Stimuleringsregeling Technologie in Ondersteuning en Zorg (STOZ)

Was er wel budget geweest, dan had je kunnen kiezen uit drie routes. De strategievormingsroute (maximaal € 25.000, tot 100% van de kosten) was voor organisaties die eerst een strategie en implementatieplan wilden opstellen. De opschalingsroute was bedoeld voor het uitrollen van een bewezen proces dat al op het STOZ-overzicht stond (zoals spraakgestuurd rapporteren). De evaluatieroute was voor bewezen processen die nog niet op dat overzicht stonden; daarbij moest je verplicht een evaluatieonderzoek met waardebepaling uitvoeren. Voor beide laatste routes gold: minimaal € 25.000 en maximaal € 750.000 subsidie, met een basispercentage van 50% van de subsidiabele kosten.

Aanvragen deed je altijd met een samenwerkingsverband van minimaal een zorgaanbieder en een inkoper (zorgverzekeraar, zorgkantoor of gemeente), met per aanvraagvorm een verplicht activiteitenplan, een begroting en een samenwerkingsverklaring. De regeling werd uitgevoerd door RVO in opdracht van het ministerie van VWS, op volgorde van binnenkomst en volledigheid.

Was de regeling nog open geweest, dan golden onder meer deze knock-outeisen:

• Rechtsvorm en rol van de aanvrager. Je bent óf een aanbieder van zorg of ondersteuning volgens de Wmo 2015, Zvw, Wlz, Jeugdwet of Wpg, óf (alleen voor de penvoerdersvariant met minimaal 5 aanbieders) een rechtspersoon zonder winstoogmerk die geen zorgaanbieder is.
• Samenwerkingsvorm. Je vraagt aan als clusterorganisatie van een innovatiecluster (aanbieder + inkoper), als individuele aanvrager (aanbieder + inkoper), als penvoerder van een samenwerking van minimaal 2 aanbieders + inkoper, of als penvoerder van een samenwerking van minimaal 5 aanbieders + inkoper (voor niet-zorgaanbieders). Zonder inkoper in het samenwerkingsverband val je af.
• Bewezen technologie. Je mag alleen aanvragen voor bewezen technologieën en processen; het (door)ontwikkelen van nieuwe digitale of hybride processen of toepassingen is niet toegestaan.
• Geen focus op gegevensuitwisseling. Processen die primair draaien om het uitwisselen van gegevens (zoals elektronische patiëntendossiers of persoonlijke gezondheidsomgevingen) komen niet in aanmerking.
• Geen pilots. Het uitvoeren van een pilot is uitgesloten van subsidie.
• Schaal van de opschalings-/evaluatieroute. De beoogde toepassing moet al zijn ingezet bij minimaal 3 aanbieders, samen bij minimaal 60 cliënten, mantelzorgers of medewerkers, met aantoonbare substantiële impact op minstens een van de twee doelen van de regeling.
• Financiering eigen aandeel. Alle betrokken partijen moeten zelf het eigen aandeel in de projectkosten kunnen financieren; hierover moet een ondertekende verklaring van samenwerking en financiering worden overlegd.
• Looptijd. Een project duurt maximaal 3 jaar.
• Geen dubbele subsidiëring. Voor dezelfde activiteiten mag geen subsidie via een andere regeling zijn verstrekt.
• Aantal aanvragen. Je mocht meerdere aanvragen indienen, maar er werden er maximaal 5 verleend, waarvan maximaal 1 voor de strategievormingsroute.
• Onderneming in moeilijkheden. In de samenwerkingsverklaring moet je verklaren geen onderneming in moeilijkheden te zijn volgens de definitie uit de AGVV.

Voor de strategievormingsroute gold bovendien dat je uitsluitend een aanbieder van zorg of ondersteuning volgens de genoemde wetten mocht zijn (de variant voor niet-zorgaanbieders was hier niet van toepassing), en dat je een de-minimisverklaring moest afgeven.

Strategievormingsroute (maximaal € 25.000, tot 100% subsidiabel)

• Personeelskosten: loonkosten van betrokken medewerkers, berekend met uurtarieven conform de geldende cao.
• Advieskosten: kosten van een onafhankelijke adviesorganisatie of kennisinstelling die helpt bij het opstellen van de strategie en het implementatieplan, met een maximaal uurtarief van € 135 (exclusief btw). Onafhankelijkheid betekent: niet verbonden aan de aanvrager, niet tevens leverancier (bijvoorbeeld van software), en geen eigen belang bij het advies.
• Niet subsidiabel: het uitvoeren van een pilot en het daadwerkelijk implementeren van een toepassing (dat hoort bij de andere routes).

Opschalings- en evaluatieroute (minimaal € 25.000, maximaal € 750.000, basispercentage 50%)

• Personeelskosten van betrokken medewerkers: uurtarieven conform de geldende cao, of gebruik van het standaard uurtarief per cao en functiegroep/salarisschaal (zo hoef je niet per persoon de exacte trede te bepalen). Ook kosten van externe inhuur van medewerkers vallen hieronder, met een maximaal uurtarief van € 135 (exclusief btw); in bijzondere gevallen (zoals specifieke expertise van een accountant of jurist) mag hiervan onderbouwd worden afgeweken.
• Algemene indirecte kosten: een vaste opslag van 15% op de personeelskosten, voor zaken als energie en onderhoud.
• Administratieve kosten: kosten voor beheer van administratieve taken zoals accountantskosten, advieskosten en kosten voor inhuur van een externe adviesorganisatie, eveneens met een maximaal uurtarief van € 135 (exclusief btw).
• Apparatuur, softwarelicenties en abonnementen: subsidiabel tot maximaal 20% van de totale subsidiabele kosten. Dit plafond bestaat omdat de regeling niet bedoeld is om alleen techniek te financieren, maar vooral de organisatorische transformatie eromheen.
• Opleidingskosten: zowel voor cursisten als opleiders.
• Kosten voor materiaal en benodigdheden, accommodatie, externe opleiders en reiskosten.

Voor de berekening van personeelskosten met werkelijke tarieven geldt een vaste rekenmethode: je bepaalt eerst de beschikbare uren (contracturen per jaar, min vakantie- en feestdagen, min verzuimuren, min niet-productieve uren), en dan de personeelskosten (bruto jaarloon + 8% vakantiegeld + 8,33% dertiende maand + werkgeverslasten). Voor 2025 golden hiervoor de volgende uitgangspunten: WW 2,74% (laag) of 7,74% (hoog), ZW 0,50%, WGA gemiddeld 0,83%, WAO/WIA 7,64%, Zvw 6,51% en pensioenpremie circa 12,9% (afhankelijk van de cao). Het uurtarief volgt dan uit totale personeelskosten gedeeld door productieve uren. In de begroting mag je nog met gemiddelde uurtarieven werken, maar bij de vaststelling niet: daar moet je de werkelijke tarieven per persoon aanhouden (tenzij je het standaard uurtarief gebruikt).

Niet subsidiabel, voor beide routes

• Het implementeren en opschalen van processen die primair draaien om gegevensuitwisseling, zoals elektronische patiëntendossiers of persoonlijke gezondheidsomgevingen.
• Het uitvoeren van een pilot.
• Reguliere bedrijfskosten.
• Het volledig aanpassen van de ICT-infrastructuur; alleen minimale aanpassingen die aantoonbaar samenhangen met het in gebruik nemen van het digitale of hybride proces kunnen meetellen.
• Het ontwikkelen of verder ontwikkelen van nieuwe technologieën: alleen bewezen toepassingen komen in aanmerking.

Voor investeringskosten en advies-/kennisinstellingskosten geldt bovendien dat inhuur op marktconforme basis moet gebeuren, via een open, transparante en non-discriminatoire procedure.

Strategievormingsroute: maximaal € 25.000. Dit bedrag is exclusief btw als je de btw kunt terugvragen bij de Belastingdienst, en inclusief btw als dat niet kan. De subsidie bedraagt hier maximaal 100% van de subsidiabele projectkosten.

Opschalings- en evaluatieroute: minimaal € 25.000 en maximaal € 750.000 per aanvraag. Ook hier geldt: exclusief btw als je btw kunt terugvorderen, inclusief btw als dat niet kan. Het basissubsidiepercentage is 50% van de subsidiabele projectkosten; de overige 50% (het eigen aandeel) financier je zelf, samen met de andere deelnemers.

Binnen deze route gelden afhankelijk van het gekozen begrotingsformat verschillende percentages per type organisatie:

• Begroting A (grote onderneming, eventueel in samenwerking): 50% subsidie voor alle partners en alle kostensoorten (projectmanagement, implementatie, opleiding; investeringskosten alleen voor de penvoerder).
• Begroting B (kleine of middelgrote onderneming, eventueel in samenwerking): 50% subsidie voor kmo-partners op alle kosten. Grote ondernemingen binnen dit samenwerkingsverband krijgen 15% op projectmanagement, implementatie en investeringskosten, en 50% op opleidingskosten.
• Begroting C (rechtspersoon zonder winstoogmerk, geen zorgaanbieder, samen met minimaal 5 aanbieders): 50% subsidie voor kmo-deelnemers op alle kosten; voor grote ondernemingen 15% op projectmanagement, implementatie en investeringskosten, en 50% op opleidingskosten. Voor de penvoerder zelf is alleen het projectmanagement subsidiabel.

Een plafond dat het bedrag omlaag kan brengen: kosten voor apparatuur, softwarelicenties en abonnementen tellen voor maximaal 20% van de totale subsidiabele kosten mee. Kosten daarboven vallen buiten de subsidiabele grondslag. Als de berekende subsidie hierdoor wordt afgetopt, moet je rekening houden met een hogere eigen bijdrage.

Het totale beschikbare budget voor de regeling was € 54.000.000. Dit budget is overtekend: er is meer aangevraagd dan er beschikbaar was, waardoor niet alle aanvragen in behandeling zijn genomen. De regeling is inmiddels gesloten en er komt geen vervolg, dus deze bedragen en percentages zijn niet meer van toepassing op nieuwe aanvragen.

Verder geldt dat als je niet op tijd meldt dat je project wijzigt, RVO tussen de € 750 en € 9.000 kan inhouden op het verleende subsidiebedrag, afhankelijk van de hoogte van je subsidie. Zonder geldige reden voor het niet (op tijd) melden kan een hoger bedrag worden ingehouden en loop je het risico dat de subsidie gedeeltelijk of geheel wordt teruggevorderd, ook als je de beoogde resultaten wel hebt behaald.

Stap 1: Oriëntatie

Bepaal welk doel je wilt bereiken en of je behoefte hebt aan een strategie, of al een concreet digitaal/hybride proces voor ogen hebt. Het was verstandig om eerst je idee te toetsen bij een RVO-adviseur, bijvoorbeeld tijdens een STOZ-vragenuurtje.

Stap 2: Kies een route

Je koos uit strategievorming (maximaal € 25.000), opschaling (voor processen die al op het STOZ-overzicht staan) of evaluatie (voor processen die daar nog niet op staan maar wel aan de voorwaarden voldoen). Het was niet verplicht om eerst strategievorming te doorlopen voor je kon opschalen. Je mocht meerdere aanvragen indienen, met een maximum van 5 verleende aanvragen waarvan maximaal 1 voor strategievorming.

Stap 3: Maak samen een plan

Je moest samenwerken met minimaal 3 partijen in een zorgnetwerk, waaronder altijd een zorgaanbieder. Het plan moest concreet beschrijven wat je gaat doen, wie wat doet, wat het doel is, welke technologie wordt ingezet en wat het beoogde effect is.

Stap 4: Verzamel je gegevens

Onder meer nodig: KVK-nummers van aanvrager, inkoper en andere deelnemers; rekeningnummer van de aanvrager; contactgegevens van contactpersonen; bij strategievorming het bedrag aan de-minimissteun in de afgelopen 3 jaar; AGB-code of bewijsstukken van samenwerking; mkb-verklaring om vast te stellen of je mkb of groot bedrijf bent; gegevens over btw-plicht; sector en regio van de betrokken partijen; machtigingen van deelnemers aan de penvoerder.

Stap 5: Verzamel de verplichte bijlagen per route

*Strategievorming:*

• Model A1 Activiteitenplan Strategievorming: beschrijft hoe je tot een strategie komt. Wordt ingevuld door de aanvrager.
• De-minimisverklaring: verklaart dat je nog ruimte hebt binnen de de-minimisvrijstelling.
• Offerte van het externe adviesbureau, als je daarvan gebruikmaakt.

*Opschaling:*

• Model A2 Activiteitenplan Opschalingsproject: beschrijft welk proces je digitaliseert en hoe.
• Model C Verklaring tot samenwerking en financiering eigen aandeel: ondertekend door de aanvrager, de inkoper en alle deelnemers (elk met hun eigen vertegenwoordiger, functie, datum, plaats en handtekening), inclusief een verklaring dat men geen onderneming in moeilijkheden is.
• Begroting (format A, B of C, afhankelijk van je organisatietype: grote onderneming, kleine/middelgrote onderneming, of rechtspersoon zonder winstoogmerk zonder zorgaanbiedersrol).

*Evaluatie:*

• Model A3 Activiteitenplan Evaluatieproject: zelfde opzet als A2, plus beschrijving van de waardebepalingsmethodiek.
• Model C Verklaring tot samenwerking en financiering eigen aandeel (zie hierboven).
• Begroting (format A, B of C).
• Evaluatieplan van de toepassing, gericht op de waardebepaling.

Voor de evaluatieroute geldt bovendien de verplichting om tijdens het project een evaluatieonderzoek uit te voeren volgens een van vier vaste methodes, met een IST-SOLL-analyse en aandacht voor kwaliteit, toegankelijkheid, betaalbaarheid en duurzaamheid.

Stap 6: Aanvraag indienen

Digitaal indienen kon van 6 januari 2025, 9:00 uur tot en met 30 september 2025, 17:00 uur.

Stap 7: Beoordeling

RVO behandelde aanvragen op volgorde van binnenkomst en volledigheid. Bij een onvolledige aanvraag nam RVO contact op om deze compleet te maken; pas daarna ging de aanvraag in behandeling. De behandeltijd voor opschalings- en evaluatieaanvragen bedroeg tot 22 weken, voor strategievorming maximaal 13 weken.

Je mocht na indiening al starten met het project, maar dat was op eigen risico: bij afwijzing waren gemaakte kosten volledig voor eigen rekening. Aanvragen boven € 125.000 werden voorgelegd aan een adviescommissie, inclusief een interview met de contactpersoon.

Beoordeling en doorlooptijd

RVO beoordeelt aanvragen op volgorde van binnenkomst en volledigheid. De behandeltijd voor de opschalings- en evaluatieroute bedraagt tot 22 weken, voor de strategievormingsroute maximaal 13 weken. Aanvragen met een subsidiebedrag boven € 125.000 worden voorgelegd aan een adviescommissie; hierbij hoort een interview, waarvoor RVO telefonisch of per mail contact opneemt met de contactpersoon. Nu de regeling gesloten is, kan een ingediende aanvraag niet meer worden gewijzigd.

Bij afwijzing staat de reden in de besluitbrief. Ben je het niet eens met het besluit, dan kun je binnen 6 weken na de datum op de besluitbrief bezwaar maken.

Verplichtingen tijdens de looptijd

Je voert het project uit volgens het goedgekeurde projectplan en houdt alle kosten en uren per medewerker verantwoordbaar bij, bijvoorbeeld samen met je financieel manager of accountant. Wijzigingen in het project (personele wijzigingen, vertraging, stopzetting of andere belangrijke veranderingen) moet je vóór de wijziging ingaat melden, en in ieder geval vóór de einddatum van het project. Doe je dit niet of te laat, dan kan RVO tussen € 750 en € 9.000 inhouden op het verleende subsidiebedrag, afhankelijk van de hoogte daarvan. Zonder geldige reden kan een hoger bedrag worden ingehouden, met het risico dat de subsidie gedeeltelijk of volledig wordt teruggevorderd, zelfs als je de beoogde resultaten wel hebt behaald.

Voortgangsrapportage

Bij opschalings- en evaluatieprojecten rapporteer je elke 12 maanden over de voortgang van tussen- en einddoelen, met Model D Voortgangsverslag en het bijbehorende Excel-format (A, B of C, afhankelijk van je organisatietype). Voor de strategievormingsroute geldt geen voortgangsverplichting.

Vaststelling en uitbetaling

Is je project afgerond, dan vraag je de vaststelling aan; dit bepaalt of je het toegekende bedrag daadwerkelijk ontvangt.

Voor *strategievormingsprojecten* geldt: na afloop wordt een steekproef getrokken. Valt je project daar niet in, dan stelt RVO de subsidie automatisch vast en ontvang je een besluitbrief zonder dat je iets hoeft aan te leveren. Valt je project wel in de steekproef, dan vraagt RVO een vormvrije prestatieverklaring op (bijvoorbeeld een rapport of implementatieplan over de gevormde strategie), zonder financiële verantwoording. Blijkt daaruit niet dat het project volgens plan is uitgevoerd, dan stelt RVO aanvullende vragen en vraagt om kostenspecificatie.

Voor *opschalings- en evaluatieprojecten* lever je bij de vaststellingsaanvraag een activiteitenverslag (Model E) in. Bij een subsidiebedrag boven € 125.000 is een financieel verslag met controleverklaring verplicht; bij lagere bedragen is dit niet verplicht maar wel aan te raden, en RVO kan het als onderdeel van een steekproef alsnog opvragen. Concreet lever je aan:

• Tot € 125.000: Model-E vaststellingsverslag plus het financiële vaststellingsdocument (format A, B of C, afhankelijk van je organisatietype).
• Vanaf € 125.000: Model-E vaststellingsverslag plus een controleverklaring.

Heb je voor je project meer dan € 125.000 subsidie ontvangen, dan lever je sowieso een financieel verslag met accountantsverklaring aan. Heb je minder dan € 125.000 gerealiseerd en dit niet vooraf gemeld, dan moet je dit financiële verslag alsnog bij de vaststelling toevoegen.

Je moet het vaststellingsverzoek indienen binnen 22 weken na de einddatum van je project. Bij vragen over de vaststelling of de indientermijn neem je contact op met je projectadviseur.