldeden ze aan de criteria.

Voor het Cultuurplan 2017-2020 was het subsidieplafond € 10.552.784 (4 x € 2.638.196 per jaar), met jaarlijkse toekenningen per instelling van € 0 tot € 345.000.

Stap 1: Aanvraag indienen (1 december 2017 tot 1 februari 2018) Je diende je aanvraag in bij Gedeputeerde Staten met het standaard aanvraagformulier van de provinciale website (www.limburg.nl/subsidies). Het formulier moest volledig SMART zijn ingevuld en rechtsgeldig ondertekend. Verplichte bijlagen:

• Activiteitenplan: geeft inzicht of en hoe je voldoet aan de algemene criteria (artikel 5), de specifieke criteria (artikel 9) en, bij het Cultuurplan, de drempelnorm (artikel 6).
• Bedrijfsplan: bevat een lange termijndoelstelling (5 jaar), een SWOT-analyse en een communicatie/PR/marketingplan.
• Toelichting op de begroting.
• Statuten, zoals laatstelijk gewijzigd.
• Bij een Cultuurplanaanvraag (niet bij Subinfrastructuur): jaarrekeningen van de relevante voorgaande jaren; als de meest recente jaarrekening nog niet gereed was, mocht die later worden nagestuurd, maar wel vóór een harde einddatum.

De aanvraag moest compleet zijn ontvangen door Gedeputeerde Staten vóór de sluitingsdatum: voor de laatste ronde was dat uiterlijk 1 februari 2018. Voor de datum van ontvangst gold de datum van de ontvangststempel van de Provincie Limburg, niet de postdatum. Onvolledige aanvragen mochten alleen tot en met de sluitingsdatum worden aangevuld; daarna niet meer.

Stap 2: Formele toets Na sluiting van de indieningstermijn toetste de Provincie of aanvragen aan de formele (knock-out)eisen voldeden. In de laatste ronde vielen van de 25 ingediende aanvragen 3 al in deze fase af.

Stap 3: Pitch en inhoudelijke beoordeling Elke aanvrager moest een pitch (korte presentatie over de aanvraag) houden voor de adviescommissie (eerst de Provinciale Adviescommissie Cultuur, later de Cultuurtank Limburg). De commissie beoordeelde de aanvragen op de criteria uit artikel 9 en 13 (zie de sectie Voorwaarden) en gebruikte daarbij ook eerdere monitoringsgesprekken en voorstellingsbezoeken als aanvullende informatie.

Stap 4: Adviesrapport De adviescommissie stelde een adviesrapport op met per aanvraag een score en toelichting, en bood dit aan de gedeputeerde Cultuur aan. Bij de laatste ronde gebeurde dit in april 2018.

Stap 5: Besluitvorming Gedeputeerde Staten namen op basis van het advies een besluit. Bij het Cultuurplan vond de uiteindelijke vaststelling plaats door Provinciale Staten (erkenning); bij de Subinfrastructuur besloten Gedeputeerde Staten zelf. Voor de laatste Subinfrastructuurronde vond deze besluitvorming plaats op 24 april 2018.

De regeling zelf verviel op 1 maart 2018, maar bleef van toepassing op aanvragen die vóór die datum waren ontvangen en op besluiten die vóór die datum waren genomen, inclusief de vervolgstappen in het traject (zoals de besluitvorming in april 2018 over aanvragen die al vóór 1 februari 2018 waren ingediend).

Wie beoordeelt: De inhoudelijke beoordeling gebeurde door een onafhankelijke adviescommissie (eerst de Provinciale Adviescommissie Cultuur/PAC, vanaf de ronde 2019-2020 de Cultuurtank Limburg), bestaande uit onafhankelijke experts op het gebied van verschillende kunst- en cultuurdisciplines. Deze commissie bracht advies uit aan Gedeputeerde Staten, die het uiteindelijke besluit namen. Bij het Cultuurplan lag de formele erkenning bij Provinciale Staten.

Beslistermijn: Voor de Subinfrastructuurperiode 2019-2020 gold een beslistermijn van 12 weken, die begon te lopen op de dag na sluiting van de indieningstermijn (dus na 1 februari 2018). Voor de Cultuurplanperiode 2017-2020 en de Subinfrastructuurperiode 2017-2018 gold een afwijkende regel: de beslistermijn ging pas lopen vanaf het moment dat Provinciale Staten het Cultuurplan 2017-2020 hadden vastgesteld (erkend).

Traject bij de laatste ronde (2019-2020) ter illustratie van de doorlooptijd:

• 1 februari 2018: sluiting aanvragen.
• Februari 2018: formele toets.
• Februari-maart 2018: pitches en adviestraject van de Cultuurtank (7 bijeenkomsten tussen 21 februari en 16 maart 2018).
• April 2018: adviesrapport aangeboden aan de gedeputeerde Cultuur.
• 24 april 2018: besluitvorming door Gedeputeerde Staten.

Subsidiebedragen bij het Cultuurplan werden, blijkens het Statenvoorstel, jaarlijks door Gedeputeerde Staten verleend (dus niet in één keer voor de hele 4-jarige periode).

Verplichtingen tijdens de looptijd:

• Monitoring door de adviescommissie: bij Cultuurplaninstellingen viermaal per periode (start-, twee voortgangs- en een evaluatiegesprek), bij Subinfrastructuurinstellingen tweemaal per periode. Bij deze gesprekken werd de artistieke en zakelijke ontwikkeling besproken; indien nodig kon een extra tussentijds overleg plaatsvinden.
• Voorafgaand aan elk monitoringsgesprek: minimaal één maand van tevoren moest je schriftelijk een notitie aanleveren over de stand van zaken op artistiek, zakelijk en organisatorisch vlak.
• Activiteiten moesten binnen de gestelde periode worden uitgevoerd: voor Cultuurplaninstellingen tussen 1 januari 2017 en 31 december 2020, voor Subinfrastructuurinstellingen 2019-2020 tussen 1 januari 2019 en 31 december 2020.
• Landelijke BIS-Cultuurplaninstellingen moesten voor 2019-2020 voldoen aan de door het Rijk vastgestelde eigen-inkomstennorm; voor overige Cultuurplaninstellingen gold dit als inspanningsverplichting, niet als harde eis.

Bezwaar en beroep: Na de definitieve besluitvorming door Gedeputeerde Staten en Provinciale Staten was de bezwaar- en beroepsprocedure van de Algemene wet bestuursrecht van toepassing.