Subsidieregeling Nieuwe Warmte Nu

Let op: de regeling is gesloten voor aanvragen. Je kunt op dit moment geen nieuwe aanvraag meer indienen.

Voor wie

De regeling was bedoeld voor ondernemers die investeren in een efficiënt warmtenet.

Wat je kreeg

Als je project werd goedgekeurd, ontving je een positieve subsidiebeschikking met daarin het toegekende bedrag en de betaalvoorwaarden.

Belangrijkste voorwaarden

Je project moest onrendabel zijn (zonder subsidie kon het niet doorgaan), je warmtenet moest voldoen aan de eisen voor een energie-efficiënte stadsverwarming en -koeling (volgens de AGVV), en je moest de duurzaamheid van de geleverde warmte aantonen.

Hoe de aanvraag werkte (voor gesloten aanvragen)

Na een toekenning volgden verplichtingen met eigen deadlines: een melding zodra het primaire en secundaire net gereed was, een definitief investeringsbesluit binnen 1 jaar na subsidieverlening, en een opdrachtverstrekking (bewijs van start van de fysieke aanleg) binnen 2 jaar na subsidieverlening. Tijdens de looptijd rapporteerde je jaarlijks over de voortgang als je project langer dan 12 maanden duurde. Na afloop vroeg je vaststelling van je subsidie aan, met een verplicht eindrapport en, bij meer dan € 125.000 subsidie, een accountantsverklaring.

Voor vragen kun je contact opnemen via e-innovatie@rvo.nl, met vermelding van je referentienummer.

Wie kon aanvragen

Je bent ondernemer en je investeert in een efficiënt warmtenet.

Knock-outeisen aan het project

• Je project is onrendabel. Dat betekent: zonder subsidie kan het project niet doorgaan, omdat een deel van de investering zich niet terugverdient. Kun je dit niet aantonen, dan komt je project niet in aanmerking.
• Je nieuwe warmtenet voldoet aan de eisen voor energie-efficiënte stadsverwarming en -koeling. Dit is uitgewerkt in punt 124 van artikel 2 van de Algemene Groepsvrijstellingsverordening (AGVV). Concreet betekent efficiënt dat het net minstens 50% hernieuwbare energie, 50% afvalwarmte, 75% warmte uit warmtekrachtkoppeling gebruikt, of 50% uit een combinatie van deze bronnen.
• Je toont de duurzaamheid van de geleverde warmte aan. Dit onderbouw je met een rapportage volgens het rapportageformat voor kleine of grote netten (afhankelijk van de omvang van je net).

Ga er in elk geval van uit dat je de onrendabiliteit en de efficiëntie van je net moet kunnen onderbouwen.

Verplichtingen die als voorwaarde golden voor het behoud van subsidie

Na een positieve beschikking moest je aan een aantal termijnen voldoen. Deed je dat niet, dan kon dat gevolgen hebben voor je subsidie:

• Je meldt het zodra de aanleg van het primaire en secundaire net gereed is.
• Uiterlijk 1 jaar na de subsidieverlening stuur je een definitief investeringsbesluit.
• Uiterlijk 2 jaar na de subsidieverlening stuur je een opdrachtverstrekking, waaruit blijkt dat je gestart bent met de fysieke aanleg van het warmtenet.

Wie afvalt

Je valt af als:

• je geen ondernemer bent;
• je project ook zonder subsidie volledig rendabel is (dus niet onrendabel);
• je warmtenet niet voldoet aan de AGVV-eis voor een efficiënt net (dus niet minstens 50% hernieuwbaar, 50% afvalwarmte, 75% WKK, of 50% combinatie hiervan);
• je de duurzaamheid van de geleverde warmte niet kunt aantonen.

Kostensoorten bij warmtenetprojecten

De begroting en verantwoording van een warmtenetproject is opgebouwd uit deze systeemdelen:

• Loonkosten
• Primair net (de aanlegkosten van het primaire warmtenet)
• Secundair net (de aanlegkosten van het secundaire warmtenet)
• Overdrachtstations
• Overige leidingdelen
• Kosten derden (kosten van ingehuurde partijen)

Voor elk van deze onderdelen leg je bij vaststelling de geschatte kosten (uit de laatst goedgekeurde begroting), de werkelijke kosten, en het verschil daartussen vast, met een toelichting op afwijkingen. Tarieven of normbedragen per kostensoort staan in de begroting die bij verlening en eventuele wijzigingen is goedgekeurd door RVO.

Kostensoorten bij innovatieprojecten

Voor innovatieprojecten wordt de kostenverantwoording ingedeeld per mijlpaal, werkpakket of fase, per deelnemer. Ook hier geldt: geschatte kosten (laatst goedgekeurde begroting) versus werkelijke kosten, met toelichting op verschillen.

Wat je niet mag opvoeren of moet verrekenen

Het controleprotocol geeft aan dat de accountant bij de controle van de einddeclaratie onder meer nagaat:

• of geen kosten als subsidiabel zijn opgenomen die niet voor subsidie in aanmerking komen volgens de beschikking tot subsidieverlening;
• of uitsluitend kosten zijn opgenomen die daadwerkelijk voor rekening van de subsidieontvanger komen (dus geen kosten die door een ander zijn gedragen of vergoed);
• of alle opbrengsten zijn opgegeven, inclusief andere subsidies waarmee het project mede is gefinancierd;
• of het al dan niet terecht opvoeren van btw als kostenpost correct is gebeurd;
• of, waar van toepassing, de Europese aanbestedingsrichtlijnen zijn nageleefd.

Concreet betekent dit: btw is niet zonder meer subsidiabel, kosten die door een derde partij zijn gedragen komen niet in aanmerking, en het project moet zijn uitgevoerd zoals beschreven in het activiteitenplan waarop de verleningsbeschikking is gebaseerd. Afwijkingen daarvan moet je uitleggen bij vaststelling.

Samenloop met andere financiering die de subsidiabele kosten raakt

Een aantal regelingen beïnvloedt welk deel van je kosten je uiteindelijk vergoed krijgt:

• EIA-voordeel: je haalt het ontvangen EIA-voordeel af van de kosten die onder de subsidie vallen. Dit gaat om het voordeel dat je gebruikte tot en met de einddatum van het project. Je accountant bepaalt de hoogte van dit voordeel.
• SDE++: deze subsidie kan samengaan met je NWN-subsidie, maar heeft in sommige gevallen gevolgen voor de SDE++-subsidie zelf via een MSK-toets (steunruimtetoets) een jaar na ingebruikname.
• BAK (Bijdrage Aansluitkosten): je geeft de werkelijk ontvangen BAK op voor de aansluitingen die je in het project realiseerde, over de periode tussen start- en einddatum.
• Andere subsidies: elke andere subsidie die je voor dezelfde kosten ontving, meld je met de bijbehorende beschikkingsbrief.

Wat de beschikking bepaalt

Voor de exacte kostensoorten en tarieven die voor jouw project golden, is de beschikking tot subsidieverlening (en de daarbij goedgekeurde begroting) de bindende bron.

Wat we wel weten: hoe je subsidie precies wordt berekend, staat volgens het loket in je verleningsbrief. Dat is dus een individueel bepaald bedrag of percentage, niet een vast, voor iedereen gelijk tarief.

Eén concreet financieel gegeven staat vast: als je meer dan € 125.000 subsidie krijgt, is een controleverklaring van een accountant verplicht bij je vaststellingsaanvraag. Dit bedrag functioneert dus als drempel voor een extra verplichting, niet als een subsidieplafond of -bedrag.

Verder gelden er regels over samenloop met andere financiering die de uiteindelijke subsidiabele kosten beïnvloeden:

• Heb je andere subsidies ontvangen voor dezelfde kosten, dan meld je dat en voeg je de subsidiebrief toe.
• Ontving je EIA-voordeel, dan haal je dat voordeel af van de kosten die onder de subsidie vallen. Je accountant bepaalt de hoogte van het gebruikte voordeel.
• Loopt er ook SDE++-subsidie, dan kan een jaar na ingebruikname een MSK-toets plaatsvinden. Die toets controleert de beschikbare steunruimte volgens Europese regels. Bij te veel ontvangen steun verrekent SDE++ dit met een correctie op het bedrag.
• Ontving je een Bijdrage Aansluitkosten (BAK) voor aansluitingen binnen het project, dan geef je die werkelijk ontvangen bedragen op.

Voor exacte bedragen en percentages moet je de verleningsbrief van je eigen project raadplegen; het loket zelf geeft die informatie niet in algemene zin.

Stap 1: subsidieaanvraag (destijds, nu gesloten)

Dit is een gat in de beschikbare informatie.

Stap 2: subsidiebeschikking ontvangen

Bij een positief besluit ontvang je een subsidiebeschikking. Deze bevestigt dat je subsidie krijgt, voor welk bedrag, en bevat de betaaldetails en de verplichtingen als subsidieontvanger. Ook staat er een referentienummer in dat je bij elk contact met RVO gebruikt.

Stap 3: tijdens de looptijd, verplichte meldingen met eigen deadlines

Deze stappen gelden niet als losse aanvraagstappen, maar zijn cruciale verplichte momenten met harde termijnen die je niet mag missen:

• Melding zodra de aanleg van het primaire en secundaire net gereed is (geen vaste termijn genoemd, wel verplicht).
• Definitief investeringsbesluit: uiterlijk 1 jaar na de subsidieverlening.
• Opdrachtverstrekking (bewijs van start van de fysieke aanleg): uiterlijk 2 jaar na de subsidieverlening.
• Jaarlijkse voortgangsrapportage, als je project langer dan 12 maanden duurt. Je gebruikt hiervoor het formulier uit de online aanvraagomgeving. De exacte data staan in je beschikking.

Stap 4: wijzigingen doorgeven (indien nodig)

Verandert er iets in je project, de uitvoering of de organisatie? Vraag dan vooraf toestemming aan RVO. De beoordelingstermijn hiervoor is 8 weken, eenmalig te verlengen met nog eens 8 weken. Doe je dit niet, dan loop je het risico dat de gewijzigde onderdelen (of in het ergste geval het hele project) geen subsidie meer krijgen.

Stap 5: vaststelling aanvragen (na afloop van het project)

Na afronding van je project vraag je vaststelling van je subsidie aan. Hiermee wordt verrekend of je te veel of te weinig subsidie hebt ontvangen. De beoordelingstermijn is 13 weken, eenmalig te verlengen met nog eens 13 weken.

Bij deze aanvraag lever je de volgende documenten aan:

• Eindrapport, volgens het verplichte format voor Innovatieprojecten of voor Warmtenetprojecten. Je vult hierin projectgegevens, een inhoudelijke beschrijving van het uitgevoerde project, resultaten, reflectie, vooruitblik en een financiële rapportage in. Dit document maak en ondertekent de aanvrager zelf (eventueel samen met penvoerder/deelnemers bij een samenwerkingsverband); een accountant is hier niet als ondertekenaar bij betrokken, behalve voor het meegevoegde kostenoverzicht.
• Controleverklaring over projectsubsidie, verplicht zodra je meer dan € 125.000 subsidie ontvangt. Dit document wordt opgesteld en ondertekend door een NBA-geregistreerd accountant, volgens het controleprotocol dat bij je beschikking is gevoegd.
• Kostenoverzicht, bevestigd, gedateerd en ondertekend door je accountant, opgesteld volgens de modellen die je bij verlening (en eventuele wijziging) hebt ontvangen.
• Bewijs van efficiënt net (alleen bij warmtenetprojecten): een document waaruit blijkt dat je net voldoet aan de eisen van een efficiënt net. Je kunt hiervoor het rapportageformat voor kleine netten (minder dan 500 aansluitingen, één bron) of grote netten (meerdere bronnen of meer aansluitingen) gebruiken. Dit format vul jij zelf in als leverancier.
• Bij warmtenetprojecten bovendien: as-built tekeningen van het net, een overzicht van gerealiseerde aansluitingen (per type en per eigenaar), en bewijs dat het net in gebruik is genomen (bijvoorbeeld een opleveringsbewijs van de aannemer, een warmteleveringsovereenkomst of aansluitovereenkomst).

Na indiening van de vaststellingsaanvraag

RVO beoordeelt binnen de genoemde termijn (13 weken, evt. verlengd met 13 weken) en verrekent het definitieve subsidiebedrag op basis van de ingediende stukken.

Voor vragen over je aanvraag of lopend project: e-innovatie@rvo.nl, altijd met vermelding van je referentienummer.

Wie beoordeelt en hoe lang duurt het

RVO beoordeelt aanvragen, wijzigingen en vaststellingsverzoeken binnen de Subsidieregeling Nieuwe Warmte Nu.

• Wijzigingsverzoeken: beoordelingstermijn van 8 weken, eenmalig te verlengen met nog eens 8 weken.
• Vaststellingsaanvragen: beoordelingstermijn van 13 weken, eenmalig te verlengen met nog eens 13 weken.

Uitbetaling

Wel is duidelijk dat er bij vaststelling wordt verrekend: RVO bepaalt dan of je te veel of te weinig subsidie hebt ontvangen ten opzichte van het voorschot of eerder uitgekeerde bedrag. Hoe die berekening precies verloopt, staat in je verleningsbrief, niet in het algemene dossier.

Verplichtingen tijdens de looptijd

Zodra je subsidie is toegekend, gelden verschillende verplichtingen:

• Je voldoet doorlopend aan alle voorwaarden uit de beschikking.
• Je meldt het zodra de aanleg van het primaire en secundaire net gereed is.
• Je stuurt uiterlijk 1 jaar na de subsidieverlening een definitief investeringsbesluit.
• Je stuurt uiterlijk 2 jaar na de subsidieverlening een opdrachtverstrekking, als bewijs dat de fysieke aanleg van het warmtenet is gestart.
• Duurt je project langer dan 12 maanden, dan lever je jaarlijks een voortgangsrapportage in via het formulier in de online aanvraagomgeving. De exacte rapportagedata staan in je subsidiebeschikking.
• Wijzigt er iets aan je project, de uitvoering of de organisatie, dan vraag je vooraf toestemming. Doe je dit niet, dan riskeer je verlies van subsidie voor de gewijzigde onderdelen, of zelfs voor het hele project.

Afronding: vaststelling

Na afloop van je project vraag je vaststelling van je subsidie aan. Hierbij dien je het verplichte eindrapport in (format Innovatieproject of Warmtenetproject), een door je accountant bevestigd kostenoverzicht, en bij meer dan € 125.000 subsidie een controleverklaring van een NBA-geregistreerd accountant volgens het controleprotocol. Bij warmtenetprojecten voeg je ook bewijs toe dat het net voldoet aan de eisen van een efficiënt net, samen met tekeningen van het gerealiseerde net en een overzicht van de aansluitingen.

Bij de controle van je vaststellingsaanvraag toetst de accountant onder meer of alleen subsidiabele en daadwerkelijk gemaakte kosten zijn opgevoerd, of alle opbrengsten (waaronder andere subsidies) zijn gemeld, en of het project is uitgevoerd zoals in het activiteitenplan van de beschikking staat. Materiële afwijkingen die niet gecorrigeerd worden, leiden tot een aangepaste (niet-goedkeurende) accountantsverklaring, wat gevolgen kan hebben voor de hoogte van je definitieve subsidie.

Gebruik bij elk contact met RVO je referentienummer uit de beschikking. Voor vragen: e-innovatie@rvo.nl.