Subsidie Bovenlokale evenementen 2019 (vervallen)

De regeling was bedoeld voor evenementen die mede door vrijwilligers werden georganiseerd en uitgevoerd, en die de sociale verbindingen in Limburgse leefgemeenschappen versterkten. Alleen verenigingen en stichtingen met een onbezoldigd bestuur kwamen in aanmerking, en alleen voor evenementen die in 2019 startten en (grotendeels) in Nederlands-Limburg plaatsvonden.

Een harde voorwaarde was dat de gemeente(n) al een financiële bijdrage aan het evenement had(den) gegeven. De provinciale subsidie ging namelijk nooit boven die gemeentelijke bijdrage uit, en bedroeg maximaal € 2.500,00 per evenement.

De aanvraag moest je indienen met het standaard aanvraagformulier van de provincie, aangevuld met een begroting van het evenement en een bewijs van de financiële bijdrage van de gemeente(n). Je moest de aanvraag uiterlijk 30 dagen na de start van het evenement bij Gedeputeerde Staten van Limburg laten binnenkomen, en uiterlijk op 30 januari 2020.

Kreeg je voor een eerdere editie van hetzelfde evenement al geld uit de Stimuleringsregeling Bovenlokale Evenementen 2018, dan kon je voor de editie van 2019 geen nieuwe bijdrage krijgen. Ook als de provincie het evenement al op een andere manier subsidieerde of financierde, sloot dat een bijdrage uit deze regeling uit.

Omdat de regeling per 31 januari 2020 is vervallen, is deze informatie alleen nog relevant voor aanvragen en besluiten van vóór die datum.

Wie kwam in aanmerking:

• Alleen verenigingen en stichtingen. Andere rechtsvormen (zoals eenmanszaken, bv's of individuen) vielen af.
• Het bestuur van de vereniging of stichting mocht niet bezoldigd zijn. Krijgen bestuursleden betaling voor hun werkzaamheden, dan viel de aanvrager af.

Eisen aan het evenement (knock-out, uit artikel 4):

• Het evenement moest starten in 2019.
• Het evenement moest (grotendeels) plaatsvinden in Nederlands-Limburg.
• Er moest sprake zijn van Limburgs belang: de aanvrager was gevestigd in Nederlands-Limburg, en/of het evenement vond (grotendeels) in Nederlands-Limburg plaats.
• Het moest een (volks)cultureel en/of sportevenement zijn met bovenlokale uitstraling: het evenement moest ook publiek en deelnemers van buiten de eigen lokale gemeenschap aantrekken.
• Het evenement moest plaatsvinden met inzet van vrijwilligers.
• De aanvrager moest van de gemeente(n) al een financiële bijdrage voor dit specifieke evenement hebben ontvangen. Een bijdrage in natura telde niet, tenzij de gemeente daarvoor zelf extra kosten maakte (bijvoorbeeld korting op zaalhuur of een zaal om niet beschikbaar stellen). Ambtelijke inzet, vrijstelling van vergunningen en reguliere gemeentetaken telden niet als financiële bijdrage.

Aanvullende afwijzingsgronden (artikel 5):

• Het evenement sloot niet aan bij het doel van de regeling (versterken van sociale verbindingen via bovenlokale evenementen).
• Het evenement had een besloten karakter (niet open voor publiek).
• Bij sportevenementen: reguliere clubwedstrijden in competitieverband op nationaal of internationaal niveau kwamen niet in aanmerking.
• De Provincie Limburg subsidieerde of financierde het evenement al op een andere manier. Dit gold ook als het evenement een bijdrage kreeg van een organisatie die zelf provinciale subsidie ontvangt om projecten te ondersteunen (bijvoorbeeld Huis voor de Kunsten Limburg, Stichting Popmuziek Limburg, LBM, LBT, VNK-Limburg, Toneelhuis LFA of sporttakplatforms zoals Limburg Cycling, Limburg Paardensport, Platform Limburg Handbal 2.0). Uitzondering: bijdragen van het Prins Bernhard Cultuurfonds Limburg en/of het Cultuurparticipatiefonds Limburg telden niet als provinciale financiering.
• Voor een eerdere editie van het evenement was al een bijdrage verstrekt via de Stimuleringsregeling Bovenlokale Evenementen 2018. Dit gold zelfs als die eerdere aanvraag door een andere organisatie was ingediend, en ook als de nieuwe editie in opzet en/of naam grotendeels hetzelfde evenement betrof.
• De aanvraag was te laat ingediend (buiten de termijn van artikel 9).

Bij twijfel of een bijdrage van een andere organisatie als provinciale bijdrage gold, kon contact worden opgenomen met de Provincie Limburg.

Waarvoor de subsidie bedoeld is De subsidie was bedoeld voor evenementen op het gebied van cultuur, volkscultuur en/of sport met een bovenlokale uitstraling, dus evenementen die ook publiek en deelnemers van buiten de eigen lokale gemeenschap aantrekken. Het evenement moest mede door vrijwilligers worden georganiseerd en uitgevoerd. Onder (volks)cultuur vallen volgens de begripsomschrijving zowel professionele als amateurkunsten op de terreinen muziek, zang, dans, toneel, beeldende kunst, media, mode, film, design, architectuur, vormgeving, bibliotheken, letteren, taal, literatuur, monumenten, archeologie, musea, schutterijen, immaterieel erfgoed, carnaval en culinaire evenementen. Onder sport vallen de speerpunt-, kern- en/of kanssporten zoals bedoeld in het toepasselijke provinciale sportbeleid.

Hoe het subsidiebedrag werd bepaald (geen losse kostenposten, maar een koppeling aan de gemeentelijke bijdrage) In plaats van losse subsidiabele kostensoorten met eigen tarieven, hanteert deze regeling één rekenregel: de subsidie is maximaal € 2.500,00 per evenement, en bovendien nooit hoger dan de financiële bijdrage die de gemeente(n) aan de vereniging of stichting voor dat evenement heeft gegeven (artikel 7). Er is dus geen aparte lijst van subsidiabele kostenposten (zoals huur, materiaal, promotie) met elk een eigen percentage of maximumtarief.

Wat telt als "financiële bijdrage" van de gemeente (en dus meetelt bij de berekening) Omdat het subsidiebedrag rechtstreeks is gekoppeld aan de gemeentelijke bijdrage, is het belangrijk te weten wat daaronder valt:

• Een daadwerkelijke financiële bijdrage van de gemeente telt volledig mee.
• Een bijdrage in natura telt alleen mee als de gemeente daarvoor zelf extra kosten maakt.
• Kosten die samenhangen met reguliere werkzaamheden of taken van de gemeente, ambtelijke inzet, en vrijstelling van vergunningen tellen niet mee als financiële bijdrage in natura.
• Als de aanvrager een structurele jaarlijkse subsidie van de gemeente ontvangt (bijvoorbeeld gebaseerd op het ledenaantal) en een deel daarvan wil inzetten voor het evenement, moet de gemeente schriftelijk verklaren dat dit bedrag uit de structurele subsidie afkomstig is en mag worden ingezet voor het evenement dat in 2019 start. Alleen dan telt dit bedrag mee bij de berekening van het maximale provinciale subsidiebedrag.

Wat niet in aanmerking komt of het bedrag op nul zet

• Evenementen die de Provincie Limburg al op een andere manier subsidieert of financiert, komen niet in aanmerking; een dubbele bijdrage vanuit de provincie is uitgesloten.
• Bijdragen van organisaties die zelf provinciale subsidie ontvangen om projecten te ondersteunen (zoals Huis voor de Kunsten Limburg, Stichting Popmuziek Limburg, de Limburgse Bond van Muziekgezelschappen, de Limburgse Bond van Tamboerkorpsen, het Verbindend Netwerk Koorzang Limburg, het Toneelhuis LFA, of sporttakplatforms zoals Limburg Cycling, Limburg Paardensport en Platform Limburg Handbal 2.0) worden gezien als een bijdrage van de provincie zelf. Ontvangt het evenement zo'n bijdrage, dan is subsidie uit deze regeling uitgesloten. Uitzondering: bijdragen van het Prins Bernhard Cultuurfonds Limburg en/of het Cultuurparticipatiefonds Limburg tellen niet als provinciale bijdrage.
• Evenementen met een besloten karakter (niet open voor publiek) komen niet in aanmerking.
• Reguliere clubwedstrijden in competitieverband op nationaal of internationaal niveau (bij sportevenementen) komen niet in aanmerking.
• Evenementen die in opzet en/of naam grotendeels hetzelfde zijn als een evenement dat al subsidie kreeg via de Stimuleringsregeling Bovenlokale Evenementen 2018, komen niet in aanmerking voor de editie van 2019.

• De subsidie bedroeg maximaal € 2.500,00 per evenement (artikel 7, eerste lid).
• De subsidie was daarnaast nooit hoger dan de financiële bijdrage(n) die de gemeente(n) aan de vereniging of stichting had(den) gegeven voor dat specifieke evenement (artikel 7, tweede lid). Kreeg je bijvoorbeeld € 1.000 van de gemeente, dan was € 1.000 ook het maximum vanuit de provincie, ook al ligt het regelingsmaximum op € 2.500,00.
• Voor de berekening van dat gemeentelijke bedrag telde alleen een financiële bijdrage. Een bijdrage in natura telde niet mee, tenzij de gemeente daarvoor zelf extra kosten maakte (zoals korting op zaalhuur of het gratis beschikbaar stellen van een zaal). Ambtelijke inzet, vrijstelling van vergunningen en reguliere gemeentetaken telden niet mee.
• Kreeg je een structurele jaarlijkse subsidie van de gemeente (bijvoorbeeld op basis van ledenaantal) en wilde je die (deels) inzetten voor dit evenement, dan moest de gemeente dat schriftelijk verklaren. Alleen dan kon dat bedrag meetellen als de financiële bijdrage voor het evenement.
• Het subsidiebedrag ging omlaag (tot nul) als de Provincie Limburg het evenement al op een andere manier subsidieerde of financierde, of als een bijdrage van een organisatie die zelf provinciale projectsubsidie ontvangt (zoals Huis voor de Kunsten Limburg of een sporttakplatform) als provinciale bijdrage werd gezien. Bijdragen van het Prins Bernhard Cultuurfonds Limburg en/of het Cultuurparticipatiefonds Limburg vielen hier niet onder en beïnvloedden het bedrag dus niet.
• Gedeputeerde Staten stelden voor de looptijd van de regeling een subsidieplafond vast.
• Was voor een eerdere editie van het evenement al een bijdrage verstrekt via de Stimuleringsregeling Bovenlokale Evenementen 2018, dan was het bedrag voor de editie van 2019 nul: die aanvraag werd afgewezen.

Stap 1: aanvraagformulier invullen en ondertekenen Je diende de aanvraag uitsluitend in met het standaard aanvraagformulier van de Provincie Limburg (te vinden via www.limburg.nl/subsidies > actuele subsidieregelingen). Dit formulier moest volledig ingevuld en rechtsgeldig ondertekend zijn.

Stap 2: verplichte bijlagen toevoegen Bij het aanvraagformulier moesten twee bijlagen worden gevoegd:

• Een begroting, met een overzicht van alle kosten en inkomsten, specifiek toegespitst op het evenement waarvoor subsidie werd aangevraagd.
• Een bewijs van een financiële bijdrage(n) van de gemeente(n) voor dat evenement. Als de financiële bijdrage van de gemeente afkomstig was uit een structurele jaarlijkse subsidie (bijvoorbeeld gebaseerd op ledenaantal), moest dit bewijs een schriftelijke verklaring van de gemeente zijn waaruit bleek dat het bedrag uit die structurele subsidie mocht worden ingezet voor het evenement dat in 2019 startte.

Stap 3: aanvraag versturen Je stuurde het volledige aanvraagpakket (formulier plus bijlagen) naar het op het formulier vermelde adres: Gedeputeerde Staten van Limburg, Cluster Subsidies, Postbus 5700, 6202 MA Maastricht.

Termijnen

• De aanvraag moest uiterlijk 30 dagen na de start van het evenement zijn ontvangen door Gedeputeerde Staten.
• Daarnaast gold, gelet op de looptijd van de regeling, dat de aanvraag uiterlijk 30 januari 2020 ontvangen moest zijn.
• Voor de bepaling van de ontvangstdatum was de datum van de ontvangststempel van de Provincie Limburg bepalend, niet de verzenddatum.

Wat als iets ontbrak of te laat was Een aanvraag die buiten de periode en specifieke termijn van artikel 9 werd ontvangen, werd afgewezen (artikel 5, achtste lid).

Belangrijke aandachtspunten bij het aanvraagproces

• Zonder een financiële bijdrage van de gemeente(n) kon geen geldige aanvraag worden ingediend: dit is zowel een inhoudelijke eis (artikel 4, zesde lid) als een verplichte bijlage.
• Bijdragen in natura van de gemeente telden niet als bewijs van een financiële bijdrage, tenzij de gemeente daarvoor zelf extra kosten maakte.
• Bij twijfel of een bijdrage van een andere organisatie (zoals Huis voor de Kunsten Limburg, Stichting Popmuziek Limburg, LBM, LBT, VNK-Limburg, Toneelhuis LFA of een sporttakplatform) gezien moest worden als een bijdrage van de Provincie Limburg, kon vooraf contact worden opgenomen met de provincie.

Wie beoordeelt Gedeputeerde Staten van Limburg beoordelen en beslissen op de aanvraag. Aanvragen gingen naar Cluster Subsidies, Postbus 5700, 6202 MA Maastricht.

Beoordeling Gedeputeerde Staten toetsen de aanvraag aan de criteria van artikel 4 en aan de afwijzingsgronden van artikel 5 (en aan artikel 17 van de Algemene Subsidieverordening Provincie Limburg 2017 e.v.).

Hoogte van het besluit Als de aanvraag werd toegekend, bedroeg de subsidie maximaal € 2.500,00 en nooit meer dan de financiële bijdrage die de gemeente(n) aan het evenement had(den) gegeven.

Uitbetaling, voorschotten en vaststelling

Verplichtingen tijdens de looptijd Wel volgt uit de toelichting dat de aanvrager verantwoordelijk is voor het correct onderbouwen van de gemeentelijke bijdrage: als deze afkomstig is uit een structurele jaarlijkse subsidie, moet de gemeente schriftelijk verklaren dat dit bedrag voor het evenement van 2019 mag worden ingezet. Dit bewijs moet al bij de aanvraag zijn aangeleverd.

Afwijken van de regeling Gedeputeerde Staten kunnen op basis van de hardheidsclausule (artikel 10) van een bepaling in de regeling afwijken, als toepassing daarvan naar hun oordeel tot kennelijke onbillijkheden zou leiden. Zij beslissen ook in gevallen waarin de regeling niet voorziet.

Effect van het vervallen van de regeling Omdat de regeling met ingang van 31 januari 2020 is vervallen, konden na die datum geen nieuwe aanvragen meer worden ingediend of behandeld onder deze regeling.