Uitvoeringsregeling subsidie warmtetransitie gebouwde omgeving op wijkniveau Noord-Holland 2024

Deze regeling is bedoeld voor Noord-Hollandse gemeenten die de warmtevoorziening in een wijk willen verduurzamen. De provincie wil gemeenten stimuleren om deze verduurzaming op wijkniveau concreet te maken.

Je kunt subsidie krijgen voor drie soorten activiteiten: het opstellen van een wijkplan warmtetransitie voor bestaande bouw, het opstellen van een wijkplan warmtetransitie voor nieuwbouw, of de uitvoering van zo'n wijkplan. Een combinatie van bestaande bouw en nieuwbouw in één wijkplan mag ook. Het wijkplan gaat over een wijk van minimaal 25 gebouwen, waarbij minimaal drie appartementencomplexen betrokken zijn en waar ook particulier eigendom in zit.

Je krijgt maximaal 70% van de totale kosten van de activiteit, met een maximum van € 200.000 per gemeente per openstellingsperiode.

Je vraagt aan via het Subsidieportaal van de provincie Noord-Holland, met eHerkenning (niveau EH2+, dienst 'Subsidieportaal'), of per post/aan de balie in Haarlem. Verplicht zijn onder meer een recent bankafschrift (tenzij je de afgelopen twee jaar al subsidie van de provincie kreeg), een begroting en financieringsplan, en offertes. Aanvragen worden behandeld op volgorde van binnenkomst, niet op kwaliteit. Je krijgt binnen 13 weken een beslissing.

Harde eisen aan het wijkplan

• De wijk waarvoor je een wijkplan warmtetransitie (bestaande bouw) opstelt, moet minimaal 25 gebouwen tellen.
• Van die gebouwen moeten er minimaal drie in appartementencomplexen zitten.
• Er moet particulier eigendom onderdeel uitmaken van de wijk.
• Het wijkplan voor bestaande bouw moet minimaal vier onderdelen bevatten: de warmtevraag van de gebouwen met de te treffen verduurzamingsmaatregelen en geschatte kosten, de duurzame warmtebronnen en de kosten om deze beschikbaar te krijgen, de aanpassingen aan of aanleg van energie-infrastructuur met bijbehorende kosten, en de beoogde financieringswijze inclusief de kosten voor het aanpassen van gebouwen.
• Het wijkplan voor nieuwbouw moet minimaal vier andere onderdelen bevatten: de warmtevraag van de gebouwen, de in te zetten duurzame warmtebronnen, de aanpassingen aan of aanleg van energie-infrastructuur met kosten, en de beoogde financieringswijze.
• Een combinatie van bestaande bouw en nieuwbouw in één wijkplan is toegestaan.

Weigeringsgronden: wanneer val je af

De provincie geeft geen subsidie als:

• De activiteit niet financieel haalbaar is.
• Er geen gebruik wordt gemaakt van reeds bestaande onderzoeken naar warmtevraag. Als je dus al een warmtevraaganalyse in de wijk hebt liggen, moet je die gebruiken; negeer je die, dan word je geweigerd.

Daarnaast wordt subsidie nooit verstrekt voor kosten van het eigen apparaat en eigen voorzieningen van de aanvrager (dus niet voor je eigen gemeentelijke overhead of bedrijfsvoering).

Praktische knock-outs

• Aanvragen die buiten de openstellingsperiode (6 januari 2026 9.00 uur tot en met 1 oktober 2026 17.00 uur) binnenkomen, worden niet in behandeling genomen.
• Voor 2026 geldt bovendien dat het subsidieplafond al is bereikt: alle in 2026 ontvangen aanvragen worden geweigerd, ook als ze binnen de openstellingsperiode vallen.
• Een onvolledige aanvraag kan pas in behandeling worden genomen zodra deze compleet is (deze regeling werkt op volgorde van ontvangst, niet als tender). Ontbrekende verplichte bijlagen kosten je dus tijd, en de ontvangstdatum van aanvullende informatie geldt dan als nieuwe ontvangstdatum, wat je plek in de wachtrij kan verslechteren.
• Dien je per eHerkenning in, dan is gebruik van het verplichte format "Financiële bijlage bij subsidieaanvraag" verplicht.
• Ben je intermediair en vraag je digitaal aan namens een gemeente, dan is ketenmachtiging verplicht.

Voor bestaande bouw geldt daarnaast dat je een verklaring van minimaal één relevante stakeholder moet meesturen die betrokken is bij het opstellen van het plan; ontbreekt die, dan is je aanvraag niet compleet.

Kostenposten die je apart moet opgeven in de begroting

Bij de financiële bijlage moet je de totale kosten uitsplitsen in aparte posten. Als voorbeeld worden genoemd:

• Voorbereidingskosten
• Plankosten
• Inhuur van menskracht
• Materiaalkosten
• Monitoringskosten
• Onvoorziene kosten

Voor elke post geldt geen apart tarief of plafond; je geeft zelf een reële kostenraming per onderdeel op. De optelsom van alle posten vormt de totale kosten begroot, waarvan maximaal 70% als subsidie wordt verstrekt (met het maximum van € 200.000 per gemeente per openstellingsperiode, zie de sectie "Hoeveel krijg je?").

Kosten die inhoudelijk aan het wijkplan gekoppeld zijn

Voor een wijkplan warmtetransitie bestaande bouw moet je onder meer de volgende kostenonderdelen in het plan zelf opnemen (en dus ook begroten):

• De geschatte kosten van de verduurzamingsmaatregelen die gebouweigenaren moeten treffen om gebruik te kunnen maken van duurzame warmte.
• De kosten om de duurzame warmtebronnen beschikbaar te krijgen.
• De kosten van aanpassing van bestaande en aanleg van nieuwe energie-infrastructuur voor energietransport.
• De kosten voor het aanpassen van gebouwen, als onderdeel van de beoogde financieringswijze.

Voor een wijkplan nieuwbouw geldt een vergelijkbare, maar kortere lijst: warmtevraag, in te zetten warmtebronnen, energie-infrastructuur (met kosten) en financieringswijze. Ook hier geldt geen apart tarief per kostenpost; het gaat om een eigen kosteninschatting die je onderbouwt met offertes.

Wat expliciet niet subsidiabel is

• Kosten van het eigen apparaat en eigen voorzieningen van de aanvrager. Dit betekent dat je gewone gemeentelijke overhead, ambtelijke bedrijfsvoering en bestaande voorzieningen niet via deze subsidie vergoed krijgt.

Btw

Op het postformulier moet je aangeven of je de btw over het project kunt verrekenen of compenseren. Kun je dat, dan vul je alle bedragen exclusief btw in en geef je je btw-nummer op. Kun je dat niet, dan vul je de bedragen inclusief btw in.

Onderbouwing met offertes

Offertes zijn een verplichte bijlage bij de aanvraag. Daarmee onderbouw je de kosten die je opvoert in je begroting.

Financieringsplan (dekkingsplan)

Naast de kostenbegroting moet je een dekkingsplan aanleveren waarin je per financier (inclusief je eigen bijdrage als gemeente) aangeeft welk bedrag wordt ingezet en of dit al is verleend. Denk aan:

• Eigen bijdrage van de gemeente
• Bijdrage van (een andere) gemeente
• Bijdrage van derden
• Overige inkomsten of bijdragen
• De gevraagde subsidie zelf (bij "al verleend?" vul je hier "nee" in)

Het totaal van deze financiering moet gelijk zijn aan de totale begrote kosten: het dekkingsplan moet sluitend zijn.

Meerjarige projecten

Vraag je meer dan € 1.500.000 subsidie aan voor een project dat meerdere kalenderjaren loopt, dan moet je een bestedingsritme per kalenderjaar aanleveren: een inschatting van de bestedingen per jaar, vanaf de werkelijke startdatum van de activiteit tot en met afronding. Gezien het subsidiemaximum van € 200.000 per gemeente per openstellingsperiode zal dit in de praktijk niet snel voorkomen binnen één aanvraag.</tekst> </invoke>

Voor 2026 is in totaal € 446.000 beschikbaar (het subsidieplafond) voor alle Noord-Hollandse gemeenten samen. Is dit plafond bereikt, dan krijg je geen subsidie meer, ongeacht of je aanvraag verder aan alle eisen voldoet. Voor 2026 is dit plafond al bereikt: alle aanvragen die in 2026 binnenkomen worden geweigerd. De provincie verwacht dat er voor 2027 een nieuw plafond komt.

Omdat aanvragen op volgorde van binnenkomst worden behandeld (niet op kwaliteit), bepaalt je positie in de rij of er nog budget over is, niet hoe goed je plan is.

Voorschot

Bedraagt je subsidie minder dan € 10.000, dan wordt deze direct vastgesteld en uitbetaald; er is dan geen voorschotfase.

Vraag je € 10.000 of meer subsidie aan, dan kun je kiezen voor een voorschot van maximaal 80%. Kies je er in de aanvraag voor om geen voorschot te vragen, dan kun je dat bij een voortgangsrapportage alsnog doen. Vraag je wel een voorschot, dan moet je een kasritme per kwartaal aanleveren (welke activiteiten en uitgaven per kwartaal), waarop de provincie het uitbetalingsritme van de voorschotten baseert.

Het percentage (70%) en het plafond per gemeente (€ 200.000) per openstellingsperiode gelden ongeacht hoeveel onderdelen (wijkplan, uitvoering, nieuwbouw) je combineert in één aanvraag.</tekst> </invoke>

Stap 1: bijlagen gereedmaken

Voordat je inlogt, maak je eerst alle verplichte bijlagen klaar en sla je deze op je computer op. Verplicht zijn:

• Kopie recent bankafschrift. Verplicht, tenzij je de afgelopen twee jaar al subsidie van de provincie Noord-Holland hebt ontvangen. Naam, adres, woonplaats en IBAN moeten zichtbaar zijn; het afschrift mag niet ouder zijn dan drie maanden. Rekeningstand en transactiegegevens mag je afdekken. Staat er een postbus op, dan moet je aanvullend bewijs van je adres meesturen (bijvoorbeeld een energie- of telefoonnota).
• Begroting en financieringsplan. Bij digitale indiening (eHerkenning) is gebruik van het format "Financiële bijlage bij subsidieaanvraag" verplicht. Bij aanvraag per post kun je de ruimte op het formulier zelf gebruiken. Dit document wordt ingevuld door de aanvrager (de gemeente) zelf; er is geen aparte ondertekening voor dit format vereist.
• Offertes. Verplicht, ter onderbouwing van je begroting.
• Verklaring van minimaal één relevante stakeholder, verplicht als er sprake is van bestaande bouw in je project. Deze verklaring wordt ondertekend door de betreffende stakeholder die betrokken is bij het opstellen van het plan.
• Machtigingsverklaring, verplicht als je de aanvraag per post indient via een gemachtigde/intermediair namens de aanvrager. Deze wordt ondertekend door de aanvrager (de gemeente) om de gemachtigde te machtigen.
• De-minimisverklaring, indien van toepassing.
• Afschrift van benodigde vergunningen, indien van toepassing.

Wij adviseren pdf-bijlagen eerst op te slaan en te openen in Adobe Acrobat Reader voordat je ze invult. Zip-bestanden mag je niet uploaden.

Stap 2a: digitaal indienen via het Subsidieportaal

Je logt in met eHerkenning, met beveiligingsniveau EH2+ en de dienst 'Subsidieportaal'. Log je voor het eerst in, dan maak je eerst een account aan; gegevens uit het Handelsregister van de KvK worden dan automatisch ingevuld, de rest vul je zelf aan. Ben je intermediair en vraag je namens een gemeente aan, dan is ketenmachtiging verplicht (ook via eHerkenning).

In het portaal vul je het aanvraagformulier in en upload je alle bijlagen. Het aanvraagformulier wordt digitaal ingediend en ondertekend via eHerkenning (er komt geen losse handtekening aan te pas).

Stap 2b: aanvragen per post of aan de balie

Je vult het formulier "Subsidie aanvragen per post" digitaal in op de computer, print het uit en ondertekent het met pen. Je stuurt het samen met alle bijlagen naar:

• Postadres: Gedeputeerde Staten van Noord-Holland, directie Concernzaken, sector Subsidies en Inkoop, Postbus 3007, 2001 DA Haarlem.
• Afleveradres (balie): Houtplein 33, 2012 DE Haarlem.

Lever je het af aan de balie, dan krijg je een ontvangstbevestiging gedateerd op de dag van afleveren. Krijg je bij verzending per post geen ontvangstbevestiging, neem dan contact op met het Servicepunt: mogelijk is je aanvraag niet aangekomen.

Op het postformulier geef je onder meer aan: naam project, aangevraagd bedrag, start- en einddatum, voor welk onderdeel je aanvraagt (wijkplan bestaande bouw, nieuwbouw, combinatie, of uitvoering), in welke wijk(en), doel en inhoudelijke beschrijving van het project, hoe je stakeholders betrekt, van welke bestaande warmtevraagonderzoeken je gebruikmaakt, projectpartners, een globale tijdsplanning, communicatieplannen (met verplicht het logo en naam van de provincie), en eventuele vergunningen. Ook geef je aan of je de btw kunt verrekenen of compenseren (dit bepaalt of je bedragen in- of exclusief btw invult).

Termijnen

• De regeling staat in 2026 open van 6 januari 2026, 9.00 uur tot en met 1 oktober 2026, 17.00 uur.
• Aanvragen buiten deze periode worden niet in behandeling genomen.
• Aanvragen worden behandeld op volgorde van binnenkomst. Is je aanvraag onvolledig, dan geldt de ontvangstdatum van de aanvullende informatie als nieuwe ontvangstdatum, wat je positie in de wachtrij kan verslechteren.
• Je ontvangt binnen 13 weken een beslissing (beschikking) op je aanvraag.

Beoordeling en termijn

De provincie Noord-Holland beoordeelt je aanvraag en behandelt aanvragen op volgorde van binnenkomst, niet op inhoudelijke kwaliteit. Is je aanvraag onvolledig, dan wordt deze pas in behandeling genomen zodra je de ontbrekende informatie hebt aangeleverd; de ontvangstdatum daarvan geldt dan als je nieuwe ontvangstdatum in de wachtrij. Je ontvangt binnen 13 weken een beslissing (de beschikking) op je aanvraag.

Uitbetaling: direct vaststellen of voorschot

Is je toegekende subsidie minder dan € 10.000, dan wordt deze direct vastgesteld en uitbetaald. Er is dan geen aparte voorschot- of verantwoordingsfase.

Is je subsidie € 10.000 of meer, dan kun je in je aanvraag kiezen voor een voorschot van maximaal 80%. Kies je daarvoor, dan moet je een kasritme aanleveren: per kwartaal geef je aan welke (deel)activiteiten en bijbehorende uitgaven gepland staan. Op basis daarvan bepaalt de provincie het uitbetalingsritme van de voorschotten. Kies je in de aanvraag voor geen voorschot, dan kun je dit later alsnog aanvragen bij een voortgangsrapportage.

Verplichtingen tijdens de looptijd

• Veranderingen in de uitvoering van de activiteiten moet je tijdig melden. Dit kan gevolgen hebben voor het kasritme van je voorschotten.
• Bij meerjarige projecten met een subsidie boven € 1.500.000 moet je een bestedingsritme per kalenderjaar aanleveren, en wijzigingen daarin direct melden. Dit doe je via de wijzigingsknop op het dashboard van het Subsidieportaal, of (als je niet via het portaal aanvraagt) via een apart wijzigingsformulier op de website van de provincie, te vinden onder Loket/Subsidies/Algemene subsidieformulieren, kopje "Voortgang project en melden wijzigingen".
• Op je communicatie-uitingen over het project ben je verplicht het logo en de naam van de provincie Noord-Holland af te beelden.
• Subsidieverlening ontslaat je niet van de plicht om benodigde vergunningen of ontheffingen aan te vragen, en een vergunningaanvraag wordt niet automatisch goedgekeurd doordat je subsidie hebt gekregen.

Na afloop

Meer informatie over de eindverantwoording vind je op de pagina "Eindverantwoording indienen" onder "Meer informatie".

Correspondentie

Alle correspondentie over je aanvraag verloopt digitaal via het Subsidieportaal. Bij dit portaal krijg je op je dashboard een overzicht van openstaande acties (inclusief naderende of verlopen deadlines), ongelezen documenten en je actieve aanvragen. Via het tabje "Aanvragen" zie je zowel je lopende als je afgeronde aanvragen, met per aanvraag hoeveel acties er van jou verwacht worden en wat de eerstvolgende deadline is.

Bezwaar

Ben je het niet eens met de beschikking, dan kun je bezwaar maken. Meer informatie over bezwaar maken bij de provincie vind je op het Digitaal Loket.