Stimuleringsregeling E-health Thuis

De SET bestond uit twee onderdelen: SET Visievorming e-health (voorheen PréSET), voor het opstellen van een visiedocument over de rol van e-health binnen de organisatie, en de "overige" SET voor innovatieclusters die e-health daadwerkelijk implementeren en opschalen. Een innovatiecluster bestond uit een clusterorganisatie (penvoerder) met eventueel deelnemende partnerorganisaties.

Je vroeg subsidie aan voor kosten van projectmanagement, implementatie, opleiding en de aanschaf of lease van e-health-apparatuur. De hoogte van de subsidie hing af van het type steun (exploitatie, investering of opleiding), je organisatievorm en eventueel je vestigingslocatie.

Heb je al een lopend SET-project of een ingediende aanvraag, dan blijven de verplichtingen rond wijzigingen, voortgangsrapportage en vaststelling van kracht. Je meldt wijzigingen in je project vóór ze ingaan, rapporteert elke 12 maanden de voortgang en vraagt na afloop vaststelling van de subsidie aan, met een activiteitenverslag en (bij grotere subsidies) een financieel verslag met accountantsverklaring.

Voor nieuwe aanvragen verwijst het loket naar de opvolger: de Stimuleringsregeling Technologie in Ondersteuning en Zorg (STOZ), die op 14 mei 2024 is geopend als onderdeel van de programma's WOZO en TAZ.

Personeels- en administratieve kosten (projectmanagement en implementatie)

Dit zijn niet-structurele personeelskosten en administratieve kosten voor het initiatief, zoals:

• de inzet van een procesmanager
• de inzet van mensen die de e-health toepassingen implementeren
• mensuren voor het maken van afspraken over structurele financiering
• communicatie-activiteiten voor de samenwerking
• een helpdesk voor cliënten en medewerkers (personele kosten en telefoonkosten)

Voor deze personeelskosten kies je een van drie rekensystematieken:

• Integrale kostensystematiek: uurtarief x aantal uren
• Directe loonkosten plus een vaste opslag van 50%
• Vast uurtarief van € 60 per uur

Bovenop de personeelskosten en kosten derden bij projectmanagement geldt een forfaitaire opslag algemene kosten van 15%.

Kosten derden

Kosten van externe partijen die je inzet voor projectmanagement of implementatie.

Opleidingskosten

Bij opleidingsactiviteiten e-health komen de volgende kosten in aanmerking:

• Personeelskosten van de opleiders, voor de uren die zij aan de opleiding besteden.
• Rechtstreeks met het opleidingsproject verband houdende operationele kosten van opleiders en deelnemers, zoals reiskosten, materiaal en benodigdheden die rechtstreeks met het project samenhangen, en afschrijving van werktuigen en uitrusting voor zover die uitsluitend voor het opleidingsproject worden gebruikt.
• Kosten van adviesdiensten met betrekking tot het opleidingsproject.
• Personeelskosten van de deelnemers aan de opleiding en algemene indirecte kosten (administratieve kosten, algemene vaste kosten), voor de uren dat zij de opleiding bijwonen.

Opleidingskosten kunnen zowel door de clusterorganisatie als door de deelnemende partnerorganisaties worden gemaakt, mits dit via de clusterorganisatie als penvoerder wordt geregeld (artikel 3, eerste lid, onderdeel c, van de regeling). Voor de berekening van opleidingskosten van cursisten geldt: aantal cursisten x gemiddeld uurtarief x uren.

Aanschaf of lease van e-health-apparatuur

Dit betreft apparatuur bij mensen thuis of elders, berekend op basis van de inkoopprijs per stuk. Deze kosten zijn nadrukkelijk begrensd: maximaal 20% van de totale subsidiabele kosten van het project. Deze kosten kunnen alleen door de clusterorganisatie worden opgevoerd.

Wat niet subsidiabel is

Voor de overige kostensoorten (projectmanagement, implementatie, apparatuur) geldt dat alleen de clusterorganisatie deze mag opvoeren; kosten die een partnerorganisatie hierop zelf maakt, komen niet in aanmerking.

Vaststelling: alleen goedgekeurde en werkelijk gemaakte kosten

Bij de financiële vaststelling mag je alleen kosten opvoeren die door RVO zijn goedgekeurd. Je vindt deze terug in de begrotingsbijlage van je subsidiebeschikking. De kosten moeten daadwerkelijk binnen de projectperiode zijn gemaakt. Wijk je af van de goedgekeurde begroting, dan licht je dat toe in het activiteitenverslag. Voor kosten van derde partijen stuur je bewijzen van betaling mee.

Urenverantwoording verplicht

Voor elke medewerker moet een urenverantwoording worden bijgehouden, ook bij kleine SET-aanvragen en ook als de organisatie geen tijdschrijfsysteem gebruikt. De uren worden geregistreerd met een projectcode; bijhouden in Excel is toegestaan. Bij de vaststelling wordt gecontroleerd of de begrote uren overeenkomen met de werkelijk gemaakte uren en bijbehorende kosten.

• Exploitatiesteun: 50 of 55%
• Investeringssteun: 50 of 60%
• Opleidingssteun: 60 of 70%
• Voor "andere typen organisaties": 50, 60 of 70%

Een top-up van 5% extra investeringssteun geldt als de clusterorganisatie is gevestigd in een steungebied volgens de Nederlandse Regionale-steunkaart 2014-2020 (artikel 107, lid 3 onder c, VWEU). Dit betreft specifieke gemeenten en buurten in Groningen, Drenthe, Friesland, Flevoland, de Achterhoek en Groot-Rijnmond.

Voor personeelskosten kun je kiezen uit drie berekeningssystematieken, die invloed hebben op het subsidiabele bedrag:

• Integrale kostensystematiek (uurtarief x uren)
• Directe loonkosten plus een vaste opslag van 50%
• Vast uurtarief van € 60 per uur

Voor projectmanagementkosten geldt daarnaast een forfaitaire opslag algemene kosten van 15% over de personeelskosten en kosten derden.

Apparatuurkosten (aanschaf of lease e-health) zijn beperkt tot maximaal 20% van de totale subsidiabele kosten van het project.

Stap 1: Aanvraag indienen

Je diende de aanvraag in als samenwerkingsverband: een clusterorganisatie (penvoerder) samen met eventuele deelnemende partnerorganisaties en een zorginkoper.

Stap 2: Beoordeling

RVO behandelde aanvragen op volgorde van binnenkomst en beoordeelde daarbij ook de volledigheid van de aanvraag. Het kan zijn dat RVO aanvullende vragen stelt over je aanvraag. Bij aanvragen voor een groot innovatiecluster werkte RVO samen met ZonMw: de aanvraag werd voorgelegd aan een adviescommissie en er vond een interview plaats als onderdeel van het traject. ZonMw nam hiervoor zelf contact op met de aanvrager.

De behandeltijd bedroeg:

• 4 tot 22 weken voor een aanvraag voor een groot innovatiecluster
• maximaal 13 weken voor overige aanvragen

Documenten tijdens de looptijd van het project

*SET Voortgang verslag.* Je gebruikt dit formulier om elke 12 maanden de voortgang van je tussen- en einddoelen te rapporteren.

*Melding van wijzigingen.* Bij personele wijzigingen, vertraging, stopzetting of andere belangrijke wijzigingen in je project meldde je dit voordat de wijziging ingaat, en in ieder geval vóór de einddatum van het project, via de daarvoor bestemde knop.

Stap 3: Vaststelling aanvragen (na afronding project)

Je vroeg de vaststelling aan tot 22 weken na de einddatum van je project, via het vaststellingsformulier op mijnrvo.nl. Ondertekening gebeurde met eHerkenning. Bij de vaststellingsaanvraag leverde je tegelijk het activiteitenverslag en (indien verplicht) het financieel verslag aan.

Verplichte bijlagen, afhankelijk van de omvang van je cluster:

• *Model activiteitenverslag innovatieclusters SET* (Word-document): dit verslag beschrijft onder meer de gerealiseerde doelstellingen, de opgeschaalde e-health toepassingen, het aantal cliënten dat gebruik is gaan maken van de toepassingen, de samenwerking binnen het cluster, de resultaten per activiteit, wijzigingen ten opzichte van het projectplan, en een overzicht van werkelijke versus geraamde kosten. Dit document is verplicht bij zowel kleine als grote innovatieclusters.

• *Financieel verslag* (Excel-document): geeft een overzicht van alle werkelijk gemaakte kosten. Er zijn twee versies, afhankelijk van de datum van je oorspronkelijke aanvraag: een versie voor aanvragen ingediend vóór 1 februari 2020, en een versie voor aanvragen ingediend na 1 februari 2020. Dit financieel verslag is verplicht bij een aanvraag voor een groot innovatiecluster (subsidie vanaf € 125.000). Voor overige aanvragen is het niet verplicht, maar wel aan te raden zelf bij te houden; je kunt in het kader van een steekproef gevraagd worden dit alsnog op te sturen.

• *Controleverklaring (accountantsverklaring).* Verplicht bij een vaststelling van een groot innovatiecluster, dus als je meer dan € 125.000 aan subsidie hebt ontvangen. Heb je minder dan € 125.000 gerealiseerd en dit niet vóór het einde van de projectperiode gemeld aan RVO, dan is de accountantsverklaring ook dan verplicht.

• *Bewijzen van betaling.* Als er kosten van derde partijen zijn gemaakt, stuur je hiervan bewijzen van betaling mee.

In het financieel verslag vul je per medewerker het uurtarief en de uren in (of kies je een van de andere kostensystematieken), en per kostensoort (projectmanagement, implementatie, opleiding, apparatuur) de bijbehorende bedragen. Het bestand berekent automatisch de voorlopige indicatie van de vast te stellen subsidie, rekening houdend met de maximale steunintensiteit en eventuele top-ups voor vestiging in een steungebied.

Termijnen samengevat

• Behandeltijd aanvraag: 4-22 weken (groot cluster) of maximaal 13 weken (overig)
• Voortgangsrapportage: elke 12 maanden
• Melding wijzigingen: vóór de wijziging ingaat, uiterlijk vóór de einddatum van het project
• Vaststelling aanvragen: tot 22 weken na de einddatum van het project

Uitstel voor het indienen van de vaststelling is niet gebruikelijk en wordt alleen verleend bij overmacht, bijvoorbeeld als je meer tijd nodig hebt voor het verkrijgen van een accountantsverklaring. Maak hierover tijdig afspraken met je accountant en neem bij twijfel contact op met je projectadviseur.

Behandeltermijn

• Aanvraag voor een groot innovatiecluster: 4 tot 22 weken
• Overige aanvragen: maximaal 13 weken

Het kan zijn dat RVO tijdens de behandeling aanvullende vragen stelt over je aanvraag.

Verplichtingen tijdens de looptijd van je project

*Uitvoering volgens plan.* Na toekenning voer je het project uit volgens het projectplan. Je moet alle kosten en de uren van elke medewerker binnen het project kunnen verantwoorden. Het advies is om hier vanaf de start van het project mee te beginnen, in overleg met je financieel manager of accountant.

*Urenregistratie.* Voor elke medewerker is een urenverantwoording verplicht, ook bij kleine aanvragen en ook zonder tijdschrijfsysteem. De registratie gebeurt met een projectcode; bijhouden in Excel is toegestaan. Achteraf corrigeren van niet goed bijgehouden uren kan door de gemaakte kosten te vergelijken met de begroting en van daaruit terug te rekenen.

*Meldingsplicht.* Personele wijzigingen, vertraging, stopzetting of andere belangrijke wijzigingen in je project meld je, voordat de wijziging ingaat en in ieder geval vóór de einddatum van het project, aan RVO. Meld je niet (tijdig), dan past RVO de Beleidsregels handhaving subsidiebepalingen VWS toe: een korting van € 750 tot € 9.000 op je subsidie, afhankelijk van de hoogte van je subsidiebedrag. Zonder geldige reden kan de minister een hoger bedrag korten. RVO kan de subsidieverlening aanpassen, en bij te late melding loop je het risico dat de subsidie geheel of gedeeltelijk wordt terugvorderd, zelfs als je de beoogde resultaten hebt behaald.

*Voortgangsrapportage.* Je rapporteert elke 12 maanden de voortgang van je tussen- en einddoelen met het formulier "SET Voortgang verslag".

*Melding bij lagere kosten.* Heb je meer dan € 125.000 subsidie ontvangen maar minder dan € 125.000 aan kosten gerealiseerd, meld dit vóór het einde van de projectperiode aan RVO. Zonder melding wordt bij de vaststelling toch een accountantsverklaring gevraagd.

Uitbetaling

Vaststelling na afronding

Je vraagt de vaststelling aan tot 22 weken na de einddatum van je project, via het vaststellingsformulier op mijnrvo.nl, ondertekend met eHerkenning. Je levert hierbij tegelijk het activiteitenverslag en (indien verplicht) het financieel verslag aan.

• Bij een klein innovatiecluster (subsidie tot € 125.000) is het financieel verslag niet verplicht, maar wel aan te raden; je kunt in het kader van een steekproef gevraagd worden dit toch op te sturen.
• Bij een groot innovatiecluster (subsidie vanaf € 125.000) zijn het financieel verslag én een accountantscontroleverklaring verplicht.
• Bij kosten van derde partijen stuur je bewijzen van betaling mee.

Bij de vaststelling wordt gecontroleerd of de begrote uren overeenkomen met de werkelijk gemaakte uren en kosten. Je mag alleen kosten opvoeren die door RVO zijn goedgekeurd (terug te vinden in de begrotingsbijlage van je beschikking) en die daadwerkelijk binnen de projectperiode zijn gemaakt. Afwijkingen ten opzichte van de goedgekeurde begroting licht je toe in het activiteitenverslag.

Uitstel voor het indienen van de vaststelling is niet gebruikelijk; hiervoor moet doorgaans sprake zijn van overmacht, bijvoorbeeld als je meer tijd nodig hebt voor een accountantsverklaring. Neem bij vragen over de vaststelling of de indientermijn contact op met je projectadviseur.